مزايا وعيوب البرامج المحاسبية: هل الأولى تفوق الثانية؟

هل التطور التكنولوجي الذي نشهده في وقتنا هذا أدى إلى منافسة حامية الوطيس بين الشركات، فأصبح الجميع يبحث عما إذا كانت هناك طريقة للبقاء في المنافسة؟ لذا جاءت البرامج المحاسبية كحل وسط لذلك.

إذ تجري تقارير دقيقة توضح أداء الشركة بين منافسيها، وتنظم سير كافة الأعمال في أقسام الشركة، والجميع يعلم ذلك.

ولكن هذا ليس كافيًا حتى تختارها الشركات في أعمالها، إذ لا بد من دراسة دقيقة توضح مميزات وعيوب تلك البرامج.

لذا جئنا في جَعبتنا بهذا المقال، فأمعن النظر فيه، ثم قرر بعد ذلك ما تجده مناسبًا في مصلحة مؤسستك أو شركتك.

ما هي البرامج المحاسبية؟

هي نوع من البرامج التي يستخدمها أصحاب الأعمال ومحترفو المحاسبة؛ لإدارة الحسابات ومعالجة المعاملات المحاسبية.

إذ تعمل على تنظيم البيانات المالية، فواتير المعالجة، تقليل الموارد البشرية، تسجيل الفواتير وإصدارها، وكذلك تتبع النفقات والدخل. عادة ما تُنشأ تلك البرامج طرف ثالث للشركات المتوسطة وصغيرة الحجم. 

مميزات برامج المحاسبة

لا بد لمعرفة تلك البرامج عن كثب أن نتعرف على المميزات التي تقدمها وكذلك العيوب، ومن مميزات برامج المحاسبة ما يلي:

تقليل الأخطاء

صُمم هذا البرنامج خصوصًا لتجنب الأخطاء الشائعة في المحاسبة، مثل: الخطأ في الحسابات، عدم الامتثال للتشريعات، الأخطاء المطبعية وكذلك التكرارات… إلخ.

إدارة دقيقة للمعاملات المالية

تعمل البرامج المحاسبية في تسجيل القيود اليومية عن المعاملات المالية التي تحدث بالشركة بشكل آلي، وإدخال البيانات واستيرادها بسرعة.

كما ستتمكن من إدارة وحساب إيراداتك ومصروفاتك، وكذلك ومعرفة صافي الدخل بشركتك بدقة؛ وبالتالي توفير الوقت والجهد اللازمين لفعل ذلك لتدخرهما لما هو أهم.

سهولة الاستخدام والمرونة

يبحث الجميع عن أي شيء سهل الاستخدام، ومن أهم ما يميز برامج المحاسبة أنها مرنة وسهلة الاستخدام.

إذ يتمكن أي شخص من العمل عليها دون تعقيدات، كما أن بعض البرامج منها يتوفر بها عنصر الحوسبة السحابية الذي يمكنك من إنجاز ومتابعة جميع الأعمال في أي زمان ومكان.

الربط والتناغم بين العمليات

يعزف العديد من الأشخاص عن الطرق التقليدية لإتمام عملية المحاسبة، ويتجهون إلى البرامج المحاسبية ويجدونها ملائمة لهم.

لأنها تتمكن من مناغمة وربط العمليات في مختلف الأقسام، بالإضافة إلى عرض المعاملات والبيانات المالية في دليل احترافي منظم للحسابات؛ مما يسهل على أصحاب الشركات والمؤسسات تتبع العمليات في حالات الرقابة المالية والمراجعة.

توفير الحماية والأمان للبيانات

تكمن أهمية البرامج المحاسبية في أنها توفر الحماية والأمان للبيانات.

ولكن لا تكن مغيبًا عن الوعي، وتختر ذلك البرنامج الذي لا يقدم حماية وأمنًا بنسبة 100٪.

إذ لا بد من اختيار برنامج يفرض قيودًا قوية على سرية بيانات العميل، وينسخ الملفات بشكل دوري، كما أنه يحدد صلاحية من يتمكن من الوصول إلى تلك البيانات؛ حتى تعزز حماية بيانات مؤسستك أو شركتك.

التحديثات الدورية بالبرنامج

تقدم برامج المحاسبة تحديثات دورية حتى تواكب النمو والتقدم المستمر الذي يحدث في وقتنا هذا.

وبالتالي تحفظ التقدم ومعدل التطور للشركة.

إصدار التقارير المطلوبة بسرعة

تعمل برامج المحاسبة على إصدار التقارير المطلوبة بسرعة، والحصول على نتائج دقيقة لأن المدخلات السليمة حتمًا ولا بد أن تقودنا إلى مخرجات ونتائج دقيقة.

لذا ستتمكن مع تلك البرامج من الحصول على تقارير ملخصة وموجزة عن الأداء في جميع أقسام الشركة؛ لتقيّمها وتحللها، وبالتالي اتخاذ أفضل القرارات حسب ما يمليه عليك احتياج شركتك.  

عيوب البرامج المحاسبية

كل شيء في هذا العالم له مزايا وعيوب، فعلى الرغم من مزايا تلك البرامج العديدة التي تساهم في تقدم الشركات.

فإن لها عيوب كذلك يمكن أن تقف عائقًا لدى العديد من الأشخاص، ومن بين تلك العيوب ما يلي: 

الافتقار للسهولة والمرونة

تفتقر العديد من برامج المحاسبة إلى السهولة والمرونة في عملها، إذ صُممت بعض البرامج لتلائم مجالًا بعينه دون الاهتمام بباقي المجالات المختلفة في السوق، فيجد المستخدم أن تلك البرامج لا تلبي كافة احتياجاته.

وأن واجهة الاستخدام معقدة بالنظام، وبالتالي هو بحاجة إلى كثرة التدريب حتى يتمكن من العمل عليه.

التكلفة

تعد التكلِفة أحد العوائق الرئيسة لبرامج المحاسبة، فعلى الرغم من قلة ارتباطها بمصروفاتك المختلفة.

فإنها أعلى من تكلفة مسك الدفاتر اليدوي، إذ إنه بالإضافة إلى التكلفة الأولية لشراء البرنامج، هناك تكاليف الصيانة، الاشتراك، الوحدات النمطية الإضافية، وتدريب الموظفين كذلك.

يمكن أن يصبح ذلك أمرًا شاقًّا لشركة صغيرة ذات ميزانية محدودة، ومع ذلك هناك بعض البرامج سهل الوصول إليها، وسعرها يلائم الجميع، مثل: برنامج قيود.

البطء وتكرار التوقف عن العمل

هناك بعض البرامج المحاسبية التي تكون بطيئة وتتوقف عن العمل أكثر من مرة، وبالتالي تستهلك وقتًا أكثر عند استخدامها بالرغم من أهمية الوقت لديك.

لذا يجب عليك اختيار برنامج مدعوم بالكثير من السيرفرات والخوادم السحابية المنتشرة والمؤمّنة بشكل كامل؛ لضمان سرعة نقل البيانات، وعدم التوقف عن العمل، فضلًا عن الحفاظ على انتظام سير العمل بالمؤسسة أو الشركة.

خدمة العملاء السيئة

هناك العديد من برامج المحاسبة خدمة العملاء الخاصة بها ليست بالمستوى المطلوب.

إذ يشكوا الجميع منها من تأخر الرد عليهم، وكذلك نقص مهارة مسؤولي الدعم الفني ونقص الكفاءة.

لذا لا بد الاهتمام بتلك المشكلة أيما اهتمام، واختيار برنامج محاسبي يلبي كافة متطلباتك في لمح البصر.

غياب إجراءات الأمان القوية

إن أي برنامج محاسبة لا يحتوي على إجراءات أمان قوية لحماية بيانات المؤسسة أو الشركة.

فإنه يعرّض تلك الشركات إلى تجربة محفوفة بالمخاطر، إذ يمكن أن تضيع الملفات والبيانات المهمة الخاصة بالعميل.

لذا ينبغي وضع هذه النقطة بعين الاعتبار عندما تود أن تختار برنامجًا محاسبيًّا لعملك.

عدم القدرة على الربط بين العمليات 

ذكرنا آنفًا في هذا المقال أن من مميزات البرامج المحاسبية قدرتها على الربط والتناغم بين العمليات.

ولكن في بعض الأحيان هناك بعض البرامج التي لا تتمكن من فعل ذلك، وهذا أكثر ما يعيب تلك البرامج.

إذ إن كل عملية تتم بداخل أقسام الشركة؛ فإنها حتمًا ولا بد أن تؤثر على العمليات التي بباقي الأقسام.

وبالتالي إصدار تقارير غير دقيقة، ولن تتمكن من رؤية مكانة شركتك بالتحديد.

غياب إصدار تحديثات دورية للبرنامج 

هناك بعض البرامج التي لا تعمل على إصدار تحديثات دورية لها بين الفينة والأخرى، وهذا سيؤثر سلبًا على العميل بلا ريب.

إذ ستجعله غير قادر على منافسة الشركات الأخرى، ويفقد مكانته في التقدم بصورة تدريجية.

أفضل برامج المحاسبة العالمية

يعد برنامج قيود أفضل برنامج محاسبة قد تستخدمه بشهادة المئات من العملاء، فهو ليس برنامجًا سحابيًّا فحسب.

إذ يقدم هذا البرنامج حماية البيانات على أعلى مستوى، والعديد من المميزات الأخرى التي من أهمها: 

• تقديم حل متكامل لتخطيط وإدارة المؤسسات بأحدث التقنيات.
• تسهيل إجراء العمليات التي تحدث دوريًّا.
• تحديث الملفات، وطرق تخزين الحسابات التي بالشركة.
• توفير العديد من خِيارات طرق الدفع المختلفة؛ مما يسهل الأمر على العملاء.
• توفير أرشفة إلكترونية.
• إجراء العمليات الحسابية بصورة دقيقة.
• الحصول على تقرير لحظي عن مبيعات الشركة أو المؤسسة.
• جمع الملفات التي بالشركة أو المؤسسة بدقة وسرعة فائقة في العمل.
• طباعة التقارير، البيانات، فضلًا عن الإحصائيات في أقل وقت ممكن.
• تقليل الأخطاء الناجمة عن إجراء العمليات الحسابية.
• نقل، وتخزين البيانات والملفات التي بالشركة بسهولة لا مثيل لها.

في الختام

يبدو أن مزايا البرامج المحاسبية تفوق عدد المساوئ، ومع ذلك هناك بعض المساوئ التي تكون رادعة للغاية بالنسبة لشركة ليس لديها موارد عالية جدًّا، مثل: التكلفة.

لذا لا بد من حسن اختيار تلك البرامج حتى تزداد إنتاجية شركتك أو مؤسستك، وتحصل على أرشفة إلكترونية، ودليل مرن للحسابات، وتقرير لحظي عن مبيعات المؤسسة أو الشركة.

بالإضافة إلى تقليل الأخطاء الناجمة عن إجراء العمليات الحسابية… وهلم جرًّا، ولكي تحصل على كل ذلك لا بد من إمعان النظر في تلك البرامج؛ حتى تتمكن من اختيار ما يلائمك.

في ختام حديثنا هذا، نود أن نبين لك أهمية قيود الذي يعد أفضل برنامج محاسبة يقدم لك سهولة وسلاسة في النظام، ويسهل إصدار أنظمة الفاتورة الالكترونية.

وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، وإدارة المبيعات، والعملاء، والحسابات بالكامل… إلخ في أي زمان ومكان بفضل النظام السحابي المتكامل الذي يقدمه.

في الأخير.. إن مميزات وعيوب البرامج المحاسبية عديدة، لذا هل فكرت أي البرامج يلائمك؟

إذًا جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا، وانظر بنفسك كيف سيتغير مستوى عملك.