دفتر الأستاذ: ما هو وكيف يتم ترحيل الحسابات إليه؟ مع امثلة

في عالم المحاسبة، يعد دفتر الأستاذ أحد الأدوات الأساسية التي تشكل ركيزة مهمة في تنظيم وتوثيق العمليات المحاسبية، ويعد كالكتاب الذي يحتضن في صفحاته الخفية مفاتيح الفهم والتحليل للأرقام والبيانات المالية التي تروي قصة العمل والأداء المالي لأي منظمة أو شركة، ومن خلال تصفح صفحاته؛ يمكن للمحاسبين والمديرين الماليين فهم تدفقات الدخل والمصروفات، تتبع الأصول والخصوم، وأيضًا تحليل النتائج المالية بشكل شامل، وهو أيضًا كالخريطة الدقيقة التي ترشد الشركة نحو النجاح المالي والاستدامة، إذ تسجل وتوثق كل حركة مالية بدقة وشفافية، وما يميزه هو قدرته على تنظيم المعلومات المالية بشكل هرمي ومنطقي، إذ تجمع البيانات في حسابات محددة وفقًا لنوع العملية المالية.

ما هو دفتر الأستاذ؟

إذا كنت تتساءل: ما هو تعريف دفتر الأستاذ؟ فهو أداة محاسبية رئيسة يستخدمها المحاسب لتسجيل وتجميع المعلومات المالية المتعلقة بالحسابات المختلفة خلال السنة المالية، ويعد جزءًا أساسيًا من النظام المحاسبي للمنشأة، إذ يساعد في تتبع حركة الأموال، وتحليل النشاط المالي والمصروفات والإيرادات.

في العمل اليومي للمحاسب، تسجل كل عملية مالية في الدفتر باستخدام قيود يومية، تتضمن هذه القيود معلومات، مثل: التاريخ، والحساب المدين، والحساب الدائن، بالإضافة إلى المبلغ المالي المشار إليه، من بواسطة هذه القيود؛ يمكن للمحاسب تتبع التحويلات المالية، ومعرفة الرصيد الحالي لكل حساب في أي وقت محدد.

ما هي أنواع دفاتر الأستاذ؟

إن دفاتر الأستاذ في المحاسبة هي أدوات مهمة في عملية تسجيل وتتبع العمليات المالية والمحاسبية للشركات والمؤسسات، وتعد أحد العناصر الأساسية في نظام المحاسبة المالية، إذ تساعد في تسجيل وتنظيم المعلومات المالية، وتوفير لمحة شاملة عن الأنشطة المالية للمنشأة.

الجدير بالذكر أنه تتنوع أنواع دفاتر الأستاذ في المحاسبة وفقًا للأغراض والاحتياجات المحاسبية المختلفة للشركات، والتي يمكن اختصارها فيما يلي:

دفتر الأستاذ العام 

هو أداة محاسبية مهمة تستخدم لتلخيص وتوثيق جميع المعاملات المالية للمنشأة، ويقوم بجمع وتجميع تفاصيل هذه المعاملات من الدفاتر اليومية والمساعدة، ومن ثم يقوم بإدراجها في حسابات رئيسة.

يفتح هذا الدفتر في بداية السنة المالية، ويغلق في نهايتها بعد إعداد القوائم المالية والحسابات الختامية، والجدير بالذكر أنه يحتوي على العديد من الحسابات، مثل: حسابات الأصول والخصوم، وحقوق الملكية، وأيضًا جميع الإيرادات والمصروفات.

دفتر الأستاذ المساعد

هو جزء أساسي من دفتر الأستاذ العام، إذ يقوم يسجل ويوثق جميع الحسابات الموجودة في الدفتر العام بأكثر التفاصيل تفصيلاً، ويعد أداة مهمة لإدارة الحسابات، وتتبع المعلومات المالية والمعاملات المتعلقة بكل حساب.

ما الفرق بين دفتر الأستاذ العام والأستاذ المساعد؟

إن دفتر الأستاذ المساعد ودفتر الأستاذ العام هما جزءان أساسيان في دورة المحاسبة، ويتعاملان مع تسجيل المعاملات المالية، ومع ذلك، هناك اختلافات رئيسة بينهما في الغرض والتنظيم، والتي تتمثل فيما يلي: 

أوجه الاختلاف	دفتر الأستاذ المساعد	دفتر الأستاذ العام
الهدف	يهدف إلى تتبع تفاصيل المعاملات الفرعية المسجلة في دفتر اليومية، وتجميعها.	يتبلور الغرض الرئيس من هذا النوع من الدفاتر في تلخيص المعاملات المنقولة من دفتر الأستاذ المساعد، وتلخيصها في حسابات رئيسة.
التوازن المحاسبي	يجب أن تتوازن القيم المحاسبية في حساب الأستاذ المساعد مع القيم المنعكسة أو المنقولة إلى الدفتر العام.	يجب أن تتوازن الحسابات وأرصدتها النهائية في الدفتر العام مع البيانات المالية الموجودة في ميزان المراجعة.
تنظيم المعاملات	يتكون من مجموعة من المعاملات التي تُضمّن تحت حساب واحد أو مجموعة من الحسابات، وتحتوي كل معاملة على معلومات مفصلة.	يحتوي على عدة حسابات رئيسة، وتنظم المعاملات داخل هذه الحسابات بشكل منفصل ومختصر، وتحتوي كل معاملة على معلومات مختصرة.
المجموعات المشابهة وحساب المعاملات المالية	تتشابه المعاملات في مجموعاتها من حيث الخصائص المشتركة.	يستخدم لترصيد المجموع النهائي لكل حساب بعد تجميع المعاملات المتعلقة به.

ما هو شكل دفتر الأستاذ العام؟

يصمم هذا الدفتر بشكل منظم ومنسق؛ لتسهيل تحليل وتتبع الحسابات المختلفة والتغييرات الطارئة عليها، ويخصص كل قسم لحساب محدد، مثل: النقد، المبيعات، المشتريات، الأجور… وغيرها، والجدير بالذكر أنه يتألف من عدة عناصر رئيسة تشمل:

• عنوان الحساب: يظهر في أعلى كل قسم أو صفحة مخصصة للحساب، ويشير إلى اسم الحساب الذي تتعلق به المعاملات المسجلة.
• رقم الحساب: يستخدم لتخصيص رقم فريد لكل حساب في دفتر الأستاذ العام، وهذا يسهل عملية التعرف على الحساب وتتبعه بسهولة.
• تاريخ القيد: يسجل تاريخ كل معاملة في الدفتر العام؛ وبالتالي هذا يساعد في تحديد تسلسل المعاملات، وترتيبها الزمني.
• وصف القيد: يوضح طبيعة المعاملة أو التفاصيل المتعلقة بها، مثل: وصف العملية، أو التعامل المحاسبي الذي تم.
• المرجع: يشير إلى رقم قيد اليومية، أو أي وثيقة أخرى مرتبطة بالمعاملة؛ مما يساعد في تتبع الوثائق المرتبطة بالحسابات.
• المبلغ المدين والدائن: تسجل المبالغ التي أضيفت أو خصمت من الحساب، فتكون المبالغ المدينة في عمود، والدائنة في عمود آخر.
• الرصيد: يحسب الرصيد الجديد بعد كل قيد، ويصنف كرصيد مدين أو دائن بناءً على المبلغ المسجل في الحساب.

متى يتم إعداد دفتر الأستاذ؟

يعد دفتر الأستاذ في مرحلة متأخرة من عملية المحاسبة، بعد الانتهاء من تسجيل وتتبع العمليات المالية في دفتر اليومية، ويهدف إلى تلخيص وتجميع المعلومات المالية المسجلة في دفتر اليومية، وتنظيمها بشكل مناسب.

أحد الخطوات الرئيسة في إعداد هذا الدفتر هو استخلاص الأرصدة النهائية للحسابات الرئيسة المرتبطة بالمعاملات الفرعية التي سُجّلت في دفتر اليومية، يتم ذلك عن طريق جمع المبالغ المسجلة في حسابات معينة، وحسابات الدخل، والمصروفات، وحسابات رأس المال… وغيرها، وأيضًا حساب الأرصدة النهائية لكل حساب.

كيف يتم إعداد دفتر الأستاذ؟

إن إعداد دفتر الأستاذ هو إجراء مهم في عملية المحاسبة؛ لتوثيق وتنظيم المعاملات المالية للشركة أو المؤسسة، إذ ينفذ هذا الإجراء بعد تسجيل المعاملات المحاسبية في دفتر اليومية، ويهدف إلى توفير نظرة شاملة حول حسابات الشركة، وإعدادها للترحيل إلى ميزان المراجعة، وفيما يلي الخطوات الرئيسة لإعداد دفتر الأستاذ العام:

فتح صفحة لكل حساب

تُفتح صفحة مستقلة لكل حساب في الدفتر، ويتضمن كل حساب معلومات، مثل: 

• اسم الحساب.
• تاريخ إنشائه.
• تفاصيل المعاملات اليومية.
• توقيت حدوثها.
• إجمالي الرصيد النهائي للحساب.

تنسيق الحسابات

تستخدم الحسابات في دفتر الأستاذ العام تنسيقًا يشبه الحرف “T”، إذ توضح المعاملات المدينة في الجانب الأيمن من الصفحة، والمعاملات الدائنة في الجانب الأيسر، ومن ثم ترتب المعاملات وفقًا لتواريخها؛ لتسهيل المراجعة، والتحليل.

التسجيل بالقيد المزدوج

تُسجل المعاملات في دفتر الأستاذ العام باستخدام القيد المزدوج، وفي الجانب المدين يسجل المبلغ المدين من المعاملة، وفي خانة البيان يحدد الطرف الدائن للمعاملة، وبالمثل يسجل المبلغ الدائن في الجانب الدائن، ويحدد الطرف المدين في خانة البيان.

تحديث الأرصدة

تحدث أرصدة الحسابات في دفتر الأستاذ العام بشكل دوري؛ للتأكد من توازنها، والجدير بالذكر أن هذا الإجراء يعرف بـ “بتسوية الحسابات”، إذ تحدث الأرصدة بناءً على المبالغ المدينة والمبالغ الدائنة المسجلة في الحسابات، وإذا كان هناك اختلال في الأرصدة؛ تجرى التعديلات اللازمة؛ لإصلاح الأخطاء المحاسبية، أو التناقضات.

إغلاق الحسابات

بعد تحديث الأرصدة والتأكد من توازنها، تغلق الحسابات في دفتر الأستاذ العام، يتم ذلك عن طريق جمع المبالغ النهائية لكل حساب وتسجيلها كرصيد نهائي، وترحل هذه المبالغ إلى ميزان المراجعة.

أمثلة على دفتر الأستاذ 

إذا كانت القيود اليومية كما يلي:

مدين	دائن	بيان	تاريخ
1000000		من ح/ البنك	2022\3\1
	1000000	إلى ح/ رأس المال
400000		من ح/ الأثاث والتركيبات	2022\3\4
	400000	إلى ح/ البنك

المطلوب ترحيل هذه القيود في دفتر الأستاذ 

 الحـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــل 

حـ / البنك
المدين (منه)			الدائن (له)
مبلغ	بيان	تاريخ	مبلغ	بيان	تاريخ
1000000	إلى حـ / البنك	2022/4/1	400000	من حـ / الأثاث والتركيبات	2022/4/3
			600000	الرصيد	4/30
1000000			1000000
600000	الرصيد في بداية الفترة	5/1

مثال آخر 

 إذا كان رصيد حساب المبيعات 4000 ريال سعودي، وتُرحل معاملة بيع منتج لعميل ما مقابل 400 ريال؛ هنا يصبح الرصيد النهائي 4400 ريال سعودي.

نموذج دفتر الأستاذ

إذا كنت تبحث عن نموذج دفتر الأستاذ؛ فما عليك سوى الضغط هنا.

كيف يساعد برنامج قيود المحاسبي في عمل دفتر الأستاذ؟

يوفر برنامج قيود المحاسبي العديد من المزايا والفوائد التي تساعدك في إدارة دفتر الأستاذ بشكل فعال وسلس، إذ يعمل على:

الاعتماد على البيانات المدخلة

يتيح لك برنامج قيود إمكانية استخدام البيانات المدخلة بشكل يدوي أو آلي، إذ يمكنك إدخال القيود يدويًا بناءً على المعاملات المحاسبية الخاصة بك، كما يقوم البرنامج أيضًا بتوليد القيود التلقائية استنادًا إلى المعاملات المسجلة في لوحة النظام الخاصة بك.

تقرير الأستاذ اللحظي

يعد تقرير الأستاذ اللحظي من أبرز الميزات التي يوفرها برنامج قيود، ببساطة، يمكنك استخراج تقرير يحتوي على إجمالي الأصول والخصوم وجميع البنود المحاسبية الأخرى المرتبة بناءً على حساب المدين والدائن؛ وبالتالي هذا يتيح لك الحصول على صورة شاملة، وفورية للحالة المالية للشركة أو المؤسسة.

التحكم في عرض الحسابات

يمكنك ضبط إعدادات البحث في برنامج قيود المحاسبي لتحديد الحسابات التي ترغب في رؤيتها في دفتر الأستاذ؛ وبالتالي هذا يوفر لك مرونة كبيرة في استعراض الحسابات المحددة، والتركيز على المعلومات ذات الصلة.

الانتقال إلى تفاصيل القيود

يسهل عليك البرنامج الانتقال إلى تفاصيل القيود المحددة بسهولة، ببساطة يمكنك النقر على القيد المرغوب فيه لعرض تفاصيله؛ وبالتالي هذا يوفر لك سهولة في فحص وتحليل القيود، وفهم تأثيرها على الحسابات المحاسبية.

تنسيقات التقرير المخصصة

يتيح لك البرنامج تحميل تقرير الأستاذ بالصيغة التي تحددها وتفضلها، إذ يمكنك اختيار التنسيق الذي يناسب احتياجاتك، سواء كانت صيغة PDF، أو ،Excel أو أي تنسيق آخر تفضله الشركة أو المؤسسة.

تقرير دفتر الأستاذ

في الختام 

يتجلى أمامنا جمال وأهمية دفتر الأستاذ في عالم المحاسبة، إذ إنه الأداة الأساسية التي تساعدنا على توثيق وتنظيم العمليات المالية والمحاسبية في الشركات والمؤسسات، ومن خلال استعراضنا لجميع أنواع دفتر الأستاذ المختلفة؛ أدركنا تنوع واستخداماتها، وقدرتها على تلبية احتياجات الشركات المختلفة، فسواء كنت تستخدم دفتر الأستاذ العام، أو الدفتر المساعد؛ فإنه يمثل ركيزة أساسية لتسجيل وتحليل البيانات المالية، والجدير بالذكر أنه أداة تسهم في تحسين الشفافية والدقة المحاسبية، وتعزز القدرة على اتخاذ القرارات المالية الصائبة، ولكن لا يتوقف دوره عند هذا الحد فحسب، فهو أيضًا يمثل مرجعًا مهمًا للتدقيق والمراجعة المالية، وبفضله يمكن للمحاسبين والمراجعين اكتشاف الأخطاء، وتحديد التباينات في السجلات المالية؛ مما يسهم في ضمان مصداقية وموثوقية المعلومات المالية.

 

لذا، يجب على كل محاسب ومدير مالي أن يولي اهتمامًا كبيرًا لدفاتر الأستاذ واختيار النوع المناسب الذي يتناسب مع احتياجات الشركة. فهي ليست مجرد أدوات تسجيل بسيطة، بل هي أدوات استراتيجية تساهم في نجاح واستدامة الأعمال المالية.

 

دعنا نُقدِّر القوة الهائلة لدفاتر الأستاذ في تحليل وتوثيق الأمور المالية، ونعدها أحد أهم أساسيات المحاسبة الحديثة، ولا تنسَ أن تستخدم برنامج محاسبة فعال في هذا الصدد، مثل: قيود، والجدير بالذكر أن البرنامج يقدم أيضًا لجميع عملائه؛ز أنظمة الفاتورة الالكترونية، وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… إلخ؛ مما يجعله أفضل برنامج محاسبي يعزز الكفاءة في إدارة الأعمال المالية.

 

عزيزي القارئ، بعد معرفتك ما هو دفتر الأستاذ وأنواعه؛ ننصحك بأن تجرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا؛ لتعزز الاستفادة القصوى في إدارة عملك المالي.

انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!