إن كتابة ايميل رسمي هي مهارة أساسية في عالم الأعمال اليوم؛ فهي لا تعكس فقط احترافية المرسل، بل تُسهم أيضًا في تحقيق التواصل الفعّال وبناء علاقات قوية، والجدير بالذكر أنه قد يكون إرسال بريد إلكتروني بسيطاً للبعض، ولكن كتابة واحد رسمي يتطلب دقة في التعبير، وحسن اختيار الكلمات، وتجنب الأخطاء الشائعة؛ لذا سواء كنت تتواصل مع شركة، مدير، أو زميل في العمل؛ فتذكر أن البريد الإلكتروني الرسمي هو وسيلتك لتعزيز صورتك المهنية، وتحقيق أهدافك بلباقة واحترافية؛ لذا في هذا المقال سنستعرض معًا الطريقة المثلى لكتابة بريد إلكتروني رسمي يترك أثرًا إيجابيًا، ويحقق الهدف المطلوب؛ فتابع معنا.
كيف أبدأ كتابة ايميل رسمي؟
على الرغم من الاختلافات الثقافية واللغوية؛ فإن الخطوات الأساسية لكتابة ايميل رسمي فعّال ومهني تظل مشابهة إلى حد كبير؛ لذا إليك أهم النقاط التي يجب اتباعها لضمان كتابة واحد احترافي:
التحية المناسبة
تعد التحية الأولى في الإيميل الخطوة الافتتاحية التي تحدد نبرة المحادثة؛ لذلك من الضروري اختيار التحية المناسبة بناءً على طبيعة العلاقة بينك وبين المتلقي، ففي:
الحالات الرسمية
إذا كنت تتواصل مع شخص لأول مرة أو إذا كانت العلاقة بينكما رسمية، أو ضمن بيئة عمل رسمية؛ فمن الأفضل استخدام تحية رسمية مثل:
- باللغة الإنجليزية: Dear Mr./ Ms. [Last Name].
- اللغة العربية: السيد/ السيدة [اسم العائلة].
الحالات شبه الرسمية
إذا كانت العلاقة بينكما أقل رسمية، أو لديك معرفة سابقة المتلقي، ولكن في إطار العمل؛ فيمكنك استخدام تحية، مثل:
- Dear [First Name]
- السيد [الاسم الأول].
الحالات الودية
إذا كانت علاقتك مع المتلقي ودية، أو غير رسمية تمامًا؛ فيمكنك استخدام تحية غير رسمية، مثل:
- Hello [Name].
- مرحبًا [الاسم].
تنويه
في حالة عدم معرفة اسم المتلقي؛ يمكنك استخدام المسمى الوظيفي، أو الجهة المعنية، مثل:
- Dear Hiring Manager.
- إلى مدير التوظيف.
وإذا كنت ترد على ايميل رسمي؛ فمن الأفضل أن تبدأ بشكر الشخص على رده السريع باستخدام عبارات، مثل:
- “Thank you for your prompt reply.
- أشكركم على الرد السريع.
توضيح الهدف من الإيميل بوضوح
يجب أن يكون الهدف من الإيميل واضحًا منذ البداية؛ فالوقت في عالم الأعمال ثمين؛ لذلك استخدم جمل مباشرة لشرح السبب وراء إرسال الإيميل، ومن الأمثلة الشائعة لهذه النقطة:
- I am writing to enquire about…”
- أكتب للاستفسار عن…
- I am writing in reference to…
- أكتب بالإشارة إلى…
إذا كنت بحاجة إلى إجراء من الطرف الآخر؛ فيمكنك توضيح ذلك بعبارات مهذبة، مثل:
- Hope you could please look into this…
- أرجو أن تنظر في هذا…
استخدام المفردات المناسبة
تتطلب كل صناعة أو مجال عمل مجموعة من المصطلحات والمفردات الخاصة؛ لذا من الضروري أن تكون على دراية بالمصطلحات المتداولة في مجالك، واستخدامها بشكل صحيح، فعلى سبيل المثال: المفردات المستخدمة في قطاع ريادة الأعمال قد تختلف تمامًا عن تلك المستخدمة في الهندسة المدنية.
الجدير بالذكر أنه قبل كتابة ايميل رسمي؛ يفضل أن تجري بحثًا سريعًا حول المصطلحات المناسبة لمجالك؛ لضمان وضوح وفهم الرسالة.
اجعل رسالتك موجزة وواضحة
إن البريد الإلكتروني مصمم؛ ليُقرأ بسرعة؛ لذلك يجب أن يكون موجزًا وواضحًا قدر الإمكان، ولا تنسَ أن تركز على النقاط الأساسية، وتجنب الجمل الطويلة أو المعقدة.
تنويه
يجب ألا يكون الإيجاز في الايميل على حساب اللباقة، فبينما يجب أن تكون الرسالة مختصرة؛ يجب أن تحافظ على نبرة مهذبة وإيجابية، فعلى سبيل المثال: يمكنك إنهاء الرسالة بعبارات، مثل:
- Thank you for your consideration.
- أشكركم على اهتمامكم.
- I look forward to hearing from you.
- أتطلع إلى الاستماع منكم.
استخدام خاتمة مهذبة
الخاتمة جزء مهم عند كتابة ايميل رسمي؛ لذلك يجب أن تكون مهذبة، وتعكس احترامك للمتلقي، واختر عبارة ختامية مناسبة، مثل:
- Regards.
- Best regards.
- Kind regards.
- تحياتي.
- أطيب التمنيات.
أخيرًا، قبل أن تضغط على زر الإرسال؛ تأكد من مراجعة الإيميل مرة أخيرة؛ للتدقيق اللغوي، والتأكد من خلوه من أي أخطاء، والجدير بالذكر أن هذه الخطوة البسيطة يمكن أن تجنبك الكثير من المواقف المحرجة أو سوء الفهم.
إضافة التوقيع
يعد التوقيع أسفل كل ايميل رسمي من العناصر المهمة التي تضفي طابعًا رسميًا وشخصيًا على الرسالة؛ لذا تأكد من أن توقيعك يحتوي على معلومات الاتصال الخاصة بك، مثل:
- اسمك الكامل.
- منصبك.
- الشركة التي تعمل بها.
- وسائل الاتصال، مثل: رقم الهاتف، أو موقع الشركة.
من القواعد الواجب اتباعها عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية؟
إليك بعض النصائح المهمة عند كتابة ايميل رسمي:
- التحية المناسبة: ابدأ الإيميل بتحية رسمية، واستخدم تحية ملائمة تظهر احترامك للمتلقي.
- الوضوح في المقدمة: تجنب البدء بجمل غامضة، ووضح في أول جملة سبب تواصلك؛ لتجنب إرباك القارئ.
- خانة الموضوع: استخدم خانة الموضوع لتوضيح الهدف من الإيميل؛ فهي تعطي فكرة واضحة للمتلقي قبل قراءة الرسالة.
- تنظيم الفقرات: إذا كان محتوى الإيميل طويلًا؛ قسمه إلى فقرات، ومن الأفضل استخدام فقرتين أو ثلاث، وليس فقرة واحدة كبيرة.
- استخدام اللغة الرسمية: تجنب الاختصارات أو المصطلحات العامية غير المفهومة، فيجب أن تكون لغة الإيميل احترافية ورسمية.
- الاختصار والتركيز: حافظ على الإيجاز في عرض موضوعك، وتجنب الإطالة غير الضرورية، مثل: كتابة مقدمات طويلة.
- التودد والاحترام: كن مهذبًا عند تقديم طلبك، واستخدم عبارات، مثل: “من فضلك”، أو “بعد إذنك”؛ لتعكس احترامك للمتلقي.
- الإشارة إلى المرفقات: إذا كان هناك ملف مرفق؛ نبه القارئ إلى وجوده داخل الرسالة؛ لتوجيهه لتحميله، والنظر فيه.
- مراجعة العناوين والمرفقات: تحقق من صحة عناوين البريد المرسل إليها، وتأكد من إرفاق الملفات المطلوبة قبل إرسال الرسالة.
- ختم الرسالة بالشكر والتوقيع: اختتم الإيميل بعبارة شكر وتوقيع يحتوي على بياناتك، ولا تنس مراجعة الرسالة أكثر من مرة.
كيف أرد على رسالة ايميل رسمية؟
لكي تتمكن من الرد على رسائل الايميل الرسمية؛ فلا بد من اتباع التالي:
قراءة الإيميل بعناية
عندما تتلقى إيميلًا رسميًا؛ فإن الخطوة الأولى والأهم هي قراءة الرسالة بعناية، إذ يجب أن تفهم محتوى الرسالة بشكل كامل قبل الرد عليها، ولا تنسَ أن قراءة الإيميل بدقة تتيح لك تحديد النقاط الرئيسة والمطالب المطروحة، وتساعدك على تجنب أي سوء فهم أو تأويل خاطئ قد يؤثر على جودة الرد؛ لذا خذ وقتك في استيعاب المعلومات والأسئلة المطروحة؛ لضمان تقديم رد ملائم.
استخدام التحية المناسبة
عند بدء الرد، يجب أن تفتتح الرسالة بتحية رسمية ملائمة، وإذا كان اسم المرسل معروفا؛ فيفضل أن تشير إليه بشكل مباشر، مثل: “السيد/السيدة [اسم المرسل]” أو “الأستاذ/الأستاذة”.
التعبير عن الشكر والامتنان
بعد التحية، من الجيد أن تعبر عن شكرك لاستلام الرسالة؛ فهذا الأسلوب يضفي طابعًا إيجابيًا على التفاعل، كما يمكنك استخدام عبارات، مثل: “أشكركم على إرسال الرسالة”، أو “أود أن أعبّر عن امتناني لكم على هذا الإيميل”.
الرد على المحتوى الرئيس بوضوح
في هذه المرحلة، يجب أن تركز على الرد على محتوى الرسالة الرئيس بوضوح ودقة؛ لذا احرص على أن تكون إجاباتك مباشرة وموجزة دون إطالة غير ضرورية، وفي حال طُرحت عليك أسئلة؛ قدم الإجابات المطلوبة بدقة، وتأكد من توفير جميع المعلومات اللازمة.
تجنب العبارات غير المناسبة
من المهم أثناء كتابة الرد على أي ايميل رسمي أن تتجنب استخدام عبارات غير مناسبة أو عاطفية، خصوصًا في بيئة العمل الرسمية؛ لذا يجب أن يكون خطابك متزنًا ومرتكزًا على الوقائع، واحتفظ الموضوعية، وركز على توفير المعلومات بشكل دقيق وموثوق؛ فالتعامل بمهنية يسهم في الحفاظ على سمعتك وتعزيز علاقاتك المهنية.
الخاتمة والتحية الختامية
في نهاية الرسالة، من المهم أن تختتم بردك بتحية ختامية مناسبة، مثل: “مع خالص التحية” أو “شكرًا مرة أخرى”، والجدير بالذكر أن هذه العبارات تضفي لمسة نهائية لطيفة على الرسالة، وتظهر أدبك واحترافيتك.
بعد ذلك، ضع توقيعك الشخصي الذي يتضمن اسمك، ومعلومات الاتصال اللازمة؛ لضمان سهولة التواصل في المستقبل.
الحفاظ على المهنية والاختصار
في الختام، تذكر أن الرد على أي ايميل رسمي يجب أن يكون مهنيًا وموجزًا؛ فالهدف هو تقديم الإجابات والمعلومات المطلوبة دون إطالة غير ضرورية، مع الحفاظ على أسلوب رسمي واحترافي في جميع مراحل الكتابة؛ فهذا سيساعدك في بناء صورة مهنية قوية، والحفاظ على علاقات عمل جيدة.
نموذج ايميل رسمي بالعربي جاهز
| المُرسَل إليه: ……………………….
الموضوع: …………………
إلى السَّيد/السيدة: …………… المحترم/المحترمة.
تحيَّة طيِّبة وبعد،،
أتقدَّم إليكم بهذه الرِّسالة بغرض …………………………….، وأود طلب موافقتكم على ……………………. في أقرب وقت ممكن.
كما أرجو من حضرتكم إفادتي بأي تعليمات أو معلومات إضافية قد أحتاجها لإتمام هذا الأمر بنجاح. أشكركم جزيل الشكر على وقتكم الكريم، وأتطلع إلى سماع ردكم قريبًا.
تقبلوا مني فائق الاحترام والتقدير.
اسم المُرسِل:……………………. عنوان البريد الإلكتروني:…………………… رقم الهاتف:………………………. |
نموذج اميل رسمي الي مسؤول التوظيف في شركة
| إلى السيد مسؤول التوظيف في شركة/ …………………………. تحية طيبة، أما بعد.. علمت من خلال إعلانكم للتوظيف أنكم بحاجة إلى من يشغل وظيفة/ ………….……….، وعليه أرحب بالتقديم على هذه الوظيفة؛ نظرًا لأن مؤهلي وشهادتي تتناسب معها. اسمي/ ………………………….….. حاصل على بكالوريوس/ ……………..…… من كلية/ …….…………….. جامعة/ …………………… عام التخرج/ …………، ولاهتمامي بالمجال فقد علمت لمدة/ ….……. في وظيفة/ ……………….………….؛ سعيًا لإصقال مهاراتي وتقديم أفضل ما لدي، وقد نجحت، ولا يزال لدي المزيد لأقدمه إن قبلت منحي فرصة لإثبات جدارتي. وأقدم لك السيرة الذاتية الخاصة بي للاطلاع عليها ومعرفة أهم المؤهلات والشهادات والخبرات التي حصلت عليها. تفضل بقبول وافر الاحترام والتقدير اسم المرسل: ………………………………………… العنوان: ………………………………………. رقم التليفون: …………………………. البريد الإلكتروني: …………….@……………………….. التوقيع: ………………………. |
لتحميل النموذج اضغط هنا بصيغة ملف WORD
لتحميل النموذج اضغط هنا بصيغة ملف PDF
نموذج اخر ايميل رسمي للتقديم علي وظيفة
| ايميل رسمي للتقديم علي وظيفة بسم الله الرحمن الرحيم الأستاذ الفاضل ………………………. أتمنى لكم يومًا سعيدًا، أعبر لكم عن امتناني واحترامي. أود أن أقدم طلبي هذا إليكم رغبة مني في الانضمام إلى فريق شركتكم الرائعة، أنا خريج كلية ………………. بتخصص …………….. من جامعة ……………… لدي خبرة متواضعة وقد أكملت دورة متقدمة في استخدام الحاسوب وأنهيت دورات في تعلم وتحسين اللغة الإنجليزية والفرنسية. أرفقت مع هذا البريد جميع المستندات والشهادات اللازمة لدعم طلبي، أتطلع بشدة لفرصة الانضمام إلى شركتكم المحترمة وأسهم في نجاحها، أعتقد أن مهاراتي وخلفيتي الأكاديمية ستكون مفيدة لفريقكم. أشكركم مقدمًا على النظر في طلبي وآمل أن يحظى بقبولكم الكريم. بأطيب التحيات،، التاريخ: ……/…../……. اسم المرسل: ……………………………..
|
نموذج ايميل رسمي بالانجليزي لشركة
| Subject: Application for Employment Opportunity Dear [Hiring Manager’s Name], I hope this message finds you well and having a great day. I would like to express my gratitude and respect for the opportunity to apply to your esteemed company. I am a graduate of [Your College Name], specializing in [Your Major], from [Your University Name]. I have modest experience and have completed an advanced computer course, in addition to courses in English and French language improvement. Attached to this email are all the necessary documents and certificates supporting my application. I am very eager for the opportunity to join your esteemed company and contribute to its success. I believe that my skills and academic background will be of great value to your team. Thank you in advance for considering my application, and I sincerely hope it meets your kind approval. Best regards, |
لتحميل النموذج اضغط هنا بصيغة ملف WORD
لتحميل النموذج اضغط هنا بصيغة ملف PDF
كيف تستفيد من برنامج قيود عند كتابة ايميل رسمي؟
يمكن الاستفادة من برنامج قيود في عدة جوانب لتحسين تنظيم وتنسيق المعلومات المالية المطلوبة عند كتابة ايميل رسمي، وإليك كيفية الاستفادة من البرنامج:
إرفاق التقارير المحاسبية الدقيقة
بفضل برنامج قيود، يمكنك بسهولة استخراج تقارير محاسبية دقيقة، مثل: الميزانية العمومية، الأرباح والخسائر، والتقارير الضريبية؛ وبالتالي هذا يسهل عليك إرسال الإيميلات الرسمية التي تحتاج إلى دعم بتقارير مالية موثوقة.
إدارة الفواتير والمستندات المالية
برنامج قيود يوفر لك خاصية إصدار الفواتير الإلكترونية بطريقة منظمة، إذ يمكنك الاستفادة من هذا عند إرسال ايميل رسمي إلى عميل؛ لتزويده بفاتورة شراء أو طلب دفع، والجدير بالذكر أن الفواتير التي تنشأ عبر برنامج قيود تكون منظمة، وتحتوي على جميع المعلومات الضرورية؛ مما يضفي على الإيميل طابعًا احترافيًا.
مثال
مرحبًا ……،
أرفق لكم الفاتورة رقم…… بقيمة …….. المتعلقة بطلبكم الأخير، نرجو التكرم بتسوية المبلغ بحلول …………
شكرًا لتعاملكم معنا.
مع أطيب التحيات،
[اسمك]
استخدام البيانات الحية لتحليل الأداء
من خلال تقارير الأداء والتحليلات المالية المتوفرة في برنامج قيود، يمكنك تقديم تحليل دقيق للوضع المالي للشركة عند الحاجة، وعند كتابة ايميل رسمي للمستثمرين أو الشركاء؛ يمكنك الاعتماد على البيانات الحية المحدثة؛ لتقديم صورة واضحة عن الأهداف المحققة، والأرباح المتوقعة.
مثال
إلى …….،
نرفق لكم تقريرًا حول أداء الشركة خلال الربع الأخير، والذي يوضح نموًا بنسبة ……..٪ في الإيرادات مقارنة بالربع السابق،
نحن واثقون بأن هذا النمو المستمر يعكس التزامنا بتحقيق أهدافنا المستقبلية.
التنظيم والشفافية في إرسال الإيميلات
يمكنك بسهولة متابعة عمليات السداد؛ مما يساعدك في إرسال إيميلات متابعة دقيقة للعملاء المتأخرين في الدفع، إذ يتيح لك البرنامج معرفة جميع الفواتير المستحقة والمبالغ التي لم تدفع بعد.
مثال
عزيزي ……..،
نود تذكيركم بأن الفاتورة رقم ……… لم تُسوّى حتى الآن، يرجى دفع المبلغ المستحق بقيمة ………. في أقرب وقت ممكن،
نشكر لكم حسن تعاونكم.
في الختام
يعد إتقان فن كتابة أي ايميل رسمي مهارة أساسية في عالم الأعمال والتواصل اليومي، ومن خلال اتباع الخطوات الصحيحة، بدءًا من التحية المناسبة وصولًا إلى التوقيع الختامي؛ يمكنك ضمان أن رسالتك تعكس الاحترافية والوضوح، وتذكر أن الإيميل ليس مجرد وسيلة للتواصل، بل هو واجهة تمثلك وتعبر عن مدى دقتك واهتمامك بالتفاصيل؛ لذا احرص دائمًا على مراجعة ما تكتبه، وتأكد من أن رسالتك تعكس الانطباع الذي ترغب في تركه لدى المستقبل.
لا يمكن إنكار أهمية برنامج قيود فيما يخص هذا الصدد، كما أنه يعد أفضل برنامج محاسبة ذات أسعار معقولة يقدم: أنظمة الفاتورة الإلكترونية، وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… وهكذا دواليك.
بعد معرفتك كيفية كتابة ايميل رسمي؛ جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا؛ فهو برنامج محاسبي متكامل في المملكة العربية السعودية.
انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم الإدارة وسوق العمل المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!
