ضوضاء المكاتب المزدحمة، ورقة الفاتورة الملتفّة بعناية في يدك، وعبء الإدخال اليدوي المتعب… هذه مشاهد تعودنا عليها في عالم الأعمال، ولكن هل يمكن أن تتخيل عالمًا، إذ تتحول الفوضى إلى سلاسة، والورق إلى بيانات رقمية متطورة؟ دعنا نغوص في عالم المستقبل الذي يحمل في طياته ثورة جديدة في مجال الأعمال: ثورة الفاتورة الإلكترونية، تتألف مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية من عملية تحويل البيانات المالية والتجارية إلى شكل إلكتروني يسهل تداوله وتخزينه، تبدأ الرحلة بإنشاء الفاتورة الإلكترونية، وإضافة التفاصيل اللازمة، ثم توجه إلى المستلم بواسطة البريد الإلكتروني أو نظام الرسائل القصيرة، وفي النهاية تسجل الفاتورة في قاعدة البيانات المركزية للحكومة أو الجهة المختصة.
مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية في السعودية
إن مراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية يتم عادة على مرحلتين، والتي يمكن اختصارها فيما يلي:
المرحلة الأولى
هي مرحلة الإصدار والحفظ التي بدأت في 4 ديسمبر 2021م، في هذه المرحلة، تُطبق الفوترة الإلكترونية على جميع الأشخاص الخاضعين للائحة الفاتورة الإلكترونية، بما في ذلك: أولئك الذين ينيبون عن المكلفين بإصدار الفواتير.
تصدر الفواتير الإلكترونية في هذه المرحلة بالطريقة ذاتها التي تصدر بها الفواتير التقليدية، ولكن من خلال استخدام نظام فوترة إلكتروني متوافق، ويجب أن تتضمن جميع العناصر المطلوبة وفقًا لنوع الفاتورة المحدد.
المرحلة الثانية
بدأت المرحلة الثانية في 1 يناير 2023م بشكل مرحلي، وفي هذه المرحلة، يتكامل الحل الإلكتروني مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ويجب أن تصدر بالصيغة المطلوبة وفقًا للمتطلبات المحددة.
يُشترط أن تكون الفواتير الإلكترونية متوافقة مع النظام المعتمد، وأن تحتوي على كافة المعلومات الضرورية والمطلوبة لتلبية احتياجات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
تنويه
تنتقل الفوترة الإلكترونية من خلال هذه المراحل؛ بهدف تحسين كفاءة ودقة عملية إصدار الفواتير، وتسهيل عمليات التحقق والمراجعة، وتحسين التواصل بين الأطراف المعنية، كما تهدف أيضًا إلى تقليل الاستخدام الورقي، وتحقيق توفير في التكاليف، والجهود المرتبطة بعملية الفوترة التقليدية.
ما هو نظام الفوترة السعودي؟
بعد أن علمنا ما هي مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية، يجب أن نعلم ما هو نظام الفاتورة الإلكترونية؟ وهو نظام يهدف إلى تحويل عملية إصدار الفواتير والإشعارات الورقية إلى عملية إلكترونية سهلة ومنظمة، يسمح هذا النظام بتبادل الفواتير، والإشعارات المدينة والدائنة بين البائع والمشتري بشكل إلكتروني وآمن، وذلك باستخدام تنسيق إلكتروني متكامل.
كل ما يخص الفاتورة الإلكترونية من أهمية
إن الانتقال إلى الفوترة الإلكترونية هو تطور مهم في عمليات الأعمال التجارية والمالية، هنا سأستعرض بعض النقاط الرئيسة التي تبرز أهمية هذا التحول:
تعزيز الشفافية والوفاء بمتطلبات الامتثال
تقدم الفاتورة الإلكترونية تتبعًا دقيقًا وشفافًا لعمليات الفوترة، إذ يمكن تسجيل كل خطوة وتحرك في سلسلة التوريد بشكل إلكتروني؛ مما يتيح ذلك للشركات، والجهات التنظيمية تحقيق متطلبات الامتثال المحلية والدولية بسهولة أكبر.
تقليل وتيرة عمليات التدقيق الضريبي
بالمقارنة مع الفواتير الورقية، يمكن لاستخدام مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية تسهيل عمليات التدقيق الضريبي، وتقليل الجهد المبذول فيها، إذ يمكن للسلطات الضريبية الوصول إلى البيانات الضرورية بسهولة وسرعة؛ مما يقلل من إجمالي الوقت والجهد المطلوب لإجراء التدقيق.
زيادة الكفاءة والدقة في إنشاء الفواتير
تتيح الفوترة الإلكترونية استخدام قوالب محددة مسبقًا، والتكامل مع أنظمة إدارة المخزون، والمبيعات؛ مما تقلل من الأخطاء البشرية، وتزيد من دقة وسرعة إنشاء الفواتير.
إنشاء قاعدة بيانات مشتركة لعمليات التدقيق
يمكن للفوترة الإلكترونية أن تساهم في إنشاء قاعدة بيانات مشتركة يمكن الوصول إليها من قبل الشركات، والموردين، والعملاء، والجهات التنظيمية؛ وبالتالي هذا يسهل عمليات التدقيق، ويزيد من الشفافية والثقة بين الأطراف المعنية.
خفض التكاليف
يمكن للفوترة الإلكترونية تقليل التكاليف المرتبطة بكل ما يخص طباعة الفاتورة وتوزيعها، وتخزينها، بالإضافة إلى تكاليف إدارة الأوراق، والمساحة المطلوبة لتخزينها، كما يمكن تقليل التكاليف المترتبة على عمليات التدقيق والتدويل.
تحسين التدفق النقدي
يمكن للفوترة الإلكترونية تسريع عمليات الدفع، وتحسين التدفق النقدي للشركات، إذ يمكن تقديم الفواتير الإلكترونية بشكل فوري، والمراقبة حالة الدفع، وتحصيل الأموال بشكل أسرع؛ مما يساهم ذلك في تحسين التدفق النقدي العام للشركة.
تحسين عملية إدارة البيانات
بوجود مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية، يمكن تخزين وإدارة البيانات بشكل أكثر فعالية وسهولة، إذ يمكن الوصول إلى الفواتير والبيانات ذات الصلة بسرعة ودقة؛ مما يساعد في تحسين عمليات اتخاذ القرارات، وإدارة الأعمال.
القضاء على الأنشطة الاحتيالية
توفر الفوترة الإلكترونية طبقة إضافية من الأمان والمصداقية، إذ يمكن اعتماد تقنيات التشفير والتوقيع الرقمي؛ للتأكد من صحة وأصالة الفواتير؛ وبالتالي الحد من فرص التزوير والأنشطة الاحتيالية.
طريقة اعتماد الفاتورة الإلكترونية في منشأتك
بعد أن علمنا مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية، يجب أن تعلم أن اعتمادها في منشأتك يتطلب القيام بخطوات محددة؛ لضمان تنفيذها بنجاح، وفيما يلي دليل خطوة بخطوة يمكنك اتباعه:
ابحث في الحلول المختلفة وقارن بينها
قم بإجراء بحث شامل عن الحلول المتاحة للفوترة الإلكترونية، قارن بين الميزات، والتكاليف، فضلًا عن التوافق مع احتياجات منشأتك.
اختر حلًّا آمنًا
بعد معرفتك مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية، تأكد من أن أي برنامج محاسبة الذي تختاره يوفر مستوى عالٍ من الأمان وحماية البيانات، تحقق من وجود تشفير البيانات، وآليات حماية الوصول والمصادقة.
ضع قابلية التوسع بعين الاعتبار
اختر حلًا يتيح لك توسيع القدرات في المستقبل، والجدير بالذكر أنك قد تحتاج إلى إضافة مزيد من المستخدمين، أو توسيع نطاق عملك؛ لذا تأكد من أن الحل يدعم هذه القابلية للتوسع.
إدماج نظام الفوترة مع أنظمتك الحالية
تحقق من توافق نظام الفاتورة الإلكترونية مع أنظمتك الحالية، مثل: نظام إدارة الأوراق المالية، أو نظام المحاسبة، وتذكر أنه يجب أن يكون النظام قادرًا على تبادل البيانات بسلاسة مع هذه الأنظمة.
اقراء ايضا: كيف تجهز منشأتك إلى المرحلة الثانية للفاتورة الإلكترونية؟
راجع مسارات عملك
قم بمراجعة وتحليل مسارات عملك الحالية لفهم كيفية تكامل الفوترة الإلكترونية فيها، ثم حدد العمليات التي يجب تعديلها، أو إعادة هيكلتها؛ لتناسب الفوترة الإلكترونية.
تعاون مع فريق تكنولوجيا المعلومات الخاص بك
قم بالتعاون مع فريق تكنولوجيا المعلومات في منشأتك لتنفيذ ودعم نظام الفوترة الإلكترونية، إذ يمكنهم مساعدتك في اختيار الحل المناسب، وضمان تكامله بشكل فعال مع بنية تكنولوجيا المعلومات الحالية.
تأكد من توافق البيانات
قبل تنفيذ الفوترة الإلكترونية، تأكد من توافق البيانات المطلوبة على الفواتير مع قوانين ومتطلبات الضرائب المحلية، تحقق من أن النظام الجديد يمكنه تضمين جميع البيانات الضرورية على الفواتير.
اختبر النظام الذي اخترته
قم بإجراءة النظام الجديد بعد تنفيذه؛ للتأكد من أنه يعمل بشكل صحيح وفقًا لاحتياجاتك، ولا تنسَ أن تقم بإجراء اختبارات واستعراض عملية إصدار الفواتير، وتحقق من صحة واكتمال البيانات المولدة.
تدريب الموظفين على العملية الجديدة
قم بتوفير تدريب شامل للموظفين على كيفية استخدام النظام الجديد للفوترة الإلكترونية، قد يتضمن ذلك: توضيح الإجراءات، والميزات الجديدة والتعليمات الخاصة بإصدار الفواتير.
مراقبة وتقييم الأداء
قم بمراقبة أداء النظام الجديد، وتقييم فعاليته على مدار فترة زمنية معينة، وأيضًا قم بجمع التعليقات من الموظفين والعملاء، واستخدامها لتحسين العملية، وتعديل النظام إذا لزم الأمر.
تنويه
إذا كنت تبحث عن برنامج محاسبة متكامل يضمن لك كل ذلك وأكثر؛ فبالتأكيد يظهر لك برنامج قيود في رأس القائمة، إذ إنه يضمن لك معرفة مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية، والقيام بالعمليات التقليدية بدلًا عنك؛ لتتفرغ لما هو أهم.
في الختام
عندما نلقي نظرة على مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية، نجد أنها تمثل أكثر من مجرد تبني تكنولوجيا جديدة في العمليات التجارية، إنها رحلة تحويلية تأخذنا إلى عالم يسوده التطور والتحسين المستمر، وتفتح أبواب الإبداع والتأثير في عالم الأعمال، فمع تطبيق هذا النوع من الفواتير؛ تتحقق الكثير من المزايا، مثل: تقليل الأخطاء البشرية، وتوفير الوقت والجهد، وتحسين سرعة التداول التجاري، وتعزيز الشفافية والأمان، بالإضافة إلى أنها طريقة حديثة للتعامل المالي والتجاري تجمع بين التكنولوجيا والإبداع، وتساهم في بناء مستقبل أكثر فاعلية وسلاسة؛ لذا لا تدع الجمود يحتجزك في الماضي، ولا تتردد في الانتقال إلى الفاتورة الإلكترونية واستكشاف ما يمكن أن يحمله لك من مزايا جديدة.
انضم إلى سباق التحول الرقمي، واستعد للتحسين المستمر والابتكار في أعمالك مع برنامج قيود، والجدير بالذكر أن البرنامج يقدم لجميع عملائه: أنظمة الفاتورة الإلكترونية، وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… وهكذا دواليك.
بعد معرفتك ما هي مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية؛ جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا، ودع الإبداع والتأثير ينيران طريقك، ويوجهانك نحو نجاح مستدام وتطور مستمر.
انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!
