لا تخلو شركة أو مؤسسة تعمل على مشروعات تجارية أو خدمية أو صناعية من دفاتر المحاسبة الخاصة بها، فهي التي تعد مرجعًا أساسيًا لمعاملات الشركة المالية، كما أنها تساهم في اتخاذ القرارات في المؤسسات، وتعتبر مستندات قانونية معتمدة يؤخذ بها في حالة المنازعات القضائية، فلمَ اكتسبت تلك الدفاتر كل تلك الأهمية؟ ولمَ تختلف أنواعها ولا تعتبر موحدة في سائر المؤسسات؟ هذا ما نوضحه من خلال مقالنا، مع توضيح أهم أنواع الدفاتر المحاسبية ومنحك نبذة بسيطة عن طريقة إعداد تلك الدفاتر على نظام قيود المحاسبي.
ما هي دفاتر المحاسبة
دفاتر المحاسبة Accounting Books هي أداة رئيسية يعتمد عليها المحاسب لتسجيل كافة معاملات الشركة المحاسبية والمالية في وقت حدوثها، مرفقة بمستندات ثبوتية تساعد على رصد كل تفاصيل القيود التي تتم خلال اليوم المالي للشركة؛ من أجل تفادي حدوث أخطاء قد تسبب ضياع حقوق الشركة أو العملاء أو العاملين، كما أنها تكون مثبتة وداعمة لما تعلنه الشركة من تطور الأعمال أو وجود عوائق فيها، ولا يعتد بدفتر واحد لتسجيل معاملات المؤسسات؛ بل هناك أنواع مختلفة من الدفاتر المخصصة لكل نوع من المعاملات.
تُستخدم الدفاتر المحاسبية لفترات طويلة نسبيًا ويتتابع التسجيل فيها يومًا بعد يوم لتتمكن إدارة الشركة من تحديد مدى ملائمة الاستراتيجيات المتخذة من قبلها أو فشلها، كما أن تلك الدفاتر قد تخدم المؤسسات أو الأفراد لمتابعة أعمالهم واستثماراتهم؛ لأنها تعد مصدرًا واقعيًا لتحصيل البيانات والمعلومات التي تدخل في التقارير المالية التي تساعد في تحليل الأداء واتخاذ القرارات الملائمة للشركة.
أنواع الدفاتر المحاسبية
تمتلك الشركات التزامات مالية متعددة ومصادر دخل متنوعة، بالإضافة إلى مشروعات عديدة يجب متابعة نفقاتها وإيراداتها، وبفضل ذلك توجد أنواع مختلفة من الدفاتر المحاسبية في أي شركة أو مؤسسة تجارية أو خدمية أو صناعية، ومن هذه الدفاتر ما يلي:
دفتر الأستاذ
هو سجل مالي أساسي يتم تسجيل كل معاملات الدفاتر اليومية فيه، ويجب أن يتواجد في كل أنواع المؤسسات، ويتواجد أيضًا مع رجال الأعمال لمتابعة مشروعاتهم واستثماراتهم، ويحتوي على حسابات مثل الأصول والخصوم والإيرادات والنفقات وحقوق الملكية، وهي تحمل أرقامًا تنظم العمليات المحاسبية حسب أنواعها، كما أنه شامل لكافة معاملات الشركة المالية لذا يعتبر ضروريًا في أي منشأة، ويُعتمد عليه لإعداد الموازنة العامة للمؤسسات ورصد أي بيانات مالية مطلوبة في الشركة، ويتفرع منه دفاتر أخرى فرعية يأتي بيانها كما يلي:
دفتر الأستاذ العام General Ledger
هو الدفتر الذي يتم تسجيل المعاملات المالية الخاصة بالشركة فيه بشكل مختصر، تمهيدًا لتضمينها في الدفاتر اليومية الملائمة تفصيليًا، وهو يشتمل على كافة معاملات السنة المالية ويتم افتتاحه في بدايتها وإغلاقه في نهايتها، وينحدر منه ما يلي:
دفتر الأستاذ الفرعي Subsidiary ledger of the general ledger
يتضمن هذا السجل بيانات مالية ومحاسبية تفصيلية للأصول والالتزامات قصيرة الأجل التي تتحملها الشركة، كما أنه يتضمن أيضًا حسابات الأصول الثابتة والمطلوبات طويلة الأجل التي تتعامل فيها المؤسسة.
دفتر الإيصالات النقدية اليومية Cash Receipt Journal
يختص بجمع البيانات التي تعبر عن عمليات البيع النقدية التي تتم في الشركة ولا يتضمن عمليات البيع بالائتمان كما يشمل تفاصيل الديون والمستحقات التي يتم توريدها للشركة.
دفتر المصروفات النقدية اليومية Cash Disbursement Journal
هو السجل الذي يتم تسجيل أي معاملات مالية تم صرفها من خزينة الشركة خلال اليوم فيه، وهو سجل خاص بالمصروفات فقط سواء تمت لشراء احتياجات الشركة أو لسداد الديون المقررة عليها.
دفتر الأستاذ الدائن Creditor ledger
يتم استخدامه لتسجيل المشتريات التي تمت باستخدام الخطط الائتمانية للدفع أو الخطط طويلة الأجل، لإثبات مواعيدها وأوقات استحقاق الأموال.
دفتر الأستاذ المدين Debtor ledger
هو الدفتر الذي يتم تسجيل العمليات التي تمت بالدين فيه، سواء كانت عمليات بيع لأفراد أو شركات، ويتم تسجيلها مؤرخة مع توضيح تفاصيلها فيه.
دفتر الأستاذ المساعد Assistant Ledger
سجل آخر من سجلات الأستاذ يتم تدوين المعاملات المالية والمحاسبية فيه بصورة تفصيلية، ويتضمن معاملات الأصول الثابتة وحسابات العملاء، بالإضافة إلى تفاصيل واضحة لكل المعاملات التي يتم تسجيلها في دفتر الأستاذ العام، وتندرج تحته بعض الدفاتر المحاسبية الأخرى، وهي كما يلي:
دفتر الأصول الثابتة Fixed Assets Subsidiary Ledger
هو السجل الذي يتم تحديد قيم الأصول المملوكة للشركة من خلاله، وبذلك يُعتمد عليه لتسجيل تفاصيل الاستهلاك الخاص بتلك الأصول وتكلفة تجديدها أو النفقات التي تتم عليها وقيمتها الدفترية.
دفتر العملاء Accounts Receivable Subsidiary Ledger
دفتر تفصيلي خاص بكل ما يتعلق بالعملاء من معاملات مالية وائتمانية وخصومات ومدفوعات وغير ذلك؛ وما يميز هذا الدفتر أنه يفرد لكل عميل رصيده الخاص والمنفصل عن أرصدة الشركة.
دفتر الموردين Accounts Payable Subsidiary Ledger
في هذا الدفتر تتم متابعة كافة عمليات البيع والشراء التي تتعلق بالتجار الذين يتم الشراء منهم والتعامل معهم والاعتماد عليهم في توفير احتياجات الشركة.
دفتر التكاليف Cost Subsidiary Ledger
يتابع هذا السجل تكاليف الإنتاج الخاصة بالشركة، كما يهتم بسداد النفقات التي تتحملها الشركة لتوفير المواد التشغيلية والمواد الخام، والهدف منه هو معرفة التكلفة التي تتكبدها الشركة لإتمام العملية الإنتاجية لمنتج أو خدمة تقدمها، مما يساعدها على تقرير أي السلع يمكن تخفيض نفقاته أو رفع مبيعاته لزيادة الأرباح.
دفتر المخزون Inventory Subsidiary Ledger
يهتم برصد المواد الخام والأدوات التي يُعتمد عليها لتقديم الخدمات التي تعمل الشركة على توفيرها، مع تحديد كمياتها ومدى كفاية مخزونها لتتمكن الشركة من متابعة مدى توافرها لمنع نفادها وتسيير الإنتاج كما ينبغي.
دفاتر اليومية العامة Daily Books
هي الدفاتر التي يتم تسجيل البيانات فيها يومًا بيوم، سواء كانت عمليات بيع أو شراء، نفقات أو إيرادات، وبعد ذلك يتم ترحيلها إلى دفتر الأستاذ، وهو يحدد المصروفات والإيرادات التي وردت للشركة، كما يحدد السلع التي تم بيعها وما تم شراءه من خامات وأدوات وغيرها، ويفيد في متابعة تنفيذ خطط الشركة وتحليل أدائها في الحفاظ على رأس المال والتسويق الفعال.
دفتر المشتريات اليومية Purchase Day Book
سجل يتم الاحتفاظ فيه ببيانات عمليات الشراء التي لم تتم نقدًا، مع الاحتفاظ بالفواتير التي تثبت عمليات الشراء واستحقاق الأموال للشركة لقاء السلع أو الخدمات التي قدمتها، مع توضيح تواريخ الاستحقاق.
دفتر المبيعات اليومية Sales Day Book
نوع آخر من السجلات اليومية يقوم على تسجيل عمليات البيع التي تتم ائتمانيًا وليس نقدًا، ويتم تسجيل كل المعاملات المثبتة بالفواتير فور إتمامها.
دفتر المرتجعات اليومية Return Inward Book
وفيه يتم تسجيل تفاصيل البضائع التي يتم إرجاعها بسبب تلفها أو وجود خطأ فيها أو ما سوى ذلك، وحين استلام فواتيرها وإرجاعها وتسجيلها في الدفتر يستلم العميل الذي أرجعها إشعارًا دائنًا بذلك.
دفتر الجرد Inventory Book
سجل يستخدم محاسبيًا في متابعة العمليات التي تتعلق بالأصول التي تمتلكها الشركة وكذلك مخزونها من السلع والخامات والأدوات، مع تحديد الكمية والتكلفة مع القيمة الحالية وتاريخ استلامها، لتحديد مدى كفاءة البيع ونجاح الخطط البيعية والتسويقية في المؤسسة.
الدفاتر المحاسبية الحكومية
النظام المحاسبي العام في المملكة العربية السعودية يحتوي على دفاتر تشتهر باسم “الدفاتر الحكومية” وهي سجلات تُستخدم في تسجيل القيم والبيانات المالية كالمعتاد، بل إن بعضها هو نفسه المعمول به في المؤسسات غير الحكومية مثل دفتر اليومية ودفتر الاستاذ، لكنها تحتوي أيضًا على سجلات أكثر تفصيلًا، منها:
دفتر الأصول الثابتة
يتم تسجيل كل ما يعد من الأصول الثابتة للمؤسسة أو الحكومة فيه، مثل المعدات المستخدمة للإنتاج والمباني وغيرها، وهو مهم لإدارة الأصول؛ مما يجعله أداة أساسية للحفاظ على رأس مال المؤسسات.
دفتر الحسابات الختامية
سجل خاص بالحسابات التي تتم في نهاية العام المالي، ويعد بمثابة سجل للبيانات المستخدمة في إعداد التقارير الختامية التي تعطي نظرة شاملة للأداء الذي قدمته المؤسسة خلال العام المنتهي.
دفتر الإيرادات
يهتم هذا السجل برصد كافة المدخولات الواردة للمؤسسة أو الحكومة، وذلك مع اختلاف مصادرها، ويساعد على فهم السيولة الواردة إلى المؤسسة وتحديد مصادرها ودراستها لتمكين الإدارة من اتخاذ القرارات الصحيحة.
دفتر المصروفات
سجل مهمته مراقبة كل العمليات المالية التي صدرت عن الحكومة أو المؤسسة في هيئة نفقات، ومن الضروري تسجيل كل قنوات الإنفاق فيه؛ لضمان عدم تخطي الميزانية المقررة للحكومة وعدم التأثير على رأس المال واستنزافه.
دفتر المراقبة المالية
ينظم هذا الدفتر المعاملات المالية ضمن قواعد وحدود معينة، لضمان الالتزام الكامل بالخطط المالية المقررة، بالإضافة إلى كونه مرجع رسمي يثبت دقة المعاملات المالية وطريقة سريانها.
دفتر الالتزامات
يختص بالماليات التي ينبغي على المؤسسة أو الحكومة سدادها، بما فيها الديون، ومع تسجيلها فيه مع مواعيد استحقاقها يضمن هذا الدفتر سداد المديونيات في مواعيد استحقاقها دون تأخير.
دفتر الموازنات
أي تفاصيل تخص الموازنات التي تضعها المؤسسة لتسيير أعمالها يتم تقييدها في هذا الدفتر، كما يتم تسجيل المراجعات اللازمة لها، فهذا الدفتر يعد أداة تضمن شفافية الموازنات الموضوعة، كما يعتبر مرجع معتمد حين المسائلة القانونية أو طلب الأوراق الثبوتية.
أهمية الدفاتر المحاسبية في المؤسسات التجارية
بعدما تطرقنا لذكر عدد من الدفاتر المحاسبية الضرورية في المؤسسات المختلفة يجب أن نعلم لمَ يعد وجود دفاتر المحاسبة في المؤسسات ولدى المستثمرين مهمًا؟ يمكننا أن نقول أن الأهمية التي تحوزها تلك الدفاتر تعود للأسباب التالية:
- الدفاتر المحاسبية تساهم في تنظيم الأعمال والأمور المالية في المؤسسات، وتسجيل كل عملية مالية بمواعيدها وقيمتها كما هي.
- هذا النوع من السجلات يساعد على حفظ حقوق كل الأطراف المعنية بالعمل في الشركة سواء عملاء أو عاملين أو الإدارة.
- تتمكن المؤسسات من تحقيق النجاح عبر اهتمامها بدفاتر المحاسبة، لأنها تقدم للشركة رؤية شاملة لسريان الأعمال، مما يساهم في تفادي الأخطاء واستغلال الفرص.
- تعتبر تلك السجلات مستندات تضمن تحقيق الثقة بين المؤسسة والمجتمع وكذلك الشفافية بينهما، كما تساهم في وضع تقارير تقدم معلومات يمكن الاستناد عليها في الخطط المستقبلية للشركات.
- تمكنك السجلات من معرفة مستوى التقدم الذي أحرزته الشركة، أو تحديد وصولها إلى نقطة التعادل أو حتى الخسائر التي قد تحدث إذا استمرت الأعمال على نفس النحو، لذا يمكن استخدام تلك التحليلات في تعزيز فرص نجاح الشركة ودرء مخاطر الفشل عنها.
- تدل الدفاتر على مستوى الأمان المالي في الشركات، كما تكشف أي عمليات تلاعب في الحسابات أو احتيال، لذا تساعد على الحفاظ على استقرار المؤسسة وأمانها المالي.
كيف تستخدم دفاتر المحاسبة بفاعلية
لتتمكن من ضمان عمل دفاتر المحاسبة بصورة صحيحة وتسجيل القيم فيه بسهولة ويسر وإخراج البيانات منه عليك فعل ما يلي:
- تحديد هيكلية محاسبية ملائمة لطبيعة عمل المؤسسة وحجمها قبل البدء في إعداد سجلاتها.
- استعمال نظام قيود المحاسبي لتتمكن من تسجيل البيانات في مواعيدها السليمة وبسهولة ويسر.
- وثق تفاصيل المعاملات وبالنظام المتبع لتتمكن من حفظ المعلومات بنظام واسترجاعها حين الحاجة.
- راجع سجلاتك بانتظام للتحقق من وجود توازن بين البيانات المسجلة فيها.
- استفد من قدرة نظام قيود على تحليل البيانات لتتمكن من اتخاذ القرارات الأصلح لمؤسستك.
كيفية استخدام دفاتر المحاسبة في نظام قيود المحاسبي
يقدم لك نظام قيود أسهل طريقة ممكنة لتسجيل القيود المحاسبية الخاصة بشركتك من خلاله، وفيما يلي نقدم لك طريقة تسجيل البيانات في دفتر الأستاذ ودفتر القيود وملخص المبيعات والمشتريات.
طريقة تسجيل البيانات في دفتر الأستاذ
هذا السجل يختص برصد حركة الحسابات وتسجيل القيم فيها بصورة يومية، ولكل حساب عدد من الصفحات يلائم نشاطه، ويتم تسجيل البيانات فيه، على أن تكون القيم المدينة في الجانب الخاص بها، والقيم الدائنة في الجانب المخصص لها، وهنا يكون رصيد الحساب هو الإجمالي النهائي للمبالغ التي تمت إضافتها على الحساب.
وبالتالي حين تنقر على “عرض صافي الحركة للسنة المالية” مع اختيار التاريخ الخاص بالرصيد الختامي يتم عرض التفاصيل المطلوبة.
تسجيل البيانات في دفتر القيود
عليك البدء بتسجيل كل القيود التي تتم في النظام بصورة فورية دون تأخير أو تأجيل، وذلك بطريقة القيد المزدوج؛ لذا عليك اختيار التقارير من القائمة الجانبية ثم اختيار دفتر القيود للبدء في تسجيل القيم المالية الخاصة بالمؤسسة.
إعداد تقرير
ملخص للمبيعات والمشترياتيُعتمد هذا التقرير لمتابعة متوسط الأسعار والكميات المطلوبة ومتابعة التغذية العكسية للعملاء بعد البيع، ويمكنك تفعيله من خلال النقر على التقارير، وبعدها اختيار ملخص مبيعات ومشتريات، ثم تحدد الفترة المطلوبة لتبدأ في تسجيل البيانات.
في الختام
دفاتر المحاسبة أدوات بالغة الأهمية في المؤسسات، تحافظ على استقرارها وتؤمنها ضد المخاطر، ولتتمكن من تسجيل كافة معاملات شركتك سحابيًا اختر نظام قيود المحاسبي الذي يمكنك من الحصول على الفائدة التي ترغبها وأكثر، ويمكنك تجربة نظام قيود لمدة 14 يوم مجانًا لتتعرف عليه بصورة أفضل، وهذا دون الحاجة إلى إدخال بيانات بطاقتك الائتمانية.
انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!
