نشهد في عصرنا الحالي تغيرات كبيرة في طريقة إدارة الأعمال، إذ باتت العمليات التجارية تدار بشكل إلكتروني بشكل أساسي في الكثير من المؤسسات، وقد أوجب هذا التحول الرقمي تبني الكثير من المؤسسات أنظمة إلكترونية لإدارة أعمالها ومعاملاتها، بدءًا من التواصل الداخلي والخارجي، ووصولاً إلى اعتماد برنامج فاتورة إلكترونية لإنشاء وإرسال الفواتير الإلكترونية.
في هذا السياق، أصبحت برامج الفواتير الإلكترونية جزءًا أساسيًا من أنظمة المؤسسات الرقمية، فنظرًا للفوائد الكثيرة التي تقدمها مثل السرعة والسهولة في إصدار الفواتير، والقضاء على الأخطاء البشرية المحتملة، وتقليل استفسارات الموردين، وتسريع الموافقات، وتوفير التكاليف والموارد؛ أصبحت هذه البرامج حاجة ملحة لجميع المؤسسات.
مفهوم الفاتورة الالكترونية
الفاتورة الإلكترونية، هي بديل قانوني ومالي للفاتورة الورقية، وهي فاتورة يتم تسليمها إلكترونيًا بتنسيق موحد محدد، ويُمكن لأنظمة الإرسال والاستقبال مشاركة البيانات والتعرف عليها إذ تستخدم هذه الأنظمة تنسيقًا موحدًا، ونظرًا لأن الفواتير الإلكترونية تحتوي على بيانات الفاتورة في نموذج منظم، فيمكن استيرادها تلقائيًا إلى نظام الحسابات الدائنة للمؤسسة المشترية.
يعتقد البعض أنّ مفهوم الفاتورة الإلكترونية يقتصر على أي فاتورة يتم إرسالها واستلامها بالوسائل الإلكترونية، وبينما يُعد هذا شرطًا لاعتبار الفاتورة إلكترونية، إلّا أنّه بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يتم إنشاؤها ببنية صحيحة، وأن يتم نقلها من نظام البائع إلى نظام المشتري لتصبح الفاتورة الإلكترونية بديلًا يتمتع بخصائص قانونية ومالية مماثلة لما تتمتع بها الفاتورة الورقية.
فوائد برنامج فاتورة الكترونية
لا شك في أن توفير برامج الفاتورة الإلكترونية للوقت والجهد والتكلفة من خلال التخلي عن الفواتير الورقية والإجراءات اليدوية المرتبطة بها في مؤسستك أحد من أهم فوائدها، ولكن تكمن الفائدة الحقيقية لبرامج الفواتير الإلكترونية في مستوى الاندماج والتكامل الذي يُمكنك تحقيقه ليس فقط مع شركائك التجاريين، بل وبين برنامج الفاتورة الإلكترونية وأنظمة الأعمال الخاصة بمؤسستك كذلك.
ولا تقتصر فوائد برامج الفواتير الإلكترونية على ذلك وحسب، بل توفر هذه البرامج الكثير من الفوائد للمؤسسات والأفراد، ويُمكن تلخيص بعضها فيما يأتي:
زيادة كفاءة العمليات الإدارية
تعمل برامج الفواتير الإلكترونية على أتمتة العمليات المتعلقة بالفواتير بشكل يقلل من الأخطاء المرتبطة بالفواتير الورقية، وهو م يساعد على زيادة كفاءة العمليات الإدارية للمؤسسة، إذ يتم إصدار المستندات وإرسالها واستلامها وتسجيلها بشكل فوري وتلقائي في برامج الفواتير الإلكترونية، كما يتم دمج كافة العمليات مع كل من أنظمة الإدارة الداخلية للمرسل والمتلقي.
تقليل التكاليف
لا شك في أنّ اعتماد برامج الفواتير الإلكترونية يقلل من تكلفة إصدار وإرسال واستلام الفواتير بشكل كبير، وقد أظهرت الدراسات أنّ برامج الفواتير الإلكترونية توفر ما يصل إلى 90% مقارنة بتكلفة إصدار وإدارة نفس المستندات بشكل ورقي.
توفير الوقت
تعمل برامج الفواتير الإلكترونية على توفير الوقت من خلال تقليل وقت الاستجابة، إذ إنّ الكفاءة والسرعة في إرسال واستلام المستندات، وتقليل الأخطاء في إصدار المستند بشكل كلي تقريبًا؛ تُؤدي إلى انخفاض كبير في أوقات الاستجابة والدفع، وبالتالي توفير الوقت.
تقليل الأخطاء البشرية
تقلل برامج الفاتورة الإلكترونية من مخاطر الأخطاء في الفواتير من خلال رقمنة بيانات الفاتورة ومطابقتها مع العقود وأوامر الشراء وأوراق إدخال الخدمة وإيصالات البضائع. إذ يمكن التحقق من صحة الفاتورة الإلكترونية تلقائيًا قبل ترحيلها للدفع عندما يتم إرسالها عبر شبكة أعمال رقمية، وبرمجتها ببيانات المستندات وقواعد العمل ذات الصلة.
الحرص على أمن الاتصالات
تحرص برامج الفواتير الإلكترونية على الأمان والسرية في إدارتها للفواتير الإلكترونية، وتضمن ذلك من خلال إدارة تسليم هذه المستندات من خلال شبكات خاصة مثل VAN (شبكة القيمة المضافة)، أو من خلال بروتوكولات نقطة إلى نقطة محددة مثل AS2.
ضمان سلامة الوثيقة
تضمن عمليات التوقيع الإلكتروني للمرسل والمتلقي في برامج الفواتير الإلكترونية سلامة المحتوى وصحة المنشأ، إذ يتم زيادة الدقة عندما تكون هناك حاجة أقل لإدخال البيانات يدويًا، فالخطأ البشري هو أكبر سبب للأخطاء المحتملة والمدفوعات المكررة. كما تسمح الفواتير الإلكترونية بالمطابقة التلقائية والتحقق من الصحة مقابل ثلاثة أنواع من المستندات؛ أوامر الشراء والفواتير وإيصالات الشحن.
التكامل مع أنظمة الإدارة
يمكن أتمتة إصدار الفواتير الإلكترونية والمستندات الأخرى من البيانات المسجلة في أنظمة الإدارة، كما يسمح الإيصال الإلكتروني لمستلمي الفواتير بأتمتة عملية التحقق من صحتها وتوحيدها؛ مما يوفر إمكانية التسجيل المباشر في نظام إدارة الحسابات دون تدخل بشري.
الفواتير الإلكترونية صديقة للبيئة
إنّ استخدامك لبرنامج فاتورة إلكترونية ليس خطوة أولى ممتازة في رحلة التحول الرقمي لمؤسستك وحسب، بل هي خطوة صديقة للبيئة تحفظ الموارد وتقلل من هدرها، إذ من المهم التأكد من أن عمليات مؤسستك تتسم بالكفاءة، وقابلة للتطوير لدعم النمو المستقبلي مع التخلص من أي تأثير بيئي سلبي باستخدام أقل للورق والحبر.
كيف تختلف الفواتير الإلكترونية عن الفواتير التقليدية؟
تتضمن الفواتير التقليدية استلام فاتورة ورقية عبر البريد، ويتوجب إدخال تفاصيل الفاتورة يدويًا في النظام المالي للمؤسسة، كما يجب أن يوافق مسؤول منفصل على دفع الفاتورة، ولذلك، إذا كان نظام الموافقة منفصلاً عن نظام الفواتير، فقد يتطلب إدخال البيانات يدويًا مرة أخرى، مما قد يستهلك الكثير من الوقت والجهد.
يتم كتابة أو طباعة شيك أو أي شكل آخر من أشكال الدفع ثم إرساله بالبريد إلى البائع، وفي حال كان نظام الدفع إلكترونيًا ولا يتكامل مع أنظمة الفاتورة أو الموافقة؛ يتم تكليف موظفين بإدخال البيانات مرة ثالثة. وأخيرًا، يجب تقديم نسخة ورقية من الفاتورة لحفظها في السجلات.
تُعتبر طريقة الفوترة هذه عرضة للأخطاء البشرية والتباطؤ في كل خطوة من العملية، ولا تتوفر هذه الأخطار في الفواتير الإلكترونية، وهذا ما يجعل برنامج فاتورة إلكترونية خيارًا جذابًا للمؤسسات.
مزايا برنامج فاتورة إلكترونية
تعمل برامج الفواتير الإلكترونية على تبسيط إدارة الفواتير، ونظرًا لسهولة عرض المعلومات الرقمية عبر الأنظمة مقارنة بالأوراق، فإن برامج الفواتير الإلكترونية تسهل ما يأتي:
- خفض التكاليف وتحسين إدارة النقد إذ يُمكن الحصول على خصومات الدفع المبكر.
- إدارة الخدمات المعقدة والفواتير بشكل أكثر كفاءة وفعالية.
- تعزيز الامتثال للعقود وسياسات الشركة ولوائح الفواتير الإلكترونية العالمية.
- تسهيل إدارة مهام الامتثال المرهقة.
- تسهيل التعاون داخل المنظمة وبين الشركاء التجاريين.
- تقليل مخاطر الدفع الزائد أو الاحتيال.
- تحسين التدفق النقدي للموردين من خلال الدفع في الوقت المناسب.
- تمكين معالجة للفواتير بشكل أسرع وأكثر دقة.
- تسهيل الوصول إلى حالة الفاتورة عبر الويب.
التوافق مع أنظمة تشغيل الهواتف المختلفة
يتميز برنامج الفاتورة الالكترونية من قيود بتوافقه مع معظم الأجهزة الهاتفية المحمولة، حيث يعمل على نظام الأندرويد، ونظام الأيفون، حيث يمكن تحميله من خلال روابط التحميل الآتية:
الأمن وخصوصية البيانات في الفواتير الإلكترونية
قد يكون أحد أسباب التخوّف من استخدام برنامج فاتورة إلكترونية هو أمان هذه البرامج وخصوصيتها، ولكن لا تقلق، إذ تحرص برامج الفواتير الإلكترونية على أفضل الممارسات للأمن وخصوصية البيانات في الفواتير الإلكترونية.
يُمكن إرسال الفواتير بشكل أكثر أمانًا عند استخدام عرض الفواتير الإلكترونية ومنصة الدفع؛ فهذه الطريقة لا ترسل فاتورة مباشرة عبر بريد إلكتروني غير آمن، فبدلاً من ذلك، يتم إرسال إشعار عبر البريد الإلكتروني، ثم يُمكن للمستخدمين تسجيل الدخول إلى النظام الأساسي لعرض بيانات الفاتورة.
مخاطر تحرير الفواتير الإلكترونية
يؤدي عدم إرسال برامج الفواتير الإلكترونية الفواتير عبر البريد الإلكتروني إلى تجنب بعض المخاطر الكامنة في تحرير الفواتير عبر البريد الإلكتروني، وفيما يأتي بعض من هذه المخاطر:
- استلام الفاتورة الإلكترونية من شخص غير صحيح، أو ارتداد البريد الإلكتروني وعدم وصوله بسبب خطأ بشري.
- خطر الاعتراض أو إعادة توجيه الدفع.
- هجمات التصيد الاحتيالي باستخدام طلبات الدفع الكاذبة.
كما توفر برامج الفواتير الإلكترونية ميزات الأمان مثل المصادقة الثنائية أو حد الوصول إلى المستندات إلا باستيفاء قواعد معينة بحيث يتمكن المستخدمون المصرح لهم فقط من عرض معلومات الفاتورة وإدارتها.
في الختام
يمكن أن يكون البدء في إرسال واستلام الفواتير الإلكترونية خطوة أولى ممتازة في رحلة التحول الرقمي لمؤسستك، فعندما تتم رقمنة الفواتير وإجراء المعاملات عبر شبكة أعمال رقمية، يتم توفير الكثير من الجهد البشري، وبالتالي يمكن للموظفين التركيز على الأنشطة الإستراتيجية بدلًا من إدخال بيانات الفواتير يدويًا طوال اليوم.
إنّ استخدام برنامج فاتورة إلكترونية هو خطوة أكيدة في ضمان كفاءة العمليات في مؤسستك، وقابليتها للتطوير لدعم النمو المستقبلي، إذ يلجأ الكثير من الناس إلى استخدام هواتفهم المحمولة في إنجاز جميع معاملاتهم بشكل إلكتروني، ولذلك فإنّ استخدامك لبرنامج فوترة إلكترونية سيضمن لك مستقبل مؤسستك بلا شك.
يوفر لك نظام قيود المحاسبي برنامج فاتورة إلكترونية متعدد المزايا في المملكة العربية السعودية، وما عليك سوى تفعيل الفاتورة الإلكترونية بضغطة زر واحدة فقط من برنامج قيود المحاسبي لتتمتع بجميع مزايا إصدار الفواتير الإلكترونية المتوافقة مع البنود التي حددتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة.
