دليلك المختصر لعملية جرد المخزون وكل ما ينطوي عليها

كيف يمكن التعامل لو حدث – لا قدر الله – نهب أو سرقة للمنتجات الموجودة في المخزون؟ 

يعتبر جرد المخزون من أهم العمليات الإدارية في أي منشأة، لأن كل شيء مباح، وكل شيء متوقع في عالم الأعمال.

هذا فضلا عن القدرة على التعامل مع الأزمات التي تضطرك إليها ظروف السوق أو طلبات العملاء نفسها.

وتجدر الإشارة أيضا إلى أن ثمة محاسبًا يُعنى فقط بمهمة جرد المخزون، أي أنه مسؤول فقط عن المخزون?

وهذا إن دل على شيء فإنما يدل على أنها ليست عملية سهلة.

لكن لا تقلق، ستتعرف من خلال هذه المقالة العملية على عملية جرد المخزون بالتفصيل، لنبدأ.

ما جرد المخزون؟

جرد المخزون هو عملية متابعة وحساب للمواد الخام الخاصة بالمنشأة والتي يجري العمل بها بغرض الصنع أو الإنتاج، هذا أولاً.

أما ثانيًا لمعرفة الكميات المتاحة من المنتجات في مخزون المنشأة. يُجرى الجرد بشكل دوري حتى يتمكن صانعو القرار من معرفة حالة الإنتاج والمخزون المتاح.

جرد المخزون ليس مهمًّا فقط، بل ضرورة لكل منشأة.

أهمية جرد المخزون

يعد المخزون ضروريًّا للشركات لمعرفة كمية المنتجات التي يخططون لبيعها، بالإضافة إلى كميات المواد الخام المتاحة.

تُستخدم هذه المعلومات لحساب تكلفة البضائع المباعة والمخزون غير المباع.

مما يؤثر بشكل كبير على الأرباح. يعد جرد المستودعات أمرًا مهمًّا لكل عمل.

المعرفة الوافية بالأرباح

تتيح معرفة إجمالي الأرباح الناتجة عن مخزون المخازن تقديرًا دقيقًا لقيمة إجمالي الأرباح التي حققتها الشركة طَوال الفترة المحاسبية.

لحساب إجمالي الربح، يضاف المخزون الافتتاحي إلى المشتريات لتحديد المبلغ الذي ينفق على البضائع في فترة محاسبية، مطروحًا منه المخزون الختامي.

في نهاية كل سنة مالية، يُحسب هذا الفرق ويمثَّل كنسبة مئوية.

المعرفة التامة بمركز منشأتك المالي

قيمة المخزون الذي أُغلق في الميزانية العمومية للشركة مهمة في تحديد المركز المالي للشركة.

تساعد معرفة هذه القيمة في رسم صورة دقيقة لرأس المال العامل للشركة والصحة العامة.

منع السرقة والاختلاس

يساعدك الجرد على منع سرقات التخزين من خلال تتبع ما هو موجود في المتاجر ومطابقته مع ما يتم تسجيله في الكتب.

يجب أن تعتمد الشركات أيضًا على إجراء جرد مفاجئ دون علم أي شخص، وعادة ما يتم ذلك بشكل دوري.

وذلك لاكتشاف السرقة أو الاختلاس الذي ربما يكون قد ارتكبه أحد موظفيك، يجب عليك إجراء جرد.

أي أن جرد المخزون ببساطة شديدة هو آلية إدارية تستخدمها المنشآت، وتتفاوت في تطبيقها.

لكن الأكيد هو أنه مهما كانت المنهجية المتبعة إلا أنها لن تخرج عن الأنواع التالية.

أنواع جرد المخزون الثلاثة

توجد ثلاثة أنواع رئيسية للجرد وهي: الجرد الدوري والجرد المستمر والجرد المفاجئ، دعنا نستعرضها معًا بمزيد من التفصيل.

الجرد الدوري

يُجرى الجرد الدوري في نهاية السنة المالية بالطريقة التالية: إيقاف جميع العمليات من وإلى المتجر، كما تُوقف عمليات الدخول والتبادل، وتتم الأنشطة المتعلقة بالمخزن فقط في الفروع والمخازن التي يوجد بها مخزون التي تنفَّذ.

تغطي عملية الجرد كافة الأصناف الموجودة داخل المتجر دون أي استثناء.

كما تُجرى عملية الجرد في جميع الفروع والمستودعات التابعة للمنشأة. في نفس الوقت، تُجمع البيانات الخاصة بنموذج المخزون.

تسجَّل نتائج المخزون في حساب يُعِد البيانات المالية النهائية في نهاية العام، وتخزَّن بيانات هذا النموذج في قواعد بيانات الشركة.

الجرد المستمر

يعتبر الجرد المستمر من أكثر أنواع الجرد شيوعًا في أوساط المنشآت. في هذا السيناريو، يُسجَّل الحدث الحالي دون أي تغييرات، وتبدأ عملية التسجيل بمجرد اكتشافها.

بهذه الطريقة، ستسجَّل المشتريات في الحساب الخاص بالمتجر، وليس في المخزون.

من المعتاد تصنيف العناصر التي لم تُبع كمصروفات فقط، وعدم تضمين العناصر التي بِيعت بالفعل.

كما يتيح الجرد المستمر إمكانية تتبع أي سرقات أو أضرار تحدث داخل المتجر، بالإضافة إلى ملاحظة أي نقص بكميات المنتج.

أحد النماذج المستخدمة في أثناء الجرد هو نموذج المخزون.

الجرد المفاجئ

يُجرى هذا النوع من الجرد فجأة، دون علم مسبَق من أي موظف داخل المتاجر.

يتيح ذلك للعمال اكتشاف أي سرقة أو عبث قد يحدث في المستودع.

تسمح عملية الجرد أيضًا بإجراء مراجعة كاملة لكمية مخزون المتجر. من خلال هذا الإجراء، يتأكد لدى صاحب الجرد أن البضائع والعناصر الواردة والصادرة تباع بدقة على بطاقة الصنف، كما يُتحقق من رصيد المتجر ليكون مساويًا لرصيد كتابه.

أفضل الطرق لحساب جرد المخزون

هناك عدد من طرق حساب المخزون التي تستخدمها إدارات المنشآت، وبعضها يشمل ما يلي: 

طريقة FIFO

تفترض طريقة المخزون الوارد أولًا يصرف أولًا (FIFO) أن العنصر الذي يدخل المتجر هو العنصر الذي يباع أولاً.

تُستخدم هذه الطريقة بشكل شائع لحساب المخزون المملوك لدى الشركات التي تتعامل مع المنتجات القابلة للتلف؛ نظرًا إلى بساطته، وغالبًا ما تستخدمه الشركات التي تخضع منتجاتها للتلف.

طريقة LIFO

تُباع آخر المنتجات التي دخلت المستودع أولاً، تليها المنتجات التي كانت موجودة في المستودع لأطول فترة.

تُستخدم هذه الطريقة عندما لا تكون المنتجات قابلة للتلف ونادرًا ما تعتمد عليها الشركات، لأن المنتجات القديمة قد تفقد قيمتها ولا تُباع.

يمكن أن يتسبب هذا في بعض الأحيان في خسائر كبيرة للشركات.

ومع ذلك، عندما يحدث تضخم في الأسعار، تبيع الشركات المواد بتكلفة عالية أولاً وتحتفظ بالمنتجات الأرخص في المخزون، ثم تنخفض تكلفة البضائع المباعة ويقل هامش ربحها.

كما تخفَّض الضرائب المستحقة على الشركة.

طريقة التكلفة المتوسطة

وفقًا لطريقة متوسط التكلفة، تستخدم الشركات هذا النظام لحساب التكلفة الإجمالية للسلع في المتجر.

يُحسب متوسط تكلفة الوحدة باتباع المعادلة التالية: متوسط تكلفة الوحدة = إجمالي تكلفة البضائع في المتجر + إجمالي عدد الوحدات في المتجر.

لكن عملية متابعة الجرد كما رأيت، ليست بالشيء الهين إطلاقًا، لكن بفضل الحوسبة السحابية أصبح بإمكان المنشآت تسهيل عملية جرد المخزون.

دور قيود في جرد المخزون

قيود هو برنامج محاسبة سحابي سهل الاستخدام، ويوفر مزايا حصرية فقط لعملية جرد المخزون، وإليك أبرز مزايا قيود في هذا الخصوص:

• نموذج طلب الشراء للأصناف الموجودة في المتجر
• إذن لإضافة مخزون
• إذن البورصة
• استمارة تحويل الصنف بين المستودعات
• استمارة تحويل الصنف بين الفروع
• استمارة التحويل بين جميع الفروع من وإلى أي متجر أو فرع
• نموذج معَد لمحضر فحص واستلام البضائع من الأصناف من المخزون

كل هذا وأكثر من داخل قيود، ندعوك لتجربة قيود مجانًا لمعاينة الأمر بنفسك، احصل على تجربة مجانية لمدة 14 يومًا.

الخلاصة

تعتبر عملية الجرد عملية مهمة تؤديها إدارة أي مشروع أو منشأة.

ناقشنا في هذه المقالة الأسس العريضة والهامة حول ماهية جرد المخزون، وأهميته، وطرق حسابه، وكيفية أتمتته عبر قيود.

إذا كان لديك أي أسئلة حول عملية جرد المخزون أو أي شيء آخر، فلا تتردد في ترك تعليق.

وتأكد من تجربة قيود لتعاين بنفسك كيف يجعل قيود منها عملية في غاية السهولة. احصل على تجربتك المجانية لمدة 14 يومًا.