عندما يتعلق الأمر بالتكنولوجيا والابتكار، تتفوَّق المملكة العربية السعودية دائمًا في تحقيق التقدم والتطور، إذ تتحول إلى نظام إلكتروني متقدم يجعل عمليات الفواتير تسير بسلاسة وفعالية، والجدير بالذكر أن لتطبيق الفاتورة الإلكترونية في المملكة تأثير كبير على الاقتصاد السعودي، إذ يسهم في تعزيز الشفافية، ومكافحة التلاعب والغش التجاري، كما تستفيد الشركات من تقليل العبء الإداري، وتحسين إدارة الأرباح والنفقات… إلخ، وبصفة عامة، تساهم تلك الفاتورة في خلق بيئة أعمال صحية ومنافسة؛ لذا أصبح الجميع يترقب موعد تطبيق الفاتورة الالكترونية في المملكة العربية السعودية؛ حتى يستفيدوا من التكنولوجيا لتعزيز الاقتصاد، وتحقيق التنمية المستدامة، بالإضافة إلى تحسين الكفاءة.
موعد تطبيق الفاتورة الالكترونية
وُضِّح موعد تطبيق الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية على مرحلتين:
المرحلة الأولى
بدأت من 4 ديسمبر 2021م، شملت هذه المرحلة جميع الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية، ومن ينيب عن المكلف بإصدار الفاتورة، والجدير بالذكر أنها ركزت على إصدار الفواتير الإلكترونية وحفظها.
المرحلة الثانية
إن موعد تطبيق الفاتورة الالكترونية للمرحلة الثانية بدأ من 1 يناير 2023م بشكل مرحلي، وتُعرف هذه المرحلة باسم مرحلة الربط والتكامل، وتتطلب ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بالمكلف مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (منصة فاتورة)، والجدير بالذكر أنه يجب أن تصدر الفواتير الإلكترونية بالصيغة المطلوبة.
مراحل إنشاء الفاتورة الإلكترونية
طُبِّق نظام الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية بهدف تحسين عمليات الفوترة، وتسهيلها للشركات والأفراد، والجدير بالذكر أن هذه العملية تتضمن عدة خطوات، وفيما يلي سنلقي الضوء على هذه الخطوات الرئيسة، والتي يمكن تلخيصها فيما يلي:
الحصول على شهادة الأمان الإلزامية
تهدف هذه الخطوة إلى ضمان أمان وسلامة المعلومات المتداولة في النظام الإلكتروني، إذ يجب على الشركات والأفراد الذين يرغبون في إصدار الفواتير الإلكترونية الحصول على شهادة الأمان الإلزامية من جهة معتمدة، والجدير بالذكر أن ذلك يتطلب تقديم مستندات ومعلومات تثبت صحة ومصداقية الجهة المصدرة للفاتورة.
التسجيل في نظام الفاتورة الإلكترونية
بعد الحصول على شهادة الأمان، يجب على الشركات والأفراد التسجيل في نظام الفاتورة الإلكترونية المعتمد من قبل الهيئة العامة للزكاة والدخل في المملكة العربية السعودية، إذ يتطلب التسجيل تقديم المعلومات والوثائق اللازمة، مثل: معلومات الشركة أو الفرد، بالإضافة إلى معلومات التواصل، والحسابات المالية.
إنشاء حساب مستخدم في منصة الفواتير الإلكترونية
بمجرد معرفة موعد تطبيق الفاتورة الإلكترونية، والتسجيل فيها، يتمكن الشركات والأفراد من إنشاء حساب مستخدم في منصة الفاتورة الإلكترونية، والجدير بالذكر أن هذا الحساب يستخدم لإدارة الفواتير الإلكترونية، وإصدار ها، وإرسالها للعملاء والموردين.
إنشاء نموذج فاتورة يتوافق مع المعايير
يجب على الشركات والأفراد إنشاء نموذج فاتورة إلكترونية يتوافق مع المعايير المحددة من قبل الهيئة العامة للزكاة والدخل، ويتضمن النموذج معلومات مهمة، بما في ذلك: اسم الشركة أو الفرد، رقم الضريبة, تاريخ الإصدار، وكذلك تفاصيل السلع أو الخدمات المقدمة مع المبالغ المالية المرتبطة بها.
استخدام النموذج الإلكتروني لإصدار الفواتير للعملاء والموردين
بعد إنشاء النموذج الإلكتروني، يمكن للشركات والأفراد متابعة الخطوات التالية لإصدار الفواتير الإلكترونية، إذ يمكن استخدام النموذج الإلكتروني لإدخال بيانات الفاتورة الخاصة بالعملاء والموردين، وتوليد الفاتورة الإلكترونية بشكل تلقائي.
تضمن جميع المعلومات الضرورية في الفاتورة، مثل: الأسعار، والكميات، والضرائب المطبقة.
تنويه
بعد معرفة موعد تطبيق الفاتورة الإلكترونية وإصدارها، يمكن إرسالها إلكترونيًا إلى العملاء والموردين عبر البريد الإلكتروني، أو نظام الرسائل القصيرة، أو أي طرق أخرى متاحة، ولا بد من أن تحتفظ الشركة بنسخة إلكترونية من الفاتورة، وتقوم بتسجيلها في سجلاتها المحاسبية.
متطلبات إصدار الفواتير الإلكترونية لمزودي الخدمات
عند إصدار الفاتورة الإلكترونية لمزودي الخدمات، هناك مجموعة من المتطلبات التي يجب توفيرها لضمان صحة وشمولية الفاتورة، وفيما يلي نستعرض بعض هذه المتطلبات:
تحديد نوع الخدمة أو المنتج المقدم
يجب توضيح نوع الخدمة أو المنتج المقدم في الفاتورة الإلكترونية، إذ يمكن تضمين وصف مفصل للخدمة أو المنتج، بما في ذلك: المواصفات الفنية إن وجدت، وأي تفاصيل أخرى ذات صلة.
تحديد الوقت المقدر لإكمال الخدمة أو المنتج
ينبغي توضيح الوقت المتوقع لإتمام الخدمة أو تسليم المنتج في الفواتير الإلكترونية، إذ يمكن تحديد ذلك بوحدة زمنية، مثل: الأيام، أو الأسابيع، أو التواريخ المحددة.
تحديد سعر الخدمة أو المنتج
بعد معرفتك موعد تطبيق الفاتورة الالكترونية، يجب تحديد سعر الخدمة أو المنتج المقدم فيها، ويمكن توضيح السعر بالعملة المحلية المعتمدة وتحديد طريقة الدفع، مثل: النقد، أو التحويل البنكي، أو حتى البطاقة الائتمانية.
مدة الدفع
يجب توضيح مدة الدفع المتاحة في الفاتورة الإلكترونية، كما يمكن تحديد موعد استحقاق الدفع، وأي شروط خاصة تتعلق بالدفع، مثل: الحد الزمني للسداد، والعوائد المالية المترتبة على التأخير في السداد.
توضيح جميع المصاريف
يجب توضيح جميع المصاريف المتعلقة بالخدمة أو المنتج في الفاتورة، ويمكن ذلك عن طريق تفصيل المصاريف إضافية، مثل: الضرائب، الرسوم، أو أي تكاليف إضافية أخرى.
تحديد معلومات الاتصال
يجب تضمين معلومات الاتصال الخاصة بمزود الخدمة في الفاتورة الإلكترونية، والجدير بالذكر أن ذلك يشمل: اسم الشركة أو الفرد، العنوان، أرقام الهاتف، عنوان البريد الإلكتروني، وأي معلومات أخرى تساعد العملاء على التواصل بسهولة.
توقيع الفاتورة الإلكترونية
على الرغم من أن الفاتورة الإلكترونية لا تحتاج إلى توقيع يدوي؛ إلا أنه يمكن تضمين توقيع إلكتروني فيها كدليل على صحة وموثوقية الفاتورة ومصدرها.
كيفية اختيار أفضل برنامج محاسبي لإنشاء الفاتورة الالكترونية
عند البحث عن أفضل برنامج محاسبة لإنشاء الفاتورة الإلكترونية، توجد عدة خصائص يمكن أن تميّز بينهم، فيما يلي نظرة عامة على تلك الخصائص التي يجب أن تتوفر:
الامتثال للوائح أمن البيانات
يجب أن يكون المزود ملتزمًا بمعايير أمان البيانات، ويتبع الممارسات الأمنية القوية، كما يجب حماية البيانات الحساسة للعملاء، وضمان سرية وسلامة المعلومات.
مواكبة تحديثات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
يجب أن يكون المزود على دراية بأحدث قوانين وتوجيهات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وكل ما يخص موعد تطبيق الفاتورة الالكترونية، وأن يتمكن من تحديث نظامه، وتكييفه وفقًا للمتطلبات الجديدة.
الامتثال للإقرار الضريبي
يجب أن يكون المزود متوافقًا مع اللوائح والتشريعات الضريبية المحلية ويعرف موعد تطبيق الفاتورة الإلكترونية لكل مرحلة، بالإضافة إلى إصدار الفواتير بناءً على المتطلبات الضريبية، وتوليد التقارير اللازمة للإقرار الضريبي.
سهولة الاستخدام والدعم الفني الفوري
يجب أن يكون النظام سهل الاستخدام، بحيث يمكن للمستخدمين العاملين به أن ينشئوا ويديروا الفواتير بسهولة ويسر، يجب أيضًا أن يتوفر دعم فني فوري وفعال للمستخدمين؛ لحل أي مشاكل، أو استفسارات قد تطرأ.
خيارات دفع متعددة
يجب أن يوفر المزود خيارات دفع متنوعة للعملاء، بما في ذلك: الدفع الإلكتروني، والتحويل البنكي، والشيكات… وغيرها، ولا تنسَ أنه يجب أن يكون النظام متكاملًا مع بوابات الدفع المشهورة؛ لتسهيل عملية الدفع.
إمكانية تخصيص الفاتورة
يجب أن يتيح المزود إمكانية تخصيص الفواتير وفقًا لاحتياجات الشركة، وأن يكون بإمكان المستخدمين تعديل التصميم، وإضافة شعارات الشركة، ومعلومات الاتصال… وغيرها من التفاصيل المهمة.
تقارير مفصلة بالمبيعات
يجب أن يوفر المزود تقارير مفصلة توضح مبيعات الشركة وأداء الفواتير، وأن يكون بإمكان المستخدمين توليد تقارير تحليلية تساعدهم في مراقبة أداء الفواتير، واتخاذ القرارات الاستراتيجية.
الجدير بالذكر أن برنامج قيود به كل تلك الخصائص وأكثر بأسعار لا مثيل لها تلائم الشركات الصغيرة والمتوسطة.
في الختام
في خضم تحولنا إلى عصر الابتكار والتقنية، لا يمكننا إلا أن نشعر بالإثارة والتشويق تجاه موعد تطبيق الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية؛ فهي خطوة ذكية ومبتكرة تعكس رؤية المملكة الجريئة في الاستفادة من التكنولوجيا لتحقيق التحول الرقمي الشامل، إذ ستتحول طريقة التعامل التجاري في المملكة إلى مستوى جديد تمامًا؛ فلن يكون هناك مكان للأوراق المبعثرة، والإجراءات البيروقراطية الطويلة. وستتمتع الشركات والمؤسسات والأفراد بسلاسة وسهولة في إصدار واستلام الفواتير؛ مما يوفر الوقت، والجهد، وكذلك الموارد؛ وبالتالي ستصبح المملكة العربية السعودية قائدةً مبدعة في هذا المجال، وستلهم دولًا أخرى لاتباع نهجها الرائد.
لنستعد لما هو جديد في رحلة المملكة العربية السعودية نحو المستقبل، إذ تتحول الفاتورة الإلكترونية إلى رمز للتقدم والتحول الاقتصادي، ولا تنسَ استخدام برنامج قيود كشريكك في هذه الرحلة المهمة، والجدير بالذكر أن البرنامج يقدم لجميع عملائه: أنظمة الفاتورة الإلكترونية، وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… إلخ.
بعد معرفتك ما هو موعد تطبيق الفاتورة الإلكترونية؛ جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا، وتطلع إلى المستقبل بتفاؤل وثقة.
انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!
