كيفية اختيار نظام محاسبي مناسب للأعمال الصغيرة| معايير اختيار برنامج المحاسبة الأنسب لك

كيفية اختيار نظام محاسبي للأعمال الصغيرة سؤال يتردد على ألسنة الكثيرين؛ لذا جئنا اليوم ومعنا الإجابة إذ تكمن في سهولة استخدام هذا النظام

كيفية اختيار نظام محاسبي مناسب للأعمال الصغيرة| معايير اختيار برنامج المحاسبة الأنسب لك

هل تعلم كيفية اختيار نظام محاسبي مناسب للأعمال الصغيرة؟ إذا قلت لا؛ فهذا المقال لك؛ فجميعنا على علم بأن عملية الاختيار تلك لها تأثير كبير على اتخاذ القرارات المستنيرة، وكفاءة الإدارة المالية، فضلًا عن تحسين عملياتك المحاسبية، والجدير بالذكر أن السوق يضج الآن بعشرات البرامج المحاسبية، منها ما هو جيد والعكس صحيح؛ لذا من أين نعلم الجيد منها لنتمكن من اختياره؟ هذا ما سنعلمه جميعًا في هذا المقال، إذ سنعطيك نظرة شاملة عن المعايير التي ما إن وجدتها في أي برنمج محاسبة إلا وتعلم أنه هو البرنامج المنشود، كما سنخبرك عن أفضل برنامج قد تتعامل معه يومًا.

كيفية اختيار نظام محاسبي مناسب للأعمال الصغيرة 

قبل أن نغوص في الإجابة عن ذلك السؤال؛ لا بد أولًا من أن نعلم ما هو النظام المحاسبي الإلكتروني، وهو عبارة عن برنامج تتمكن من تخزينه في الأساس على الحاسوب الرسمي للمنشأة أو الشركة الخاصة بك، ويوفر كافة الاحتياجات المحاسبية التي أنت بحاجة إليها، وهناك العشرات منها في السوق؛ لذا ستعلم الآن كيف نتمكن من عملية الاختيار ونحن مرتاحي البال.

معايير اختيار البرنامج المحاسبي الذي يناسب الأعمال الصغيرة

لقد وصل العصر الرقمي الآن إلى أهبته؛ لذا من مصلحتك إذا كنت صاحب عمل صغير أو حتى كبير أن تختار نظام محاسبي سحابي لعملك، ولكنك قد تتساءل عن كيفية اختيار نظام محاسبي يلائم أعمالك الصغيرة؛ لذا دون مزيد من اللغط، دعنا نتعمق في عالم برامج المحاسبة الرائع والمعقد أحيانًا لاكتشاف كيف تدير حسابات مشروع صغير؟ وأي منها يناسب احتياجات عملك، ويمكن تلخيص معايير الاختيار فيما يلي:

سهولة الاستخدام

إن أول شيء ينبغي عليك أن تبحث عنه في أي برنامج محاسبي هو هل هذا البرنامج سهل الاستخدام أم لا؟ إذ إن ذلك أمرًا ضروريًا، وخاصة إذا لم يكن لديك خلفية محاسبية؛ لذا تأكد من أنه ذات واجهة سهلة، ويمكنك التنقل بين جنباته بسلاسة، فضلًا عم سهولة تنفيذ المهام الشائعة، مثل: إنشاء التقارير، إدخال المعلومات، وأيضًا إدارة الفواتير.

التكامل مع الأدوات الأخرى

في العالم الذي نعيش فيه الآن، من الشائع استخدام العديد من الأدوات والبرامج لإدارة جوانب مختلفة من عملك؛ لذا تأكد من البرنامج الذي ستختاره يستطيع أن يتكامل بكل سهولة ويسر مع التطبيقات الأخرى، بما في ذلك: أدوات إدارة المشاريع، أو أنظمة إدارة علاقات العملاء.

توافر الميزات المحاسبية الأساسية

تأكد من أن البرنامج الذي ستختاره يوفر الميزات المحاسبية الأساسية التي تحتاجها، بما في ذلك: إدارة الحسابات الدائنة والمدينة، مسك الدفاتر، إعداد التقارير المالية، وكذلك إدارة كشوف المرتبات، وأن تلك المميزات تتوافق مع احتياجات عملك المحددة.

التكلفة

يعد عامل التكلفة أحد أهم المعايير التي ينبغي عليك أن تضعها في الحسبان؛ لذا قم بتقييم خطط التسعير المختلفة التي يقدمها مقدمو الخدمة، واختر الأفضل من بينهم، والتي تناسب ميزانيتك، ولا تنسَ أن تضع في اعتبارك تكاليف الدعم الفني، والتدريب، وكذلك الصيانة، والجدير بالذكر أن برنامج قيود المحاسبي يقدم لك أسعارًا لا مثيل لها، وستكون ضمن ميزانيتك بلا ريب.

قابلية التوسع

بالتأكيد إن عملك الصغير سيأتي عليه وقت ويتطور، وحينئذ من المحتمل أن تتغير احتياجاتك المحاسبية وفقًا لذلك؛ لذا أثناء بحثك عملية الاختيار تأكد من أن برنامج المحاسبة قابل للتطوير بدرجة كافية؛ حتى يواكب نمو عملك، ويتكيف مع احتياجاتك الجديدة.

أمان البرنامج المحاسبي

إذا كنت تبحث عن كيفية اختيار نظام محاسبي يناسب الأعمال الصغيرة، فينبغي عليك أن تبحث عن ميزة الأمان، إذ إنك وبالتأكيد لا تود أن تُعرض بياناتك المالية على الملأ؛ لذا ينبغي عليك أن تتأكد أن هذا البرنامج الذي اخترته يضمن لك عدم مشاركة بياناتك العملية المحاسبية والإفصاح عنها مع أي طرف خارجي، وكذلك أمان تلك البيانات على خوادم البرنامج.

دعم الربط التلقائي

هل وجدت برنامجًا محاسبيًا يلبي جميع احتياجاتك؟ إذًا الخطوة التالية هي معرفة ما إذا كان ذلك البرنامج يدعم الربط التلقائي مع أبرز التطبيقات التي تستخدمها أم لا، فإذا كان يدعمها لأتمتة عملية إدخال البيانات المحاسبية؛ فاختره وأنت مغمض العينين وإلا فاتركه وابحث عن غيره؛ لأن هذه الميزة تعد واحدة من أهم الميزات التي ينبغي أن تبحث عنها حينما تبحث عن كيفية اختيار نظام محاسبي يناسب الأعمال الصغيرة.

مزايا برامج المحاسبة 

إن المحاسبة هي النمو الأساسي لكافة الشركات، ولكنها مهمة تستغرق وقتًا طويلًا؛ لذا من الذكاء استخدام برامج المحاسبة مهما كانت نوع شركتك: صغيرة كانت أو كبيرة، إذ ستنهال عليك العشرات من المميزات، والتي من أهمها ما يلي:

التسجيل الإلكتروني

إن من أهم ما يميز برامج المحاسبة أنها تقوم بالاحتفاظ بسجل كامل لجميع المعاملات بصورة تلقائية، بالإضافة إلى تسجيل المعاملات بشكل منتظم، ومتوافق مع القوانين، واللوائح، ومعايير الامتثال القانوني في المدينة أو الدولة.

توفير الوقت

تساعدك برامج المحاسبة في توفير وقتك الثمين، إذ تقوم بتسجيل كافة المعاملات وتدير أموال شركتك، وتفسح لك الطريق لكي تهتم بأشياء أخرى أكثر أهمية، كما تمكنك من تسجيل المعاملات بمفردك بدون الانتظار ليقوم المحاسب بها.

إدارة الحسابات

تعمل برامج المحاسبة على تسجيل الشيكات والتحويل من بنك لآخر، القروض، العهد، الإيرادات الأخرى، وكذلك السلف، فضلًا عن:

• إمكانية إضافة خزينة المستخدم، وتسجيل الخزينة.
• تسجيل المصروفات التأسيسية والعامة، بالإضافة إلى الحسابات الشخصية.
• إدارة وتسجيل حسابات الشركة.
• أرصدة الأصول الثابتة.
• إمكانية التحويل من خزينة لأخرى.
• تسجيل حسابات البنوك، وإهلاكها الأصول.

دقة البيانات والحسابات

يساعد أي برنامج محاسبي على تقليل نسبة الأخطاء في الحسابات، إذ إنه قد يخطئ المحاسب العادي على الورق، ولكن برامج المحاسبة تقضي على أي نسبة خطأ متوقعة، وتتمكن من إخراج البيانات بدقة عالية.

ربط جميع الحسابات ببعضها

تعمل برامج المحاسبة على ربط جميع أقسام الحسابات ببعضها والتنسيق والتكامل بينهم؛ وبالتالي يمكنك من متابعة شاملة بين قسم المبيعات، والمشتريات، والحسابات، وكذلك المخازن في آن واحد؛ وبالتالي سمنحك تنظيمًا أكبر، ومرونة في العمل.

معرفة تامة بأصول المنشأة وإهلاكها

بالحديث عن مزايا برامج المحاسبة؛ فإنها تمكنك من معرفة أصول المنشأة وإهلاكها بشكل تلقائي، إذ تعمل على تعيين فترة إهلاكك، وكذلك ضريبتها المطبقة، فضلًا عن إضافة أصولك بدون تدخل منك إلا في جزئية بسيطة، وهي: جزئية تسجيل البيانات المالية المطلوبة.

ما هو البرنامج المحاسبي الأكثر استخدامًا؟ 

فكر في الالتزامات المحاسبية لعملك عندما تبحث عن أفضل برنامج محاسبة سحابي؛ فبالتأكيد ليست كل البرامج تقدم الإمكانيات ذاتها، ولكي نختصر عليك طول الطريق؛ نفصح لك عن برنامج قيود المحاسبي الذي يعد الأفضل في مجاله بلا ريب، ويستخدمه العديد من الأشخاص من كل حدب وصوب؛ فهو أفضل نظام محاسبي سحابي يقدم لعملائه أسعارًا لا مثيل لها، فضلًا عن أشياء أخرى عديدة، والتي من بينها ما يلي:

• يوفر العديد من الحزم والباقات المختلفة بأسعار معقولة، يمكنك أن تختار الأنسب من بينهم.
• إذا كنت صاحب عمل صغير؛ فإنه يساعدك في إدارة الشئون المالية بكل سهولة ويسر.
• يتمتع البرنامج بأنه له واجهة سهلة الاستخدام، وكذلك بسيطة يمكنك فهمها بسهولة.
• يمكن أصحاب الأعمال الصغيرة إجراء حساباتهم بأنفسهم إذا رغبوا في ذلك بأقل قدر ممكن من التمويل.
• يدعم برنامج قيود الربط التلقائي مع أبرز التطبيقات التي تستخدمها.

في الختام

إذا كنت تتساءل عن كيفية اختيار نظام محاسبي مناسب للأعمال الصغيرة؛ فباختصار لا بد أن تفكر في كافة الإمكانيات التي يوفرها البرنامج التي تتعلق بالالتزامات المحاسبية، ومن ثم تحديد الاحتياجات الحقيقية للشركة من حيث الإدارة المحاسبية بشكل واضح، وفي الأخير الخصائص التقنية للبرنامج وتكلفته، والجدير بالذكر أن هناك أكثر من برنامج محاسبة سحابي مجاني في السوق، ولكن إذا أردت أن ترقى بعملك إلى القمة؛ فبالتأكيد لا بد أن تدفع بعضًا من المال مقابل خدمة جيدة، فإذا أردت الاستعانة بأحد البرامج المتخصصة في هذا المجال؛ فبرنامج قيود هو الأفضل لك بلا ريب، وموجود لمساعدتك طوال ٢٤ ساعة.

الجدير بالذكر أن برنامج قيود المحاسبي يقدم لكافة عملائه مميزات عديدة، إذ يقدم أنظمة الفاتورة الالكترونية، وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… وهكذا دواليك.

عزيزي القارئ، بعد أن علمت كيفية اختيار نظام محاسبي يناسب الأعمال الصغيرة، وكيف أن برنامج قيود يعد الأفضل بلا ريب، إذا كنت في حيرة من أمرك؛ فيمكنك أن تجرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا، وحينئذ ستعلم هل ما كتب صحيح أم لا.