منذ انطلاق تطبيق المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية في 1 يناير 2021، كان الهدف الرئيسي هو ربط جميع عمليات البيع في منصة إلكترونية موحدة، لتحويل عملية إصدار الفواتير والإشعارات من النماذج الورقية إلى نظام إلكتروني منظم بين البائع والمشتري. يسهم هذا التحول في تمكين تبادل الفواتير والإشعارات الدائنة والمدينة ومعالجتها بتنسيق إلكتروني شامل، ما يتيح متابعة دقيقة للحراك الاقتصادي وتعزيز الشفافية.
في هذا الدليل، سنركز على الفاتورة الإلكترونية في مرحلتها الثانية، مع تسليط الضوء على احتياجات الشركات الصغيرة والمتوسطة. ستتعرف على كيفية اختيار البرنامج المحاسبي الأنسب، وتنظيم العمليات المحاسبية بكفاءة، والاستعداد الكامل للمرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية.
إذا كنت صاحب شركة أو أحد المحاسبين العاملين فيها، فقد أعددنا هذا الدليل لتقديم شرح وافٍ حول التفاصيل المرتبطة بالمرحلة الثانية، والإجابة على أبرز الأسئلة التي قد تواجهك، بهدف دعمك في تحقيق التوافق مع متطلبات الفاتورة الإلكترونية وضمان سير عملك بسلاسة.
ما هي المرحلة الثانية للفاتورة الإلكترونية؟
هي امتداد للمرحلة الأولى من الفاتورة الإلكترونية، وتسمى مرحلة الربط والتكامل، إذ تُربط أنظمة الفوترة الإلكترونية للشخص عبر منصة فاتورة بهيئة الزكاة والضريبة والجمارك. تطبق المرحلة الثانية في المجموعة الأخيرة على المكلف الذي تزيد إيراداته السنوية التي تخضع لضريبة القيمة المضافة عن 70 مليون ريال سعودي لعام 2021م أو 2022م.
موعد تطبيق المرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية للشركات الصغيرة والمتوسطة:
طُبقت المرحلة الثانية للفاتورة الإلكترونية بشكل مرحلي بدءًا من 1 يناير 2023، وذلك للشركات الكبيرة، وفي بداية شهر يناير من عام 2024 سيبدأ تطبيقها على الشركات الصغيرة والمتوسطة، بما تزيد إيراداتها عن 70 مليون ريال سعودي خلال عام 2022 أو 2021.
وستلحقها باقي المجموعات إلى أن يتحقق هدف هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وذلك بضم جميع الشركات من كافة القطاعات إلى استخدام نظام الفاتورة الالكترونية.
متطلبات إصدار الفاتورة الالكترونية للشركات الصغيرة والمتوسطة.
يتعين على مصدر الفاتورة الإلكترونية الالتزام التام بلوائح وإرشادات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) في المملكة العربية السعودية، بما في ذلك الالتزام بالمواعيد الزمنية المحددة لمشاركة الفواتير، وضمان صحة الامتثال الضريبي والتوقيع الإلكتروني. يهدف ذلك إلى تسهيل الانتقال إلى أنظمة تبادل المستندات الرقمية بطريقة سلسة ومنظمة.
وفيما يلي أبرز النقاط التي يجب الالتزام بها لضمان توافق الفواتير الإلكترونية مع متطلبات المرحلة الثانية:
- استخدام نظام فوترة إلكترونية متصل بمنصة “فاتورة” التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- إعداد الفواتير الإلكترونية بصيغ معتمدة، مثل XML أو PDF/A3 التي تتضمن صيغة XML.
- التأكد من أن نظام الفوترة المستخدم مرتبط بالإنترنت لضمان التحديثات والمزامنة.
- تضمين كافة الحقول الإضافية المطلوبة للمرحلة الثانية ضمن الفاتورة الإلكترونية، لضمان الامتثال الكامل للمتطلبات.
التقيد بهذه المتطلبات يضمن تسهيل العمليات، وتحقيق التوافق مع الأنظمة الإلكترونية الحديثة المعتمدة من الهيئة.
المجموعة “الثامنة عشرة” لتطبيق مرحلة “الربط والتكامل” من الفوترة الإلكترونية
أعلنت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عن المعايير المعتمدة لتحديد المنشآت المستهدفة في المجموعة “الثامنة عشرة” ضمن مرحلة “الربط والتكامل” من نظام الفوترة الإلكترونية. وأوضحت الهيئة أن هذه المجموعة تشمل المنشآت التي تجاوزت إيراداتها الخاضعة لضريبة القيمة المضافة (2 مليون ريال) خلال عامي 2022م أو 2023م.
وأكدت الهيئة أنها ستقوم بإشعار جميع المنشآت المشمولة في المجموعة الثامنة عشرة، استعدادًا لعملية الربط والتكامل مع نظام (فاتورة) قبل 31 أغسطس 2025م.
وأشارت الهيئة إلى أن المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية، والمعروفة بـ”مرحلة الربط والتكامل”، تتطلب متطلبات إضافية مقارنة بالمرحلة الأولى “مرحلة الإصدار والحفظ”. وتشمل هذه المتطلبات ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بالمنشآت مع نظام (فاتورة)، إصدار الفواتير الإلكترونية بصيغة محددة، وإضافة عناصر جديدة في الفواتير. كما أوضحت أن تطبيق المرحلة الثانية سيتم تدريجيًا على مجموعات محددة، وسيتم إشعار كل مجموعة بموعد التطبيق قبل ستة أشهر على الأقل.
وأبرزت الهيئة أن هذه المرحلة تعد خطوة جديدة في مسيرة التحول الرقمي والنهضة الاقتصادية التي تشهدها المملكة، وتأتي استكمالًا للنجاحات المحققة في المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية، والتي أسهمت في تعزيز حماية المستهلك على مستوى المملكة. كما أشادت الهيئة بالتجاوب السريع والوعي الكبير الذي أبداه المكلفون خلال تطبيق المرحلة الأولى، مؤكدة أن هذا التفاعل الإيجابي يعكس التزام المنشآت بدعم جهود التحول الرقمي.
الربط المباشر مع منصة هيئة الزكاة والدخل
في المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية، يصبح الربط المباشر مع منصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك إلزاميًا. يتعين على الشركات إصدار فواتيرها بصيغة XML أو PDF/A-3 وإرسالها إلى منصة الهيئة خلال 24 ساعة من وقت الإصدار. هذا الربط يتيح للهيئة مراجعة الفواتير والتحقق من صحتها والموافقة عليها، مما يعزز من الشفافية والامتثال الضريبي.
متطلبات التوقيع الرقمي
التوقيع الرقمي يعدّ عنصرًا أساسيًا في المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية، حيث يضمن سلامة ومصداقية الفواتير المرسلة. يُستخدم التوقيع الرقمي للتحقق من صحة المعلومات الواردة في الفاتورة ولمنع التلاعب بها بعد إصدارها. نظام التوقيع الرقمي يعتمد على خوارزميات معقدة ويستخدم لتشفير البيانات، مما يضمن حماية الفاتورة من التزوير.
عقوبات الشركات التي لا تلتزم بنظام الفاتورة الالكترونية:
ستتعرض الشركات الذين لا يلتزمون بتنفيذ المرحلة الثانية لغرامات مالية وعقوبات، كما حدث في المرحلة الأولى. قد أوضحت هيئة الزكاة أن الغرامات المتعلقة بالفواتير الإلكترونية تشمل:
- غرامة قدرها 5 آلاف ريال على كل من لا يصدر الفواتير إلكترونيًا.
- غرامة قدرها 5 آلاف ريال على كل من لا يحفظ الفواتير إلكترونيًا.
- تحذير يليه توقيع غرامة مالية على إصدار الفاتورة الضريبية المبسطة دون الرمز السريع QR Code.
- تحذير يليه توقيع غرامة مالية على كل من لا يبلغ الهيئة عن أي عطل يعيق إصدار الفواتير الإلكترونية بشكل صحيح.
- غرامة قدرها 10 آلاف ريال على كل من يحذف أو يعدل الفاتورة الإلكترونية.
ومن الجدير بالذكر أن على مخالفي اللوائح المتعلقة بالفوترة الإلكترونية التعامل مع أحكام نظام ضريبة القيمة المضافة ولائحته التنفيذية الصادرة عن الهيئة. وفقًا للمادة الخامسة والأربعين من النظام، يمكن تغريم أي شخص يخالف أي من أحكام النظام أو اللائحة بغرامة تصل إلى 50 ألف ريال.
مواصفات الفواتير الإلكترونية (XML و PDF/A-3)
يجب أن تلتزم الفواتير الإلكترونية الصادرة في المرحلة الثانية بإحدى الصيغتين المعتمدتين: XML أو PDF/A-3. هذه الصيغ توفر آلية متكاملة للتعامل مع الفواتير، حيث تحتوي على البيانات المطلوبة بشكل منظم وسهل التحقق. كما تضمن هذه الصيغ القدرة على قراءة الفواتير من قبل الأنظمة المختلفة وتوفير السهولة في معالجة البيانات.
إجراءات الامتثال القانوني
تتطلب المرحلة الثانية الالتزام بإجراءات الامتثال القانوني المنصوص عليها من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. يجب على الشركات التأكد من أن نظام الفوترة الإلكتروني الخاص بها متوافق مع اللوائح الصادرة، والتي تشمل التوقيع الرقمي، وحفظ الفواتير بصيغ محددة، وإرسالها إلى الهيئة. الامتثال لهذه الإجراءات يساعد الشركات في تجنب العقوبات وضمان سير العمليات بشكل قانوني.
مزايا برنامج قيود
- سهولة الاستخدام:
واجهة مستخدم مبسطة تتيح للمستخدمين من جميع المستويات إدارة الحسابات بسهولة.
- العمل عبر الإنترنت:
يتيح الوصول إلى النظام من أي مكان وفي أي وقت عبر الإنترنت دون الحاجة لتثبيت برامج.
- التوافق مع الفاتورة الإلكترونية:
متكامل مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بما يتوافق مع المرحلتين الأولى والثانية من الفاتورة الإلكترونية.
- تقارير مالية شاملة:
يوفر تقارير دقيقة وتحليلات مالية متعددة لمساعدة الشركات في اتخاذ قرارات مستنيرة.
- إدارة شؤون الموظفين:
يتيح تتبع الرواتب، الإجازات، والمكافآت بمرونة، مع توفير حلول متكاملة لإدارة الموارد البشرية.
- تعدد العملات:
يدعم التعامل بعملات مختلفة، مما يجعله مناسبًا للشركات ذات الأنشطة الدولية.
- تكامل مع الأنظمة الأخرى:
يتيح التكامل مع أنظمة إدارة المخزون، المبيعات، والمشتريات لتسهيل العمليات التشغيلية.
- الأمان والخصوصية:
يقدم مستويات متقدمة من الأمان لتأمين البيانات المالية وحمايتها من الوصول غير المصرح به.
- إدارة المخزون:
يوفر أدوات فعالة لمتابعة المخزون وتنظيم الأذونات، مثل أذونات الصرف والإضافة.
- التحديثات التلقائية:
يتلقى المستخدمون تحديثات مستمرة للميزات والتحسينات، دون الحاجة إلى صيانة إضافية.
- دعم العملاء:
فريق دعم فني متوفر للمساعدة عبر قنوات متعددة، لضمان تجربة استخدام سلسة.
- خطط تناسب جميع الشركات:
يقدم خططًا مرنة تلائم احتياجات الشركات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة. - تجربة مجانية:
يتيح للمستخدمين تجربة النظام مجانًا لمدة 14 يومًا لاكتشاف ميزاته وتجربتها قبل الالتزام.
على ماذا تحتوي الفاتورة الضريبية في المرحلة الثانية؟
محتويات الفاتورة الضريبية المبسطة:
- عنوان الفاتورة (فاتورة ضريبية مبسطة).
- وقت وتاريخ إصدار الفاتورة.
- رقْم تسلسلي.
- معلومات البائع.
- معلومات المشتري.
- رمز الاستجابة السريعة QR Code.
- عنوان المتجر.
- رقْم تسجيل ضريبة القيمة المضافة.
- مبلغ كل منتج شامل ضريبة القيمة المضافة.
- إجمالي مبلغ الفاتورة (شامل ضريبة القيمة المضافة).
محتويات الفاتورة الضريبية الشاملة في المرحلة الثانية؟
- عنوان الفاتورة (فاتورة ضريبية).
- تاريخ ووقت إصدار الفاتورة.
- رقْم تسلسلي.
- معلومات البائع.
- معلومات المشتري.
- رمز الاستجابة السريعة QR Code.
- رقْم السجل التجاري للمورد (أو أي مُعرِّف آخر).
- إجمالي سعر الفاتورة (غير شامل ضريبة القيمة المضافة).
- إجمالي سعر الفاتورة (شامل ضريبة القيمة المضافة).
ملاحظة:
في الفاتورة الالكترونية المرحلة الثانية لابد من إضافة سبب إصدار الإشعارات الدائنة
(المرتجع من الفاتورة الالكترونية والمبسطة).
كيف تختار أفضل برنامج يطبق الفواتير الإلكترونية لتجارتك؟
لا بد أن يتوافق النظام الذي تختاره لتطبيق الفواتير الإلكترونية مع معايير الربط مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية، وأن تتوافر به الخصائص التي تجعله الأفضل؛ حتى يجد المستخدم سلاسة وسهولة في الاستخدام.
هناك العديد من الخصائص التي عند توافرها في أي برنامج يعمل على تطبيق المرحلة الثانية للفاتورة الإلكترونية تجعله الأفضل بلا ريب، ومن بين تلك الخصائص ما يلي:
الامتثال للوائح أمن البيانات
إن أي برنامج يمتثل للوائح أمن البيانات، ويتأكد من تخزين بيانات حسابات الشراء والدفع عبر وقت محدد، وحماية بيانات عملائه ومورديه، وجمع التوقعات من خلال بروتوكول متوافق وآمن- يعد الأفضل على الإطلاق بين البرامج الأخرى.
إمكانية تخصيص الفاتورة
إن أي برنامج قدم العديد من الخصائص في عمله يسمح للتجار باختيار حجم، وشكل، وخط، وقالب الفاتورة التي يريد العميل طباعتها؛ فإنه بلا شك يتميز عن غيره، إذ يبحث الجميع عن الذي يريحهم.
مواكبة تحديثات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
يتحتم عليك -إذا أردت التميز عن منافسيك- الربط مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك من خلال مواكبة التحديثات باستمرار الخاصة بهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
الامتثال للإقرار الضريبي
يُلزم تجار التجزئة الذين تفوق مبيعاتهم 375.000 ريال سعودي بتقديم الإقرار الضريبي، ولأن فعل ذلك قد يكون شاقًّا عليهم، يلجأون إلى برامج محاسبة متكاملة تفعل ذلك بدلًا عنهم؛ لذا ينبغي على البرنامج الخاص بك تسليمها وإعدادها بكل سهولة ويسر.
سهولة الاستخدام والدعم الفني الفوري
كلما كان البرنامج الخاص بك يقدم لعملائه شروحات، ودعمًا فنيًّا، ومصادر تعليمية مستمرة ليزيل عنهم غمامة الجهل بتطبيق متطلبات المرحلة الثانية للفاتورة الإلكترونية؛ فإنه سيتصدر قائمة البرامج الأخرى، إذ إن الجميع يبحث عن الذي يوفر وقتهم، ويختصر جهودهم.
خيارات دفع متعددة
هناك العديد من البرامج التي لا تقدم لجميع عملائها خيارات دفع متعددة؛ وبالتالي لا تتلاءم مع العديد من الأشخاص، فلا يستخدمونها على الرغم من أنها تحفظ، وتدير، وترسل الفواتير الإلكترونية بما يتناسب مع كافة متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؛ لذا إذا كنت تقدم خيارات دفع متعددة في برنامجك، فإنك تتفضل على منافسيك، وستحقق مبيعات بشكل مستمر.
إرسال الفواتير تلقائيًّا لهيئة الزكاة
هل يقدم البرنامج الخاص بك ميزة إرسال الفواتير بشكل تلقائي إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؟ إذا كان جوابك نعم، فإنك تختصر وقت التاجر وتسرع عملية البيع، كما أن برنامجك في طريقه إلى تصدره على منافسيه، إذ إن بعض أنواع الفواتير تتطلب إرسالها إلى الهيئة في المملكة العربية السعودية لمراجعتها والموافقة عليها قبل أن تُصدر للمشتري.
تقارير مفصلة بالمبيعات
إذا أراد البرنامج الخاص بك أن يطبق المرحلة الثانية للفاتورة الإلكترونية بكفاءة، فإنه لا بد أن يقدم تقريرًا منفصلًا وشاملًا أولًا بأول، وكذلك عرض بيانات هذا التقرير في صفحة واحدة؛ مما يسهل متابعة حركة الفواتير بما يتعلق بالمبيعات، المخزون، الموردين… هلم جرًّا.
مراحل تطبيق الفاتورة الالكترونية للمرحلة الثانية:
من بداية سنة 2023 بدأ تطبيق المرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية، وهي على مراحل بدأت من الشركات ذات الدخل العالي (3 مليار وأكثر) وتدريجيا انتقلت إلى الشركات الأصغر، وفي بداية عام 2024 سبدأ تطبيقها إجباريا على الشركات التي تزيد إيرادتها السنوي عن 70 مليون ريال.
ماذا يجب علي فعله لاللتزام بمتطلبات
الفوترة اإللكترونية؟
- التأكد من أن الحل التقني قادر على االتصال باإلنترنت
- ربط الحل التقني مع منصة فاتورة
- التأكد من وجود الحقول الإضافية في الفاتورة الإلكترونية للمرحلة الثانية
- إصدار وحفظ الفواتير بالصيغة المعتمدة XML أو pdf/A3 متضمنة صيغة XML
آلية عمل الفوترة اإللكترونية للفواتير الضريبية المبسطة
والتي تصدر غالب بين منشأة ومستهلك – في المرحلة الثانية
(الربط والتكامل)
- يصدر البائع الفاتورة اإللكترونية للعميل متضمنة جميع عناصر
- الفاتورة الضريبية المبسطة.
- يسلم البائع الفاتورة للمشتري.
- يحفظ البائع الفاتورة إلكترونيا.
- يشارك البائع الفاتورة مع الهيئة خلال مدة زمنية لا تزيد
- عن 24 ساعة وتتم بطريقة آلية عن طريق الحل التقني
- الخاص بمنشأته مع منصة ”فاتورة“.
من أهم الأمور التي يجب تجنبها عند تطبيق الفوترة الإلكترونية
هو إصدار فواتير إلكترونية عن طريق نظام فوترة إلكتروني لم يتم تهيئته وربطه مع الهيئة.
كيف تستعد للفاتورة الالكرتونية للمرحلة الثانية.
- زيارة صـفـحة الـــفــوتـــرة الإلكترونية عـبر موقع الهيئة الإلكتروني
- القيام بتركيب أو تحديث نظام الفوترة* لدى المنشأة
- التأكد مـن جاهـزيـة الـمـوظـفين للتعامل مع نظام الفوترة الإلكترونية
- فهم عناصر الفاتورة الإلكترونية
- تجربة إصدار الفواتير الإلكترونية والتأكد منها قبل تاريخ الإلزام
دليلك الشامل للفاتورة الإلكترونية PDF
احصل على دليلك الشامل للفاتورة الإلكترونية (المرحلة الثانية) للشركات الصغيرة والمتوسطة!
هل ترغب في معرفة المزيد عن كيفية الالتزام باللوائح الجديدة للفاتورة الإلكترونية؟
نقدم لك دليلًا مفصلاً يغطي كل ما تحتاج إلى معرفته عن المرحلة الثانية، بما في ذلك المتطلبات، الخطوات العملية، وأفضل الممارسات لتسهيل عملية الانتقال.
قم بتحميل الدليل الآن مجانًا واستعد للمرحلة الثانية بكل ثقة!
ملفات فد تهمك:
الدليل المبسط لمتطلبات الفوترة الالكترونية من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
الدليل الإرشادي التفصيلي للفوترة الالكترونية من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
دليل مستخدم منصة فاتورة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
