How Can We Help?
إنشاء معاملة متكررة
ميزة المعاملات المتكررة تشير إلى المعاملات المالية التي تحدث بشكل دوري أو منتظم والتي يمكن أن تُسجل تلقائيًا أو يدويًا عبر فترات زمنية ثابتة مثل يوميًا أو شهريًا. في النظام المحاسبي، تُعتبر المعاملات المتكررة مهمة لأنها تساعد على تسهيل المعالجة المحاسبية وتقليل الأخطاء الناتجة عن إدخال البيانات يدويًا بشكل متكرر. يمكن أن تشمل هذه المعاملات الفواتير الدورية للعملاء، والمدفوعات المتكررة مثل الإيجار أو التأمين أو الخدمات الأخرى.
أهمية المعاملات المتكررة في الأنظمة المحاسبية
- التوفير في الوقت والجهد:
- المعاملات المتكررة تُسهم في تقليل الحاجة لإدخال البيانات يدويًا بشكل متكرر. إذا كانت المعاملات قد تم تحديدها مسبقًا في النظام، يمكن للنظام المحاسبي تسجيلها تلقائيًا في التواريخ المحددة، مما يوفر الوقت والجهد ويقلل من الأخطاء البشرية.
- دقة أكبر:
- تساعد المعاملات المتكررة في تحسين دقة السجلات المالية، حيث أن النظام يقوم بتسجيل المدفوعات أو الإيرادات بشكل منتظم وفقًا لجدول زمني ثابت، مما يقلل من فرص الخطأ في الحسابات.
- التخطيط المالي وإعداد التقارير:
- توفر المعاملات المتكررة البيانات اللازمة للتخطيط المالي المستقبلي. إذا كانت هناك مدفوعات دورية ثابتة مثل الرواتب أو الإيجار، يمكن للمنشأة التنبؤ بالتكاليف الشهرية أو السنوية بسهولة.
- كما أن التقارير المالية مثل قائمة الدخل و الميزانية العمومية يمكن أن تكون أكثر دقة بفضل المعاملات المتكررة المسجلة بانتظام.
- الامتثال المالي:
- تضمن المعاملات المتكررة أن الشركة تلتزم بالاتفاقيات المالية والضرائبية المحددة مع الموردين والموظفين والحكومات. من خلال المعالجة الآلية، يمكن تجنب تأخير المدفوعات أو أي أخطاء في الحسابات.
طريقة إنشاء معاملة متكررة:
1- من خلال المحاسبة – المعاملات المتكررة
2- الضغط على “إنشاء معاملة متكررة”
3- تعبئة التفاصيل التالية:
- المعلومات الأساسية
- مرجع المعاملة المتكررة: يعبأ تلقائيا وقابل للتعديل
- الاسم العربي : خانة إلزامية
- الاسم الإنجليزي: خانة إلزامية
- تفاصيل التكرار
- تاريخ بداية التكرار
- نوع التكرار
- الانتهاء
- في تاريخ محدد:
- يتم تحديد آخر تاريخ يتم فيه التكرار حسب نوع التكرار
- بعد العدد الأقصى للتكرار:
- يتم إضافة رقم العدد الأقصى للتكرار
- في تاريخ محدد:
- المعلومات الإضافية
- الوصف
- تعليقات إضافية
- المستندات: بالضغط على “إضافة مستندات” ستظهر المستندات التي للمستخدم صلاحية للدخول عليها وإنشاء معاملة تكرار لها مثل:
- فواتير المبيعات
- فواتير المشتريات
- الفواتير البسيطة
- عند اختيار المستند، يتم اختيار الحالة التي ستنشأ فيها الفواتير المتكررة حسب الصلاحيات:
- مسودة
- بانتظار الموافقة
- موافق عليها
حالات حفظ المعاملات المتكررة:
- حفظ كمسودة
- بدء العملية: عند وجود صلاحية الموافقة
- بدء العملية وإنشاء جديد: عند وجود صلاحية الموافقة يمكنك حفظها وإنشاء معاملة تكرار أخرى
- إلغاء: إلغاء عملية التكرار المنشأة
حالات المعاملات المتكررة:
مسودة: عند حفظ معاملة التكرار كمسودة لن يتم التكرار حتى تتم الموافقة
نشطة: عند بدء أول عملية تكرار ولم تنته التكرارات المتبقية
مكتملة: عند اكتمال جميع معاملات التكرار
مجدولة: عند حفظ معاملة التكرار والموافقة عليها ولم يتم بدء بأول معاملة تكرار بعد
غير نشطة: عند إلغاء تنشيط معاملة التكرار
حدث خطأ: في حال عدم نجاح تكرار معاملة تكرار بسبب أرشفة منتج/حساب
