بالرغم من التحديات الاقتصادية والضغوط المالية التي تواجه العديد من الشركات في العصر الحديث، يبرز مستخلص المقاولات كأداة حيوية تساعد المؤسسات في تحقيق النجاح والازدهار، ففي عالم مليء بالتغيرات السريعة والتنافس الشرس؛ يمثل هذا المستخلص ليس فقط وسيلة لتتبع الأداء المالي للمشاريع، بل أيضًا بوابة لتحقيق الفعالية والكفاءة التشغيلية؛ لذا في هذا المقال سنستكشف كيف يمكن لمستخلص المقاولات أن يكون المفتاح الذهبي الذي يفتح أبواب الفرص الجديدة، ويحول التحديات إلى إنجازات ملموسة، ويعزز الثقة بين أصحاب المشاريع والمتعاملين معهم؛ لذا انضموا إلينا في رحلة مثيرة لاكتشاف أسرار هذا الأداة المالية البارعة، وكيفية إعدادها لتعزيز النجاح المستدام في قطاع المقاولات.
ما معنى كلمة مستخلص المقاولات؟
تعرف أيضًا بكشوف دفعات الأعمال، وهي وثائق مالية تُصدر بصورة دورية خلال مراحل تنفيذ المشروع، هذه الوثائق تتضمن تفاصيل الأعمال المنفذة؛ مما يسهم في تنظيم، ومتابعة صرف الدفعات المالية بين المالك والمقاول.
وصف المستخلص بوثيقة تراكمية
يُشار دائمًا إلى المستخلصات بوصف “وثيقة تراكمية”، وهذا يعكس طبيعة المستخلصات التي تحتوي على تفاصيل كافة الأعمال المنفذة حتى تاريخ تسليم المستخلص؛ وبالتالي فإن كل مستخلص جديد لا يُعد مستقلًا بذاته، بل يبنى على المستخلصات السابقة، إذ يضم بنود ومستحقات الدفعات السابقة حتى الوصول إلى المستخلص النهائي الذي يشمل كافة الأعمال المنفذة خلال المشروع.
الجدير بالذكر أن هذا التراكم في المستخلصات لا يعني إعادة دفع المبالغ المدفوعة سابقًا، بل يهدف إلى توثيق شامل لكل مراحل المشروع.
آلية إصدار المستخلصات
تُصدر مستخلصات المقاولات إما على فترات زمنية متساوية أو بناءً على خطوات محددة في المشروع، والتي اتُفق عليها مسبقًا في إطار ما يعرف بـ “milestones”.
يتخذ مستخلص المقاولات شكل جداول تشتمل على بنود الأعمال، مع توضيح وحدة قياسها، كميتها، ونسبة الصرف المستحقة لكل بند، ويُعد دور الاستشاري محوريًا هنا، إذ يتولى مراجعة ومتابعة هذه البنود؛ لضمان دقة ومصداقية المقاول في تقديم المستخلصات.
الأهمية التوثيقية للمستخلصات
توفر المستخلصات سجلًا توثيقيًا دقيقًا لجميع الأعمال المنجزة والمدفوعات؛ مما يسهل متابعة المشروع، ويضمن الشفافية بين المالك والمقاول، كما تساعد في تجنب النزاعات المالية، وضمان تنفيذ المشروع وفقًا للجدول الزمني والمواصفات المتفق عليها.
الدفعات المقدمة في المستخلص وأهميتها
أحد العناصر المهمة في إدارة مستخلصات المقاولات هي “الدفعات المقدمة”، هذه الدفعات هي مبالغ مالية يُقدمها المالك للمقاول قبل بدء العمل، وتكون غالبًا بنسبة 10% من إجمالي قيمة العقد، وقد تصل في بعض الأحيان إلى 25%.
تصدر هذه الدفعات؛ بهدف مساعدة المقاول على تأمين السيولة النقدية اللازمة لبدء العمل، وتُسترد لاحقًا من خلال خصومات من المستخلصات الدورية.
تنويه
لضمان حقوق المالك، يصدر المقاول خطاب ضمان مقابل الدفعة المقدمة، يضمن هذا الخطاب للمالك استرداد المبلغ المقدم في حال أخل المقاول بالتزاماته، إذ يمكن للمالك تسييل الخطاب، واسترداد أمواله إذا قرر إيقاف العمل مع المقاول.
ما هي أنواع المستخلصات للمقاولات؟
إن معرفة أنواع مستخلص المقاولات المختلفة وأغراضها وتوقيتاتها أمر ضروري؛ لضمان إدارة المشروع بكفاءة، وتحقيق التوازن المالي بين الأطراف المختلفة، ويمكن اختصارها فيما يلي:
المستخلصات الفنية
مستخلص مقاولات جاري
- الغرض: متابعة، وتوثيق التقدم الدوري في المشروع.
- التوقيت: يُقدَّم بعد إنهاء كل جزء من العمل في إطار الجدول الزمني المتفق عليه.
- الآلية: يقدم المقاول المستخلص للمالك، ويحصل على نسبة متفق عليها من قيمته (عادة لا تتجاوز 95%).
- تبقى نسبة 5% كضمان، تُصرف بعد المعاينة، والتسليم الابتدائي.
مستخلص مقاولات نهائي
- الغرض: توثيق، وتسوية الأعمال بعد الانتهاء الكامل من المشروع.
- التوقيت: يُقدَّم بعد الانتهاء من جميع الأعمال والتسليم الابتدائي.
- المحتويات: يشمل كافة المستندات ونسخ من المستخلصات الجارية، ويهدف لتصفية الحسابات النهائية مع المالك.
مستخلص مقاولات تنفيذي
- الغرض: تقرير داخلي يُستخدم لتوثيق الأعمال بشكل تفصيلي.
- التوقيت: يعد دوريًا خلال المشروع.
- الآلية: هذا النوع لا يُقدَّم للمالك، بل يُستخدم داخليًا ضمن الشركة المقاولة؛ لمراقبة التقدم، وضمان الجودة.
المستخلصات الإدارية
مستخلص المالك
- الغرض: طلب صرف المبالغ المالية من المالك لشركة المقاولات.
- التوقيت: يُصدر من المكتب الفني لشركة المقاولات، ويُوجه للمالك عند الحاجة للصرف.
- المحتويات: يشمل الأعمال المنجزة والمبالغ المستحقة عليها، ويساعد في تسهيل العمليات المالية بين المقاول والمالك.
مستخلص مقاول الباطن
- الغرض: تسوية مستحقات المقاولين الفرعيين (مثل: مقاول الحفر، أو السباكة).
- التوقيت: يُصدر عندما يتعين على شركة المقاولات دفع مستحقات لمقاولي الباطن.
- الآلية: يُعد من قِبل المكتب الفني لشركة المقاولات، ولا يشارك الاستشاري أو المالك في هذه العملية.
أنواع مستخلصات غير شائعة
مستخلص ختامي متوقع
- الغرض: تقدير التكلفة الإجمالية للمشروع قبل الانتهاء.
- التوقيت: يُصدر عند رغبة المالك في معرفة التكلفة المتوقعة للمشروع قبل الانتهاء الفعلي منه.
- الآلية: يستخدم للتخطيط المالي، وإدارة توقعات الميزانية.
مستخلص توقف
- الغرض: توثيق الأعمال المنفذة، وتقييم المتبقي بعد سحب المشروع من الشركة.
- التوقيت: يُصدر في حال سحب المشروع من المقاول الأساسي.
- المحتويات: يحدد ما أُنجِز، وما يجب على الشركة البديلة القيام به.
خطوات إعداد مستخلصات المقاولات
دور الاستشاري
الاستشاري هو العين الرقابية للمالك على المشروع، ومسؤوليته ضمان جودة الأعمال المنفذة؛ لذا قبل إعداد مستخلص المقاولات، يجب التأكد من اطلاع الاستشاري على جميع الأعمال المنجزة وموافقته عليها، وفي بعض الأحيان، يصدر الاستشاري خطابًا رسميًا يؤكد معاينته للأعمال.
تجهيز الوثائق الأساسية
يجب تجهيز مجموعة من الوثائق الضرورية، والتي تشمل ما يلي:
- مقايسة مفصلة: تشمل بنود الأعمال التي سيُستند إليها في إعداد المستخلص.
- أمر الإسناد: وثيقة تكليف المقاول بتنفيذ الأعمال.
- محضر استلام الموقع: يؤكد استلام المقاول للموقع.
- البرنامج الزمني والتمويلي: يحدد مواعيد تنفيذ الأعمال، وجدول الدفعات.
جمع المعلومات الفنية والمالية
- الرسومات الفنية: جميع المخططات اللازمة التي توضح تفاصيل الأعمال.
- الميزانية: تقدير التكلفة الإجمالية للمشروع.
- حصر شامل للموقع: يشمل جميع بنود الأعمال المنفذة حتى تاريخ إعداد مستخلص المقاولات.
معاينة وتنفيذ الأعمال
يُعاين ما نُفِّذ على أرض الواقع من الناحية الهندسية، وتُحصر الكميات المنفذة حتى تاريخ المستخلص وتدوينها بدقة.
حساب الكميات والأسعار
- حصر الأسعار: يُكتب سعر كل وحدة مستخدمة في الأعمال.
- احتساب الإجمالي: ضرب كمية كل وحدة في سعرها؛ للحصول على إجمالي القيمة لكل بند.
إعداد المستخلص التراكمي
يُجمع إجمالي الأسعار لكل الفئات في المستخلص بصيغة تراكمية، بحيث يشمل تكلفة المستخلصات السابقة منذ بدء المشروع.
تقدير نسب الصرف
يجب تقدير النسبة التي يستحقها المقاول من إجمالي قيمة مستخلص المقاولات، إذ لا يُدفع المبلغ بالكامل دفعة واحدة، بل تُصرف نسبة متفق عليها، والجدير بالذكر أن هذا يشمل أيضًا خصم الاستقطاعات الضرورية.
خصم المستخلصات السابقة
تُخصم قيمة المستخلصات التي سُدِّدت مسبقًا من قيمة مستخلص المقاولات الحالي؛ لمعرفة المبلغ النهائي الذي سيُدفع للمقاول بعد تطبيق نسب الخصم.
إعداد غلاف المستخلص
يتضمن الغلاف البيانات الأساسية للمشروع:
- اسم المشروع.
- رقم المستخلص.
- اسم المالك (العميل).
- لقب واسم الاستشاري.
- اسم شركة المقاولات أو المقاول.
مثال على مستخلص مقاولات
المستخلص هو وثيقة يُسجل فيها كافة الأعمال التي أنجزها المقاول في مشروع معين، مع توضيح الكميات المنفذة والوحدات والأسعار، وإليك مثالًا مبسطًا لمعرفته بشكل أوضح:
مشروع إنشاء مبنى سكني
تفاصيل المشروع
- اسم المشروع: إنشاء مبنى سكني.
- العميل: شركة التطوير العقاري.
- المقاول: شركة البناء المتقدمة.
- مدة المشروع: 12 شهرًا.
- تاريخ البدء: 1 يناير 2023م.
- الانتهاء: 31 ديسمبر 2023م.
بنود المستخلص
| رقم البند | وصف البند | الوحدة | الكمية المنفذة | سعر الوحدة | التكلفة الإجمالية |
| 1 | حفر الأساسات | م³ | 500 | 50 ريال | 25.000 ريال |
| 2 | صب خرسانة الأساسات | م³ | 300 | 70 ريال | 21.000 ريال |
| 3 | بناء الجدران | م² | 1000 | 30 ريال | 30.000 |
| 4 | تركيب الأعمدة الخرسانية | عدد | 50 | 200 ريال | 10.000 ريال |
| 5 | تمديد شبكة الكهرباء | م | 200 | 15 ريال | 3.000 ريال سعودي |
| 6 | تمديد شبكة المياه | م | 150 | 20 ريال سعودي | 3.000 ريال |
| 7 | تركيب الأبواب والنوافذ | عدد | 100 | 80 ريال | 8.000 ريال |
| 8 | أعمال الدهان والتشطيب | م² | 1500 | 10 ريال سعودي | 15.000 ريال سعودي |
الملخص المالي
- إجمالي تكلفة البنود المنفذة: 115.000 ريال سعودي.
- الضريبة (15%): 17.250 ريال سعودي.
- الإجمالي بعد الضريبة: 132.250 ريال سعودي.
كيف يساعدك برنامج قيود في عملية إنشاء نموذج مستخلص المقاولات Excel؟
تعد إدارة العقارات والمقاولات من العمليات التي تتطلب دقة وتنظيمًا عاليين؛ لضمان سير الأعمال بسلاسة، وتحقيق النتائج المرجوة، ولتحقيق هذا الهدف يوفر موقع قيود أداة فعالة تساعدك في إنشاء نموذج مستخلص المقاولات Excel بكفاءة ودقة، وإليك كيف يمكن ذلك:
توفير بيانات المشروع
يتيح لك برنامج قيود الوصول إلى بيانات محدثة وشاملة حول المشاريع التي تعمل عليها، إذ يمكن للبرنامج أن يقدم تفاصيل دقيقة تشمل نطاق العمل، مواعيد الإنجاز، المراحل المختلفة للمشروع، بالإضافة إلى الأعمال التي انتُهي منها.
الجدير بالذكر أن هذه المعلومات الأساسية تعد حجر الزاوية في إعداد نموذج مستخلص المقاولات، إذ تساعدك على تتبع التقدم وتقديم تقارير دقيقة.
توفير بيانات التكاليف
يتكفل برنامج قيود بتوفير معلومات مفصلة حول التكاليف المرتبطة بكل مرحلة من مراحل المشروع، يتضمن ذلك: تكاليف العمالة، المواد، المعدات، وأي تكاليف إضافية قد تطرأ.
الجدير بالذكر أنه بوجود هذه البيانات الدقيقة، يمكنك إعداد نموذج مستخلص المقاولات في Excel بما يعكس التكاليف الحقيقية؛ مما يساعد على تجنب الأخطاء، وتحقيق الشفافية مع العملاء والممولين.
تحديث المعلومات بسهولة
يتميز برنامج قيود بتكامل سلس مع ملفات Excel؛ مما يسهل عملية تحديث المعلومات دون الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا، وهذا التكامل يضمن أن تكون البيانات المحدثة دائمًا في متناول يدك؛ مما يقلل من الوقت والجهد اللازمين لإعداد النموذج، كما يمكنك ببساطة استيراد البيانات الجديدة أو المعدلة مباشرة إلى نموذج Excel بنقرة زر.
تخصيص البيانات والتقارير
يمنحك برنامج قيود المرونة لتخصيص البيانات، وإنشاء تقارير مفصلة وفقًا لاحتياجاتك، إذ يمكنك الاستفادة من البيانات المقدمة لتصميم نموذج مستخلصات المقاولات الذي يناسب متطلبات مشروعك بشكل دقيق، وبفضل هذا التخصيص، يمكنك إنتاج تقارير مهنية وشاملة تساعدك على التواصل بوضوح مع أصحاب المصلحة، وتقديم صورة كاملة عن سير المشروع.
نموذج مستخلص مقاولات
إذا أردت تحميل نموذج مستخلص مقاول؛ فما عليك سوى الضغط هنا.
في الختام
إن مستخلص المقاولات له أهمية بالغة في مجال المشاريع الإنشائية والأنشطة المقاولاتية؛ فهو الوسيلة الرئيسة لتنظيم تدفق المدفوعات المالية بين أطراف العملية، وتحديد حجم الأعمال المنجزة بشكل دوري، كما أنه يوفر شفافية كبيرة في المعاملات المالية، ويسهل عملية المحاسبة والرقابة على تنفيذ المشروع، ومن خلال مستخلصات الأعمال، يتمكن المالك من متابعة وتقييم أداء المقاول بدقة، إذ تتضمن هذه المستخلصات تفاصيل كاملة عن الأنشطة المنفذة، والكميات والأسعار المتفق عليها؛ مما يساعد في اكتشاف أي انحرافات أو مخالفات محتملة خلال التنفيذ، كما أنها توضح نسبة الإنجاز في المشروع، وتسهل عملية إصدار الشهادات المؤقتة والختامية عند إنجاز الأعمال.
يعد مستخلص المقاولات الأداة الأساسية لاستحقاق المدفوعات المالية المتفق عليها، والجدير بالذكر أن برنامج قيود يفيدك في هذا الصدد، كما يقدم لك نظام نقاط البيع، وأنظمة الفاتورة الإلكترونية… إلخ بأسعار لا مثيل لها؛ مما يجعله برنامج محاسبي متكامل.
بعد معرفتك ما هو مستخلص المقاولات، وأنواعه؛ جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا؛ فهو برنامج محاسبة سيوفر عليك الوقت والجهد.
انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!
