هل تتساءل يومًا عن القيمة الحقيقية لمخزونك؟ هل لديك صورة واضحة عن حركة البضائع داخل مستودعاتك؟ إن جرد المخزون ليس مجرد إجراء روتيني، بل هو نبض قلب عملياتك التجارية. من خلال هذا المقال، سنعرض أهمية هذه العملية الأساسية، ونسلط الضوء على أنواعها المتعددة، ونقدم لك الأدوات اللازمة لإتقان طرق حسابها، مما يمنحك السيطرة الكاملة على أصول شركتك.
مفهوم جرد المخزون
هو العملية التي تقوم بها الشركات لحصر وتتبع جميع المواد والسلع الموجودة لديها، سواء كانت مواد خام، أو منتجات تحت التصنيع، أو منتجات نهائية جاهزة للبيع. تهدف هذه العملية إلى التأكد من دقة السجلات المحاسبية، وضمان توافق الكميات الفعلية في المخازن مع الكميات المدرجة في النظام. وتتم عملية الجرد بشكل دوري أو مستمر، حسب طبيعة النشاط وحجم العمليات.
أنواع الجرد
تتعدد أنواع الجرد، وتختلف فيما بينها بشكل رئيسي بالفترة الزمنية، والطريقة المستخدمة في عملية جرد المخزون، ويُمكن توضيح الأنواع الرئيسية التي تعتمدها الشركات التجارية فيما يأتي:
الجرد الدوري (Periodic Inventory):
لا يتم تحديث المخزون بعد كل عملية بيع أو شراء، بل يُجرى جرد فعلي في نهاية الفترة المحاسبية (شهر، ربع، سنة)، ويتم حساب تكلفة البضاعة المباعة (COGS) بناءً على الجرد.
مثال عملي:
متجر ملابس صغير في سوق شعبي يجرد البضائع فقط نهاية كل شهر باستخدام كشف ورقي بسيط، ويحدث البيانات يدويًا في نظامه.
الجرد المستمر (Perpetual Inventory):
يتم تحديث بيانات المخزون فورًا بعد كل عملية بيع أو شراء، من خلال أنظمة إلكترونية (مثل POS أو ERP)، ويوفر بيانات فورية ودقيقة عن المخزون.
مثال عملي:
سلسلة سوبرماركت مثل “بنده” تستخدم نظام إلكتروني يسجل كل عملية بيع لحظيًا ويحدّث الكمية في المستودع مباشرة.
الجرد المفاجئ(Surprise Inventory):
يتم الجرد دون إعلان مسبق، بهدف كشف التلاعب، الاختلاس أو الفروقات. غالبًا ما يُستخدم من قبل الإدارات الرقابية أو لجان التدقيق.
مثال عملي:
شركة أدوية تقرر فجأة تفتيش أحد مستودعاتها دون إنذار لتتأكد من تطابق الواقع مع السجلات الإلكترونية.
4. الجرد المادي (Physical Inventory):
عملية عدّ فعلي شامل لكل وحدات المخزون، غالبًا تتم سنويًا أو نصف سنويًا. يُعد أساسًا لتأكيد بيانات الجرد الدوري أو المستمر.
مثال عملي:
مصنع أثاث يجري جرد ميداني سنوي يشمل الخشب الخام، الأثاث غير المكتمل، والمنتجات النهائية قبل الإقفال السنوي للحسابات.
5. الجرد الإلكتروني (Cycle Counting):
يتم جرد عينات من الأصناف بشكل منتظم (يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا) بدلًا من جرد شامل، غالبًا باستخدام باركود وتقنيات RFID.
مثال عملي:
شركة أمازون تقوم بجرد 5% من الأصناف يوميًا في كل مستودع بدلاً من إغلاقه بالكامل، لضمان استمرارية العمل وتقليل الأخطاء.
6. الجرد التحليلي (Analytical Inventory):
يعتمد على تحليل الفروقات والتقارير المحاسبية دون تدخل مباشر في عد فعلي، ويُستخدم كمؤشر على وجود أخطاء أو سرقات.
مثال عملي:
مدير مالي يقارن بين كمية المخزون المحسوبة في النظام وتكلفة المبيعات الفعلية، ويكتشف فروقات غير مبررة تؤدي لتحقيق داخلي.
أنواع المخزون (Types of Inventory)
تنقسم أنواع المخزون بحسب طبيعة النشاط التجاري أو الصناعي إلى عدة فئات رئيسية، وهي:
1. المخزون الخام (Raw Materials)
هي المواد الأولية التي تُستخدم في عمليات الإنتاج أو التصنيع.
مثال: القطن الخام المستخدم في صناعة الملابس.
2. المخزون تحت التشغيل (Work-in-Progress)
يشمل المنتجات التي بدأت عملية تصنيعها لكنها لم تكتمل بعد.
مثال: هاتف ذكي قيد التجميع داخل المصنع.
3. المخزون التام (Finished Goods)
منتجات جاهزة للبيع أو التوزيع ولا تحتاج لأي عمليات إضافية.
مثال: عبوة عصير معبأة ومغلفة جاهزة للتوزيع.
4. مخزون الصيانة وقطع الغيار (MRO – Maintenance, Repair & Operations)
لا يدخل في الإنتاج المباشر، بل يُستخدم في تشغيل وصيانة معدات المصنع.
مثال: أدوات كهربائية لصيانة خطوط الإنتاج.
5. المخزون الاحتياطي (Safety Stock)
كمية إضافية يتم الاحتفاظ بها لمواجهة الطلب المفاجئ أو تأخير الموردين.
مثال: شركة تحتفظ بزيادة بنسبة 10٪ من منتجاتها الجاهزة لتغطية الطوارئ.
شروط الجرد (Inventory Counting Conditions)
لضمان دقة عملية الجرد وموثوقيتها، ينبغي الالتزام بالشروط التالية:
1. تشكيل لجنة جرد مستقلة
يفضل أن تضم اللجنة موظفين غير معنيين مباشرة بإدارة المخزون لضمان الشفافية.
2. إيقاف عمليات البيع والشراء مؤقتاً
يجب وقف حركة البضائع أثناء الجرد لضمان استقرار الكميات وعدم حدوث تداخل.
3. استخدام نماذج جرد موثقة
يجب توثيق عملية الجرد عبر نماذج رسمية تحتوي على كميات الأصناف وحالاتها.
4. المطابقة مع السجلات المحاسبية
يتم مقارنة النتائج الفعلية للجرد مع الكميات المسجلة في النظام المالي.
5. مراعاة تواريخ الصلاحية
خاصة في الصناعات الغذائية أو الدوائية، حيث يجب تسجيل تواريخ انتهاء الصلاحية.
6. توثيق الفروقات والتلفيات
يجب رصد أي نقص أو تلف في المخزون وتقديم تقارير للإدارة مع توضيح الأسباب.
7. توفر أدوات الجرد المناسبة
ينبغي توفير الأدوات التقنية والمادية التي تسهل عملية الجرد وتقلل من الأخطاء، مثل أجهزة قراءة الباركود أو الأنظمة الإلكترونية المتخصصة.
أهمية جرد المخزون
لا يُمكن التأكيد على أهمية الجرد بما فيه الكفاية، حيث تقوم الشركات التجارية بعملية جرد المخزون بصورة رئيسية للتأكد من امتلاكها مخزونًا كافيًا للإنتاج أو البيع بما يكفي لتلبية طلب عملائها، ويُمكن تلخيص أهمية جرد المخزون في النقاط الآتية:
1. تحديد الوضع المالي بدقة
يساعد الجرد في تحديد قيمة الأصول الحالية لدى الشركة، وهو ما ينعكس بشكل مباشر على إعداد القوائم المالية الدقيقة واتخاذ قرارات استثمارية ومالية مدروسة.
2. التخطيط المالي واتخاذ القرارات الاستراتيجية
من خلال الجرد يمكن تقييم مدى كفاية المخزون، والتخطيط لتجديده أو تقليصه بناءً على البيانات الواقعية. كما يُستخدم في تحديد السياسات الشرائية ومعدلات الإنتاج، وتوجيه رأس المال بشكل أكثر فعالية.
3. إدارة المخاطر وتقليل الفاقد
الجرد المنتظم يُسهم في تقليل الفروقات المحاسبية، واكتشاف السرقات أو التلف، كما يُساعد في التعامل مع المخاطر التشغيلية مثل انتهاء صلاحية المنتجات أو تلفها بسبب ظروف التخزين.
4. ضبط التكاليف وتجنّب الخسائر
يسمح الجرد بالكشف المبكر عن وجود فائض أو نقص في المخزون، ما يُجنّب الشركة التكاليف الزائدة المرتبطة بالتخزين أو فقدان فرص البيع.
5. ضمان توفر المنتجات وتلبية الطلب
من خلال تتبع مستويات المخزون بدقة، يمكن للشركة الحفاظ على استمرارية توفر السلع والمنتجات، ما يدعم تجربة العملاء ويمنع فقدان المبيعات.
6. بناء سمعة قوية في السوق
الانضباط في توفير المنتجات باستمرار يعزز من ثقة العملاء، ويعكس مهنية الشركة في إدارة عملياتها، ما يؤدي إلى تعزيز ولاء العملاء وزيادة الحصة السوقية.
أفضل الطرق لحساب الجرد
لحساب جرد المخزون بشكل دقيق، تُستخدم عدة طرق تعتمد على متطلبات النشاط التجاري وطبيعة المخزون. إليك بعض الطرق الأكثر شيوعًا في حساب جرد المخزون مع شرح لكيفية تطبيق كل منها:
1. طريقة FIFO (الوارد أولاً، يخرج أولاً)
- التعريف:
تعني أن أول العناصر التي تدخل المخزون (الوارد أولاً) هي أول العناصر التي تخرج منه (يخرج أولاً). في هذه الطريقة، يتم بيع أو استخدام المخزون الأقدم أولًا.- يساعد في الحفاظ على المخزون طازجًا.
- يعتبر مثاليًا للمخزونات التي تتعرض للتلف أو تتأثر بتقادم الزمن مثل المواد الغذائية أو الأدوية.
- يتماشى مع متطلبات بعض الأنظمة المحاسبية.
- كيفية التطبيق:
يتم تقييم تكلفة البضائع المباعة بناءً على أقدم العناصر المتاحة في المخزون.
2. طريقة LIFO (الوارد أخيرًا، يخرج أولًا)
- التعريف:
في هذه الطريقة، يتم بيع أو استخدام العنصر الأحدث في المخزون أولًا. ويفيد هذا الأسلوب في التعامل مع التغيرات في الأسعار على مدار الوقت. - المزايا:
- تساعد في تقليل قيمة المخزون في أوقات ارتفاع الأسعار، مما يقلل من الضرائب المستحقة.
- مناسب في الصناعات التي تتمتع بأسعار ثابتة نسبيًا للمخزون.
- العيوب:
- قد يتسبب في تراكم المخزون القديم في المستودعات.
- قد يترتب على ذلك تلف أو انتهاء صلاحية المنتجات.
- كيفية التطبيق:
تُحتسب تكلفة البضائع المباعة بناءً على آخر الواردات أولًا.
3. تحليل ABC (تصنيف العناصر إلى فئات)
- التعريف:
في هذه الطريقة، يتم تصنيف العناصر إلى 3 فئات حسب قيمتها وأهميتها. - المزايا:
- تساعد الشركات في تحديد العناصر الأكثر قيمة والضرورية للإنتاج.
- تسمح بتحسين إدارة المخزون والتركيز على العناصر عالية القيمة.
- كيفية التطبيق:
- الفئة A: عناصر ذات قيمة عالية ولكن مبيعاتها منخفضة.
- الفئة B: عناصر ذات قيمة متوسطة مع مبيعات معتدلة.
- الفئة C: عناصر منخفضة القيمة ولكن مبيعاتها مرتفعة.
4. طريقة JIT (في الوقت المناسب)
- التعريف:
يعتمد هذا الأسلوب على طلب المخزون فقط عند الحاجة الفعلية له، مما يقلل من تكاليف التخزين والتأمين. - المزايا:
- تقلل من تكاليف التخزين.
- تجنب المخزون الزائد.
- تساعد في تسريع دورة المخزون.
- العيوب:
- قد تؤدي إلى نقص المخزون في حالة حدوث تأخيرات في سلسلة التوريد.
- لا يناسب بعض الصناعات التي تعتمد على المخزون الكبير.
- كيفية التطبيق:
تطلب الشركة المواد اللازمة فقط وفقًا للطلب الفعلي، دون الاحتفاظ بمخزون زائد.
5. طريقة المتوسط المرجح (Weighted Average Method)
- التعريف:
في هذه الطريقة، يتم حساب متوسط تكلفة المخزون بناءً على متوسط الأسعار للواردات جميعها. - المزايا:
- بسيط في التنفيذ.
- يعكس تكلفة المخزون بشكل متوسط، مما يحد من تأثير تقلبات الأسعار.
- كيفية التطبيق:
يتم حساب التكلفة المتوسطة لكل وحدة منتج بناءً على إجمالي التكلفة لجميع الواردات وتقسيمها على إجمالي الكميات المتاحة. تستخدم هذه الطريقة عندما يكون من الصعب تحديد أي عنصر دخل أولًا أو أخيرًا.
6. طريقة تحديد التكلفة الفردية (Specific Identification Method)
- التعريف:
تُستخدم هذه الطريقة عندما يمكن تحديد تكاليف العناصر بشكل فردي، أي أن كل وحدة من المخزون يتم تتبعها وتحديد سعرها بناءً على التكلفة الفعلية لها. - المزايا:
- دقيقة جدًا في الحالات التي يكون فيها لكل وحدة تكلفة محددة (مثل السيارات أو المجوهرات).
- تساعد في تحديد الربح بشكل دقيق لكل عنصر.
- كيفية التطبيق:
يتم تتبع كل وحدة من المخزون بشكل فردي، ويتم حساب التكلفة بناءً على السعر الفعلي لكل وحدة.
7. طريقة التكلفة المتغيرة (Variable Costing Method)
- التعريف:
تعتمد هذه الطريقة على حساب التكلفة بناءً على التكاليف المتغيرة فقط (مثل المواد الخام والأجور المرتبطة بالإنتاج) دون احتساب التكاليف الثابتة. - المزايا:
- توفر معلومات أكثر دقة عن تكاليف الإنتاج المتغيرة.
- تستخدم في اتخاذ قرارات قصيرة الأجل مثل تحديد هامش الربح.
- كيفية التطبيق:
يتم احتساب التكلفة بناءً على التكاليف التي تتغير مباشرة مع حجم الإنتاج.
خلاصة:
اختيار الطريقة المثلى لحساب جرد المخزون يعتمد على نوع النشاط التجاري، وحجم العمليات، وظروف السوق. كل طريقة لها مزايا وعيوب تتناسب مع احتياجات معينة في بيئات الأعمال المختلفة. من الضروري للشركات اختيار الطريقة الأنسب التي تساهم في تحسين دقة الحسابات وتقليل الخسائر.
متطلبات تنفيذ عملية الجرد
لضمان نجاح عملية الجرد وتحقيق أهدافها بدقة، يجب توافر مجموعة من المتطلبات التنظيمية والفنية:
1. خطة جرد واضحة
- تحديد الهدف من الجرد (دوري، مفاجئ، سنوي).
- تحديد التوقيت المناسب لتنفيذ الجرد.
- إعداد جدول زمني مفصل يوضح المهام والمسؤوليات.
2. تجهيز الفريق المكلف
- تشكيل لجنة جرد تضم ممثلين من الأقسام المالية والمخزون والمراجعة.
- تدريب الفريق على خطوات الجرد وإجراءات التوثيق.
3. أدوات وتقنيات الجرد
- نماذج الجرد الورقية أو الرقمية.
- أجهزة عدّ يدوية أو إلكترونية (باركود سكانر، أنظمة RFID).
- نظام إدارة المخزون لتسجيل البيانات.
4. تهيئة بيئة الجرد
- ترتيب وتنظيم المستودعات أو نقاط التخزين.
- تعليق العمليات اليومية أو تقليلها أثناء الجرد لتجنّب التداخل.
5. مطابقة السجلات
- تحضير كشوفات الجرد السابقة أو سجلات النظام المحاسبي.
- مطابقة البيانات الفعلية مع البيانات الدفترية.
ما هو محضر الجرد؟
محضر الجرد هو وثيقة رسمية تُعد بعد انتهاء عملية الجرد لتوثيق النتائج النهائية. يحتوي على:
محتويات محضر الجرد:
- اسم المنشأة والموقع الذي جُرد.
- تاريخ ووقت الجرد.
- أسماء أعضاء لجنة الجرد وتوقيعاتهم.
- النتائج النهائية للجرد (إجمالي المخزون، الفروقات).
- ملاحظات اللجنة على حالة الأصناف أو أسباب الفروقات.
- التوصيات (إن وجدت).
- رفع المحضر للإدارة المالية أو العليا لاتخاذ الإجراءات اللازمة.
يُعتبر محضر الجرد مستندًا قانونيًا مهمًا يُستخدم في المراجعات الداخلية والخارجية، وقد يُطلب من الجهات الرقابية أو عند إعداد القوائم المالية.
قيود: البرنامج المحاسبي الأمثل للجرد
يُساعدك نظام قيود المحاسبي على إدارة المخزون الخاص بك من خلال تقديمه للكثير من الخدمات الاحترافية في هذا المجال، مثل خدمة تتبع المنتجات والتكاليف، حيث يعرض لك من خلالها جميع المنتجات التي تقوم ببيعها مع سعر الشراء، والكمية المتوفرة منه في الوقت الحالي إذا كان متوفرًا، كما يُمكنك البحث عن المنتجات بسهولة، حيث يُتيح لك إمكانية البحث بالرقم التسلسلي للمنتج، أو الاسم، أو الباركود، كما يُمكن عرض المنتجات التي تتبع لنفس الصنف. يُتيح لك قيود كذلك عرض تحركات المخزون للمنتج، والتي تشمل جميع الأوامر الخاصة بالمنتج مع تاريخ إصدارها.
ومن أهم الخدمات التي يُقدمها قيود، هي خدمة الربط مع أنظمة نقاط البيع، حيث يُمكنك ربطها مع قيود بكل سهولة، وكما ذكرنا سابقًا، فإنّ أنظمة نقاط البيع تًساعدك على القيام بعملية الجرد المستمر. ويسمح لك قيود كذلك بمراقبة الأسعار، وإدارة العملاء، وإدارة صلاحيات المستخدمين، وإصدار التقارير المالية للفروع، وغيرها العديد من المميزات. وجميع هذه الخدمات تُساعدك على عملية جرد المخزون في شركتك.
وبالتالي، يُمكنك الاعتماد على نظام قيود في أي نوع جرد مخزون تتبعه، وفي أي وقت ترغب فيه بعمل جرد للمخزون، فهو يضمن لك دقة المعلومات وسلامتها، كما يُوفر لك حماية وأمانًا لجميع المعلومات المتعلقة بالمخزون الخاص بك، وعلاوة على ذلك، فهو يُقدم لك مجموعة متكاملة من الخدمات المحاسبية الاحترافية الأخرى التي تحتاجها في إدارة شركتك بكفاءة وسهولة، والسير بها نحو النجاح.
اقراء ايضا:ما هي أهداف جرد المخزون؟ ولماذا يجب أن تقوم به في نهاية كل عام؟
خطوات نقل المخزون من فرع إلى آخر في برنامج قيود:
- الدخول إلى صفحة النقل:
- من القائمة الرئيسية، اختر “المنتجات والتكاليف” ثم اضغط على “نقل المخزون”.
- إنشاء نقل جديد:
- اضغط على “إنشاء نقل مخزون”.
- تحديد المواقع:
- اختر الموقع المُرسل والموقع الذي سيتم استلام المخزون فيه.
- حدّد حساب النقل المؤقت.
- إدخال تفاصيل العملية:
- حدّد تاريخ النقل.
- أضف وصفًا توضيحيًا للعملية.
- إضافة المنتجات:
- اختر المنتج المراد نقله.
- اضغط على “إضافة المزيد” لإدخال منتجات أخرى إن وُجدت.
- تحديد الكميات:
- سجّل الكمية المطلوبة لكل منتج.
- تنفيذ النقل:
- اضغط على “إرسال واستقبال مباشر” إذا تم النقل والاستلام في الوقت نفسه.
- أو اضغط على “إرسال” فقط إذا كان الاستلام سيتم لاحقًا.
- تأكيد الاستلام (في حال النقل غير المباشر):
- عند وصول المنتجات إلى الموقع الجديد، اضغط على علامة “الاستقبال” لتأكيد استلامها.
خطوات عملية الجرد في برنامج قيود :
- الذهاب إلى صفحة الجرد:
- من القائمة الرئيسية، اختر “المنتجات والتكاليف”، ثم اختر “الجرد”.
- إنشاء عملية جرد جديدة:
- اضغط على “إنشاء جرد”.
- اختيار الموقع:
- اختر الموقع المراد جرد المخزون فيه.
4.اختيار الايراد و التكلفة :
- اختر حساب الإيراد للكميات الزائدة وحساب التكلفة للكميات الناقصة
- تحديد التاريخ و الوصف:
- سجل تاريخ الجرد و الوصف .
- إضافة المنتجات:
- اختر المنتجات التي ترغب في جردها، و سجل الكمية الفعلية، مع العلم أن الكمية الحالية ستوضح الكمية الموجودة في المخزون.
7.إتمام الجرد:
- اضغط على “إتمام الجرد” لإغلاق عملية الجرد.
8.توليد تقرير الجرد:
بعد إتمام الجرد، يمكنك توليد تقرير من خلال التوجه إلى قسم التقارير، ثم دفتر القيود
- سيظهر نقل المخزون من حساب المخزون إلى حساب المخزون تحت التصنيع
و سيظهر جرد المخزون، حيث أن الزيادة ستكون في المدين والنقصان في الدائن و الذي لم يتغير في الصفر .
هذا الفيديو يوضح لك الخطوات العملية لجرد و نقل المخزون بين الفروع باستخدام نظام قيود شاهد الآن
في الختام
بعد الحديث باستفاضة عن مفهوم الجرد، وتوضيح أنواعه، وشرح أهميته الكبيرة لجميع الشركات على اختلاف مجالاتها وأحجامها، يُمكن القول بأنّه أحد الأعمدة الأساسية لنجاح شركتك، ولذلك يجب عليك فهمه فهمًا شاملًا، حتى تستطيع تطبيقه بالصورة الصحيحة في شركتك، والاستفادة من جميع ما يُقدمه من إيجابيات، كما يُساعدك فهمك له على حسن اختيار الأنظمة الإلكترونية المناسبة، والتي تُساعدك على تتبع المخزون الخاص بك، والقيام بعمليات جرد المخزون بأنواعها المختلفة.
يُعد برنامج قيود الخيار الأمثل لك ولشركتك، فهو برنامج محاسبي سحابي متكامل الأركان، يُقدم لك كل ما تحتاجه في شركتك من أعمال إدارية ومحاسبية، وإنّ من أهم مزاياه هو مساعدتك على أتمتة مهامك الداخلية،، إذ يُتيح لك أدوات ربط تسمح لك بربط أنظمة الإدارة في شركتك، مثل إدارة المخزون، والمشتريات، والمبيعات، والرواتب وغيرها الكثير من الأنظمة الداخلية، وبالتالي أتمتة المهام الروتينية بكل سهولة وكفاءة. لا تتردد! قم بتفعيل نظام قيود المحاسبي وجرّبه مجانًا لمدة 14 يومًا، بدون الحاجة لبطاقة ائتمانية، وبدون تحميل.
