كيف تساعدك خدمة قيود تحصيل في مشروعك؟

تعرف إلى خدمة قيود تحصيل، واكتشف كيف تسهل على مشروعك عملية تحصيل الفواتير، وكيفية عمل هذه الخدمة ودورها في ضمان دقة وموثوقية استلام الدفعات

كيف تساعدك خدمة قيود تحصيل في مشروعك؟ ولماذا عليك الاشتراك فيها فوراً

في عالم الأعمال المعاصر، تُعَد عملية تحصيل الفواتير إحدى التحديات الرئيسة التي تواجه الشركات والمؤسسات بغض النظر عن حجمها أو نشاطها. إنَّها عملية حيوية لتحقيق الاستدامة المالية وضمان تواصل الأعمال بسلاسة. ومع زيادة تعقيد هذه العملية، بات تحصيل الفواتير يتطلب تنظيماً دقيقاً وجهداً مستمراً، ولهذا السبب، تنشأ تحديات كبيرة تعترض طريق الشركات والمؤسسات؛ مثل تتبع الفواتير المستحقة وإرسالها للعملاء بدقة، ومتابعة الدفعات المستلمة، والتعامل مع الاستفسارات والاعتراضات من العملاء، بالإضافة إلى معالجة المدفوعات المتأخرة.

هذه العمليات تتسبب في وجود تكاليف زائدة من حيث الوقت والموارد، مما يجعل المؤسسات والشركات تواجه تعقيدات مالية وتنظيمية لا داعي لها.

هنا تأتي خدمة قيود تحصيل لتلعب دوراً حاسماً في تذليل هذه العقبات. إنَّها خدمة اختيارية مدمجة في برنامج قيود المحاسبة السحابي، والتي تمكن الشركات والمؤسسات المحلية في المملكة العربية السعودية من تبسيط وتحسين عملية تحصيل الفواتير بشكل كبير. سنكتشف في هذا المقال كيف تعمل هذه الخدمة، وكيف أنَّها الحل الأمثل لتحسين تدفق الأموال والتقليل من المخاطر المالية.

الخطوات التقليدية لتحصيل الفواتير

تختلف خطوات تحصيل الفواتير باختلاف طبيعة العمل ونوع الفاتورة، ولكن بشكل عام يمكن تلخيصها في النقاط التالية:

• إعداد الفاتورة بشكل صحيح وواضح، وتضمين كافة المعلومات الضرورية مثل تاريخ الفاتورة، اسم وعنوان العميل، اسم وعنوان البائع، العناصر والتسليمات، سعر الوحدة والخصومات، المبلغ الإجمالي، مكون الضريبة، المجموع الكلي، التوقيعات والتفاصيل المصرفية.
• إرسال الفاتورة إلى العميل بأسرع وقت ممكن بعد تقديم السلعة أو الخدمة بالطريقة المناسبة له، سواء كانت بالبريد الإلكتروني أم البريد العادي أم عبر تسليمها شخصياً له.
• متابعة العميل بشكل دوري للتأكد من استلامه للفاتورة والتذكير بها قبل موعد استحقاقها، وذلك بالاتصال به هاتفياً أو إرسال رسائل نصية أو بريد إلكتروني.
• تقديم خيارات دفع متعددة ومرنة للعميل، مثل الدفع عبر الإنترنت أو بطاقة الائتمان أو التحويل المصرفي أو غيرها، وذلك لتسهيل عملية التحصيل وزيادة فرص سرعة الدفع.
• تأكيد استلام المبلغ من العميل وإرسال إيصال دفع له، وتحديث سجلات المحاسبة بالمدفوعات المستلمة.
• في حالة تأخر العميل في الدفع، يتم اتخاذ إجراءات لتحصيل هذه المدفوعات، والتي قد تتضمن إرسال تنبيهات أو استخدام وسائل أخرى لضمان السداد.

العقبات التي تواجهها المؤسسات في عملية تحصيل الفواتير

بعض العقبات التي تواجهها المؤسسات في عملية تحصيل الفواتير هي:

• غياب نظام محاسبي واضح ومنظم لإدارة الفواتير وتسجيل المدفوعات

هذا يعني أنَّ المؤسسة لا تملك سجلات دقيقة ومحدثة عن حالة الفواتير والمبالغ المستلمة والمتبقية، مما يؤدي إلى فقدان الرؤية والرقابة على الأداء المالي والسيولة النقدية، ويزيد من خطر الخسارة أو التلاعب أو الاختلافات.

• عدم وجود سياسة محددة لتحديد مواعيد الدفع

هذا يعني أنَّ المؤسسة لا تضع قواعد واضحة وموحدة لتنظيم علاقتها مع العملاء فيما يتعلق بشروط الدفع، مثل المهلة الزمنية أو طريقة الدفع أو نسبة الخصم في حالة السداد المبكر أو نسبة الغرامة في حالة التأخير، مما يؤدي إلى انعدام الثقة والوضوح بين الطرفين، ويزيد من احتمالية التأخير في الدفع أو حدوث نزاعات.

• عدم وجود طرائق دفع متعددة ومرنة تناسب احتياجات العملاء

هذا يعني أنَّ المؤسسة لا توفر خيارات دفع متنوعة وسهلة للعملاء، مثل الدفع عبر الإنترنت أو بطاقة الائتمان أو التحويل المصرفي أو النقد، مما يؤدي إلى تقييد حرية العملاء في اختيار طريقة الدفع المناسبة لهم، ويزيد من صعوبة عملية التحصيل والتأكيد.

• عدم وجود قنوات تواصل فعالة مع العملاء

هذا يعني أنَّ المؤسسة لا تستخدم طرائق تواصل حديثة وسريعة مع العملاء، مثل البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو المكالمات الهاتفية، لإرسال الفواتير إلى العملاء بأسرع وقت ممكن بعد تقديم السلعة أو الخدمة، وللتأكد من استلامها من قبلهم، وللتذكير بها قبل موعدها، مما يؤدي إلى تأخير عملية التحصيل وزيادة فرص نسيان أو تجاهل الفاتورة من قبل العميل.

• عدم وجود آلية لمتابعة المديونيات المتأخرة والتفاوض مع المدينين

هذا يعني أنَّ المؤسسة لا تملك خطة عمل للتعامل مع الحالات التي يتأخر فيها العملاء عن سداد الفواتير في موعدها، مثل إرسال تنبيهات أو إشعارات أو تحذيرات للمدينين، أو التواصل معهم لمعرفة أسباب التأخير، والتفاوض معهم لإيجاد حلول مرضية للطرفين، مثل تقسيط المبلغ أو تأجيل المهلة أو تخفيض الغرامة، مما يؤدي إلى تراكم المديونيات وزيادة خطر عدم استردادها.

• عدم وجود فريق متخصص في تحصيل الفواتير

هنا المؤسسة لا تكون تمتلك موظفين أو قسم مخصص لمهمة تحصيل الفواتير من العملاء، والذين يمتلكون المهارات والخبرة اللازمة للتعامل مع الحالات التي يرفض فيها العميل دفع الفاتورة، أو ينكر استلامها أو يطالب بتعديلها؛ والذين يستطيعون حل المشكلات والمنازعات بشكل احترافي وقانوني.

دور خدمة قيود تحصيل في تذليل هذه العقبات

تأتي هذه الخدمة لتحقيق فاعلية أكبر في عملية تحصيل الفواتير وتقليل التكاليف والجهد. إنَّها توفر مجموعة من الأدوات والخدمات التي تساعد المؤسسات على تبسيط هذه العملية المعقدة. ومن خلال الاستفادة منها، يمكن للشركات المحلية في المملكة الاستفادة من المزايا التالية:

• متابعة حالة الفواتير

باستخدام خدمة قيود تحصيل، يمكن للمؤسسات تتبع الفواتير المستحقة بدقة ومعرفة حالتها في الوقت الفعلي. هذا يضمن عدم تفويت أي فاتورة والتحكم الكامل في توقيت الدفع.

• إدارة دفعات العملاء

تساعد هذه الخدمة في معالجة الدفعات المستلمة بشكل فعال، مما يتيح تحديث السجلات المالية بسرعة ودقة وتوجيه الدفعات للفواتير المناسبة.

• التواصل المباشر مع العملاء

توفر خدمة قيود تحصيل وسائل تواصل مباشرة مع العملاء، مما يسمح بإرسال التذكيرات حول الفواتير المستحقة والرد على استفساراتهم بسهولة.

• تحليل بيانات مالية

توفر هذه الخدمة ميزة تحليل البيانات المالية بصورة مفصلة فيما يختص بعملية تحصيل الفواتير، مما يمكِّن الشركات من اتخاذ قرارات استراتيجية استناداً إلى البيانات.

• توفير الوقت والجهد

تساعد هذه الخدمة في توفير الوقت والجهد الذي يتطلبه تحصيل الفواتير بشكل تقليدي، مما يساهم في زيادة الكفاءة وتركيز الموارد على الأعمال الأساسية.

لماذا عليكَ بصفتك صاحب منشأة الاشتراك في خدمة قيود تحصيل؟

قيود هو برنامج محاسبي يغطي قطاعات كبيرة في المملكة العربية السعودية؛ وميزة قيود تحصيل تأتي كجزء متكامل من هذا البرنامج، مما يعني أنَّها تعمل بسلاسة مع بقية مميزات البرنامج لتوفير تجربة محاسبية موحدة ومتكاملة.

تعمل هذه الخدمة الجديدة من قيود على تبسيط عمليات إدارة الفواتير بشكل كبير؛ بحيث يمكن للمؤسسات إصدار الفواتير وإرسالها إلى العملاء بسهولة من خلال البرنامج، مما يوفر الوقت والجهد، ويقلل الأخطاء البشرية في عمليات التحصيل والتسجيل المحاسبي، ويزيد من دقة البيانات المالية.

كما أنَّ هذه الخدمة تم تصميمها بما يتوافق مع متطلبات الشريعة الإسلامية، مما يجعلها مناسبة للمؤسسات في المملكة العربية السعودية.

ستقدم هذه الخدمة لعملاء قيود مميزات مثل إنشاء الفواتير مع إرفاق رابط الدفع تلقائياً بكل فاتورة، وجمع مبلغ الفاتورة من خلال عملية دفع دقيقة ومؤتمتة، وإنشاء إيصال الدفع؛ لتتكفل قيود بالباقي، ويتم تحديث البيانات المالية والمحاسبية عند استلام الدفعات، حيث يقوم برنامج قيود بإدارة عملية التحصيل، وتحديث السجلات وتضمين عملية الدفع في الأوراق الصحيحة، ومن ثم يتم إنشاء تقارير فورية بجميع المعاملات للحصول على معلومات لحظية لحالة التحصيل، وإصدار تقريرين يؤكدان حدوث عملية الدفع، أحدهما عندما يقوم العميل بدفع مبلغ الفاتورة، والآخر عندما يتم إيداع المبلغ في الحساب البنكي للمؤسسة.

كل ذلك يتم بفضل الربط بين نظام قيود ونظام المدفوعات المستخدم في هذه الخاصية.

فوائد الاشتراك في قيود تحصيل

توفر قيود لمشتركيها باقتين يمكن الاختيار من بينهما، وهما الباقة الأساسية والباقة المتقدمة.

تشكِّل الباقة الأساسية خياراً متميزاً للمؤسسات التي تبحث عن طريقة بسيطة وفعَّالة لتحصيل فواتيرهم، حيث تمكِّنهم من إنشاء رابط دفع مميز بصورة رمز QR، يقوم بإعادة توجيه العملاء إلى بوابة الدفع. وهذا الرابط يُمكن العملاء من إدخال بيانات بطاقتهم وسحب مبلغ الفاتورة بكل يسر وسهولة ويسر.

أما الباقة المتقدمة تناسب المؤسسات التي تريد الحصول على مزيد من التخصيص والتحكم من خلال تقديم طلبات تحصيل محددة لفواتيرها، حيث يقوم فريق متخصص من قيود بأداء هذه المهمة نيابة عن المؤسسة؛ بما يتضمن التواصل مع العملاء ومتابعتهم بشكل مستقل، ويضمن دفع الفواتير بفعالية وفي الوقت المناسب.

في الختام

إذاً لقد تعرفنا على خدمة قيود تحصيل، وكيف أنَّها تساعد المؤسسات على إصدار الفواتير وتتبعها وتحصيلها بسهولة وفاعلية.

والآن، بعد أن أصبحت لديك رؤية واضحة عن “قيود” ومميزاتها، ماذا تنتظر؟ جرِّب قيود الآن مجاناً، ولمدة 14 يوم، واشترك بقيود تحصيل فوراً، وابدأ رحلتك نحو تحسين إدارة الأمور المالية اليوم.