محاسبة المبيعات ومحاسبة المشتريات

في عالم الأعمال الحديث، تعد المحاسبة أحد العناصر الأساسية في نجاح أي منظمة. ومن بين جوانب المحاسبة المهمة هو: محاسبة المبيعات ومحاسبة المشتريات للمؤسسات؛ فهي تمثل العمود الفقري لتحليل الأرباح والخسائر، وتطور الأعمال التجارية، ومع تطور التكنولوجيا، أصبح من الممكن الاستفادة من برامج المحاسبة المتقدمة، مثل: برنامج قيود المحاسبي؛ لتسهيل هذه العملية الحيوية بدلًا من الاعتماد على العمل اليدوي التقليدي والجداول الإلكترونية، إذ يمكن لهه أتمتة العملية بشكل كبير، وتوفير الوقت والجهد، كما أن استخدامه يعد ركيزة أساسية في تحقيق النجاح والاستدامة في عالم الأعمال، وفي هذه المقالة سنتعرف على كيفية حساب قيود المشتريات والمبيعات عبر هذا البرنامج؛ لذلك تابع معنا.

ما هي محاسبة المبيعات ومحاسبة المشتريات؟

تعد محاسبة المبيعات ومحاسبة المشتريات من العناصر الأساسية في الإدارة المالية لأي شركة؛ فهذه المحاسبة تمثل العمليات التي تسجل وتحلل وتراقب الأنشطة المالية المرتبطة ببيع السلع والخدمات، وكذلك بشراء المواد أو الخدمات التي تحتاجها الشركة لاستمرار نشاطها. 

محاسبة المبيعات

هي أحد أهم مكونات عملية إدارة الأعمال التجارية، إذ تركز على تسجيل وتحليل كافة المعاملات المتعلقة ببيع المنتجات أو الخدمات التي تقدمها الشركة، تشمل هذه العمليات العديد من الأنشطة المحورية، مثل:

• إصدار الفواتير.
• تسجيل المدفوعات. 
• حساب العمولات.
• تسوية بيانات المبيعات. 

مثال محاسبي على قيود المبيعات

لنفترض أن “شركة المستقبل التجارية” قامت ببيع بضاعة نقدًا بمبلغ 15.000 ريال سعودي؛ سيكون القيد المحاسبي لهذه العملية كما يلي:

الحساب	المدين (ريال)	الدائن (ريال)
النقدية	15.000
المبيعات		15.000

• • حساب النقدية: سُجل هذا المبلغ في الجانب المدين؛ لأنه يمثل زيادة في النقدية المتاحة للشركة.

• المبيعات: سُجِّل المبلغ في الجانب الدائن؛ لأنه يمثل الإيراد المتحقق من عملية البيع.

الجدير بالذكر أن هذا القيد يعكس أن الشركة استلمت 15.000 ريال نقدًا مقابل بيع البضائع، وهذا يؤدي إلى زيادة النقدية المتاحة في الشركة، وفي الوقت ذاته يزيد من إيرادات الشركة بقيمة المبيعات المحققة.

محاسبة المشتريات

على الجانب الآخر، تركز محاسبة المشتريات على العمليات المتعلقة بشراء السلع والخدمات التي تحتاجها الشركة؛ لتسيير أعمالها، والجدير بالذكر أن هذه المحاسبة تتضمن:

• تسجيل المشتريات. 
• إدارة الموردين. 
• تحليل التكاليف. 
• التسوية مع السجلات المالية الأخرى.

مثال محاسبي على قيود المشتريات

نفترض أن شركة “س” قامت بشراء بضاعة بقيمة 5.000 ريال سعودي نقدًا، ستُسجل هذه العملية في دفاتر الشركة باستخدام القيد المحاسبي التالي:

الحساب	المدين (ريال)	الدائن (ريال)
المخزون	5.000
النقد		5.000

• المخزون (المدين): سُجل 5.000 ريال سعودي كمدين في حساب المخزون؛ مما يعكس قيمة البضاعة التي أضافتها الشركة إلى مخزونها.
• النقد (الدائن): سُجل 5.000 ريال سعودي كدائن في حساب النقد؛ مما يشير إلى أن الشركة دفعت هذا المبلغ نقدًا.

كيفية حساب محاسبة المبيعات ومحاسبة المشتريات عبر برنامج قيود 

عندما يتعلق الأمر بحساب المشتريات والمبيعات من خلال برنامج قيود المحاسبي، هناك عدة خطوات وإجراءات يجب اتباعها، سأوضحها لك تباعًا في هذه الفقرة.

لكن أولًا دعنا نعرف ما هي قيود الشراء والبيع؟ هي باختصار مجموعة من القواعد والتنظيمات التي تحكم عمليات الشراء في الأسواق المالية، تفرضها السلطات المالية والتنظيمية، بينما يمكن تلخيص خطوات حساب المشتريات والمبيعات عبر برنامج قيود كما يلي:

إعداد البيانات الأساسية

قبل أن تتمكن من حساب محاسبة المبيعات ومحاسبة المشتريات عبر برنامج قيود، يجب إدخال البيانات الأساسية للزبائن والموردين في البرنامج.

قد يتطلب ذلك إدخال معلومات، مثل: اسم الشركة، العنوان، رقم الهاتف، بالإضافة إلى طرق الدفع المفضلة.

إنشاء الفواتير والطلبيات

بعد إدخال البيانات الأساسية، يمكنك إنشاء فواتير المبيعات وطلبيات الشراء في البرنامج، ولا بد من تحديد تفاصيل الصنف المباع أو المشترى، مثل: الوصف، الكمية، السعر… وكذلك أي خصومات إن وجدت.

تسجيل المشتريات

لتتمكن من معرفة طبيعة حساب المشتريات، لا بد من تسجيلها في برنامج قيود عندما تقوم بشراء سلع أو خدمات من موردين.

يتضمن ذلك إدخال تفاصيل الفاتورة، مثل: اسم المورد، تاريخ الشراء، السلع المشتراة، الكمية، والسعر.

تسجيل المبيعات

عند بيع سلع أو خدمات للزبائن، يجب تسجيلها في البرنامج المحاسبي؛ لتتمكن من معرفة طبيعة حساب المبيعات.

الجدير بالذكر أنه قد يكون لديك خيارات مختلفة، مثل: إنشاء فاتورة فورية، أو تسجيل المبيعات عن طريق إدخال تفاصيل الفاتورة يدويًا، وتذكر أنه لا بد تسجيل تفاصيل الصنف المباع، الكمية، السعر، وأي خصومات.

تسجيل المدفوعات والاستلامات

لتتمكن من حساب محاسبة المبيعات ومحاسبة المشتريات لمؤسستك، يجب تسجيل المدفوعات والاستلامات المتعلقة بها.

عندما تدفع للموردين، أو تستلم من الزبائن، يجب تسجيل هذه المدفوعات والاستلامات في برنامج قيود المحاسبي، بالإضافة إلى تحديد طريقة الدفع، أو الاستلام، مثل: النقد، الشيك، التحويل البنكي… إلخ.

إعداد القوائم المالية

بعد تسجيل المشتريات، والمبيعات، والمدفوعات، والاستلامات، يمكنك إعداد القوائم المالية اللازمة في برنامج قيود المحاسبي.

يمكنك توليد قائمة الدخل؛ لرؤية إجمالي المبيعات، والتكاليف، والأرباح، كما يمكنك توليد قائمة الأرصدة؛ للتحقق من الأرصدة المستحقة للموردين والزبائن.

مراجعة البيانات

من المهم مراجعة البيانات المسجلة في البرنامج بشكل دوري؛ للتحقق من صحتها ودقتها، إذ يجب التأكد من أن جميع المشتريات، والمبيعات، والمدفوعات، والاستلامات سُجلت بشكل صحيح ولا توجد أخطاء.

حساب تكلفة المشتريات عبر برنامج قيود 

لا بد من معرفة الفرق بين المشتريات والمبيعات بالنسبة لحساب التكلفة، وفي هذه الفقرة سنتعرف على كل واحدة منهما تباعًا بشيء أكثر تفصيلًا عما سبق:

• إنشاء حساب المشتريات: أنشئ حسابًا للمشتريات، وقم بتسميته: “مشتريات” أو “سلع مشتراة” أو ما يلائمك.
• إدخال الفواتير الشرائية: يجب إدخال جميع الفواتير الشرائية، يتضمن ذلك: تفاصيل المورد، وتاريخ الشراء، والمبلغ الإجمالي للفاتورة.
• تعيين التصنيفات: يمكن تعيين التصنيفات المناسبة للمشتريات في البرنامج، تقسيم المشتريات إلى فئات مختلفة بناءً على نوع السلعة المشتراة.
• تسجيل الدفعات: عندما تُدفع الفواتير الشرائية، يجب تسجيل الدفعات المقابلة في البرنامج.

لمن يتساءل: حساب المشتريات دائن أم مدين؟ ففي هذه الحالة يُعين حساب المشتريات كحساب مدين، وحساب الخزينة، أو حساب البنك كحساب دائن، وتذكر أن برنامج قيود يتمكن من حساب المشتريات في شجرة الحسابات بكل سهولة ويسر؛ لذلك جربه الآن.

الجدير بالذكر أنه بفضل هذا البرنامج، يمكنك إعداد تقارير مفصلة حول المشتريات، توضح إجمالي المشتريات في فترة زمنية محددة، تفاصيل كل فاتورة، شراء، الموردين الذين قمت الشراء منهم، وأي معلومات إضافية تحتاجها لتحليل البيانات المالية.

كيف يمكن حساب المبيعات عبر البرنامج؟

لحساب المبيعات عبر برنامج قيود المحاسبي، هناك عدد من الخطوات الأساسية التي يجب اتباعها، والتي يمكن تلخيصها فيما يلي:

إنشاء حساب المبيعات

في البداية، يجب إنشاء حساب خاص بالمبيعات في برنامج قيود المحاسبي، يمكن تسمية هذا الحساب بـاسم “حساب المبيعات” أو “الإيرادات”، ويُعد فرعًا تحت حساب الدخل.

تسجيل العمليات التجارية

بمجرد توفر الحساب المناسب، يمكن تسجيل العمليات التجارية التي تؤدي إلى تحقيق المبيعات، فعلى سبيل المثال: إذا قامت الشركة ببيع سلعة لعميل، يمكن تسجيل هذه العملية بإدخال معلومات، مثل: تاريخ البيع، اسم العميل، وقيمة المبيعات في البرنامج.

تعيين أرقام الحسابات

يعتمد برنامج قيود على نظام ترقيم الحسابات المحاسبية، إذ تُعيّن أرقام فريدة لكل حساب، بحيث تُميز، وتُصنّف وفقًا للفئات المحاسبية المختلفة.

للتوضيح، لا بد من تعيين رقم الحساب المناسب لحساب المبيعات، وتسجيله في البرنامج.

إعداد التقارير المالية

يعد برنامج قيود قادرًا على إعداد التقارير المالية المختلفة، بما في ذلك: تقرير المبيعات، هذا التقرير يعرض مجموع المبيعات التي سُجلت في فترة زمنية محددة، مثل: الشهر، أو الربع السنوي أو السنة. 

يمكن استخدام هذا التقرير لتحليل أداء المبيعات، واتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات المالية.

يجب ملاحظة أن طريقة حساب محاسبة المبيعات ومحاسبة المشتريات وتسجيلها في البرنامج قد تختلف بين الشركات حسب طبيعة أعمالها، وهيكلها المحاسبي الخاص، وقد يتطلب الأمر أيضًا تخصيص إعدادات البرنامج وفقًا لمتطلبات الشركة، واللوائح المحاسبية المعمول بها.

كيفية إضافة فاتورة المشتريات عبر برنامج قيود المحاسبي

يمكنك إنشاء فاتورة مشتريات عبر برنامج قيود باتباع الخطوات التالية:

• الدخول إلى الفواتير: من القائمة المنسدلة للمشتريات، اختر “الفواتير”، ثم اضغط على علامة (+) لإنشاء فاتورة جديدة.

• إدخال تفاصيل الفاتورة: قم بكتابة رقم المرجع لفاتورة الشراء، وإضافة وصف للفاتورة إن رغبت.

• تحديد المورد: إذا كان المورد مسجلًا مسبقًا؛ فيمكنك اختياره من القائمة.

• • أما إذا كان جديدًا؛ اضغط على (+) لإضافة مورد جديد مع إدخال كافة البيانات المطلوبة.

• شروط الدفع: يمكنك التعديل على شروط الدفع من خلال الضغط على (تعديل شروط الدفع) حسب احتياجاتك.

• تحديد الموقع: حدد الموقع الذي ستشتري أو تستلم المنتجات منه.
• إضافة المنتجات أو الخدمات: اختر المنتجات أو الخدمات المطلوبة وحدد الكمية المشتراة.  

• تعديل سعر المنتج: في حال كان السعر غير ثابت أو يختلف من مورد لآخر؛ يمكنك تعديل سعر المنتج مباشرة من الفاتورة.

  

• • تحديد الضريبة: إذا كانت السلعة خاضعة لضريبة القيمة المضافة؛ فحدد نسبة الضريبة المناسبة.

• الشروط والأحكام: اكتب الشروط والأحكام الخاصة بالفاتورة.

  

• إذا كنت ترغب في توحيد الشروط والأحكام لكافة الفواتير، يمكنك القيام بذلك عبر “إعدادات فواتير الموردين” في الإعدادات العامة.

• إضافة مرفقات: يمكنك إضافة مرفقات للفاتورة إذا لزم الأمر.

• حفظ الفاتورة: بعد إكمال الفاتورة، اضغط على “حفظ وموافقة” لحفظها بشكل نهائي، أو اختر “حفظ كمسودة” إذا كنت ترغب في تعديلها لاحقًا. 

  

ملاحظة

لا يمكنك تعديل الفاتورة بعد الضغط على “حفظ وموافقة”، ولكن يمكنك نسخها، وحذف الفاتورة الأصلية إذا لزم الأمر.

• إدارة الفواتير: بعد حفظ الفاتورة، ستنتقل إلى صفحة إدارة الفواتير التي تتكون من:

• الرسم البياني: يعرض تصنيف فواتير الشراء حسب حالتها (دفعت جزئيًا، دفعت بالكامل، موافق عليها، إلخ).

• خانات البحث: يمكنك البحث وتصنيف الفواتير حسب معايير محددة.

• قائمة الفواتير: تتواجد أسفل خانات البحث، وتتيح لك خيارات مختلفة مثل عرض الفاتورة، طباعتها، تحميلها كملف PDF، دفع الفاتورة، ونسخها.

كيفية إضافة فاتورة مبيعات عبر برنامج قيود المحاسبي

يمكنك إنشاء فاتورة مبيعات عبر برنامج قيود باتباع الخطوات التالية:

• الوصول إلى صفحة إنشاء الفاتورة: من القائمة المنسدلة للمبيعات، اضغط على علامة (+) بجانب “الفواتير”.

ستُنقل تلقائيًا إلى صفحة إنشاء فاتورة جديدة.

• إدخال المعلومات الأساسية للفاتورة:

• رقم مرجعي: إدخال رقم مرجعي خاص بالفاتورة.

• وصف الفاتورة: يمكنك إضافة وصف للفاتورة، والذي سيظهر للعميل.

• إدارة السداد والخصومات: يمكن سداد الفاتورة عبر خانة السندات، مع إمكانية إنشاء سند جديد أو استخدام سند سابق.

• الخصم: لتطبيق خصم، يستخدم حساب “خصم مسموح به”.

  

• إضافة مرفقات ومعلومات إضافية: يمكنك إرفاق مستندات بالفاتورة.
• لربط الفاتورة بمشروع أو مراكز تكلفة، يمكنك تعبئة الحقول الإضافية في “المعلومات الإضافية”.

  

• حفظ الفاتورة: اختر “حفظ و موافقة” لحفظ الفاتورة بشكل نهائي (لا يمكن التعديل بعد ذلك إلا بنسخها وحذف الأصلية).

  

• سداد الفاتورة: بإمكانك سداد الفاتورة من علامة الدفع، أو من خلال استخدام سند سابق الموجود من خلال إضافتها في سندات العملاء.

  

• إدارة الفواتير: بعد الحفظ، يتم تحويلك إلى صفحة إدارة الفواتير، التي تتضمن:

• الرسم البياني: لتصنيف الفواتير حسب حالتها (دفعت جزئيًا، دفعت، موافق عليها …).

• خانات البحث: لتمكين البحث وتصنيف الفواتير بناءً على معايير محددة.

• قائمة فواتير المبيعات: تبدأ أسفل خانات البحث، وتعرض تفاصيل الفواتير.

  

كيفية استخراج تقرير ملخص المشتريات والمبيعات من البرنامج

استخراج تقارير المبيعات والمشتريات باستخدام برنامج قيود يُعد أمرًا بسيطًا ومهمًا لإدارة الأنشطة التجارية بكفاءة، إذ يمكن للمستخدمين الحصول على هذه التقارير من خلال اتباع الخطوات التالية:

• الوصول إلى التقارير: ابدأ بالضغط على قسم “التقارير” في واجهة برنامج قيود.

  

 

• من هناك، اختر تقرير “ملخص المبيعات والمشتريات”.

  

• اختيار الفترة الزمنية: بعد الدخول، ستتاح لك إمكانية تحديد الفترة الزمنية التي تريد الحصول على تقرير عنها.
• إظهار المنتجات غير المخزنة: إذا كنت ترغب في تضمين المنتجات غير المخزنة في التقرير، يمكنك تفعيل هذا الخيار.
• إعداد التقارير: يمكنك اختيار إظهار تقرير المبيعات والمشتريات بشكل منفصل أو مجتمع؛ مما يسمح لك بمقارنة البيانات بشكل أفضل.
• تصدير التقرير: إمكانية تصدير التقرير إكسل بالضغط على كلمة “تصدير” الموجودة في أعلى يسار الشاشة.

  

أهمية حساب محاسبة المبيعات ومحاسبة المشتريات عبر برنامج قيود 

يساعد برنامج قيود في تنظيم وتسجيل جميع العمليات المالية المتعلقة بالمشتريات والمبيعات؛ مما يوفر العديد من الفوائد والمزايا للشركة، والتي يمكن اختصارها فيما يلي:

تتبع وتسجيل جميع المعاملات المالية 

أولاً وقبل كل شيء، يمكن استخدام برنامج قيود لإنشاء فواتير البيع، وشراء المواد والمنتجات، وتسجيل المبالغ المدفوعة والمستلمة، وتعقب حركة الأرصدة؛ وبالتالي هذا يسهل عملية المراجعة والمراقبة المالية، ويوفر للشركة رؤية دقيقة للعمليات المالية الحالية والماضية.

توفير معلومات قيمة

ثانيًا، إن حساب محاسبة المبيعات ومحاسبة المشتريات يوفر للشركة معلومات قيمة لاتخاذ القرارات الاستراتيجية، فمن خلال: تحليل بيانات المشتريات والمبيعات؛ يمكن للشركة تحديد السلع والخدمات الأكثر ربحية، وتحديد العملاء الأكثر إنتاجية، بالإضافة إلى تحليل اتجاهات السوق واحتياجات العملاء.

تسهيل إعداد التقارير المالية والضريبية  

يمكن لبرنامج قيود توليد تقارير مالية مفصلة تتضمن معلومات، مثل: إجمالي المبيعات، تكلفة المشتريات، وكذلك الأرباح والخسائر، هذه التقارير ضرورية لتلبية متطلبات الإفصاح المالي والضريبي، وتسهل تقديم الإقرارات الضريبية بسهولة ودقة.

تقليل الأخطاء البشرية 

عند استخدام برنامج قيود لتسجيل المعاملات المالية؛ يُقلل الاعتماد على العمل اليدوي، ومن ثم تقليل فرص وقوع أخطاء إدخال البيانات؛ وبالتالي هذا يضمن دقة أكبر للبيانات المالية، ويسهم في تحسين جودة التقارير المالية.

تعزيز كفاءة العمليات

بدلًا من الاعتماد على العمل اليدوي الذي يستغرق وقتًا طويلاً ويتعرض للخطأ؛ يمكن للبرنامج تنفيذ العمليات بشكل أكثر فعالية وسرعة؛ ونتيجة لذلك، يحاول الموظف بتركيز جهوده على مهام أخرى مهمة داخل الشركة؛ مما يعزز الإنتاجية العامة.

في الختام

يمكننا القول أن حساب محاسبة المبيعات ومحاسبة المشتريات عبر برنامج قيود المحاسبي يمثل خطوة حاسمة في تحقيق النجاح المالي لأي منظمة، يوفر هذا البرنامج القوة والدقة في تسجيل وتتبع العمليات المالية؛ مما يسهل عليك إدارة الموردين، ومراقبة التكاليف، وتحليل الأداء المالي.

يجعلك أيضًا قادرًا على التركيز على استراتيجيات النمو وتطوير الأعمال بدلاً من إنفاق وقتك وجهودك في الأعمال المالية الروتينية؛ مما يمكنك من اتخاذ قرارات مالية مستنيرة بناءً على تحليل دقيق للأرقام والبيانات، وتحديد النقاط القوية والضعف في أداء الشركة، إذ تكمن قوته في تحويل الأعمال المحاسبية المعقدة إلى عمليات سهلة ومنظمة؛ لذلك إن استخدام هذا البرنامج يمنحك الثقة والقدرة على اتخاذ القرارات المالية الصحيحة، وتحقيق نتائج إيجابية لشركتك.

لا تتردد في استغلال فوائد هذا البرنامج المحاسبي المتقدم لتحسين إدارة أعمالك وتحقيق النجاح المالي، والجدير بالذكر أن هذا البرنامج يقدم لك نظام نقاط البيع، والمخازن، وكذلك أنظمة الفاتورة الإلكترونية بأسعار لا مثيل لها. 

عزيزي القارئ، إن حساب المشتريات والمبيعات لم يكن يومًا بهذه السهولة والدقة، ولكن برنامج قيود المحاسبي يجعلها واقعًا؛ لذا جرِّب قيود الآن مجانًا، قرابة أسبوعين، وانظر حينها بنفسك ماذا يمكنه أن يفعل.

انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!