خطوات إدارة التحصيل طريق المؤسسات والمنشآت إلى الاستقرار المالي

ما هي خطوات إدارة التحصيل؟ وما هي ممارساتها وكيف يتم تجهيزها؟ وكيف تستخدمها المؤسسات والشركات والمنشآت في زيادة تدفقاتها المالية؟ اكتشف معنا كل ذلك وأكثر في مقالنا هذا.

خطوات إدارة التحصيل

إدارة التحصيل هي عملية تتضمن جمع الأموال المستحقة من العملاء الذين اشتروا منتجات أو خدمات بالائتمان من شركة ما. هذه العملية تهدف إلى تحسين سيولة الشركة وتقليل خطر تكبدها خسائر المالية. في هذا المقال، سنناقش أهمية إدارة التحصيل وأفضل الممارسات لتنفيذها بفاعلية وكفاءة. كما سنستعرض بعض أهم الاستراتيجيات والأدوات والتقنيات التي تساعد على تحسين عملية التحصيل وزيادة معدلات التدفق النقدي في الشركات.

أهمية إدارة التحصيل

تلعب إدارة التحصيل دوراً مفصلياً في استقرار الشركة المالي؛ فإذا تمت إدارة التحصيل بشكل فعال، يمكن أن تحقق الشركة العديد من المزايا:

• زيادة التدفق النقدي: إذا ما جرى جمع الأموال في الوقت المناسب، سيزداد التدفق النقدي للشركة، وستتمكن من تمويل أنشطتها واستثماراتها المستقبلية بسهولة تامة.
• تقليل المخاطر المالية: تقلل إدارة التحصيل الخسائر المالية نتيجة عدم السداد أو التخلف عنه، وبالتالي تحمي رأس المال وأصول الشركة.
• ضبط العلاقات مع العملاء: تساعد إدارة التحصيل في رصد وتحليل سلوك العملاء واتجاهات السوق، وبالتالي تساعد الشركة اتخاذ قرارات استراتيجية وتشغيلية أفضل.

خطوات إدارة التحصيل

إدارة التحصيل هي عملية هامة وحساسة تتطلب التخطيط والتنظيم والمتابعة. للقيام بهذه العملية بفاعلية، يجب اتباع بعض الخطوات الأساسية، نذكر منها:

تجهيز خطوات إدارة التحصيل

• تحليل التحصيل السابق

تهدف هذه الخطوة إلى معرفة حالة التحصيل في الفترات السابقة، وتحديد نقاط القوة والضعف، والفرص والتحديات. لذلك، يجب على مدير التحصيل أن يقوم بما يلي:

• جمع البيانات المالية: هذا يشمل البيانات المتعلقة بالمبيعات الآجلة، والذمم المدينة، والمدفوعات المستلمة، والخصومات الممنوحة، والخصومات المفقودة، والديون المتعثرة، وغيرها.
• تحليل النتائج والتقارير: هذا يشمل استخدام مؤشرات أداء رئيسة لقياس مستوى فاعلية التحصيل في الفترات السابقة، ومقارنته بالأهداف المحددة وبمعايير الصناعة. كما يشمل إعداد تقارير تفصيلية عن نتائج التحصيل، وتحديد المشكلات والأسباب المؤدية إليها، واقتراح توصيات لحلها.

• وضع استراتيجية التحصيل

هذه الخطوة تهدف إلى تحديد خطة عمل لتحسين عملية التحصيل في المستقبل، وزيادة معدلات الاسترداد. لذلك، يجب على مدير التحصيل أن يقوم بما يلي:

• تحديد الأهداف والمؤشرات الرئيسة: هذا يشمل تحديد الأهداف المرجوة من عملية التحصيل، وتحديد المؤشرات الرئيسة لقياس مدى تحقيق هذه الأهداف، مثل عدد المكالمات أو الزيارات أو الرسائل التي تُجرى مع المدينين، أو نسبة التجاوب أو التسوية أو التخفيض.
• اختيار الأساليب والأدوات المناسبة: هذا يشمل اختيار أفضل الأساليب لإجراء عملية التحصيل، مثل التواصل الهاتفي أو البريدي أو الإلكتروني أو المباشر مع المدينين، وتحديد التوقيت واللغة والنبرة المناسبة لكل حالة. كما يشمل اختيار أفضل الأدوات لتسهيل عملية التحصيل، مثل استخدام خدمات الدفع الإلكتروني لتسهيل عملية الدفع.

تنفيذ خطوات إدارة التحصيل

• تحسين عمليات التحصيل

يمكن تحسين عمليات التحصيل باتباع الخطوات التالية:

• تحديد العملاء المستهدفين وفقاً لمعايير محددة مثل مدة التأخر أو قيمة الديون أو نوع العقود.
• استخدام وسائل التواصل المناسبة مع العملاء مثل الاتصال الهاتفي أو البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو زيارة الموقع.
• تقديم خطط دفع مرنة تناسب ظروف العملاء، مثل التقسيط أو التخفيض أو التأجيل.
• متابعة الدفعات المستحقة والتأكد من استلامها في المواعيد المحددة.
• استخدام برامج وأنظمة متطورة لإدارة وتسجيل وتحليل بيانات التحصيل.

• تطوير سياسات وإجراءات التحصيل

يمكن تطوير سياسات وإجراءات فعالة لإدارة التحصيل باتباع الخطوات التالية:

• وضع أهداف واضحة وقابلة للقياس لأداء عملية التحصيل، مثل نسبة التحصيل أو عدد الحالات المغلقة أو متوسط فترة التحصيل.
• تحديد مسؤوليات وصلاحيات كل فرد من فريق التحصيل مثل عدد الاتصالات اليومية أو قيمة الديون المسؤول عنها أو طرائق التفاوض المسموح بها.
• وضع آلية لتقييم وتحفيز وتطوير مهارات فريق التحصيل، مثل إجراء تقارير دورية أو منح حوافز مالية أو تقديم دورات تدريبية.
• وضع ضوابط ومعايير لضمان جودة وشفافية عملية التحصيل، مثل استخدام نظام مركزي لتسجيل كافة عمليات التحصيل، أو اتباع قانون حماية حقوق المستهلك أو اتخاذ إجراءات قانونية في حالة الفشل في التحصيل.

• تدريب الفريق

يمكن تدريب فريق التحصيل على كيفية تنفيذ هذه العملية بشكل فعال واحترافي باتباع الخطوات التالية:

• تحديد الاحتياجات التدريبية لكل فرد من فريق التحصيل بناء على مستوى خبرته وأدائه ونقاط ضعفه.
• اختيار مصادر وأساليب التدريب التي تناسب كل فرد من فريق التحصيل، مثل الفيديوهات أو الورش العملية أو الجلسات الإرشادية.
• تنظيم جدول زمني للتدريب يتناسب مع أوقات العمل والمهام الأساسية لفريق التحصيل.
• تقييم فاعلية ونتائج التدريب على أساس منتظم، وإجراء التعديلات اللازمة على خطة التدريب.

• التواصل مع العملاء

يجب على فريق التحصيل توضيح الشروط والأحكام المتعلقة بالديون المستحقة على العميل بشكل واضح ودقيق. يشمل ذلك:

• تحديد قيمة الديون وتاريخ الاستحقاق ونسبة الفائدة والغرامات المترتبة على التأخير في الدفع.
• توضيح حقوق وواجبات العميل كمدين، وحقوق وواجبات محصل الديون كدائن.
• توضيح العواقب المحتملة لعدم سداد الديون في الموعد المحدد مثل التأثير على التقييم الائتماني، أو اتخاذ إجراءات قانونية.

• تقديم الدعم للعملاء

يجب على فريق التحصيل تقديم الدعم للعملاء الذين يواجهون صعوبات في سداد ديونهم، بما يشمل:

• الإصغاء إلى مشاكل وظروف العميل بتفهم واحترام.
• تقديم حلول ممكنة لتسهيل عملية السداد مثل إعادة جدولة المبالغ المستحقة أو تخفيض نسبة الفائدة أو منح فترات سماح.
• تشجيع العميل على الالتزام بخطة السداد المتفق عليها وتذكيره بالفوائد المترتبة على ذلك مثل تجنب المزيد من التأخير أو تحسين سجله الائتماني.

• متابعة المدفوعات والديون

يجب على فريق التحصيل جمع الأموال المستحقة من العملاء في المواعيد المحددة، تشمل هذه العملية:

• إرسال فاتورة أو إشعار دفع للعميل قبل تاريخ استحقاق الدين.
• التأكد من استلام المبالغ المستحقة من خلال التحقق من الحسابات البنكية أو طرائق دفع أخرى.
• إصدار إيصال أو شهادة دفع للعميل بعد استلام المبالغ المستحقة.
• تسجيل كافة عمليات التحصيل في نظام مركزي لإدارة بيانات التحصيل.

• إدارة المشاكل والاستفسارات

يجب إدارة المشاكل والاستفسارات التي قد تطرأ خلال عملية التحصيل. يشمل ذلك:

• الرد على الاستفسارات والشكاوى التي يقدمها العميل بشأن قيمة الديون أو طريقة الدفع أو سياسة التحصيل.
• التعامل مع الحالات الخاصة أو الصعبة مثل العملاء المتعثرين أو المتهربين أو المتوفين.
• التنسيق مع الجهات الخارجية المتعاونة مثل البنوك أو الشركات التابعة أو المحامين أو وكالات التحصيل.
• تسوية النزاعات والخلافات التي قد تنشأ بين العميل ومحصل الديون بطريقة ودية وقانونية.

• إنشاء تقارير دورية

يجب إعداد تقارير دورية عن نتائج وأداء عملية التحصيل. يشمل ذلك:

• تجميع وتحليل بيانات التحصيل مثل عدد وقيمة الديون المحصلة أو المتبقية أو المشطوبة.
• إبراز الإنجازات والتحديات والتوصيات لتطوير عملية التحصيل.
• تقديم التقارير للإدارة العليا أو الجهات المعنية بشكل منتظم وفقاً للمعايير المحددة.
• مراجعة خطة واستراتيجية التحصيل بناء على نتائج التقارير وإجراء التغييرات اللازمة لتحسينها.

كيف يتم تقييم أداء خطوات إدارة التحصيل؟

لتقييم أداء خطوات إدارة التحصيل، يمكن استخدام بعض المؤشرات الرئيسة التي تعكس مدى فاعلية وكفاءة هذه العملية، مثل:

• فترة تحصيل المبيعات (DSO): وهي تقيس متوسط عدد الأيام التي تستغرقها الشركة لتحصيل الأموال المستحقة من العملاء. كلما كان هذا المؤشر أقل، كان ذلك أفضل لسيولة الشركة وتدفقها النقدي.
• مؤشر فاعلية التحصيل (CEI): وهو يقيس نسبة الأموال التي تم جمعها بنجاح من إجمالي الأموال المستحقة خلال فترة معينة. كلما كان هذا المؤشر أعلى، كان ذلك يدل على أنَّ عملية التحصيل فعالة وناجحة.
• معدل دوران حسابات الذمم المدينة (ART): وهو يقيس عدد المرات التي تحولت فيها الذمم المدينة إلى نقد خلال فترة معينة. كلما كان هذا المؤشر أعلى، دلَّ ذلك على أنَّ الشركة تستطيع تحويل ديونها إلى سيولة بسرعة.
• متوسط التأخر في السداد (ADD): وهو يقيس متوسط عدد الأيام التي تتأخر فيها الفواتير عن تاريخ استحقاقها. كلما كان هذا المؤشر أقل، دلَّ ذلك على أنَّ العملاء يلتزمون بالشروط والأحكام المتفق عليها.
• مؤشر الاتصال بالجهة الصحيحة (RPC) ومؤشر الوعد بالسداد (PTP): وهما يقيسان نسبة الاتصالات التي تنجح في الوصول إلى الجهة المسؤولة عن سداد الديون، ونسبة الاتصالات التي تؤدي إلى حصول على وعد بالسداد من قبل المدين. كلما كانت هذه المؤشرات أعلى، دلَّ ذلك يدل على أن استراتيجية التواصل مع العملاء تسير في الاتجاه الصحيح.
• عدد الفواتير محل الخلاف: وهو مؤشر يقيس عدد الفواتير التي يتم رفضها أو الاعتراض عليها من قبل العميل لأسباب مختلفة. كلما كان هذا المؤشر أقل، كان ذلك يدل على أنَّ جودة ودقة عملية الفوترة عالية.

في الختام

إذاً لقد رأينا مدى أهمية خطوات إدارة التحصيل للشركات والمؤسسات في المجال المالي والتجاري؛ هذه الخطوات تشكِّل استراتيجية متكاملة تحمي المصالح المالية للشركات والمنشآت، وتزيد معدلات التدفق النقدي لديها. ولكنَّ الإدارة الناجحة تتطلب وجود بيانات دقيقة وموثَّقة؛ ولهذا خصصت قيود خدماتها لتيسِّر ذلك لعملائها بأفضل شكل ممكن لتسهيل عملية تسجيل الحسابات والمعلومات المالية لأي منشأة، فماذا تنتظر؟ جرِّب قيود الآن مجاناً، ولمدة 14 يوم، وابدأ رحلتك نحو تحسين إدارة الأمور المالية.