حين تحتاج إلى استخدام برنامج محاسبة لمكاتب المحاسبة فإنك تختار البرنامج الأكثر اتفاقًا مع مجال عملك، كما تحتاج لبعض المميزات التي تخدمك وتجعل عملك في إدارة الشركة أكثر سهولة، فهذه البرامج رغم اتفاقها في كونها أنظمة رقمية تعينك على التخطيط لعملك ومتابعة الإنتاج والأرباح إلا أن بعضها قد لا يكون مناسبًا لشركتك، نظرًا لاختلاف أنواعها وأدوارها في المؤسسات المختلفة، لذلك نقدم لك معلومات وافية حول البرامج المحاسبية مع ذكر أنواعها وأهميتها، ثم نوضح لك سبب تميز نظام قيود المحاسبي عن برامج المحاسبة الأخرى.
تعريف برنامج المحاسبة لمكاتب المحاسبة
برنامج المحاسبة Accounting Software system هو نظام رقمي متخصص لمساعدة الإداريين والمحاسبين في الشركات المختلفة على القيام بمهامهم اليومية، وأبرزها هو تحويل الدفاتر المحاسبية الورقية إلى دفتر محاسبية إلكترونية آمنة أكثر ومؤتمتة وفعالة، مما يمنح مكتب المحاسبة السهولة في أداء العمل بفضل التنظيم، وكذلك القدرة على تحليل البيانات وإعداد التقارير التي تقيس الأداء المالي للمؤسسة أولًا بأول.
البرنامج المحاسبي أو برنامج لمحاسبة يمكن أن يتم تنزيله على الأجهزة الذكية، ويمكن أيضًا استخدامه محاسبيًا دون تحميل، وهو في الحالتين يتمتع بتشفير عالي لا يمكن معه اختراق البيانات ولا الاحتيال للحصول عليها، وهذا ما يجعل تلك البرامج مؤهلة بقوة للانتشار أكثر والاعتماد عليها بصورة كاملة في الأعمال المحاسبية.
أنواع برامج المحاسبة
يتم تصنيف برامج المحاسبة حسب عوامل مختلفة، منها:
حسب حجم الشركة المستفيدة
تستخدم الشركات جميعًا البرامج المحاسبية، ولكن نوع برنامج المحاسبة المستخدم في الشركات يختلف حسب حجمها، وعليه تنقسم أنواعه إلى ما يلي:
برنامج محاسبة Cashier
مخصص للأعمال المحاسبية الصغيرة جدًا، والهدف منه هو تسجيل أي معاملات مالية تتم فورًا، وغالبًا ما يتم استخدامه بصورة مستمرة لتسجيل عمليات البيع والشراء.
برنامج محاسبة POS
هو البرنامج المستخدم في نقاط البيع، ويقوم على تسجيل المعاملات المالية لحظيًا وفور حدوثها، ويستخدم فقط في الشركات التي تنتج منتجات وتبيعها، لتقديم تقارير مفصلة عن كل عملية بيع تتم، مع رصد النفقات والعوائد.
برنامج محاسبة ERP
برنامج محاسبي متكامل أكثر، حيث يرتبط بكل أقسام الشركة ويساعد في إدارة مواردها ووضع الخطط الملائمة للعمل بهدف رفع الإنتاجية وتحسين نسب الربحية الخاصة بالشركة، وهو نظام مهم جدًا ولا يمكن للمؤسسة العمل من دونه.
حسب السعر
هناك نوعين من البرامج المحاسبية التي تستخدم في الشركات من حيث تكلفتها، ويتم تصنيفها إلى التالي:
برنامج محاسبة مجاني
هي برامج تخدم الشركات دون مقابل، فهي مفتوحة المصدر تساهم في إدارة الأعمال المحاسبية الخاصة بالشركات والمتاجر وغيرها.
برنامج محاسبة باشتراك شهري
أنظمة مدفوعة يمكنك الحصول عليها باشتراك سنوي أو شهري أو حسب الخطط المتاحة، قد تتمكن من الحصول على فترة تجريبية فيها أو لا تتمكن من ذلك، ولكن في الحالتين لن تستفيد لفترة طويلة منها دون الدفع مقابل الخدمة.
حسب قاعدة البيانات
التطبيقات المحاسبية أصبحت متاحة ومتوفرة لجميع أنواع الأجهزة الإلكترونية، ومن هذه الجهة يمكن تصنيفها إلى التالي:
برنامج يعمل كتطبيق Desktop
هو نظام محاسبي لا يعمل إلا بعد تثبيته كبرنامج على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، وغالبًا ما تجده متاحًا للهواتف المحمولة والأجهزة الذكية الأخرى؛ لتتمكن من استخدامه من كل أجهزتك بسلاسة وتستطيع تسجيل معاملاتك بدقة ودون تأخير.
برنامج يعمل بنظام سحابي Cloud Based
نظام محاسبي يمكنك استخدامه من خلال الويب، ولن تكون مضطرًا لتنزيله على أجهزتك، مما يُمكنك من الوصول إلى حسابات شركتك من أي جهاز، ومع ذلك تتيح لك تلك الأجهزة تشفيرًا عالي الجودة يمنع أي فرصة لسرقة البيانات.
أهمية برنامج المحاسبة لمكاتب المحاسبة
هناك الكثير من الأسباب التي تجعل أهمية برنامج محاسبة لمكاتب المحاسبة ترتقى إلى درجة الضرورة القُصوى، بحيث لا يمكن الاستغناء عنه خاصةً مع تطور الأعمال، ومن العوامل التي ترفع من أهمية برامج المحاسبة ما يلي:
تسهيل التجارة الإلكترونية
يجعل برنامج المحاسبة الربط بين الإدارة والمتاجر الإلكترونية أكثر سهولة، ما يعني تمكين السداد الإلكتروني ومراقبة عمليات البيع والشراء وحصر الإيرادات واستخراج الأرباح منها بسهولة تامة.
توفير الوقت والجهد
مع استخدام برنامج المحاسبة لمكاتب المحاسبة لن يُصبح الوقت مهدرًا في تسجيل المعاملات المالية والبحث عن الدفاتر الورقية، بل تستمتع بالأتمتة التي لا تحتاج إلى تدخل بشري كبير، وهذا يعود بالنفع على الشركة بفضل توفير وقت العاملين وجهدهم للتركيز على الإنتاجية.
تخصيص النظام حسب مجال العمل
يُقصد بذلك تمكين ضبط النظام على الاعتبارات التي تتبعها الشركة، سواء في فرض نسب الربح أو حساب الضرائب او إضافة الأكواد للفواتير أو الأسعار النهائية للمنتجات أو غير ذلك.
تحسين كفاءة فريق العمل
مع استخدام العاملين للأنظمة المحاسبية يصبحون أكثر قدرة على الإبداع بفضل استغلال الموارد بشكل أفضل وأكثر مهارة، كما أن النظام المحاسبي يساهم في حصر الموارد وتحليل العائدات مما يمنحهم فكرة كاملة عن الطريقة التي ينبغي اتباعها للوصول للأفضل.
التكامل بين النظام وبين نقاط البيع
الربط بين برنامج المحاسبة وبين نقاط البيع يفيد في تسجيل الأرباح والمدفوعات لحظيًا مما يساعد على رصد أي معاملات مالية بكفاءة وسرعة دون الحاجة للبحث في السجلات أو التسجيل العشوائي، لذا يمكن استخدام نقاط البيع ضمن النظام المحاسبي أو ربطها به.
إعداد القوائم المالية
القوائم المالية والتقارير التي يجب إعدادها في المحاسبة هي الهدف من وجود البرامج المحاسبية بصورة عامة ودور البرامج هنا ليس مجرد إعدادها ولكن تسهيل عملية رصد القيم فيها وتسجيلها وتحليلها لذا لا يمكن الاستغناء عن استخدام برنامج محاسبة لمكاتب المحاسبة.
اكتشاف الأخطاء
حينما تحتفظ بكافة سجلاتك المحاسبية في نفس المكان وتتابعها بصورة مؤتمتة فإنك تتمكن من اكتشاف أي خطأ يجب تعديله فورًا ومع الوقت تتفادى حدوثها من الأساس.
توفير رأس مال مستدام
يعد البرنامج المحاسبي من ضمن رأسمال الشركة لأنه عنصر مساعد على إدارتها وتنظيم معاملاتها، ومهما كان ثمنه فإنه بالنهاية سيصبح رمزيًا مقابل ما يوفره للشركة من فوائد وإيجابيات.
الاحتفاظ بالبيانات
عند استخدام الدفاتر المحاسبية التقليدية والرغبة في تجديدها أو البدء في دفاتر جديدة تفقد الشركات كمًا هائلًا من البيانات، إما لتلف الدفاتر أو قِدمها أو حتى ضياعها، لكن مع برنامج محاسبة لمكاتب المحاسبة لم يعد حدوث ذلك ممكنًا؛ لأن البرامج المحاسبية تعتمد على النسخ الاحتياطي الذي يضمن لك عدم ضياع البيانات ولا فقدها.
الترابط والتكامل بين البيانات
إنشاء الحسابات المالية المختلفة علي برنامج المحاسبة يساعد على إجراء الترابط بينها، ما يعني أنه حين يتم تسجيل عملية مالية في سجل المبيعات مثلًا فإنها تقيد تلقائيًا في سجلات الإيرادات والنفقات، بفضل تسجيل بيانات السلعة وسعرها كمنتج بالاعتماد على أسعار المواد الخام وتكلفة الإنتاج، مما يساعد على تفصيل السجلات وتحليل عمليات البيع والشراء في الشركة بسهولة بالغة.
تسهيل الرقابة المحاسبية
تحتاج المؤسسات إلى محاسبين ذوي خبرة وحنكة لمتابعة عمل المحاسبين الآخرين في الشركات المختلفة، والاعتماد على برنامج المحاسبة يضمن ألا يحدث أي تلاعب في السجلات، كما يقدم طرق أكثر مهنية وسهولة لمتابعة عمل المحاسبين في الشركات ودون الحاجة إلى بذل الوقت والجهد كالسابق.
دور البرنامج المحاسبي في مكتب المحاسبة
حينما تستخدم الشركة برنامج محاسبة لمكاتب المحاسبة في أقسامها أو فروعها فإنها تتوقع منه أداء الأدوار أو المهام التالية:
تنظيم حسابات الشركة
من المهم أن يتم استخدام برنامج المحاسبة في إدارة كل حسابات الشركة المالية سواء كانت دائنة أو مدينة، وذلك عبر تسجيل كافة المعاملات عليه مع الاحتفاظ بالوثائق التي تثبت تلك المعاملات.
تسجيل المعاملات المالية
يُقصد بذلك تسجيل الفواتير وتصنيف الأموال الصادرة من الشركة والواردة إليها في شكل مدفوعات وإيرادات، لتمكين استخراج صافي الأرباح والنسب الأخرى التي تعبر عن أداء الشركة بالإضافة إلى تعزيز السيولة المالية.
إعداد التقارير والقوائم المالية
القوائم التي يتم تسجيل الدخول والأجور والميزانيات الخاصة بالشركة فيها مهمة جدًا لتنظيم الأعمال وإثبات المعاملات، وهذا ما يساعدك النظام المحاسبي على الحصول عليه.
التحليل المالي
عبر السجلات المحاسبية والتقارير المالية وغيرها تتمكن إدارة الشركة من مراقبة أدائها المالي وتحليله للوقوف على نقاط القوة في خطط العمل وكذلك المخاطر التي قد تواجهها الشركة.
إدارة المخزون
من أهم أدوار برنامج المحاسبة في مكاتب المحاسبة، لأن المخزون هو ما يقوم عليه العمل، ويساعد النظام المحاسبي في رصد الكميات المتوفرة من السلع والمواد الخام وتنظيم عملية شرائها بحيث لا يحدث نقص في الكمية، ولا يتم شراء كميات زائدة عن الحاجة.
الأنشطة في برامج المحاسبة
هناك عدد من الأنشطة التي تقدمها البرامج المحاسبية للمؤسسات على اختلاف أنواعها، وهي تساهم في تحسين التمويل وتسجيل الأرباح والخسائر بفاعلية، ومن هذه الأنشطة ما يلي:
- إدارة الفواتير والنفقات التي تتحملها الشركة للإنتاج، وكذلك ما يعود إليها من إيرادات وتحليلها إلى أرباح صافية ورأس مال.
- إعداد التقارير الخاصة بمشتريات الشركة ومخزونها من السلع والمنتجات لضمان كفاءة العملية الإنتاجية واستمرارها.
- حساب الضرائب المفروضة على السلع والخدمات المقدمة في المؤسسات حسب أنواعها، وذلك وفقًا لأحدث متطلبات القوانين الضريبية.
- إصدار التقارير المالية وعمل الكشوفات الخاصة بالميزانية والدخل وغير ذلك.
- تنظيم الرواتب والمكافآت والحوافز والاستقطاعات وغيرها.
التسويق عبر برنامج المحاسبة
يفيد برنامج المحاسبة في عمليات تسويق السلع والخدمات في المؤسسات المختلفة، وتعتمد عليه المؤسسات للتسويق بالطرق التالية:
التسويق بالبريد الإلكتروني
يساعد النظام المحاسبي في التواصل بريديًا مع العملاء وإرسال العروض الجديدة التي تقدمها لهم الشركة أولًا بأول، وبمجرد إعداده على مواعيد معينة يتم الإرسال لكافة العملاء الذين تم تقديم العروض لهم تلقائيًا.
التسويق عبر محركات البحث
يمكنك البرنامج المحاسبي من متابعة نتائج البحث وتوليد التقارير المالية التي تساهم في جذب المستثمرين، مع متابعة أداء الإعلانات الممولة التي تقوم الشركة بتنفيذها لجذب عملاء أكثر.
التسويق من خلال منصات التواصل الاجتماعي
وذلك عبر رصد تفاعلات المتابعين والمهتمين بمجال الأعمال الخاص بالشركة ورصد العروض لهم وتحليل مستوى البيع من خلال تلك المنصات وجدارتها بالاستمرار في استخدامها من عدمها.
التسويق بالمحتوى
يمكن إضافة محتوى مرئي ومسموع ومكتوب على الإنترنت للتعريف بمنتجات الشركة وعروضها، ثم استخدام برنامج المحاسبة لمكاتب المحاسبة لرصد إقبال الزوار واستجاباتهم، بالإضافة إلى متابعة حركة بيع المنتجات وشرائها والأخذ بمقترحات العملاء لتقديم منتجاتتُرضي أذواقهم.
التسويق بالإعلانات المدفوعة
سواء تم عمل تلك الإعلانات عبر المواقع الإلكترونية أو في أماكن معينة فمن الضروري رصد نسب المبيعات والإيرادات ومتطلبات العملاء، لقياس مدى رضا العميل عن المنتج ودة الإقبال عليه، وهذا ما يتابعه ويرصده البرنامج المحاسبي في الشركة، وعليه توضع الخطط التشغيلية للمراحل التالية.
ما هو أفضل برنامج محاسبة لمكاتب المحاسبة
البرنامج الأفضل لأي مؤسسة في السوق السعودي هو نظام قيود المحاسبي، لأنه يقدم لك كل مزايا البرامج المحاسبية كما يتفادى العيوب بالتطوير المستمر ومتابعة احتياجات العملاء، فهو برنامج محاسبة لمكاتب المحاسبة ويناسب كل المؤسسات ويتمتع بكثير من المميزات التي تجعله الأفضل لك، ومن مميزاته:
- تسهيل مقارنة أرباح المشروعات المختلفة لنفس المؤسسة عبر خاصية إدارة المراكز المتوفرة فيه، وبنفس الوقت متابعة إنجازات العاملين ونسب أرباحهم المقررة حسب إنتاجيتهم.
- تذكير العملاء بمواعيد السداد المتفق عليها دوريًا، مع تمكين متابعتهم باستمرار بالعروض الجديدة التي تقدمها الشركة.
- حينما تحتاج لإرفاق الفواتير أو المستندات الثبوتية للسجلات فإن هذا متاح لك عبر نظام قيود المحاسبي، الذي يحتفظ بالبيانات ويمنع تلفها أو ضياعها.
- يمكنك تخصيص صلاحيات خاصة بكل مستخدم في مؤسستك، بحيث يعامل كل فرد مع ما يتطلبه عمله ومسؤولياته فقط.
في الختام
لا يجب أن تتملكك الحيرة حين اختيار برنامج محاسبة لمكاتب المحاسبة في شركتك، لأن نظام قيود المحاسبي هو الأفضل والأبرز في السوق السعودية ويعتمد عليه كثير من أصحاب الشركات في السوق السعودية، وإذا أردت أن تتحقق من مزايا نظام قيود وتوافقه مع مؤسستك أو شركتك فاغتنم الفرصة وقم بالاستفادة من التجربة المجانية لمدة 14 يوم وبعدها يمكنك اختيار الباقة المناسبة لك.
انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!
