تحتاج الشركات إلى توثيق كافة خطواتها وأعمالها بنفس درجة احتياجها إلى توثيق معاملاتها المالية المختلفة، فمثلًا ملء نموذج مباشرة عمل وإرساله إلى موظف في الشركة يساهم في حفظ حقوق هذا الموظف، كما يساهم أيضًا في حفظ حقوق الشركة؛ لأنه في حالة حدوث مشكلة في حساب الراتب أو انتظام الموظف في عمله أو الإخلال بأي بند من بنود العمل في الشركة -مما يؤثر سلبًا على طرف من الطرفين- سيتم تقديم إشعار مباشرة العمل إلى الجهة القضائية المؤهلة لنظر هذا النوع من الدعاوى كوثيقة رسمية ودليل، كما أنه يساهم في تنظيم الأعمال وجعلها أكثر احترافية وانتظامًا، لذلك سنوضح لكَ المقصود بنموذج مباشرة عمل، وأسباب أهميته بالنسبة لطرفي العمل، كما نمنحك نماذج مختلفة لهذا النموذج يمكنك تحميلها والتعديل عليها وطباعتها بسهولة تمهيدًا لاستخدامها.
تعريف نموذج إشعار مباشرة عمل
المقصود بإشعار مباشرة العمل او نموذج مباشرة العمل هو المستند الرسمي الذي يتم بواسطته إعلام الموظف بأن موعد العودة للعمل قد حان، أو أنه أصبح مطلوبًا للقيام بمهام وظيفته من تاريخ معين يتم تحديده في الإشعار الخاص بمباشرة العمل، وهو يحتوي على بعض العناصر الضرورية المتعلقة بالموظف ووظيفته المطلوب منه تأديتها ومواعيد العمل وغير ذلك.
تنبع أهمية إشعار مباشرة العمل وعناصره من واقع كونه وثيقة رسمية معتمدة يمكنها حماية حقوق الموظف وكذلك حقوق المنظمة أو صاحب العمل، حيث يُعتمد على نموذج مباشرة العمل في معرفة التفاصيل الوظيفية الخاصة بالموظف، مثل مواعيد العمل، وقيمة الراتب، وما يعد الموظف مسؤولًا عنه من مسؤوليات ومهام، وما إذا كان يمكنه الاستفادة من أي مزايا عند اشتغاله بالوظيفة مثل التأمين والمكافآت وغيرها، وهذا ما يجعله أساس قوي يتم بناء توقعات الموظف عليه، وتحديد ما إذا كانت تلك الوظيفة مناسبة له وتساهم في تطوره المهني أم لا.
ما هي عناصر خطاب مباشرة العمل؟
من الضروري أن يتم تضمين عناصر محددة في نماذج مباشرة العمل، ليصبح المستند مستوفى ورسمي بين الموظف وصاحب العمل، ويُسمح بتقديمه كوثيقة قانونية في حالة حدوث نزاع بين صاحب العمل وبين الموظف، وهذه العناصر تأتي كما يلي:
العنوان
دائمًا ما تكون تلك الوثيقة معنونة، وعنوانها هو “إشعار مباشرة العمل” أو ما شابه ذلك من عبارات تحمل نفس المدلول، وبهذا العنوان يتم تمييز تلك الوثيقة عن غيرها من المستندات الرسمية الخاصة بالشركة عامة.
طبيعة الإشعار
يُقصد بذلك تحديد ما إذا كان هذا الإشعار خاص بعودة الموظف إلى عمله، أم تم إرساله لإعلام موظف تم تعيينه حديثًا بموعد بدء عمله الجديد أو غير ذلك، وحسب نوع إشعار مباشرة العمل يتم تحديد بيانات الموظف التفصيلية التي يتم ذكرها تاليًا.
التفاصيل الشخصية للموظف
في هذا القسم تتم إضافة معلومات دقيقة خاصة بالموظف، من بينها اسمه الكامل؛ فذكر اسم الموظف كاملًا يُعد ضرورة، لأن هذا يمنع مشكلة تشابه الأسماء ويقلل من ظهور عوائق غير متوقعة فيما بعد، كما يتم إدراج معلومات أخرى مثل رقم هاتفه وعنوان سكنه وغير ذلك.
تفاصيل الوظيفة
هذا الجزء هو الأكثر أهمية في أي نموذج مباشرة عمل؛ لأنه يحدد الوظيفة التي سيعمل فيها الموظف، ويتم تحديد موعد بدء العمل من ضمن هذه التفاصيل، كما يتم تحديد القسم الذي سيلتحق للعمل به وغير ذلك من التفاصيل التي تهم الموظف وتجعل قيامه بمهامه أكثر سلاسة ووضوحًا.
رقم الموظف
هو رقم يحصل عليه الموظف من الشركة أو الجهة التي يعمل فيها، ومن الضروري استخدام هذا الرقم حين إرسال إشعار التوظيف للتأكد من تسليمه للموظف المقصود دون حدوث أخطاء غير متوقعة.
مكان العمل
وهو من العناصر بالغة الأهمية، خاصةً إن كان للمؤسسة التي تقوم بالتوظيف فروع متعددة، لأن تحديد الموقع أو المكان مع تحديد القسم يُظهر للموظف عنوان المكان الذي سيبدأ العمل فيه.
تاريخ البدء بالعمل
يُذكر الموعد الذي يُصبح الموظف فيه على قوة العمل وملتزمًا بمسؤولياته، وهو من بين المعلومات الرسمية التي تحتوي عليها وثيقة مباشرة العمل، لأنه من هذا الوقت سيصبح مطالبًا بتحمل مسؤولياته الوظيفية كاملة.
المشرف أو مدير القسم
هو الشخص الذي سيصبح مسؤولًا عن الموظف حين التحاقه بالعمل، ويتابع إنجازه للمهام المطلوبة منه، ومن المهم ذكر اسمه ليتوجه الموظف إليه مباشرة ويحصل على تعليمات البدء منه.
الوردية (shift)
في المؤسسات أو الشركات التي يعمل فيها الأفراد بنظام الورديات يجب إعلام الموظف بالوردية المختارة له، مع توضيح ما إذا كانت تلك الوردية ثابتة أم متغيرة.
الملاحظات أو الشروط
وهي فقرة يتم تحديد بعض شروط العمل فيها، مثل وجود اختبار أو تدريب أو ما شابه، مع تقديم معلومات مستوفاة بهذا الشأن.
التوقيع
وهي الإمضاء التي تعتبر دليلًا على صحة كل ما ورد في إشعار العمل، ويقوم بها رؤساء الأقسام المعنية بالتوظيف وإدارة الموارد البشرية.
أنواع نماذج مباشرة العمل
إشعار مباشرة العمل لا يأتي بصيغة موحدة، لأنه يُستخدم لأهداف عدة أساسًا ولا يعتبر من إجراءات بدء الوظائف الجديدة فقط، حيث تأتي أنواعه كما يلي:
إشعار مباشرة العمل بعد إجازة
يُستخدم هنا نموذج مباشرة عمل بعد الإجازة، وفيه يتم التركيز على موعد العودة، مع تحديد المهام التي يفترض على الموظف تأديتها ويكون النموذج الخاص بهذا النوع من الإشعارات الوظيفية كما يلي:
اليوم :…………….. التاريخ: …. /…/….
اسم الموظف: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … ….
الرقم الوظيفي: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .
المسمى الوظيفي: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … ….
موقع العمل: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .
باشر المذكور عمله لدينا بدايةً من يوم … … … الموافق… / … / … في الوردية ( … … … … … … … … )
بمعلومية مشرف العمل السيد: … … … … … … … … … … … … .
وذلك بعد عودة الموظف من الإجازة التي بدأت في تاريخ… / …/ … الموافق … … / … … / … … .
ملاحظات: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
توقيع المسئولين:
مسؤول الموارد البشرية:…………………………. المدير العام:…………………….
مدير العمليات والتشغيل: …………………… المدير المباشر:……………………..
نموذج إشعار مباشرة عمل بعد التدريب
وهذا النموذج يتم إرساله للموظف الذي انضم للعمل حديثًا وكان ملتزم بقضاء فترة تدريبية، أو من انقطع لفترة عن عمله لحضور دورة تدريبية لتطوير مهاراته في العمل، وتأتي صيغة هذا النموذج كالتالي:
اليوم:……………….. التاريخ:…./…./….
اسم الموظف: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .
الرقم الوظيفي: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .
المسمى الوظيفي: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .
مكان العمل: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .
“باشر المذكور عمله لدينا بدايةً من يوم … … الموافق … / … / … … ، في الوردية ( … … … … … … …)
بمعلومية مشرف العمل السيد: … … … … … … … … … … … … … … … … .
وذلك بعد عودة الموظف من فترة التدريب التي بدأت يوم … … … … الموافق … / … / … …
ملاحظات: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
توقيع المسئولين:
مدير HR:……………………………. المدير المباشر:………………………………
المدير العام: …………………….. مدير العمليات والتشغيل: ………………………………
نموذج إشعار مباشرة عمل بعد التعيين
إشعار ما بعد التعيين يتم إرساله مع كامل التفاصيل لإعلام الموظف المنضم حديثًا لفريق العمل بكل التفاصيل التي تهمه ويحتاج إلى معرفتها، وصيغة هذا النوع من خطابات مباشرة العمل يأتي كما يلي:
اليوم:……….. التاريخ:…. /…./…….
اسم الموظف: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .
الرقم الوظيفي: … … … … … … المسمى الوظيفي: … … … … … … … … .
موقع العمل: … … … … … … … … … … .
باشر المذكور عمله لدينا بدايةً من يوم … … … الموافق … … / … … / … … ، في الوردية ( … … … … … )
بعلم مشرف العمل: … … … … … وذلك في ضوء عقد العمل الذي تم إبرامه يوم … … … الموافق … / … / …
ملاحظات: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
توقيع المسئولين:
المدير العام: ………………….. المدير المباشر: ……………………
مدير العمليات: ……………….. إدارة الموارد البشرية: ……………..
تحميل نموذج إشعار مباشرة العمل
في هذه الفقرة ستتمكن من تحميل كافة نماذج مباشرة عمل بأنواعها، وذلك بصيغة Dox وأيضًا بصيغة Pdf، ولتحميل النماذج اتبع التالي:
- لتنزيل نموذج مباشرة عمل بعد إجازة بصيغة Doc اضغط هنا، ولتحميله بصيغة PDF اضغط هنا.
- لتحميل نموذج مباشرة العمل بعد التدريب بصيغة Doc انقر هنا، ولتنزيله بصيغة PDF انقر هنا.
- للحصول على نموذج مباشرة عمل بعد التعيين بصيغة Doc اضغط هنا، وللحصول عليه بصيغة PDF اضغط هنا.
وبعد إتمام التنزيل والتعديل على الملفات بما يلائمك تستطيع وطباعة الإشعار وإرساله إلى الشخص المعني به.
كيف يساعدك برنامج قيود المحاسبي في إدارة نماذج مباشرة العمل؟
تستطيع استخدام برنامج قيود المحاسبي في إنشاء وإدارة نماذج مباشرة العمل كما تتمكن من تنظيم سائر أعمال شركتك ووثائقها المعتمدة، حيث يتميز النظام بالتالي:
- البرنامج سحابي لا يحتاج إلى التحميل على أجهزتك مما يجعله لا يتطلب مساحة كبيرة، كما أنه آمن وموثوق.
- يمكنك وضع هيكل تنظيمي خاص بشركتك عبر برنامج قيود، وهذا ما يسهل عليك عملية إدارة شئون الموظفين ويجعلها أكثر كفاءة.
- تستطيع تسجيل كافة بيانات الموظفين على البرنامج، كما يهتم النظام بتحديد درجة كل موظف وراتبه وموعد بدء عمله في الشركة.
- يسهل النظام متابعة مواعيد حضور الموظفين وانصرافهم يومًا بيوم، كما يتابع لائحة الجزاءات، ليتم حساب المكافآت والموارد المالية التي قد تقل قيمتها أو تزيد بحسب اللوائح.
- يتم عمل ملف خاص لكل فرد يعمل في المؤسسة، لمتابعة إنجازاته ومدى التزامه بالعمل، ومستوى إتمامه للمهام التي يتحملها بموجب قيامه بوظيفته.
- الملفات على النظام محفوظة بأمان ولا يمكن فقدها بسهولة.
- يمكن استخدام النظام باللغة العربية أو الانجليزية ليلائم طبيعة العمل في شركتك.
- إذا أردت تجربة نظام قيود فهناك خطة مجانية مدتها 14 يوم، لا يتطلب التسجيل فيها إدراج بيانات بطاقتك الائتمانية، ما يعني أنه لن يتم سحب أي أموال لقاء التجربة.
في الختام
مع نظام قيود المحاسبي يتم إنشاء وإدارة نموذج مباشرة عمل بكل بساطة، كما يتم إنشاء كافة إشعارات التوظيف والمستندات الرسمية الخاصة بشركتك، والتي تحفظ لها حقوقها كشخص اعتباري كما تحفظ للعاملين حقوقهم، وكل ذلك يتم بسلاسة ووضوح، ومن الضروري التسجيل على نظام قيود؛ نظرًا لأهمية تلك الوثائق، والحاجة إلى الاحتفاظ بها في أماكن موثوقة وآمنة، لذا عليك المبادرة بالتسجيل دون الاضطرار لاستخدام بطاقة ائتمان والانتفاع بالتجربة المجانية لمدة 14 يوم من قيود، التي تستخدم خلالها البرنامج بكامل مميزاته وتتمكن من شرائه بعدها بسهولة، لتنظيم كل معاملات شركتك المالية والتوظيفية، مع الاستفادة من الدورات التي يتم توفيرها على النظام لتساعدك في تطوير الأعمال وزيادة الأرباح دون بذل الجهود المضنية.
انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم الأعمال و المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!
