استخدام برامج المحاسبة في إدارة المشاريع

تتطلب إدارة المشاريع استخدام برامج المحاسبة الموثوقة والآمنة، التي تتخصص في تحديد كل جوانب القوة والضعف في المشروعات وتحليلها للوقوف على ما يمكن استغلاله من موارد لإنجاحها وتنميتها، وما يجب تفاديه من مخاطر بصورة سليمة لمنع تأثيره السلبي على المشروع ووضع الخطط لمنع تكرار التهديد مرة أخرى، ومن خلال مقال اليوم نقدم لك شرحًا مبسطًا لعملية إدارة المشاريع مع توضيح علاقتها بالمحاسبة، كما نوضح لك كيف تتمكن من إدارة مشروعك بكفاءة واحترافية عبر نظام قيود المحاسبي في خطوات منظمة وسلسة، فتابع معنا.

تعريف المحاسبة 

المحاسبة Accounting عبارة عن قسم يهتم بجمع بيانات المشروعات المالية وتحليلها؛ لمعرفة القرارات التي يجب اتخاذها لتنمية المشروع وتحديد الوقت المناسب للاستثمار فيه وتوسيعه، مع تفادي أي مخاطر مالية قد يواجهها، ومن أجل ذلك يتم توظيف متخصص في إجراء العمليات المحاسبية واستخدام برامج المحاسبة لتوثيق كل المعاملات المالية الخاصة بالمشروع في دفاتر منظمة ورقية أو إلكترونية، وهذا المتخصص قادر على إنجاز الأمور المحاسبية للمشروعات الكبيرة والصغيرة أيضًا.

المقصود بإدارة المشاريع Project management

يقصد بمصطلح إدارة المشروعات كل ما يتم القيام به لتوجيه فريق العمل وقيادته نحو تحقيق أهداف المشروع الذي يعمل عليه، على أن يتم تحقيق تلك الأهداف بالطريقة المتعارف عليها والمتبعة قانونًا، ونجدها منصوصًا عليها في خطة العمل الخاصة بالمشروع.

المشروع هو نشاط يهدف إلى تحقيق شيء معين خلال وقت محدد، بهدف جلب الأرباح، ويواجه أي مشروع تحديات مختلفة منها:

• التحديات الرئيسية:

التي تتمثل في الوقت المفترض تنفيذ المشروع خلاله، والميزانية التي تم تخصيصها له، ونطاق المشروع.

• التحديثات الثانوية:

تتمثل في إيجاد الطريقة المثلى لاستخدام الموارد بالشكل الذي يمنع إهدارها، وتحقق أهداف المشروع بنفس الوقت.

يمكن مواجهة التحديات التي تقابل المشاريع عبر استخدام برامج المحاسبة الموثوقة والقادرة على توفير الأدوات المطلوبة للتخطيط والالتزام بميزانية المشروع ووقته، كما تساهم في ترشيد استخدام الموارد والتخطيط لتحقيق الغايات.

دور برامج المحاسبة في إدارة المشروعات

لا يمكن الاستغناء عن برامج المحاسبة في إدارة المشاريع بفضل الدور المحوري الذي تقوم به للوصول بالمشروع الخاص بك إلى بر الأمان، ومن ما تفعله برامج المحاسبة للوفاء بهذا الدور الحيوي ما يلي:

• تساهم في تقدير وتحليل التكاليف والنفقات التي يتوجب سدادها من رأس مال المشروع، وتتبعها لتقدير المبلغ الذي يتوقع الحصول عليه كأرباح صافية.
• التخطيط الصحيح للنفقات وإدارتها بكفاءة؛ للتحكم فيها وجعلها محددة بسقف معين يضمن عدم زيادتها عن هامش الربح المطلوب.
• تمكين مدراء المشاريع من التعامل مع البيانات المحاسبية للمشروع؛ لاتخاذ القرارات التي تؤدي إلى رفع العائد المادي له وزيادة فرص الاستثمار فيه.
• استخراج تقارير موثوقة ورسمية لكل حسابات المشاريع وقياس إيراداتها ومصروفاتها بسهولة، لتحديد الوقت الملائم للتوسع وتنمية الأعمال، وتحقيق الهدف النهائي من إقامة المشروع.

ما هو فرع المحاسبة المناسب لإدارة المشاريع

يتم استخدام فرع من فروع المحاسبة لحساب تكلفة المشروعات والأرباح الناتجة عن القيام بها، وهو محاسبة المشاريع، التي تهتم بتتبع النفقات والإيرادات المكتسبة من المشروعات المُقامة، كما يتم من خلالها توقُع الأرباح التي يمكن الحصول عليها من المشروع، ومن الجدير بالذكر أن محاسبة المشاريع تحتاج إلى تطبيق بعض المعايير لضمان عملها بسلاسة وأمان وأنه يجب عليك معرفة تلك المعايير واتباعها في مشروعك لضمان نجاحه.

كيف تفيدك محاسبة المشاريع

هناك بعض المميزات التي تجعل محاسبة المشاريع مفيدة جدًا لك ولغيرك من أصحاب المشروعات على اختلاف أحجامها وأنشطتها، ومن هذه المميزات ما يلي:

• تساعد برامج المحاسبة الخاصة بالمشاريع في حساب التكاليف وتحديد التكلفة الحقيقية للمشروع، إضافةً إلى وضع تصور للمبلغ الذي قد يتطلبه المشروع خلال فترة قصيرة.
• تسهل محاسبة المشاريع وضع خطط مستقبلية تُنتج مستوى ربح متوقع تحقيقه خلال فترة يتم تحديدها مسبقًا.
• عبر تنفيذ هذا النوع من المحاسبة يتمكن مديري المشروع من تحديد نسبة الإيرادات التي يحصل عليها المشروع، ويتخذوا إجراءات تساهم في توفير التكاليف المطلوبة، مع إمكانية تخفيضها أو استغلالها بصورة أفضل.
• محاسبة المشاريع تجعل أصحاب القرار قادرين على متابعة المصروفات الجانبية للمشروع، وإبقاء النفقات في المستوى المخصص لها دون زيادة كي لا تسبب فشل المشروع.

طريقة إدارة حسابات المشروعات في البرامج المحاسبية

البرنامج المحاسبي أو برامج المحاسبة هي أنظمة تضمن لك إدراج القيم المحاسبية الدقيقة المتعلقة بمشروعك بسهولة، بالإضافة إلى أنها تمنحك القدرة على الاستدلال بهذه القيم الموضوعة فيها لتقرير اللازم فعله خلال المرحلة المقبلة، ولتتمكن من إدارة مشروعك بنجاح عبر نظام قيود المحاسبي ستحتاج إلى اتباع المراحل التالية:

مرحلة إضافة مشروع

• اذهب إلى الصفحة الرئيسية لنظام قيود من هنا.
• في جانب الشاشة ستجد قائمة تتضمن العديد من الخيارات، حدد منها “المشاريع”.
• بالنقر على الخيار تظهر خيارات جديدة أولها المشاريع، فانقر عليها.
• تأتيك واجهة تتضمن مشروعات متعددة تمت إضافتها مسبقًا، وفي الأعلى تجد عبارة “إضافة مشروع” اضغط عليها.
• يتم تحميل استمارة ذات خانات متعددة فارغة، عليكَ ملئها ببيانات مشروعك ثم الضغط على “متابعة”.
• سيتم فتح لوحة المتابعة أمامك والتي تظهر فيها مشروعاتك كلها، عليك النقر على كلمة عرض التي تجدها أمام كل مشروع منها لمعرفة أرباحه وخسائره ومتابعة الميزانية الخاصة به.
•  استكمل الإجراءات لإصدار المستندات الرسمية الخاصة به ونشاطاته، ويمكنك الاستعانة بالفيديو كيف تبدأ مع برنامج قيود المحاسبي.

مرحلة تحديد المهام

عبر اختيار المهام تستطيع إضافة قوائم جديدة للمهام المطلوبة حسب المشروع، وذلك بالخطوات الآتية:

• اضغط متابعة بعد الانتهاء مما سبق، أو انتقل إلى القائمة الجانبية واختر المهام لتظهر المهام وكأنها بطاقات.
• حدد المهام التي تريد العمل عليها بصورة يومية أو أسبوعية أو غير ذلك.
• بمجرد الانتهاء من المهام تستطيع نقلها إلى القائمة المناسبة لها، ما يعني أنه إذا قمتَ بتحديد مهام قد اكتملت ومهام قيد المراجعة سيكون عليك نقلها إلى قائمة المهام قيد المراجعة للتحقق منها ونقلها إلى قائمة المهام التي انتهت.

مرحلة ملء الفواتير

ابدأ بملء الفواتير المتعلقة بالمشروع، وذلك بالخطوات التالية:

• حدد خيار “المشاريع” من القائمة الجانبية.
• اعرض المشروع الذي تم تحديده.
• اختر المستندات التجارية، ثم اضغط عرض الفاتورة.
• املأ الفاتورة حسب المشروع ويمكنك النقر على “معلومات إضافية” لخيارات أكثر.

مرحلة إضافة المستخدمين

أضف مستخدمي المشروع الخاص بك بالخطوات التالية:

• انتقل إلى الصفحة الرئيسية للمشاريع ثم اختر إدارة المستخدمين.
• أضف مستخدمي المشروع، ويمكنك حذف البعض من المستخدمين أيضًا من خلال نفس الإجراء.
• إذا أردتَ حذف المشروع عليك أرشفته أولًا، ومن خلال صفحة الأرشيف تجد خيار حذف المشروع.

الطريقة المحاسبية لوضع أول خطة عمل لمشروعك

تحتاج إلى بعض الإجراءات المحاسبية لتتمكن من إعداد خطة عملك الأولى وإضافتها إلى مشروعك، ويتم تنفيذ الخطة على نظام قيود المحاسبي من خلال المراحل التالية:

تحضير الملخص التنفيذي للمشروع

هذا الملخص عبارة عن معلومات وافية تخص المشروع ومقدمة بصورة مختصرة، ويُعتمد عليه لتوقع نجاح المشروع أو فشله بالنظر إلى تلك المعلومات، فهو يتضمن تفاصيل ما يلي:

• شرح طبيعة المشروع والمخرجات التي يقدمها لعملائه.
• تحديد طريقة تصنيع المنتج باختصار، أو ذكر المكان الذي يتم استيراده منه.
• وضع تحليل مبسط للسوق التي يتم استهدافها لترويج السلعة أو الخدمة.
• تضمين بيان مالي مبسط يشرح هيكل تسعير المنتج، ويمنح فكرة مبسطة عن الإيرادات والتكاليف.
• تقديم رؤية مبسطة لطريقة التعامل مع المنافسين الذين يخدمون نفس السوق، مع تحليل نقاط قوتهم وضعفهم.
• ذكر النجاحات التي تمكنت الشركة من تحقيقها وبناء نظرة مستقبلية مدروسة عليها مع ذكر التوقعات.

عمل وصف للشركة

يقدم هذا الوصف فكرة شاملة عن رؤية الشركة والأهداف التي تسعى إلى تحقيقها، والتي يلزم أن تتضمن أهداف SMART المتمثلة في:

• أهداف واضحة محددة S.
• قابلة للقياس M.
• ترتبط بالمشروع الذي تعمل عليه A.
• يمكن تحقيقها R.
• لها مدة زمنية معينة T.

تضمين تحليل السوق

هذا النوع من المعلومات أساسي وضروري عند وضع خطة عمل، ويتضمن بيانات محددة تخص العملاء وكيف يختارون المنتج أو السلعة التي يرغبون في شرائها، وكذلك دراسة المنافسين، ومن أهم أدوات تحليل السوق ما يلي:

• تحليل المنافس.
• تحليل السوق.
• تحليل سوات SWOT.

تعريف بفريق العمل والإدارة

من المهم شرح طريقة أداء العمل ودور كل شخص في الفريق في إتمامه على أكمل وجه، وتتضمن تلك الخطوة تبيان الأدوار والمسؤوليات التي يقوم بها كل عضو في الفريق، بالإضافة إلى التعريف بالهيكل التنظيمي وشرح كيفية إدارة المشروع وتنظيمه ومن المسؤول عن اتخاذ القرارات بشأنه.

وصف ناتج المشروع

أي مشروع مُقام لإخراج منتج أو سلعة مهما اختلف حجمه أو مكانه، لذا عليك توضيح سلعتك التي تقدمها للعملاء، مع ذكر وصف بسيط للهدف من إنتاجها دون التعمق في التفاصيل.

خطة تشغيل المشروع

هذه الخطة أساسية ومهمة للمشاريع، وتتضمن 4 محاور أساسية هي:

• طريقة إدارة السلع وتخزينها.
• معدات الإنتاج.
• شرح طريقة صيانة الآلات والمعدات.
• المعايير القانونية التي يخضع لها المشروع وطريقة اتباعها.

وضع استراتيجيات التسويق

تتابع من خلال هذه المرحلة الاستراتيجيات التي تستخدمها لترويج منتجك وتوصيله للجمهور، وتتضمن تلك الخطوة الكيفية التي تتبعها لإشهار منتجك وتسويقه، بالإضافة إلى تقييم العملاء للمنتج ومتابعة تسعيره وما إذا كان ملائمًا أم لا.

تحديد الخطة المالية

هذا الجزء بالغ الضرورة؛ لأنه يحدد أداء المشروع ماليًا ويوضح هل ينمو أم لا، وعليك تضمين البيانات التالية تحت هذا البند:

• ميزانية المشروع العمومية.
• بيانات الدخل.
• التدفق النقدي للمشروع.
• التقدير المستقبلي لمبيعات المشروع ونسبة نجاحه المتوقعة في السوق خلال فترة معينة.

تقديم ملحق معلومات المشروع

وفيه يتم تقديم المعلومات التي تعلق بالخطة ولم يتم ذكرها، مثل:

• الوثائق الداعمة لنجاح المشروع.
• زيادة المعلومات التسويقية والمالية للمشروع وتوضيح النقاط الضرورية التي لم يتم توضيحها قبلًا.
• تسجيل وتوثيق ما تم الاتفاق عليه من الاتفاقيات القانونية.

كيف يساعدك برنامج قيود المحاسبي في إعداد خطط العمل وتنفيذها؟

يساعد برنامج قيود السحابي في وضع الخطط التي تساهم في نجاح مشروعك ومتابعته حتى التنفيذ، وذلك من خلال ما يوفره لك من إمكانات وأدوات محاسبية تمكنك من قياس تقدمك في مشروعك وتسجيل كل ما يتعلق به من بيانات يتم جمعها بصورة منظمة، وتحليلها لاستخراج القرارات الجديدة بالاعتماد عليها، ومن هذه الأدوات ما يلي:

• القوائم المالية التي تسهل وضع الخطط المالية ومتابعتها وتنفيذها.
• تنظيم العمليات المالية للمشاريع بما يتوافق مع المعايير المحاسبية المتفق عليها.
• أدوات إدارة النقود وقياس نسبة الإيرادات والتكاليف الخاصة بالمشاريع.
• قوائم العمليات المالية البسيطة والمنظمة.
• تسجيل البيانات وجعل عملية تحليل الأداء المالي للمؤسسات أكثر سهولة.
• أدوات استخلاص المعلومات لتبسيط عملية اتخاذ القرارات.
• التقارير الرسمية المالية والفواتير.

في الختام

أفضل برامج المحاسبة التي يمكنك الاعتماد عليها في إدارة المشاريع هو برنامج قيود المحاسبي؛ فهو يوفر لكَ كل ما تحتاج إليه من أدوار وتقارير وخوارزميات حسابية تساهم في تنظيم معلوماتك ومعرفة ما ينتظر مشروعك في المستقبل القريب، وكل هذا من خلال مراحل معينة تجعل الطريق إلى النجاح في إدارة مشروعك سهلًا، لذا بادر بطلب التجربة المجانية من قيود لمدة 14 يوم، واستخدم النظام بدون الحاجة إلى تسجيل بطاقة ائتمان، لترى بنفسك كيف سيكون قيود داعمًا مهمًا لك في تنظيم أعمالك وإدارة مشروعاتك.

انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم  المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!