تعرف الخطوات المثلى لإدارة الائتمان، وما هي التحديات التي تواجهها الشركات في هذا السياق، بالإضافة إلى كيفية التغلب عليها بكل سهولة.
خطوات إدارة الائتمان
الائتمان هو أحد أهم عوامل نجاح أي شركة تقوم ببيع منتجات أو خدمات لزبائن وعملاء دائمين؛ إذ يساعد على جذب عملاء جدد، وإبقاء العملاء الحاليين وزيادة حجم المبيعات. ولكنَّه يشتمل أيضاً على مخاطر كبيرة مثل تأخر أو عدم سداد الديون أو انخفاض قيمة الضمانات أو تغير الظروف الاقتصادية أو التنظيمية. لذلك، يجب على الشركات إدارة الائتمان بشكل فعال للحفاظ على صحتها المالية واستدامة نشاطها.
إدارة الائتمان هي عملية تحديد وتقييم مخاطر الائتمان ووضع سياسات وإجراءات للحد منها والتحكم فيها. تهدف هذه العملية إلى زيادة الإيرادات وتقليل التكاليف وتحسين السيولة والربحية للشركات التي تبيع منتجات وخدمات بالائتمان. بعض الأمثلة عن هذه الشركات هي البنوك والشركات المالية وشركات التأمين وشركات التجارة الإلكترونية وشركات الاتصالات.
في هذا المقال، سنناقش خطوات إدارة الائتمان وأبرز التحديات التي تواجهها الشركات في هذا المجال، وأفضل الممارسات التي يمكن اتباعها لتحسين هذه العملية.
أهمية إدارة الائتمان في الشركات
إدارة الائتمان في الشركات هي أمر ذو أهمية كبيرة لعدة أسباب، منها:
- زيادة الإيرادات: يساعد الائتمان على جذب العملاء والاحتفاظ بهم وزيادة حجم مبيعات أي شركة، والشركات التي تقدم شروط ائتمان ميسرة ومناسبة للعملاء تتمتع بميزة تنافسية عن الشركات التي تفرض شروطاً صارمة أو متساهلة. كما أنَّ الائتمان يساهم في تحسين علاقات الشركة مع العملاء وزيادة رضاهم وولائهم.
- تقليل التكاليف: تساعد إدارة الائتمان على تقليل التكاليف المرتبطة بالحسابات المدينة، مثل تكاليف التحصيل والخصومات والفوائد والخسائر. وتهدف إلى تحديد وتقليل مخاطر الائتمان والتخفيف من تأثيرها على الشركة، مستخدمةً في ذلك أدوات وتقنيات مثل التحليل المالي وغير المالي والتصنيف الائتماني والضمانات للحد من مستوى المخاطر.
- تحسين السيولة: تساعد إدارة الائتمان على تحسين السيولة للشركة، أي قدرتها على سداد التزاماتها المالية في المواعيد المحددة، بهدف زيادة سرعة دوران رأس المال، أي متوسط المدة التي تستغرقها الشركة لتحويل حساباتها المدينة إلى نقود. وفي سبيل تحقيق ذلك، تستخدم إدارة الائتمان سياسات وإجراءات فعالة للتحصيل من أجل ضمان استرجاع المبالغ المستحقة من قبل العملاء في أقصر وقت ممكن.
- زيادة الربحية: تساعد إدارة الائتمان على زيادة الربحية للشركة، أي نسبة صافي الأرباح إلى صافي المبيعات. وتهدف إلى زيادة هامش الأرباح، أي نسبة صافي الأرباح إلى إجمالي المبيعات، وزيادة عائد رأس المال، أي نسبة صافي الأرباح إلى رأس المال.
أفضل الممارسات في إدارة الائتمان
- وضع سياسات ائتمانية فعالة تلبي أهداف الشركة وتناسب نوع وحجم العملاء والصناعة: تحدد سياسات الائتمان معايير منح الائتمان وشروط الدفع وآلية الموافقة والمراقبة والتحصيل. يجب أن تكون سياسات الائتمان مرنة وقابلة للتعديل حسب التغيرات في الظروف السوقية والاقتصادية.
- استخدام التحليل المالي وغير المالي للمساعدة في اتخاذ قرار منح الائتمان: يشمل التحليل المالي دراسة القوائم المالية للعميل وحساب نسب مثل نسبة التغطية، ونسبة التسديد، ونسبة التخزين، ونسبة التحويل، ونسبة الديون إلى رأس المال، ونسبة الربحية، ونسبة العائد على رأس المال؛ بالإضافة إلى دراسة عوامل مثل سجل العميل وسمعته، وطبيعة الصناعة، وحجم الطلب، ومستوى المنافسة، والتأثيرات القانونية والضريبية.
- تحديد وظيفة الحسابات المدينة ودورها في الشركات: الحسابات المدينة هي المبالغ التي تدين بها الشركة لعملائها بسبب بيع منتجات أو خدمات بالائتمان. دور إدارة الحسابات المدينة هو تسجيل وتقدير وإصدار فواتير للعملاء، ومراقبة حركة دوران رأس المال، ومطابقة المستندات، ومتابعة التحصيل وحل المشكلات وإعداد التقارير.
- تبنِّي سياسة فعالة للتحصيل: التحصيل هو عملية استرجاع المبالغ المستحقة من قبل العملاء، وسياسة التحصيل تحدد خطوات وإجراءات ضمان سرعة وكفاءة التحصيل. بعض أفضل ممارسات التحصيل هي:
- تحديد مهل دفع واضحة ومنطقية.
- إرسال تذكيرات ومطالبات دورية.
- استخدام وسائل اتصال متعددة مثل الهاتف والبريد الإلكتروني والرسائل النصية.
- تقديم حوافز أو خصومات للدفع المبكر أو الكاش.
- تفويض موظفين مؤهلين ومدربين للتحصيل.
- التفاوض مع العملاء المتعثرين على خطط دفع ميسرة.
- استخدام وكالات التحصيل أو القضاء في حالة الفشل في تحصيل المبالغ المطلوبة.
- تقييم الحسابات المدينة: يهدف تقييم الحسابات المدينة إلى قياس أداء وكفاءة إدارة الائتمان والتحصيل وتحديد نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات. بعض أفضل ممارسات تقييم الحسابات المدينة هي:
- استخدام نظام محاسبي متكامل وآلي.
- تحديث بيانات العملاء بانتظام.
- توثيق جميع المعاملات والاتصالات.
- إجراء مراجعات دورية للحسابات المدينة.
- تحليل التقارير المالية والإحصائية.
- تطبيق معايير جودة وأخلاقية.
ما هي تحديات إدارة الائتمان؟
تواجه إدارة الائتمان العديد من التحديات في ظل التغيرات السريعة والمستمرة في السوق وبيئة الأعمال. بعض هذه التحديات هي:
- التعقيدات التنظيمية: تخضع الشركات التي تقدم خدمات ائتمانية للعديد من القوانين واللوائح والمعايير التي تهدف إلى حماية حقوق ومصالح المستهلكين والجهات المنظمة والجهات المصرفية. هذه اللوائح التنظيمية تتطلب من الشركات اتباع ممارسات ائتمانية شفافة وعادلة وآمنة، وإجراء دراسات جدوى محكمة، وإعداد تقارير دورية، والامتثال للحدود والنسب المحددة. وإدارة الائتمان تتطلب مواكبة التحديثات والتغييرات في التنظيم، وضبط سياساتها وإجراءاتها بناء على ذلك، وضمان التزام كافة الموظفين بالقواعد المطبقة.
- التغيرات الاقتصادية: تؤثر حالة الاقتصاد المحلي والعالمي بشكل كبير على مخاطر الائتمان، ففي فترات الركود أو الأزمات أو التضخم أو التقلب، تزداد صعوبة سداد المدينين لديونهم، وتنخفض قدرتهم على الحصول على دخل أو ضمان أو تأمين. كذلك، تزداد المنافسة بين مقدمي الخدمات الائتمانية، وتنخفض معدلات الفائدة، وتزيد مطالبات التسوية المبكرة أو التخفيض؛ لذلك تتطلب إدارة الائتمان مراقبة حركة السوق والطلب والعرض باستمرار، وإجراء تحليلات لسيناريوهات مختلفة، وإعادة هيكلة أو إعادة جدولة أو إعادة التفاوض على شروط الائتمان حسب الحاجة.
- الابتكار التكنولوجي: تفتح التطورات التكنولوجية آفاقاً جديدة لإدارة الائتمان، فهي تمكِّن المؤسسات من تحسين كفاءة وسرعة ودقة عمليات الائتمان، وتوفر خدمات ائتمانية مخصصة ومرنة ومتنوعة، وتعزز التواصل والتفاعل مع العملاء. ومع ذلك، تواجه الشركات تحديات في التكيف مع تلك التغيرات التكنولوجية، فهي تتطلب استثمارات كبيرة في البنية التحتية والأنظمة والبرامج، وتدريب وتأهيل الموظفين، وحماية البيانات والخصوصية. كذلك، مع التطورات التكنولوجية، تزداد المخاطر المرتبطة بالاحتيال أو القرصنة أو حدوث أعطال. ولذلك، تتطلب عملية إدارة الائتمان مواكبة التقدم التكنولوجي، واستغلال فرصه، والتغلب على عقباته.
خطوات إدارة الائتمان
يمكن تلخيص خطوات إدارة الائتمان بالنحو التالي:
- تحليل العميل: هذه الخطوة تهدف إلى جمع وتقييم المعلومات المالية وغير المالية عن العميل المحتمل، مثل الهوية والسجل والسمعة والقدرة والنية على السداد. يستخدم المحلل الائتماني أدوات مثل القوائم والنسب المالية والتصنيفات الائتمانية والضمانات والتأمين لتحديد مستوى المخاطر والجدارة الائتمانية للعميل.
- اتخاذ قرار الائتمان: تهدف هذه الخطوة إلى اتخاذ قرار بشأن منح أو رفض أو تعديل طلب الائتمان من قبل العميل. يستند القرار إلى نتائج التحليل الائتماني وسياسات وإجراءات ومعايير الشركة. يقوم صانع القرار بإصدار موافقة ائتمانية أو رفض منح الائتمان، أو تقديم موافقة مشروطة على منح الائتمان، محدداً شروط وبنود الائتمان، مثل المبلغ والفائدة والجدول الزمني والضمانات.
- إنشاء علاقة ائتمان مع العميل: هذه الخطوة من خطوات إدارة الائتمان تهدف إلى تنفيذ قرار الائتمان وإبرام عقد ائتمان بين الشركة والعميل. يُشترط في هذه الخطوة تحقق جميع الشروط والبنود المحددة في الموافقة الائتمانية، مثل تزويد المستندات والضمانات والكفالات. كذلك، يُشترط فيها تسجيل جميع المعاملات والاتصالات المتعلقة بالعلاقة الائتمانية في نظام محاسبي آلي.
- مراقبة العلاقة الائتمانية: تهدف هذه الخطوة إلى مراقبة سير علاقة ائتمانية بشكل دوري، لضمان التزام كلا الطرفين بشروط وبنود العقد، وللكشف عن أي مؤشرات على تدهور أو حدوث تغير في جودة أو كفاءة أو سلامة العلاقة الائتمانية. يستخدم المراقب الائتماني أدوات مثل التقارير المالية والإحصائية والسجلات المحاسبية لإجراء تحديثات وتصحيحات وإجراءات احترازية أو تصحيحية حسب الحاجة.
- إنهاء علاقة الائتمان: هذه الخطوة تهدف إلى إنهاء علاقة ائتمانية بعد استرداد كامل المبلغ المستحق والفائدة والرسوم من قبل العميل، أو بعد تسوية أو تخفيض أو شطب المبلغ المتعثر من قبل الشركة. يشترط في هذه الخطوة إصدار شهادة خلو ذمة أو شهادة تُصفي مديونية العميل، وإلغاء أو إرجاع الضمانات والكفالات، وإغلاق الحسابات والسجلات المتعلقة بالعلاقة الائتمانية.
في الختام
إذاً لقد بات واضحاً مدى أهمية إدارة الائتمان للشركات والمؤسسات في المجال المالي والتجاري؛ إذ إنَّ خطوات إدارة الائتمان ليست مجموعة من الإجراءات الإدارية، بل هي استراتيجية متكاملة تساهم في حماية المصالح المالية وتعزيز النجاح الاقتصادي لأي منشأة أو مؤسسة كانت.
ولتسهيل عملية تسجيل الحسابات والمعلومات المالية ومتابعة حسابات الربح والخسارة لأي منشأة، خصصت قيود خدماتها لتيسِّر ذلك لعملائها بأفضل شكل ممكن. فماذا تنتظر؟ جرِّب قيود الآن مجاناً، ولمدة 14 يوم، وابدأ رحلتك نحو تحسين إدارة الأمور المالية.
