التسوية البنكية Bank Reconciliation هي عملية محاسبية يمكن من خلالها تفسير الاختلافات والفروق بين القيم المالية الظاهرة في كشف الحساب البنكي والقيم المدرجة في دفاتر المؤسسة خاصة “دفتر الأستاذ العام”، وهي تُستخدم لاكتشاف الأسباب التي تجعل القيم تختلف ما بين السجلات وبعضها، وكشف أي ديون لم تسددها الشركة مع الانتباه لعمليات الاحتيال التي قد تتعرض لها الشركة، وتحديد المواعيد التي تتمكن فيها المؤسسة من سداد التكاليف الواقعة على عاتقها واستلام الأموال المودعة في حسابها مؤخرًا، ومن هذا المنطلق نقدم لك أمثلة عن إجراءات التسوية البنكية كما نضيف نماذج مذكرة تسوية البنك التي تستخدمها لإجراء تسوية البنك.
ما هي التسوية البنكية أو مذكرة تسوية البنك؟
يُقصد بعملية التسوية البنكية Bank Reconciliation المقارنة بين الأرصدة والمعاملات المالية التي تتم على حسابات المؤسسات في الخارج، باستخدام البيانات والقيم التي تم تسجيلها في “دفتر الأستاذ العام” بغرض تحديد الأسباب التي أدت لاختلاف القيم المسجلة للحسابات عن المبالغ الموجودة فيها واقعيًا.
يتم استخدام مذكرة تسوية البنك في تحليل الأرصدة وكشف الأسباب التي تؤدي لاختلاف أرصدتها في كشف الحساب عن المقيم المقيدة قي الدفاتر الخاصة بالمنشأة، وذلك لتحديد البنود التي تم إنفاق النقدية فيها مما سبب اختلاف القيم بين الدفاتر والكشوف.
غالبًا ما يختلف رصيد الحساب البنكي في كشف الحساب عنه في دفاتر الشركة؛ بسبب عمليات لم تتم بعد، أو تمت ولم يتم تسجيلها أو ما شابه ذلك، لذا يتم الافتراض أن الرصيد المدرج في دفاتر المؤسسة هو الواقعي والصحيح؛ بينما ظهور الاختلافات لأسباب مختلفة عن ذلك يتطلب تعديل الحسابات وفحص قنوات الإنفاق للتوصل إلى المبلغ الصحيح وإضافته كأموال نقدية أو مستندات تثبت إنفاقه.
أمثلة حول التسوية البنكية
حين يظهر الاختلاف بين سجلات الحسابات يجب على مختصي قسم المحاسبة أن يقوموا بفحص الدفاتر وكشف الحساب ومراجعة العمليات الأخيرة التي تمت على الحساب؛ لتفسير سبب الاختلاف بين القيم في الحساب والدفتر، وذلك بطريقة تُعرف باسم التبسيط أو تسوية البنك إلى الدفاتر، ومثال ذلك كما يلي:
مذكرة تسوية بنكية لشركة المكي
- اسم الشركة: المكي.
- رصيد حساب الشركة في كشف الحساب بتاريخ (12 صفر 1445) = 3,214,605 ريال.
- رصيد الشركة في دفتر الأستاذ العام بتاريخ (12 صفر 1445) = 2,985,312 ريال.
بمراجعة الحساب الجاري الخاص بالشركة تبين التالي:
|
| مذكرة تبسيط وتسوية رصيد كشف حساب البنك إلى الدفاتر بتاريخ 12 صفر 1445 | |
| إجمالي الرصيد “بناءً على كشف الحساب” | 3,214,605 ريال. |
| الإيداعات التي لم يتم تسجيلها | 100,000 ريال. |
| الشيكات التي لم تُقدم للبنك |
|
| الرصيد الصحيح بتاريخ 12 صفر 1445 | 3,214,605 ريال. |
| الرصيد المدرج في دفاتر الشركة بتاريخ 12 صفر 1445 | 2,985,312 ريال. |
| مصروفات البنك التي لم يتم تسجيلها في دفاتر المؤسسة | 10,5 ريال. |
| مصروفات أخرى | 605,5 ريال. |
بعد الانتهاء من إعداد مذكرة تسوية رصيد البنك والدفاتر إلى الرصد الفعلي ننتقل إلى قيود التسوية، وهي كما يلي:
| التاريخ 12 صفر 1445 700 ح/ النقدية بالبنك. 700 ح/ إيرادات ومصروفات. 100 ح/ مصروفات بنكية. 100 ح/ النقدية بالبنك. |
أهمية التسوية المصرفية
هناك عدد من الأسباب التي تفسر أهمية التسوية البنكية، وتوضح فوائد التسوية في البنك بشكل أفضل، وهذه الأسباب تتمثل في:
تحديد مستوى التدفق النقدي
المعاملات المالية في أي مؤسسة هي عمل أساسي يمكن تحديد خطواتها المستقبلية بناءً عليه، وحين إجراء تسوية كشف الحساب بالقيم المسجلة في الدفاتر الخاصة بالمؤسسة تتمكن الشركة من فهم المعاملات المالية الخاصة بها بصورة أفضل، وتحدد ما تحتاج لسداده في الوقت الفعلي كما تتمكن من احتساب أرباحها وأفضل المصادر التي تحصل عليها منها.
تحقيق الثقة
الاختلاف في القيم بين الدفاتر وكشوفات الحساب قد يسبب اتخاذ قرارات غير مبنية على أسس صحيحة، مما يضع الشركة في مواجهة مشكلات جمة مع الوقت، مثل سداد مبلغ لا يسهُل على الشركة تحمله في الوقت الحالي أو تفويت فرصة شراء واحد من الأصول التي تتوفر بمزايا كبيرة وسعر منخفض في هذا الوقت.
كشف الاحتيال
الفروق الظاهرة في القيم المالية بين الحسابات والدفاتر تجعل المختصين يقومون بالمراجعة كما ذكرنا، وهنا تظهر المعاملات المالية غير المبررة التي قد تُعني حدوث احتيال، والأمر شبيه بإنفاق مبلغ 350 ريال على إصلاحات تمت في الشركة وتم إصدار السند بهذا المبلغ، ثم وُجد مسجلًا في الدفتر بقيمة 390 ريال.
إظهار الديون
ربما تسقط بعض الفواتير من دائرة الانتباه في إدارة الشركة، ولكن الفارق بين الحسابات يُظهر أي فواتير لم يتم سدادها أو مستحقات لم تُدفع بعد، وهذا ما يجعل التسوية البنكية تُظهر أي أموال لم يتم دفعها لمستحقيها للإسراع بسدادها أو وضع خطة تساعد على ذلك.
شروط التسوية البنكية
من المهم أن تتعرف على 3 مصطلحات أساسية في أي عملية تسوية بنكية تقوم بإجرائها، لتتمكن من فهم الاختلافات بين القيم المالية وتتمكن من إجراء التسوية البنكية بسلاسة وسهولة، وهذه المصطلحات هي:
المبلغ المعلق
هو الرصيد الذي تم استلامه في الشركة بالفعل لكن لم تتم معالجته في النظام المركزي بعد، فعلى الرغم من إتمام تسليمه إلا أن الرقم في الحساب المصرفي كما هو ولم يتم تغييره بعد صرف المبلغ.
فحص NSF
يشير هذا إلى عملية مالية تتم على الرغم من عدم وجود رصيد كافي في الحساب، وهنا لا يظهر على الحساب أي تغيير في الرصيد بينما لن يتمكن الشخص من تمام العملية بسبب عدم كفاية المبلغ.
الإيداع في العبور
يقصد بهذا إيداع الأموال في البنك في نهاية يوم عمل، ما يعني أنها لا تظهر على النظام قبل يوم العمل التالي، كما يُقصد أيضًا حالات أخرى مثل إرسال المال عبر البريد في عملية لم يتم تسجيلها بعد، وهذا ما يسبب ظهور مبلغ غير حقيقي في رصيد الشركة، ومختلف عن الرصيد المذكور في كشف حسابها.
خطوات تنفيذ التسوية البنكيه
لتتمكن من مراجعة حساب شركتك وتنفيذ التسوية البنكية عليك القيام بالخطوات التالية:
- مقارنة رصيدك المذكور في كشف الحساب بالرصيد المسجل في دفاتر الشركة المحاسبية، وحدد هل يوجد اختلاف بينهما أم لا.
- دقق في العمليات المالية المذكورة في كشف الحساب والتي تم تنفيذها من حسابك أو إيداعها إليه، خاصةً الفوائد والرسوم المفروضة على حسابك البنكي.
- عد إلى دفتر شركتك ودقق المعاملات النقدية التي تمت فيه ولا تهمل أي تفصيلة لتتمكن من كشف أي عملية لم يتم تسجيلها أو سُجلت قبل تنفيذها.
- اضبط رصيد حسابك، وستعرف أن الأيام القليلة التالية تحمل لك زيادة أو نقصًا في حسابك حسب المعاملات التي تمت منه.
نموذج مذكرة تسوية البنك
هناك نماذج مختلفة لمذكرة تسوية البنك، وفيما يلي أبرز نموذجين للتسوية البنكية بصيغة Dox و PDF لتتمكن من التعديل عليها حسب حسابات شركتك، أو طباعتها والعمل عليها كما هي:
- حمل النموذج 1 بصيغة Dox من هنا.
- حمل النموذج 1 بصغة PDF من هنا.
- حمل النموذج 2 بصيغة Dox من هنا.
- حمل النموذج 2 بصيغة PDF من هنا.
كيفية إجراء التسوية البنكية مع قيود
يمكنك استخدام ميزة التسوية البنكية من قيود وإعداد مذكرة تسوية البنك بسهولة، للتدقيق في معاملاتك المالية بخطوات بسيطة تتمثل في:
- انتقل إلى موقع قيود من هنا وسجل دخولك.
- اضغط على “المحاسبة” من القائمة الجانبية.
- تجد قائمة منسدلة تحت خيار المحاسبة في نهايتها خيار جودة المحاسبة، اخترها.
- ستظهر أمامك واجهة جديدة فيها خيار “عمليات التدقيق”، فاختر منه إنشاء عملية تدقيق.
- ابدأ بكتابة اسم العملية المطلوب إضافتها، وعليك اختيار نوع التدقيق “تسوية بنكية”.
- حدد حساب الشركة المطلوب تسويته، وخصص الفترة التي تريد تسويتها بنكيًا.
- تظهر أمامك واجهة تعرض لك قيمة رصيدك الافتتاحي، وهنا عليك التحقق من تطابق القيمة المعلنة مع كشف الحساب الذي تم استلامه من البنك.
- لتتمكن من مطابقة القيمة عليك النقر على “رفع ملف” لإضافة كشف الحساب البنكي.
- اختر الملف المطلوب رفعه بالنقر على “حمل ملفك هنا”.
- عليك ربط رؤوس الجدول، وذلك عبر تحديد التاريخ المطلوب التسوية فيه، مع تحديد المبالغ التي تم خصمها من الحساب أو التي تمت إضافتها إليه.
- من المهم الانتباه إلى أن التاريخ يحتاج لضبط الصيغة الكاملة بتطابق تام مع النظام، لذا اختر صيغة “تاريخ” وحدد الموقع على أن يكون “المملكة المتحدة” ومن ثم اختر صيغته 12- 5- 2024.
- تحتاج أيضًا لضبط تصنيفات الأموال التي تود تحليلها ما بين دائن ومدين، وذلك عبر صيغة الكشف البنكي، لتسهيل مطابقة البيانات والتأكد من دقتها، وهنا سيتم الاختيار بين الصيغ كما يلي:
- دائن ومدين إن كان الحساب يستخدم تلك الصيغة لتصنيف الأموال.
- (+ / -) إن كان الكشف يعبر عن الحسابات المدينة بالموجب، والمبالغ الدائنة بالسالب.
- قيمة أو نوع إن كان يتم الإشارة إلى المدين كقيمة، والنو كدائن.
- بذلك يتم رفع كشف الحساب الذي اخترته، ويبدأ تحليل البيانات لاكتشاف أي فروق في القيم ومعالجتها، وبعد ذلك تكتمل عملية التسوية البنكية بنجاح.
- ادرج التاريخ المخصص لإنهاء عملية التسوية، وهي خطوة غير إلزامية، وبعدها راجع القوائم وإن أردت تغيير عناوينها يمكنك ذلك.
في الختام
عملية التسوية البنكية ضرورية لكشف معاملات المؤسسات المالية، مما يمنحها الثقة والشفافية الكاملة ويمهد لها الطريق لاتخاذ قرارات مالية مناسبة، ولعمل مذكرة تسوية البنك على يد خبراء عليك استخدام نظام قيود المحاسبي الذي يتيح لك تجربته مجانًا لمدة 14 يوم، بدون الحاجة إلى تسجيل بيانات بطاقة الائتمان الخاصة بك، وهذا مع الاستمتاع بكل مميزات النظام ودون الحاجة إلى تثبيت البرنامج على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، فبادر بالتجربة الآن، ولا تتردد، وسنكون في انتظار رأيك في النظام بعد استخدامه.
انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!
