أهمية مؤشرات الأداء لتعقب تطور المنشأة

إنَّ نمو الأعمال والشركات التجارية لا يكون وليد الصدفة، بل نتيجةً مباشرةً للأهداف التنظيمية والتقدم المستمر، ولهذا تلتزم الشركات بإجراء تقييم مفصل لأدائها. 

تشجع مؤشرات الأداء الرئيسة المسؤولية في مختلِف الإدارات والمستويات، مع المساعدة على إبقاء أهداف العمل في طليعة جميع القرارات ذات الصلة. يعتمد نمو وأداء أي مؤسسة على مؤشرات قياس الأداء KPI’s الرئيسة الخاصة بها. 

لذا يكون من الأهمية تحقيق توازن بين الجهود المطلوبة لمراقبة مؤشرات الجودة الرئيسة، وتطويرها ومعرفة الأرباح التي تحققها.

ما هو مؤشر الأداء؟

مؤشر الأداء الرئيسي هو رقم قابل للقياس يوضح مدى نجاح الشركة في تحقيق أهداف العمل الهامة. تستخدم المنظمات هذه المؤشرات لمراقبة الأداء العام في تحقيق أهدافها. كما تعد هذه المؤشرات KPIs مقاييس كمية رئيسة لنجاح أي مشروع؛ فهي توفر مسارًا للتحسين التشغيلي والإستراتيجي، وتمنح عملية صنع القرار ركيزةً فكرية تُساعد على التركيز فيما هو هام.

أهميته

لضمان تحقيق أهداف عملك، تُعد المؤشرات الرئيسة الفعالة أحد أهم المقاييس التي تساعدك على ذلك. إنَّ استخدام هذه المؤشرات له 5 فوائد، وهي:

• تتبّع التغيير الحاصل في الشركة مع مرور الوقت.
• تتبّع حالة العمل.
• إجراء التعديلات اللازمة وجعل مجهودات الشركة في حالة تركيز كامل.
• تحقيق الأهداف الموضوعة.
• زيادة الكفاءة في عمليات التواصل.
• تسهيل مهام إدارة الشؤون المالية.

نماذج مؤشرات الأداء

تنقسم معظم المؤشرات الرئيسة إلى أربع فئات مختلفة، لكل فئة خصائصها وإطارها الزمني ومستخدموها. نماذج مؤشرات أداء كل شركة تنقسم إلى:

• المؤشرات الإستراتيجية

عادة ما تكون المؤشرات الإستراتيجية هي العليا مستوى. قد تشير هذه الأنواع من المؤشرات الرئيسة إلى كيفية أداء الشركة، على الرغم من أنَّها لا توفر الكثير من المعلومات. 

من المرجح أن يستخدم المديرون التنفيذيون هذا النموذج من المؤشرات، وتشمل هذه المؤشرات العائد على الاستثمار Return on investment، وهامش الربح، وإجمالي إيرادات الشركة.

• المؤشرات التشغيلية

تقيس هذه المؤشرات كيفية أداء الشركة شهريًّا أو حتى يوميًّا، وذلك من خلال تحليل العمليات أو القطاعات أو المواقع الجغرافية المختلفة. 

غالبًا ما تستخدم إدارة الموظفين هذه المؤشرات من أجل تحليل الأسئلة المشتقة من تحليل المؤشرات الإستراتيجية. على سبيل المثال، إذا لاحظ مسؤول تنفيذي أنَّ الإيرادات على مستوى الشركة قد انخفضت، فقد يستفسر عن خطوط الإنتاج التي تُعاني.

• المؤشرات الوظيفية

تُستخدم هذه المؤشرات في أقسام أو وظائف محددة داخل الشركة، على سبيل المثال، قد يتتبع قسم الشؤون المالية عدد المشترين الجدد الذين سجّلوهم في نظام المعلومات المحاسبية الخاص بهم في كل شهر. 

في حين يقيس قسم التسويق نسبة فتح الايميل من عدد كامل المُرسل لهم . قد تكون هذه الأنواع من المؤشرات إستراتيجية أو تشغيلية، ولكنَّها تُشكِّل موردًا قيِّمًا لمجموعة محددة من المستخدمين.

أنواع مؤشرات الأداء

هناك 10 أنواع رئيسة مستخدمة لقياس مؤشرات الأداء، وهي كالاتي:

1. مؤشرات الكفاءة.
2. مؤشرات الفعالية.
3. مؤشرات القيمة.
4. مؤشرات التنافسية.
5. مؤشرات القدرات.
6. مؤشرات الإنتاجية.
7. مؤشرات الجودة.
8. مؤشرات الفعالية.
9. مؤشرات الربحية.
10. مؤشرات العوائد.

مواصفات يجب توافرها

تُشكِّل المواصفات الآتية أركان قياس الأداء في أي شركة، إذ يجب أن تتوافر في جميع أنواع المؤشرات:

• أن تعكس المشكلات قيد الدراسة.
• أن تكون بسيطة.
• أن تكون واضحة.
• أن تكون قابلة للقياس.
• أن تُقاس على مستويات محددة وصورة متسلسلة.
• أن يكون عددها محدودًا حتى تسهل متابعتها.
• أن تكون عملية وقابلة للتطبيق في جمع البيانات.
• أن يُحتفَظ بها لفترة محددة تتراوح من 3-5 سنوات.
• ألا ينظر إليها بصفتها أهدافًا، وإنَّما أن تخضع إلى الدراسة والتفسير بما يخدم المنظمة.

خطوات التنفيذ

عند تتبع مؤشرات الأداء الرئيسة، يجب الالتزام بثلاث خطوات، وهي: 

• حدد مجال أداء العمل الذي ترغب في قياسه

تتوافق المؤشرات الرئيسة عادةً مع أهداف العمل، ويمكن استخدامها لقياس جوانب مثل: الأداء المالي ونمو الأعمال وإدارة الصحة والسلامة ورضا العملاء والاحتفاظ بالموظفين.

• حدد الهدف الذي سيُقاس الأداء على أساسه

إذا لم يكن لديك هدف محدد، فليس لديك شيء لقياس أدائه سواءً كان ذلك سلبًا أم إيجابًا. 

تساعدك بطاقة الأداء المتوازن BSC على فعل ذلك؛ فهي نظام إداري تُعاد فيه صياغة الأهداف الإستراتيجية للمنظمة إلى مجموعة من الأهداف قابلة للقياس.

• قارن الأداء الحالي بالهدف المحدد

توفر معرفة الأداء الحالي نقطة انطلاق للقياس، وتُمكِّن من تقسيم الهدف العام إلى أهداف أصغر.

• مراجعة التغييرات التي حصلت إلى تاريخه

يمكن أن تساعد مراجعة كيفية تغير الأداء في الفترات التي سبقت التنفيذ على تحديد أهداف أكثر واقعية، واقتراح ما إذا كان الأداء يتحسن أو ينخفض في أوقات معينة من العام، أو بعد أحداث معينة.

• وضع فاصل زمني مناسب بين كل مراجعة لمؤشرات الأداء الرئيسة

اعتمادًا على مجال أداء العمل الذي يقاس، قد يختلف التكرار الذي يجب مراجعة مؤشرات الأداء الرئيسة الخاصة به. 

لا يمكن الحصول على قياس دقيق للأداء إلا إذا حُدد جدول زمني للمراجعة الدورية، مع الالتزام به بدقة.

تفسير النتائج

تذكّر أنَّ الغرض من تقديم نتائج هذه المؤشرات هو توفير بيانات لتحليلها، واتخاذ القرارات بفاعلية. لذا قدّم أي تفسير أو سياق معروف في تقرير الإدارة العادي، ولا تُرهق القارئ بمعلومات غير ضرورية أو زائدة عن الحاجة.

تذكّر أنماط التعلم المختلفة وتفضيلات المعلومات والبيانات، مع التركيز على مدى ملاءمة المعلومات وقيمتها. يجب أن تكون النتائج موحدة، وذات صلة، ومقروءة.

أمور يجب تجنبها

عند تتبع مؤشرات الأداء، ابتعد عن الأمور التالية:

• لا تضع مؤشرات لا تكون ذات صلة.
• لا تُكثر من هذه المؤشرات.
• لا تنسخ مؤشرات أداء شركة أخرى.
• لا تجعل عملية الوصف مُختصرة جدًّا.
• لا تستخدم مقاييس غير مناسبة.

تحليل المؤشرات

عندما نحلل المؤشرات، نحدد الخِيارات المناسبة وغير المناسبة.

فلو أردنا مثلًا تحليل خدمة العملاء، يجب أن نحدد جودة استماعنا لما يقولونه. لذا نحسب عدد المكالمات الذي يتلقاه مركز الاتصال للحصول على التغذية الراجعة، ولكنَّنا لا نحسب ما تلقّاه المركز من اتصالات، بل نحسب عدد التعليقات التي تلقاها من العملاء.

الخلاصة 

إنَّ المتابعة والقياس من عوامل نجاح أداء المنشآت، كبيرها وصغيرها، ومن خلال قياس مؤشرات الأداء في الإدارات تُعالج المشكلات التي قد تتعرض لها، على اختلاف أحجامها وأشكالها وأنواعها.

هل تبحث عن حل يُساعدك على تتبع مؤشرات أداء مُنشأتك من الناحية المحاسبية؟ جرِّب قيود الآن مجاناً، ولمدة 14 يومًا، فهو يوفر لكَ أفضل طريقة لفعل ذلك.