قيود تحصيل: كل شيء عن ميزة قيود الجديدة

خدمة قيود تحصيل تزيد فاعلية تحصيل الفواتير وتقليل التكاليف، كي تجعل عملياتك المالية أسهل وأكثر كفاءة ومرونة وموثوقية.

قيود تحصيل: كل شيء عن ميزة قيود الجديدة

تُعدُّ عملية تحصيل الفواتير أحد أكثر التحديات التي تواجهها المؤسسات بغض النظر عن حجمها أو نشاطها. إنَّها عملية معقدة تتضمن العديد من الخطوات الضرورية لضمان تحصيل المبالغ المستحقة من العملاء والشركاء التجاريين، وتشمل تتبع الفواتير المستحقة، وإرسالها للعملاء، ومتابعة الدفعات المستلمة، والتعامل مع الاستفسارات والاعتراضات، ومعالجة المدفوعات المتأخرة، وتحديد السجلات المالية ذات الصلة وتحديثها، والكثير من الأمور الأخرى.

مع هذا النطاق الواسع من الأنشطة، يمكن أن تكون عملية تحصيل الفواتير مكلفة من حيث الوقت والموارد؛ لذا يكون الهام أن يتولى إدارة هذه العملية فريق متخصص، ما يستدعي توظيف موظفين وتدريبهم على تنفيذها بكفاءة.

هنا يتجلى دور خدمة قيود تحصيل بوضوح؛ فهذه الخدمة تأتي لتحقيق فعالية أكبر في تحصيل الفواتير وتقليل التكاليف والجهد. بفضل تكاملها مع برنامج قيود المحاسبي السحابي، تجعل هذه الخدمة عملية تتبع الفواتير وتحصيلها أمراً سلساً وسهلاً للغاية. حيث تقلل الحاجة إلى وجود مجهودات مخصصة لإدارة هذه العمليات، مما يساعد المؤسسات على توفير الموارد وتقليل التكاليف، وضمان دقة وموثوقية عملية التحصيل في الوقت نفسه.

في هذا المقال، سنستكشف تفاصيل أكثر حول تعقيدات عملية تحصيل الفواتير في المؤسسات، ونتعرف إلى خدمة قيود تحصيل، ونعرف مفهومها ومزاياها الرئيسة، والدور الذي تلعبه في تحسين تدفق الأموال وتقليل المخاطر المالية للشركات السعودية المحلية.

العملية التقليدية لتحصيل الفواتير في المؤسسات والمنشآت

عادةً ما تقوم المؤسسات بتحصيل فواتيرها عبر سلسلة من الخطوات والعمليات، ولكن هذه العملية يمكن أن تكون معقدة وتواجه العديد من العقبات. إليك نظرة عامة على كيفية قيام المؤسسات بتحصيل الفواتير:

خطوات تحصيل الفواتير

• إصدار الفاتورة: تبدأ العملية بإصدار الفاتورة للعميل أو الزبون، والتي يجب أن تحتوي على تفاصيل واضحة حول المبلغ المستحق وموعد الدفع.
• إرسال الفاتورة: بعد إصدار الفاتورة، يتعين على المؤسسة إرسالها إلى العميل. يمكن ذلك عبر البريد الإلكتروني أو البريد العادي أو حتى بواسطة الفاكس، اعتماداً على تفضيلات العميل.
• متابعة الدفعات: بعد إرسال الفاتورة، يجب على المؤسسة متابعة الدفعات المستلمة من العملاء. والتي قد تشمل الدفعات النقدية، أو الشيكات، أو التحويلات البنكية.
• التعامل مع الاستفسارات والاعتراضات: قد تواجه المؤسسة استفسارات أو اعتراضات من العملاء بشأن الفواتير، وهنا يتعيَّن عليها أن تتعامل مع هذه المسائل بشكل فعال وسريع.
• إدارة المدفوعات المتأخرة: في حالة تأخر العملاء في الدفع، يجب على المؤسسة اتخاذ إجراءات لتحصيل هذه المدفوعات، والتي قد تتضمن إرسال تنبيهات أو استخدام وسائل أخرى لضمان السداد.

العقبات التي تواجهها المؤسسات

• عدم وجود سياسة واضحة للفوترة والدفع: إذا لم تحدد المؤسسة شروط الفوترة والدفع بشكل واضح ومكتوب، فقد تواجه صعوبة في مطالبة العملاء بالأموال المستحقة، أو في حل النزاعات التي قد تنشأ. لذلك، يجب على المؤسسة إنشاء سياسة محددة تشمل مثلاً موعداً لاستحقاق الفاتورة، وطريقة الدفع، ورسوم التأخير، وإجراءات المتابعة.
• عدم استخدام نظام فوترة إلكتروني: إذا كانت المؤسسة تستخدم طرائق فوترة تقليدية مثل الورق أو البريد الإلكتروني، فقد تكون عرضة لخسارة أو تأخر أو حدوث أخطاء في الفواتير؛ وهذا قد يؤثر على دقة وكفاءة وسرعة عملية التحصيل. لذلك، يجب على المؤسسة استخدام نظام فوترة إلكتروني يسمح بإنشاء وإرسال وتتبع وإدارة الفواتير بشكل آلي وآمن.
• عدم مراقبة حالة الفواتير: إذا لم تقم المؤسسة بمراقبة حالة الفواتير بانتظام، فقد تفقد السيطرة على حركة التدفق النقدي؛ لذلك يجب على المؤسسة استخدام أدوات لتحليل حالة الفواتير والتعرف على المشكلات أو المخاطر المحتملة.
• ضعف التواصل مع العملاء: إذا لم تقم المؤسسة بالتواصل مع العملاء بشكل فعال، فقد تفشل في إقناعهم بأهمية وضرورة دفع الفواتير في الموعد المحدد، كما قد تضيع فرصة لبناء علاقات طويلة الأمد معهم. لذلك يجب على المؤسسة اتباع أساليب تواصل احترافية وودية وشفافة معهم، والاستجابة لاستفساراتهم أو شكاويهم وحلها بسرعة.
• التأخر في الدفع: من أبرز التحديات التي تواجه المؤسسات هو تأخر العملاء في الدفع؛ وهذا يؤثر على التدفق النقدي للمؤسسة، وقد يتطلب تخصيص موارد إضافية لمتابعة المدفوعات المتأخرة.
• تحصيل الفواتير الكبيرة: عندما تكون لدى المؤسسات فواتير بمبالغ مرتفعة، يمكن أن تصبح عملية التحصيل معقدة وتستغرق وقتاً أطول.

ما هي قيود تحصيل، وكيف تستفيد المؤسسات منها؟

تعد هذه الخدمة هي إضافة حديثة وقوية تم تضمينها في برنامج قيود المحاسبي السحابي. تمثل هذه الخدمة نقلة نوعية في عمليات تحصيل الفواتير وإدارة الأمور المالية للمؤسسات في المملكة العربية السعودية. إنها متاحة كإجراء اختياري يمكن للمؤسسات السعودية المحلية تفعيله بسهولة، لتحصل في المقابل على ميزات مثل:

• التكامل مع برنامج “قيود” المحاسبي السحابي: “قيود” هو برنامج محاسبي يغطي قطاعات كبيرة في المملكة العربية السعودية؛ وخدمة قيود تحصيل تأتي كجزء متكامل من هذا البرنامج، مما يعني أنَّها تعمل بسلاسة مع بقية مميزات البرنامج لتوفير تجربة محاسبية موحدة ومتكاملة.
• تسهيل عملية تحصيل الفواتير: تعمل هذه الخدمة الجديدة من قيود على تبسيط عمليات إدارة الفواتير بشكل كبير؛ بحيث يمكن للمؤسسات إصدار الفواتير وإرسالها إلى العملاء بسهولة من خلال البرنامج، مما يوفر الوقت والجهد.
• تقليل الأخطاء البشرية: بفضل التكامل مع البرامج المحاسبية، يمكن تقليل الأخطاء البشرية في عمليات التحصيل والتسجيل المحاسبي، مما يزيد من دقة البيانات المالية.
• زيادة الكفاءة المالية: بفضل هذه الخدمة، يمكن للشركات والمؤسسات زيادة كفاءة عمليات تحصيل الفواتير، وذلك من خلال تقليل العمليات اليدوية وتحسين تنظيم العمليات المالية.
• الأمان والموثوقية: تتيح هذه الخدمة للمؤسسات إدارة عملياتها المالية بشكل موثوق وآمن؛ حيث تقدم هذه الخدمة حلولاً مبتكرة لمعالجة الدفعات ومراقبة الفواتير.
• التوافق مع متطلبات الشريعة الإسلامية: قيود هو برنامج محاسبي سحابي معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ولذلك جميع الخدمات التي يقدمها، ومن ضمنها خدمة قيود تحصيل؛ تم تصميمها بما يتوافق مع متطلبات الشريعة الإسلامية، مما يجعلها مناسبة للمؤسسات في المملكة العربية السعودية.

باقات خدمة قيود تحصيل

تقدم هذه الخدمة لعملاء قيود باقتين اثنتين:

• الباقة الأساسية

تُعدُّ هذه الباقة خياراً ممتازاً للمؤسسات التي تبحث عن بداية بسيطة وفعالة في تحصيل الفواتير؛ حيث تمكِّن المؤسسة من إنشاء رابط دفع على شكل رمز QR، والذي يُعيد توجيه العميل إلى بوابة الدفع عبر هذا الرمز، والذي يتيح للعملاء إرسال بيانات بطاقتهم وسحب مبلغ الفاتورة بسهولة عبر هذا الرابط، مما يوفر لهم تجربة دفع مبسطة وسهلة.

• الباقة المتقدمة

تتجاوز الباقة المتقدمة الحدود التقليدية لعمليات تحصيل الفواتير، وهي مثالية للمؤسسات التي تحتاج إلى مزيد من التخصيص والتحكم، حيث تمكن هذه الخدمة المؤسسات من تقديم طلبات تحصيل لفواتير محددة لفريق متخصص في “قيود”، والذي يقوم بالعمل نيابة عن المؤسسة في تحصيل تلك الفواتير، وهذا يشمل التواصل مع العملاء ومتابعتهم بشكل مستقل. تتيح هذه الباقة للمؤسسات التركيز على عمليات أخرى هامة، في حين يقوم فريق من قيود بإدارة جوانب تحصيل الفواتير بكفاءة واحترافية.

أسئلة وأجوبة عن خدمة تحصيل قيود

• ماذا ستقدم هذه الخدمة لعملاء قيود؟

• إنشاء الفواتير.
• جمع مبلغ الفاتورة.
• إنشاء إيصال الدفع.
• هنا ستتكفل قيود بالباقي.

• ما هي وسائل السداد المتاحة؟

• فيزا كارد.
• ماستر كارد.
• مدى.

• ما هي أهم التحديات التي تحلها خدمة قيود تحصيل؟

• العميل يبذل الكثير من الجهد والوقت لسداد الفواتير المستحقة عليه: يكمن الحل في إرفاق رابط الدفع تلقائياً بكل فاتورة.
• المؤسسات تريد توفير الوقت والجهد وتقليل الأخطاء البشرية: توفر هذه الخدمة عملية دفع دقيقة مؤتمتة.
• المؤسسات تُضيع الكثير من الوقت في متابعة عملية التحصيل: توفر هذه الخدمة تقريرين، أحدهما عندما يقوم العميل بدفع مبلغ الفاتورة، والآخر عندما يتم إيداع المبلغ في الحساب البنكي للمؤسسة.

• هل هذه الخدمة متكاملة مع برنامج قيود المحاسبي؟

نعم. عند اكتمال عملية الدفع، سيقوم برنامج قيود بإدارة عملية التحصيل، وتحديث السجلات وتضمين عملية الدفع في الأوراق الصحيحة، ومن ثم يتم إنشاء تقارير فورية بجميع المعاملات للحصول على معلومات لحظية لحالة التحصيل. كل ذلك يتم بفضل الربط بين نظام قيود ونظام المدفوعات المستخدم في هذه الخاصية.

في الختام

إذاً كما رأينا، توفر خدمة قيود تحصيل القدرة على إصدار الفواتير وتتبعها وتحصيلها بسهولة وفاعلية، لتكون أداة ضرورية لأي مؤسسة تسعى إلى تحسين كفاءتها المالية وزيادة أمان وشفافية عملياتها.

والآن، بعد أن أصبحت لديك رؤية واضحة عن “قيود” ومميزاتها، ماذا تنتظر؟ جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يوم، وابدأ رحلتك نحو تحسين إدارة الأمور المالية اليوم.