لكي تتمكن المؤسسات والدول والكيانات المختلفة من تحقيق أهدافها يجب أن تتمكن من إدارة مواردها المالية بشكل صحيح وفعال، وهذا ما تساعدها الموازنة على تحقيقه، لأنها عملية حصر لكل المصادر والموارد التي يمكنها تحقيق دخل للمؤسسة، مع تحديد النفقات الواجب سدادها خلال فترة الموازنة، فاكتشف مع خبراء نظام قيود المحاسبي كيفية إعداد موازنة شاملة والاستفادة منها لنجاح إدارتك المالية.

تعريف الموازنة Budget

هي تخطيط مالي مفصل يوضح مصادر الأموال وطرق إنفاقها لفترة معينة من الزمن، وقد توضع الموازنة لمؤسسة أو منزل أو مشروع خاص أو حتى دولة كاملة، فهي خطة تُظهر كيف تتم إدارة الأموال الخاصة بك من حيث كسبها وإنفاقها، وذلك بهدف التركيز على تحقيق أهداف معينة خلال تلك الفترة، وتنظيم عملية الإنفاق.

أنواع الموازنة

للموازنة عدة تصنيفات تختلف بناءً على الكيان الذي تستخدم لتنظيم أداءه المالي مع اعتبارات أخرى، ومن أهم أنواعها:

أنواع الموازنة من حيث الوقت

تأتي تلك الأنواع حسب الوقت الذي يتم تخطيط المعاملات المالية خلاله، وفي هذا التصنيف تأتي أنواع الموازنة كما يلي:

الموازنة قصيرة الأجل

هي الموازنة التي توضع لإدارة الدخل والنفقات لمؤسسة ما خلال فترة لا تتخطى عام واحد، ويتم وضعها بناءً على أهداف معينة، ثم العمل على تحقيق الخطط اليومية التي تساعد على الوصول إلى تلك الأهداف. 

الموازنة طويلة الأجل

يقصد بها التنبؤ بإيرادات المؤسسة ونفقاتها لفترة تتراوح بين 3 إلى 5 أعوام، وتناسب المشروعات الكبيرة وعمليات الاستثمار وتوسيع الأعمال.

الموازنة المستمرة

هذه الموازنات يتم تحديثها دوريًا، وذلك بعد تقسيم العام الواحد إلى أشهر أو أرباع (فترات مالية منتظمة) وهذا ما يجعلها أكثر مرونة وإيجابية في اتخاذ القرارات.

أنواع الموازنة من حيث نشاط المؤسسة

توضع هذه الموازنات حسب مستوى نشاط المؤسسة الإنتاجي والتسويقي، وأنواعها كما يلي:

الموازنة الساكنة (الثابتة) 

هو النوع الثابت من الموازنات، ويقصد بذلك أنها توضع على اعتبار أن نشاط المؤسسة ثابت لا تغيير فيه على مدار الفترة التي تم وضعها خلالها، وهذه الموازنة غير قابلة للتغير حتى إذا تغير مستوى نشاط المؤسسة.

الموازنة المرنة

توضع حسب مستوى نشاط المؤسسة كسابقتها، لكنها تتغير مع تغير مستوى النشاط، مما يجعلها أفضل من حيث رصد الأداء الفعلي للمؤسسة وتوفير المتطلبات المالية بناءً عليه.

أنواع الموازنة من حيث التكاليف

يتم تخصيص هذه الموازنات وتنظيمها حسب قنوات الإنفاق الخاصة بالمؤسسة، وطريقة استفادتها من الأرباح وما تمتلكه من موارد وأصول، وأنواع الموازنة في هذا التصنيف تتمثل فيما يلي:

الموازنة الرأسمالية

توضع للتنبؤ بالتكاليف الخاصة بالمشروعات الاستراتيجية الكبيرة، وتساعد على التأكد من أن المؤسسة يمكنها الحفاظ على الإيرادات المتوقعة من أجل الإنفاق على تلك المشروعات حتى انتهائها.

الموازنة التشغيلية

تأتي في صورتين أولاهما موازنة الإيرادات التي تتوقع المؤسسة تحقيقها من خلال أعمالها، وموازنة النفقات والتكاليف التي تضع المؤسسة خطتها لتغطيتها.

الموازنة التكليفية

مخطط مالي لتوقع التكاليف المادية التي تتحملها المؤسسة خلال فترة محددة، بهدف تحسين استغلال الموارد المالية بأفضل صورة ممكنة.

أهداف الموازنة

يتم إعداد الموازنة وتخطيطها تفصيليًا في المؤسسات على اختلاف أنواعها، والدول أيضًا، ومن ذلك يتضح أن لها أهداف منها:

• التخطيط المالي الجيد، فانتظام المعاملات المالية والحفاظ على الأموال من الإهدار من أقوى الوسائل التي تُعين المؤسسة على تحقيق أهدافها، وهذا ما تهدف إليه خطط الموازنات بصورة عامة.

• مراقبة الإنفاق في المؤسسة وتحديد البنود التي يتم تحمل تكاليفها مع تصفية قنوات الإنفاق.
• منع حدوث خسائر مالية في الشركات بسبب التكاليف غير المدروسة، وذلك عبر وضع المخطط المالي الذي يساهم في الحفاظ على توازن عملية الإنفاق في مقابل الإيرادات.
• تساعد الموازنات في اتخاذ القرارات المالية الأكثر توافقَا مع موارد المؤسسة، والتي تساهم في تحقيق الأهداف دون التسبب في إهدار الأصول وإفلاس الشركات.
• التركيز على الأهداف الرئيسية للمؤسسة ورسم خطط التوسع بمسؤولية.

أهمية الموازنة

هناك أسباب عديدة تجعل تخطيط الموازنة أمر بالغ الأهمية، ونذكر من تلك الأسباب ما يلي:

إدارة الموارد في المنشأة 

تساهم الموازنات في رصد كافة مصادر الدخل، وهي كلها موارد تساعد المؤسسة على الربح، ومع وضع الموازنة تتم إدارة تلك الموارد بأفضل صورة ممكنة والحفاظ عليها من الإهدار.

اتخاذ القرارات الأفضل

حينما تُقبل المؤسسة على الدخول في مشروع استثماري جديد فإن الموازنة تصبح بمثابة مجهر يمكنها من رؤية ما تحتاجه للمشروع من نفقات وموارد وخلافه، وما تتمكن من تحقيقه من أهداف من هذا المشروع وغيره، وهذا ما يجعل اتخاذها للقرارات أوضح وأكثر مسؤولية.

مراقبة المعاملات المالية وأداء الشركة

ويتم ذلك عبر تحديد تكاليف العمليات الإنتاجية مع السلبيات التي تواجه المؤسسة سواء في الإنتاج أو التسويق أو غير ذلك، وهذا ما يساعد على وضع خطط أفضل لتفادي العقبات وتحسين إنتاجية الشركة ومبيعاتها.

الحفاظ على الشفافية

توضع الأهداف الخاصة بالمؤسسة في موازنتها العامة، مما يساعد على التركيز عليها وتحديد دور كل موظف  ومساهمته في تحقيق تلك الأهداف، مما يمنع عنصر المفاجأة في الأحداث الداخلية أو مصادر الإنفاق غير المتوقعة.

عناصر الموازنة

عند وضع الموازنة يجب أن تتضمن العناصر التالية:

• الإيرادات التي تحصل عليها الشركة، من المبيعات والشراكات وغير ذلك.
• التكاليف التي تحتاج الشركة لسدادها لقاء استمرار الأعمال.
• الاستثمار في الأصول أو النفقات التي تخصص لمعدات الإنتاج أو المباني أو غيرها.
• الوقت الذي تغطيه الموازنة الموضوعة.
• التنبؤات والتوقعات التي قد تؤثر في الأداء المالي للشركة.

مراحل إعداد الموازنة العامة

الموازنة هي مخطط تنظيمي مالي لأي كيان أو مؤسسة -مع تضمين الدول- ولكن الموازنة العامة هي التي تخص الحكومات وتقوم على تخطيط إيرادات الدول ونفقاتها، وهي قانونية مرتبطة بالمخطط الزمني لأهداف الدولة، كما تمر بـ 4 مراحل، وهي:

التحضير

مرحلة مبدئية لوضع الموازنة وتتحمل مسؤوليتها السلطات التنفيذية، وتوضع مع الاستعانة بما تمكنت الدولة من تحقيقه خلال العام المنقضي، وعليه يتم تحديد نسب الزيادة والنقصان في الإيرادات ثم وضع الموازنة العامة بالاستناد على ما تم تحقيقه من إيرادات فعلية بالدولة.

الاعتماد

هنا تأتي المرحلة الثانية التي يختص بها السلطة التشريعية بالدولة، حيث يتم استلام مخطط الموازنة العامة قبل بدء العام المالي والاطلاع عليه وإرساله للمجالس النيابية التي يمكنها خفض بعض النفقات، وليس من صلاحياتها إضافة أي قناة إنفاق جديدة.

التنفيذ

يتم نشر الموازنة في المصادر الرسمية، وتطبيقها حسب ما نصت عليه في كل الوزارات.

التقييم

تراقب السلطة التشريعية أداء الموازنة وما تم الحصول عليه من إيرادات وما بدأت فيه الدولة من مشاريع واستثمارات، وقياس مدى نجاح الموازنة وتغطيتها للنفقات الضرورية والأساسية، مع التأكد من تطبيقها بالصورة المطلوبة.

ما هي قواعد الموازنة العامة

عند وضع الموازنة العامة يجب الالتزام بعدة قواعد تنظيمية، وهي:

• السنوية: وهي قاعدة تُلزم الدولة بوضع خطة مالية لعام مالي واحد، ثم تجديدها بعد انتهاءه، مع تحديثها بما يتوافق مع الاحتياجات والمتطلبات.
• العمومية: تشمل الموازنة كافة مصادر الدخل وأوجه الإنفاق بالدولة.
• الوحدة: تقديم عريضة واحدة بالموازنة كاملة تتضمن كافة إيرادات الدولة وتكاليفها.
• التوازن الحسابي: قاعدة تنص على تنظيم الإنفاق بحيث يكون متوازن مع الإيرادات لمنع العجز والفائض.
• عدم تخصيص العائدات: لا يجب تخصيص إيرادات الدولة لقنوات إنفاق محددة، بل كافة الإيرادات مخصصة للإنفاق على كل المتطلبات.

ملحوظة: كل هذه القواعد لها استثناءات في حالات خاصة.

كيف يتم إعداد الموازنة

إعداد الموازنة يتطلب المرور بعدة خطوات منظمة لضمان قابليتها للتنفيذ واستنادها على وقائع، وهذه الخطوات تتمثل في التالي:

البيانات التاريخية

يقصد بذلك العودة إلى موازنات العامين السابقين على الأقل -أو موازنتين في حال كانت الموازنات طويلة الأجل- لوضع تنبؤات بناءً على التجربة خلال هذه الأعوام وتحديد أوجه الإنفاق ومصادر الدخل.

وضع التنبؤات

بالاستناد على ما تم استخلاصه من الموازنات السابقة يتم وضع التنبؤات الجديدة والمرتبطة بالأهداف المطلوب تحقيقها من الموازنة الجديدة.

تحديد العوامل المؤثرة في الموازنة

يجب توافر رؤية استراتيجية واضحة للسوق وآلية عمل المؤسسة؛ لتحديد العوامل الداخلية والخارجية التي قد تؤثر في تطبيق الموازنة، مع وضع خطط للتغلب على أي تأثيرات سلبية محتملة وأخذ آراء المستثمرين وأصحاب الأعمال في الاعتبار، والتي تسلط الضوء على الفرص المستقبلية التي قد تستفيد منها المؤسسة.

التوزيع المالي

يُقصد بذلك تحديد المبلغ الذي سيتم إنفاقه على كل نشاط يتم داخل المؤسسة، على أن تتم دراسة الاحتياجات المالية لتلك الانشطة وعدم وضع الأرقام بدون دراسة.

المراجعة والتحليل

وهي مرحلة يتم خلالها التأكد من أن الأرقام التي تستند عليها التنبؤات صحيحة ومرتبطة بالأهداف المطلوب تحقيقها.

تنفيذ مخطط الموازنة

توزيع مخطط الموازنة على كل الأقسام مع التأكد من تنفيذها بشكل صحيح ومتابعة النتائج.

مثال على إعداد الموازنة

في شركة الراشدي لتجارة المنتجات الورقية تحتاج الإدارة إلى خطة موازنة للعام المالي 1446، وحين تم توكيل المحاسب الإداري بالعمل قام بما يلي:

• تحديد مصادر دخل الشركة بالكامل من عمليات بيع ومساهمات وشراكات وغيرها، وقد بلغت ما قيمته 1500000 ريال كدخل منتظم، بالإضافة إلى 150000 ريال مصدر دخل غير منتظم، وذلك خلال العام 1445.
• تسجيل كل المصروفات والتكاليف في الشركة من رواتب ومصاريف تشغيل وإنتاج وغيرها، وقد بلغت حوالي 1250000 ريال، بالإضافة إلى 50000 ريال مصروفات غير منتظمة في عام 1445.

وعليه تم وضع الموازنة للعام 1446 كالتالي:

قائمة الدخل	الدخل في عام 1445 (فعلي)	الدخل عام 1446 (تقديري)	نسبة التغير
إجمالي الإيرادات	1,650,000	1,750,000	%
إجمالي النفقات	1,300,000	1,000,000	%
مجمل الربح	350,000	750,000	%

وقد خطط المحاسب لتحسين قيمة الربح الصافي عبر وضع الأهداف التالية:

• استخدام خطط تسويقية أقل تكلفة، كالتسويق الإلكتروني.
• دراسة المنافسين وتطوير المنتجات بما يتوافق مع احتياجات العملاء.
• التوسع في السوق وتعزيز التجارة الإلكترونية.
• تعزيز الشراكات بين المؤسسة والكيانات المستفيدة الأخرى وتحسين جاذبيتها للاستثمار.

أخطاء يجب تجنبها عند إعداد الموازنة

عند وضع الموازنة لمراقبة الأداء والإنفاق المالي يجب تجنب عدد من الأخطاء التي تسبب فشل الموازنة وبالتالي إهدار موارد المؤسسة، ومن هذه الأخطاء:

• عدم وضع تخطيط واضح وواقعي مرتبط بالأرقام والحقائق.
• إهمال متابعة تنفيذ الخطة المالية الموضوعة أو عدم تعديلها بما يتوافق مع تغيرات تحدث في الشركة.
• الابتعاد عن تخصيص مبلغ مالي من ضمن الموازنة لتغطية النفقات غير المتوقعة، مثل حالات الطوارئ.
•  الاعتماد على القروض بدلًا من السيولة المتوفرة في الشركة.
• إهمال استعمال الأساليب الصحيحة لإعداد الموازنة.
• عدم ذكر تفاصيل الإيرادات والنفقات التي تتحملها المؤسسة.

ما الفرق بين الميزانية والموازنة

على الرغم من أن الميزانية Balance Sheet والموازنة Budget مخططان ماليان يساهمان في إدارة الأموال بكفاءة إلا أنهما لا يعبران عن نفس الشيء، وفي الجدول التالي نوضح أهم الفروق بينهما:

وجه المقارنة	الميزانية Balance Sheet	الموازنة Budget
التبعية	الميزانية تابعة لمسؤوليات المحاسب المالي.	الموازنة تابعة لمسؤوليات المحاسب الإداري.
طبيعة المخطط	مخطط مالي قائم على نسب حقيقية مبنية على إحصائيات سابقة.	مخطط مالي تنبؤي قائم على توقعات لم تحدث بعد.
وقت التخطيط	نهاية العام المالي.	بداية العام المالي.
المكونات	الأصول. الخصوم. صافي الأصول.	الإيرادات المتوقعة. المصروفات المتوقعة. صافي الربح المتوقع.
الأهمية	قياس الأداء المالي.	تنظيم الأداء المالي مستقبلًا.
الهدف	توضيح الوضع الاقتصادي وتحقيق الشفافية.	توقع حجم الإيرادات المستقبلية.

التحديات التي قد تواجهها عند تقدير الموازنة

بعض العوامل قد تؤثر سلبيا في الموازنة أثناء إعدادها، من بينها ما يلي:

• التقدير المستند على عوامل غير ثابتة، أو حدوث شيء غير متوقع يجعل الموازنة متقلبة.
• نقص المعلومات بسبب القيود.
• تضارب المصالح ورغبة كل قسم في الحصول على موارد مالية أكثر حتى إذا تم ذلك على حساب الأقسام الأخرى.
• قلة العاملين وعدم توافر الخبرات الكافية.

برامج إعداد  الموازنة

برنامج قيود المحاسبي من أهم برامج إعداد الموازنة على اختلاف أنواعها، فهو برنامج ذكي يمكنك من إجراء التخطيط التنبؤي بواقعية مع الاستناد على الأرقام التي تم تحقيقها في السنوات الفائتة، لذا يساعد على إدارة الإيرادات والنفقات بكفاءة ويساهم في وضع موازنات مؤتمتة وقابلة للمتابعة والتقييم، كما يقدم العمليات المحاسبية الكافية التي تجعل التخطيط المالي أكثر سهولة وبساطة.

في الختام

بادر بتجربة نظام قيود مجانًا لمدة 14 يوم لتتمكن من إعداد الموازنة الشخصية أو الخاصة بشركتك بسهولة تامة، ولا تنس اختيار الباقة الملائمة لك.

انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!