برامج تدعم الفوترة الإلكترونية

تُعرّف الفوترة الإلكترونية على أنّها إجراء يهدف إلى تحويل عملية إصدار الفواتير والإشعارات الورقية إلى عملية إلكترونية، من خلالها يمكن تبادل ومعالجة الفواتير والإشعارات المدينة والدائنة بشكل وتنسيق إلكتروني منظم بين البائع والمشتري.

تهدف الفوترة الإلكترونية إلى تحسين عملية الفوترة التقليدية؛ إذ تعمل على تقليل التكاليف عن طريق الاستغناء عن الحبر والورق، وتعمل على زيادة الدقة والقضاء على مخاطر الخطأ البشري حيث لا تطلب أي إدخال يدوي، وتسمح بإجراء الدفعات بمعدل أسرع. ويتم إنشاء الفواتير الإلكترونية بوساطة برامج تدعم الفوترة الإلكترونية؛ وهي برامج متخصصة تسمح بإرسال الفواتير إلى المشتري على الفور وتتبعها في الوقت الفعلي.

تحتوي الفواتير الإلكترونية على نفس البيانات والبنود الموجودة في الفواتير الورقية التقليدية، ولكن يتم إصدارها وإرسالها واستلامها بشكل إلكتروني، وتُعتبر دليلاً على تسليم المنتج أو الخدمة المقدمة من قبل المورد، والدفع المستحق على المشتري، كما أنّها تسمح لكل من البائع والمشتري بتتبع المدفوعات وإدارة شؤونهم المالية.

أهمية برامج الفوترة الإلكترونية للشركات

تتعدد فوائد الفوترة الإلكترونية للشركات والسلطات، إذ تتوفر برامج تدعم الفوترة الإلكترونية وتتيح توفير التكاليف من خلال تقليل استخدام الورق والحبر وغيرها من الموارد المستخدمة في إصدار الفواتير التقليدية والتعامل معها، كما توفر الوقت لمعالجة الفاتورة من الإنشاء إلى الإرسال والاستلام، وتضمن هذه البرامج تحسين الدقة، وتقليل الأخطاء البشرية إلى حد القضاء عليها تقريبًا، وتقليل التباطؤ والتأخير في المعاملات المالية.

تحرص برامج الفوترة الإلكترونية على زيادة الدقة في بيانات الفواتير الإلكترونية، فعندما يكون هناك حاجة أقل لإدخال البيانات يدويًا من قبل الموارد البشرية، تزداد دقة البيانات، كما تسمح الفواتير الإلكترونية بالمطابقة التلقائية والتحقق من الصحة.

وتكمن إحدى أهم مزايا الفواتير الإلكترونية للشركات في أنّ معلومات الفاتورة الإلكترونية تتم مشاركتها بشكل أكثر كفاءة مع المدققين؛ مما يساعد على الحفاظ على الامتثال، وفي هذا السياق، عندما يتم التعامل مع الفواتير إلكترونيًا ومن خلال نظام آلي، تكون فرص الاحتيال أقل.

كيف تعمل الفوترة الإلكترونية

الفوترة الإلكترونية ببساطة هي تحويل الفواتير التقليدية إلى فواتير إلكترونية، والفواتير الإلكترونية هي فاتورة رقمية للسلع والخدمات؛ يُمكن أن يتم إصدارها لجميع المعاملات بين الشركات (B2B)، أو ومن الشركات إلى الحكومة (B2G).

لا تختلف الفواتير الإلكترونية في مضمونها عن الفواتير التقليدية، ومع ذلك تتضمن الفواتير التقليدية والفواتير الإلكترونية اختلافات كبيرة في عملياتهما ودورة حياتهما بشكل رئيسي، ويُمكن شرح الاختلافات كما يأتي:

– الفواتير التقليدية

تكون الفواتير التقليدية بشكل ورقي، يتم طباعتها وتسليمها للعميل يدويًا، ثم يقوم العميل بإدخال بيانات هذه الفاتورة يدويًا في النظام المحاسبي.

– الفواتير الإلكترونية

تعتمد الفواتير الإلكترونية على البيانات المنظمة التي يمكن للأجهزة تفسيرها ومعالجتها والتعامل معها آليًا، كما تتيح الفواتير الإلكترونية التشغيل الآلي لعملية الفوترة من البداية إلى النهاية، بما في ذلك التخزين والتسجيل. ولتنفيذ الفواتير الإلكترونية، يتطلب وجود نظام فواتير إلكتروني قادر على جمع البيانات وتنسيقها وإرسالها إلى الوجهة المطلوبة.

أنواع برامج الفواتير الإلكترونية

تتوفر برامج تدعم الفوترة الإلكترونية مختلفة ومتنوعة، وتنقسم هذه البرامج إلى فئتين رئيسيتين كما يأتي:

الفئة الأولى
اتصال من نقطة إلى نقطة بين المشتري والبائع، وهو ما يحدث غالبًا عند استخدام فواتير تبادل البيانات الإلكترونية (EDI)؛ وهو الشكل الأكثر شيوعًا للفواتير الإلكترونية. وتعد هذه طريقة لنقل معلومات موحدة للغاية في ملف بيانات XML محدد مسبقًا، وفيها يتم استخدام رابط اتصال مخصص وآمن؛ ممّا يضمن التبادل الآمن بين نظامين ويُحسن تدفق البيانات.

الفئة الثانية
شبكة تربط بين العديد من المشترين والبائعين في منصة واحدة؛ بحيث يتبادل جميع مستخدمي الشبكة الفواتير الإلكترونية بنفس الشكل والتنسيق. ويمتلك هذا النموذج قابلية للتوسع والتطور، ويوفر كفاءة لجميع الأطراف المعنية؛ ولذلك فمن المتوقع أن يكون المستقبل للفوترة الإلكترونية في هذا النموذج بشكل أكبر من الآخر.

معايير اختيار برنامج الفوترة الإلكترونية المناسب

عند اختيار برنامج الفوترة الإلكترونية المناسب لمؤسستك، عليك أن تأخذ في عين الاعتبار عدة نقاط مهمة، ومنها ما يأتي:

السرعة في إنشاء الفاتورة الإلكترونية

إنّ من أهم المعايير التي قد تدفع أي مؤسسة إلى استخدام برامج تدعم الفوترة الإلكترونية هو توفير الوقت وإنجاز المعاملات بشكل أسرع، ونظرًا لأهمية الفواتير الإلكترونية كمستندات ضرورية فمن المهم اختيار برنامج دقيق يضمن إنشاء فاتورة صحيحة وصالحة.

يتكامل بسلاسة مع الأنظمة الحالية

قد يكون العثور على برنامج فوترة إلكترونية يتكامل مع الأنظمة الأخرى التي تستخدمها بالفعل في مؤسستك تحديًا صعبًا بعض الشيء، فيجب أن تتأكد من أن البرنامج الذي تختاره يتوافق مع أنظمة الأعمال الأخرى التي تستخدمها.

يتوفر فيه خاصية إلغاء الفاتورة الإلكترونية

قد تواجه بعض المشاكل أثناء ترتيب الفواتير الخاصة بمؤسستك في بعض الأحيان، مثل إدخال البيانات المكررة، أو الأخطاء في البيانات، أو قد ترغب في إلغاء الطلب نفسه وما إلى ذلك، ولذلك من المهم أن يكون برنامج الفوترة الإلكترونية الذي تختاره يوفر لك خاصية إلغاء الفاتورة الإلكترونية التي تم إنشاؤها بالفعل.

يعمل على أتمتة إرسال الفواتير واستلامها

يُمكنك أن تضمن زيادة الكفاءة وتوفير التكاليف، بل وتضمن قابلية التوسع في عملك بأكمله عند اختيارك لبرنامج فواتير إلكترونية يتكامل مع النظام الذي يسمح لك بإدارة الفواتير الإلكترونية بشكل كامل من إرسال واستقبال لهذه الفواتير.

يوفر خاصية تحليل البيانات

من المهم أن تختار برنامج فواتير إلكترونية يوفر خاصية تحليل مدمجة فيه إلى جانب لوحات المعلومات الرسومية لتحليل البيانات والاتجاهات، والتي تسمح لك بالحصول على صورة واضحة تُمكنك من استخلاص معلومات ونتائج قيّمة من هذه البيانات، تفيدك في القرارات المالية لمؤسستك، ومن الضروري أن تتأكد كذلك من استخدام البرنامج للبيانات بشكل صحيح، وأن يكون دقيقًا في الحفاظ عليها آمنة.

يدعم البرنامج تحميل فواتير بكميات كبيرة

قد تحتاج في مؤسستك إلى اختيار برنامج للفواتير الإلكترونية يكون قادرًا على إنشاء الفواتير بكميات. بالإضافة إلى ذلك، من المهم أن يسمح لك البرنامج بإرسال فواتير بكميات كبيرة في وقت واحد لإنشاء فاتورة إلكترونية، وأن يكون لديك أيضًا إمكانية طباعة رمز الاستجابة السريعة (QR) على الفاتورة.

يمتلك مرونة كافية

أحد الأمور التي يجب أن تأخذها بعين الاعتبار هي أن يكون البرنامج قادرًا على أن يعمل بكفاءة في مواقف مثل عدم توفر خدمات الإنترنت، حيث يجب أن يتسم البرنامج بالمرونة في استخدام الأوضاع الأخرى للفوترة الإلكترونية؛ مثل الأداة المساعدة غير المتصلة بالإنترنت، والدخول المباشر على البوابة، وما إلى ذلك.

كيف تبدأ مع برامج تدعم الفوترة الإلكترونية

هناك الكثير من البرامج التي تدعم الفوترة الإلكترونية، وقد تختلف تفاصيل التعامل معها في إنشاء الفاتورة الإلكترونية باختلاف البرنامج، ولكن يُمكننا توضيح الخطوات الأساسية لتفعيل ميزات الفاتورة الإلكترونية فيما يأتي:

إبلاغ الموردين والبائعين

تكون الخطوة الأولى لبدء استخدام الفواتير الإلكترونية هي التواصل مع شركاء عملك، إذ يجب أن تتأكد من استعداديتهم لتلقي الفواتير بشكل إلكتروني.

اختيار برامج تدعم الفوترة الإلكترونية

في الخطوة الثانية؛ ابحث عن برامج تدعم الفوترة الإلكترونية، واختر المناسب منها، وتأكد من أن تنسيق الفاتورة الإلكترونية الذي اخترته يتضمن جميع المعلومات الضرورية التي تحتاجها وتستخدمها في فاتورتك التقليدية، وبشكل عام يجب أن تتضمن الفواتير، كحد أدنى ما يأتي:

• تفاصيل المعاملة.
• هوية البائع وهوية المشتري.
• طرق الدفع المقبولة.
• الضرائب والخصومات المطبقة -إن وجد-.

إنشاء الفواتير الإلكترونية

في هذه الخطوة؛ الخطوة الثالثة يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية بالبيانات اللازمة عن المعاملة وعن البائع والمشتري، ونظرًا للتخلص من الخطوات اليدوية كإدخال البيانات يدويًا أو تقليلها على الأقل، تصبح عملية الفوترة بأكملها أكثر كفاءة بشكل كبير.

التوصيل

يتم في الخطوة الرابعة والأخيرة إرسال الفواتير بالطريقة المتفق عليها بين البائع والمشتري؛ قد يكون ذلك عبر البريد الإلكتروني أو عبر موقع ويب آمن.

في الختام

نظرًا لما نشهده في العصر الحديث من تطور وتحول في طريقة إدارة الأعمال من الطرق اليدوية التقليدية إلى الطرق الإلكترونية الحديثة؛ تتوفر برامج تدعم الفوترة الإلكترونية بكثرة على الإنترنت، ويُعد برنامج قيود من أبرز البرامج التي توفر لك مزايا عديدة في مجال المحاسبة السحابية ومن ضمنها إنشاء وإصدار الفواتير الإلكترونية في المملكة العربية السعودية.

يهدف برنامج قيود المحاسبي إلى تقديم أفضل الخدمات المحاسبية لعملائه، والتي تضمن إنشاء الفواتير الإلكترونية وفقًا للبنود التي حددتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك -هيئة الزكاة والدخل سابقًا-، ويُمكنك الاستفادة من الفواتير الإلكترونية مع نظام قيود المحاسبي وغيرها من المزايا بضغطة زر واحدة.

المراجع:

• https://www.medius.com/glossary/what-is-e-invoicing/
• https://www.swindia.com/swil-blog/9-key-things-to-choose-in-an-e-invoicing-solution/#:~:text=You%20have%20to%20understand%20every,QR%20code%20on%20the%20invoice
• https://rtcsuite.com/e-invoicing/
• https://www.basware.com/en/glossary/e-invoicing-benefits-and-advantages
• https://zatca.gov.sa/en/E-Invoicing/Introduction/Pages/What-is-e-invoicing.aspx