لفت نظر موظف وطريقة صياغته مع نماذج جاهزة

في عالم العمل الاحترافي، قد تنشأ مواقف تتطلب تدخلًا دقيقًا ومهنيًا لمعالجة سلوكيات أو أخطاء غير مقصودة من قبل الموظفين، واحدة من الأدوات الفعّالة في تحقيق هذا الهدف هي: نموذج لفت نظر الموظف، فهو ليس مجرد وسيلة لإظهار الاستياء أو تصحيح الخطأ، بل هو أسلوب راقٍ يهدف إلى توجيه الموظف نحو تحسين أدائه بشكل بنّاء وفعّال؛ لذا في هذه المقالة سنستعرض كيفية صياغة نموذج لفت النظر بأسلوب احترافي يحافظ على احترام العلاقة بين المدير والموظف، ويحفز الأخير على التطور، كما سنوفر لك مجموعة من النماذج الجاهزة التي تسهّل عليك تطبيق هذا الأسلوب في بيئة العمل، مع الحفاظ على التوازن بين الاحترافية والتفهم؛ لذا تابع معنا.

ماذا يعني لفت نظر للموظف؟

خطاب لفت النظر هو وثيقة رسمية تُستخدم لإبلاغ الموظف عن مخالفاته، مثل: عدم الامتثال لسياسات الشركة، أو التصرف بشكل غير مهني، أو التأخر عن العمل.

محتويات نموذج لفت نظر

يمكن أن يختلف شكل خطاب لفت نظر الموظف؛ إلا أن النموذج القياسي يتضمن مجموعة من العناصر الأساسية التي يجب أن تحتويها أي صيغة رسمية، والتي تتمثل فيما يلي:

العنوان

وضع عنوان واضح على الخطاب هو أمر مهم لجذب انتباه الموظف؛ مما يجعله يتعامل مع الوثيقة بجدية أكبر، ولا تنسَ أن العنوان يعكس جدية الموقف، ويحدد طبيعة المستند.

المعلومات العامة

يجب أن يتضمن الخطاب المعلومات الأساسية المتعلقة بالموظف والشركة، إذ يتضمن ذلك: 

• اسم الشركة.
• القسم الوظيفي.
• اسم الموظف.
• المشرف المسؤول.
• بالإضافة إلى تاريخ إصدار الخطاب.

عدد التحذيرات

من الضروري ذكر عدد التحذيرات السابقة في هذه الفقرة؛ فبعض الشركات تعتمد سياسات تفرض عواقب معينة بعد عدد محدد من التحذيرات؛ لذا يجب اطلاع الموظف على مكانته من حيث التحذيرات السابقة.

سبب توجيه الخطاب

يجب أن يوضح الخطاب بجلاء السبب الذي دفع إلى توجيهه، إذ يجب تقديم تفاصيل دقيقة حول التصرفات أو الإجراءات التي أُعدت غير ملائمة أو مخالفة لسياسات الشركة.

المناقشات السابقة

إذا كانت هناك مناقشات سابقة أو تحذيرات شفهية تتعلق بالموضوع ذاته؛ فيجب أن تُوثّق في هذا الجزء مع ذكر تاريخ حدوث تلك المناقشات أو التحذيرات.

السياسات المنتهكة

يستخدم هذا الجزء لتحديد السياسات الداخلية للشركة التي انتهكها الموظف؛ فهذا التوضيح يسهم في تحديد مدى خطورة التصرفات، ومدى مخالفتها للقواعد المتبعة.

الإجراءات المطلوبة

في حال كانت هناك إجراءات يتوجب على الموظف اتخاذها لتصحيح الوضع أو استعادة منصبه؛ فيجب أن تُذكر بوضوح في خطاب لفت نظر الموظف؛ فهذا يساعد الموظف على معرفة الخطوات اللازمة لتفادي المزيد من العواقب.

العواقب

ينبغي أن يتضمن الخطاب توضيحًا للعواقب التي سيواجهها الموظف في حال استمر في سلوكه غير اللائق، أو لم يتحسن أداؤه، والجدير بالذكر أن هذا الجزء يلعب دورًا حاسمًا في توضيح جدية الموقف.

التوقيعات

يجب أن يُوقع الخطاب من قبل شخص مخول، مثل: المشرف المباشر، أو مدير القسم، وأحيانًا من قبل رئيس الشركة، كما يجب أن يوقع الموظف أيضًا على المستند؛ لإثبات أنه قد تلقى الخطاب، وفهم مضمونه.

كيف أكتب لفت نظر؟

كثير من المديرين وأصحاب الأعمال يتساءلون عن كيفية إعداد لفت نظر بطريقة فعالة؛ لذا إليك خطوات بسيطة لصياغة نموذج لفت النظر، والتي تتمثل فيما يلي:

• تحديد السلوك: يجب أولًا تحديد السلوك غير المرغوب الذي استدعى الحاجة إلى لفت النظر.
• وصف الموضوع بوضوح: قدم وصفًا دقيقًا وموضوعيًا للسلوك، مع تجنب توجيه اتهامات شخصية. 
• من الأفضل توثيق التفاصيل، مثل: الأحداث، والتواريخ، وأيضًا الظروف المتعلقة بالمشكلة.
• توضيح التوقعات: بيّن للموظف السلوك المتوقع منه بشكل واضح.
• ذكر العواقب المحتملة: حدد النتائج أو العواقب التي قد تترتب في حال استمرار السلوك غير المرغوب.
• تقديم التوجيهات: قدم نصائح أو خطوات عملية يمكن للموظف اتباعها لتحسين سلوكه.
• توثيق الخطاب: قم بتوثيق نموذج لفت النظر بشكل رسمي، وأضفه إلى ملف الموظف.
• إبلاغ الموظف: من الضروري تسليم الموظف نسخة من النموذج مع توقيعه.

حالات استخدام خطاب لفت نظر

يصدر خطاب لفت نظر الموظف في العديد من المواقف؛ للتنبيه إلى وجود مخالفة تحتاج إلى معالجة؛ فقد يُرسل إلى:

موظف نتيجة تجاهله لقوانين الشركة

التاريخ ……./……./…….. اسم جهة العمللفت نظرالسلام عليكم ورحمة الله وبركاته،السيد/ ………………………………………… الموظف بإدارة ………………….بناءً على المخالفة الإدارية التي تم ارتكابها ……………………………………………………… والتي أثرت سلبًا على نظام العمل وسيره داخل الشركة؛ نحيطكم علمًا بأن إدارة الشؤون القانونية قد اتخذت بحقكم قرار لفت نظر.ونود أن نؤكد على أهمية الالتزام بأنظمة الشركة وعدم تكرار هذه المخالفة مرة أخرى، حيث إنه في حالة تكرارها ستضطر الإدارة آسفة إلى اتخاذ الإجراءات القانونية المناسبة بحقكم، والتي قد تصل إلى ………………………………………………….والله ولي التوفيق، تحريرًا في يوم ………. الموافق …./ …./ …….. 14هـ توقيع مدير الشؤون القانونية ………………………………………….. توقيع المدير العام ……………………………………. توقيع الموظف بالعلم الاسم …………………………………………………. التوقيع ……………………………………………….

لتحميل نموذج لفت نظر موظف ملف وورد قابل للتعديل اضغط هنا
لتحميل نموذج لفت نظر موظف ملف PDF اضغط هنا

>>>>>>>>>>>>>>>>>>>

موظف نتيجة تجاهله لقوانين الشركة

في بيئة العمل، ترسل عقوبة لفت النظر للموظف إذا قام بمخالفة سياسات الشركة أو قوانينها، مثل: 

• الغياب دون إذن.
• القيام بتصرفات تضر بسمعة الشركة أو أخلاقياتها.
• التسبب في تلف بممتلكات الشركة.
• رفض اتباع تعليمات واضحة.
• يحدث ذلك أيضًا عند إثارة مشاكل بين زملاء العمل، أو مع العملاء داخل مقر الشركة.

وإليك نموذج إنذار موظف بسبب التقصير في العمل:

اسم الموظف/ ……….

الرقم الوظيفي/ …………

الوظيفة/ ………

سبب التنبيه:

لوحظ مؤخرًا انخفاض في مستوى أدائك المهني، إذ بدا ذلك واضحًا من خلال تقصيرك في إتمام المهام الموكلة إليك بالشكل المطلوب؛ وبالتالي هذا الأمر أثر سلبًا على سير العمل في القسم؛ مما تسبب في تأخير إنجاز بعض الأعمال وتأجيلها، وزيادة العبء على زملائك.

لذا، نطلب منك تقديم توضيح حول أسباب هذا التقصير، مع ذكر مبررات مقنعة، وذلك في غضون يومين من تاريخ استلامك لهذا الإشعار.

 

المدير المباشر/ ……..

عميل انتهك شروط العقد

التاريخ: … / … / …… الموافق: … / … / …….

السيد المحترم ………………………………..

الموظف في قسم …………………………

الموضوع: تنبيه بشأن الالتزام بساعات العمل

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،

بعد التحية،

نود إبلاغكم بأنكم لم تلتزموا بعدد ساعات العمل المعتمدة من قِبَل الإدارة؛ مما تسبب في تعطيل سير العمل وانتظامه في القسم، وقد أدى هذا إلى مخالفة اللوائح الداخلية وقوانين العمل المطبقة لدينا، إذ إنكم لم تحترموا مواعيد الحضور والانصراف المحددة، وذلك رغم التحذيرات المتكررة التي وُجِّهت إليكم مسبقًا.

بناءً عليه، نوجه إليكم هذا التنبيه الرسمي، ونتمنى منكم أن تتحملوا مسؤولياتكم وتلتزموا بالأنظمة والقوانين المطبقة في الشركة مستقبلًا، وحرصًا على مصلحتكم الشخصية ومصلحة العمل؛ نرجو أن يكون هذا التنبيه حافزًا لكم على تصحيح الوضع؛ حتى لا نضطر إلى اتخاذ إجراءات أشد قد تصل إلى إنهاء خدماتكم وفقًا للوائح مكتب العمل.

 

والله ولي التوفيق.

المدير……..

نموذج لفت نظر طالب

وذلك بسبب سوء سلوكه في الفصل، وهاكم مثال على خطاب لفت نظر لسوء سلوك طالب: 

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.

إلى الطالب …… المسجل في الصف ……، من مدير المدرسة الأستاذ/ …… بتاريخ ……

الموضوع: سوء السلوك

نود إبلاغك أنه بناءً على ما بدر منك من تصرفات غير لائقة، وعدم الالتزام بالقواعد الرسمية للمدرسة؛ مما تسبب في تعطيل سير العملية التعليمية؛ فإن إدارة المدرسة قررت توجيه هذا الإنذار إليك، ويعد إنذارًا نهائيًا، نرجو منك الالتزام بجميع قواعد المدرسة؛ تجنبًا لاتخاذ أي إجراءات أكثر حدة مستقبلًا، والجدير بالذكر أن هذا التنبيه يهدف إلى حماية مصلحتك ومصلحة المدرسة، وعليك التوقيع عليه تأكيدًا باستلامك.

توقيع المدير المسؤول………

والله ولي التوفيق.

تنويه

في هذه الحالات، يعد خطاب لفت النظر خطوة تمهيدية لمعالجة المشكلة، وغالبًا ما يليه إجراء تأديبي إذا لم يُصحح الوضع، ولكن إذا شعر الموظف بأن الإجراء غير عادل؛ فبإمكانه تقديم خطاب تظلم للجهة المعنية.

الفرق بين لفت النظر والإنذار

يعتقد البعض أن لفت نظر الشخص وإنذاره هما الشيء ذاته، ولكن هناك فروقات واضحة بينهما، وأهم هذه الفروقات هي ما يلي:

وجه الاختلاف	لفت النظر	الإنذار
المعنى	يكون تحذيرًا مبدئيًا	معناه أن العقوبة ستطبق بالفعل
الهدف	تحسين السلوك	التحذير الرسمي قبل اتخاذ أي عقوبة
حالته مع الشخص	يكون بروح ودية	أكثر جدية، ويظهر مواجهة واضحة للسلوك غير المقبول

الأخطاء التي يجب تجنبها عند إعداد نموذج لفت نظر موظف 

عند إعداد نموذج لفت نظر للموظف؛ فمن الضروري اتباع نهج حذر وبناء لتحقيق التحسين المطلوب، وإليك بعض الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها في هذا السياق:

• استخدام عبارات غير واضحة، أو مبهمة عند وصف السلوك الذي يحتاج إلى تعديل.
• الاعتماد على الانطباعات أو المواقف الشخصية بدلًا من الحقائق.
• كذلك لا يكفي الإشارة إلى المشكلة فقط؛ بل يجب تحديد الخطوات اللازمة للتحسين.
• أخيرًا، من المهم الاستماع إلى وجهة نظر الموظف قبل صياغة النموذج بشكل نهائي.

نصائح لكتابة نموذج لفت نظر شديد اللهجة فعال

في بيئة العمل، يقع على عاتق أصحاب العمل مسؤولية كبيرة تجاه عملائهم وموظفيهم؛ لضمان وجود بيئة عمل آمنة ومستقرة وفعالة، وعندما يظهر أي تهديد لهذه البيئة؛ يتعين على صاحب العمل التدخل فورًا عبر إصدار نموذج لفت نظر، وعادةً ما يأتي هذا النموذج بعد تجاهل تحذير شفهي سابق من قبل المشرف أو المدير، وضع في حسبانك ما يلي:

• السلوك غير اللائق أو غير المهني يتطلب تدخلًا رسميًا من صاحب العمل أو قسم الموارد البشرية.
• هذا الخطاب بمثابة توثيق رسمي؛ لوجود تجاوز في قواعد العمل، أو أخلاقياته، وقد يشير إلى:
  • أداء ضعيف.
  • تصرف غير مناسب مع الزملاء.
  • تجاهل لسياسات الشركة.
  • إساءة استخدام الموارد.
• يصدر هذا الخطاب من شخص له سلطة داخل الشركة.
• يختلف نطاقه بناءً على خطورة المخالفة، سواء كان موجهًا لفرد أو فريق أو قسم كامل. 
• يُستخدم خطاب لفت نظر الموظف -كما هو الحال مع جميع المراسلات الرسمية- كوثيقة مرجعية في المستقبل؛ لتوثيق المخالفات.
• يتميز هذا الخطاب بالبساطة والإيجاز، إذ يجب توضيح السلوك غير المرغوب فيه بوضوح من البداية لتجنب أي لبس. 
• رغم قصره، قد يحتوي على تحذير بالعواقب المحتملة في حال تكرار السلوك. 
• كما يجب أن تكون نبرة الخطاب محترمة.

الجدير بالذكر أنه بالرغم من طبيعته التحذيرية؛ فإنه يهدف إلى مساعدة الموظف على تحسين أدائه، وتجنب الأخطاء المستقبلية؛ مما يعزز بيئة العمل الإيجابية، ويحافظ على سير العمل بكفاءة.

حق الموظف في الاعتراض على لفت النظر

يحق للموظف الاعتراض على الإنذار الذي تلقاه بسبب تقصيره في أداء عمله، ومن المهم التأكيد على أن للشركة أو المؤسسة الحق في إصدار خطابات لفت نظر للموظفين عند ملاحظة أي تقصير، والجدير بالذكر أن هذه الخطابات تعد بمثابة إنذار للموظف، وتهدف إلى تنبيهه لمواطن الإهمال في عمله. 

لكن في المقابل، يمتلك الموظف الحق في الرد والاعتراض على هذا الخطاب، فمن المحتمل أن يكون هناك سوء فهم يحتاج الموظف لتوضيحه، أو قد يكون لديه مبررات قوية للاعتراض في حال غياب الأسباب المقنعة لهذا الإنذار.

نموذج لفت نظر PDF 

إذا أردت تحميل نموذج لفت نظر بصيغة PDF؛ فما عليك سوى الضغط هنا.

نموذج لفت نظر موظف word

إذا أردت تحميل نموذج لفت نظر موظف بصيغة Word؛ فما عليك سوى الضغط هنا.

أهمية استخدام برنامج قيود 

استخدام برنامج قيود المحاسبي يمكن أن يكون له أهمية كبيرة في تعزيز دقة وكفاءة العملية الإدارية، وإليك بعض النقاط التي توضح هذه الأهمية:

• يساعد في توفير بيانات موثوقة حول أداء الموظف المالي.
• يوفر البرنامج سهولة الوصول إلى سجلات الموظفين والمعلومات المالية المتعلقة بهم؛ مما يساعد الإدارة في تقييم الوضع بشكل شامل.
• يمكّن البرنامج من تحليل أداء الموظف المالي عبر فترات زمنية مختلفة.

في الختام

في عالم الأعمال اليوم، يعد لفت نظر الموظف خطوة ضرورية لضمان الالتزام بمعايير الأداء والسلوك، إذ إن التعامل مع هذه المواقف بحكمة واحترافية لا يعزز فقط من فعالية الفريق، بل يعكس أيضًا بيئة عمل قائمة على الاحترام والتطوير المستمر، وإذا ما أُحسن استخدام هذا الأسلوب؛ فإنه يتحول من مجرد إجراء تأديبي إلى فرصة للتوجيه والتحفيز؛ مما يساعد على بناء ثقافة عمل إيجابية ومستدامة تساهم في نجاح المؤسسة بشكل عام.

لا تنسَ استخدام برنامج قيود في هذا الصدد؛ لتحصل على أكبر فائدة ممكنة؛ فهو برنامج محاسبي يقدم لجميع عملائه: أنظمة الفاتورة الإلكترونية المختلفة، ونظام نقاط البيع… وهكذا دواليك. 

 

بعد أن علمت ما هو نموذج لفت نظر الموظف؛  جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا؛ فهو برنامج محاسبة يضمن لك النجاح في كل أمور حياتك.

انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!