يمكننا تعريف الهياكل التنظيمية بشكل مبسط في أنها تصميم من قبل الإدارة العليا في المؤسسة يوضح تقسيم المناصب الإدارية ويبدأ دائماً من أعلى رتبة ويتسلسل ليصل إلى أقل رتبة، ويوضح هذا التسلسل كيفية استقبال القرارات المتخذة من قبل الإدارة العليا مروراً بجميع الأقسام المختصة، وتتضح به طرق الاتصال الفعال بين الإدارات وبعضها، تتعدد أشكال الهياكل التنظيمية في المؤسسات، وذلك تبعاً لاختلاف الأنشطة والمسئوليات والمهام بين كل مؤسسة وأخرى، وحجم المؤسسة وطبيعة عملها، وعدد الموظفين داخلها كما سنعرف من خلال السطور القليلة القادمة.
خصائص الهياكل التنظيمية الجيدة
مما لا شك فيه أن الهدف الأساسي من الهياكل التنظيمية هو تسهيل مهمة الإدارة العليا في تحقيق الأهداف المعلنة وتحقيق اتصال فعال ومرن وسريع بين الأقسام والإدارات المتخصصة، ويمكننا تحديد بعض النقاط التي من خلالها يتسنى لنا الحكم على أن هذا الهيكل التنظيمي جيد وذلك على النحو التالي:
- الاستفادة القصوى من التخصص : من الخصائص الهامة للهياكل التنظيمية أن تستفيد المنظمة من تخصص الفرد ويتحقق ذلك بإنشاء وحدة متخصصة بكل عمل داخل الهيكل ويحقق ذلك خفضاً للتكاليف وسرعة إنجاز الأعمال وزيادة معدلات الاتفاق والمرونة بين الموظفين.
- التنسيق التام بين أعمال المنظمة:ويفيد ذلك في عدم الازدواجية في إصدار القرارات وعمل جميع وحدات الهيكل التنظيمي بأكبر كفاءة ممكنة، وعدم تكرار العمل وأيضاً يكون هناك تنسيق لجميع الجهود داخل المنشأة.
- وضع الأنشطة المهمة والمؤثرة داخل بؤرة الاهتمام: تختلف طبيعة عمل الأقسام داخل الهياكل التنظيمية وذلك حسب الأولويات فهناك أقسام أساسية في عمل المنظمة وهناك أقسام ثانوية فيفيد الهيكل التنظيمي في وضع الأقسام الأساسية موضعاً أكبر مناسب لأهميته وتخصصه.
- تحقق مبدأ الرقابة الذاتية التلقائية: أحد أهم الخصائص للهيكل التنظيمي داخل المؤسسة بحيث يكون كل قسم يراقب أهم الأنشطة اليومية من خلال رئيس هذا القسم ولا يتطلب وجود مراقب من أعلى الهيكل التنظيمي، مثل المدير العام أو رئيس مجلس الإدارة على سبيل المثال.
أنواع الهياكل التنظيمية
تتعدد أنواع الهياكل التنظيمية وتختلف بحسب طبيعة النشاط المصممة لأجله ونستعرض من خلال السطور القادمة أهم أنواع الهياكل التنظيمية، وذلك على النحو التالي:
1- الهيكل التنظيمي الوظيفي :
ويعتبر من أشهر الهياكل التنظيمية في المؤسسات ويقوم على أساس تسكين كل فرد داخل المنظمة بحسب وظيفته فيكون رئيس المنظمة على رأس الهيكل ثم يتفرع منه الإدارات مثل الإدارة المالية وإدارة التسويق وإدارة المشتريات ويتفرع منها أيضاً الأقسام داخل الإدارات.
مميزات الهيكل التنظيمي الوظيفي
- يساعد الموظفين في القيام بالمهام لوجود خطوط واضحة للسلطة وتسلسل القرار الإداري.
- تعزيز القيام بالرقابة الذاتية في كل قسم من الأقسام، والذي يضمن سير النشاط الأساسي للعمل بكل دقة وكفاءة.
عيوب الهيكل التنظيمي الوظيفي
- صعوبة التواصل الأقسام مع بعضها البعض مما يؤثر على التكامل في العمل في بعض الأنشطة.
- لا يخلق الهيكل التنظيمي الوظيفي روح الابتكار والإبداع، وذلك يخلق نوعاً من الاعتمادية بمعنى أن كل قسم يعتمد على الآخر في تحقيق المستهدف من العمل
نموذج الهيكل التنظيمي الوظيفي
2- الهيكل التنظيمي المصفوفي
نوع من أنواع الهياكل التنظيمية التي أصبحت تستخدم في الوقت الحالي ويتلخص تكوين الهيكل التنظيمي المصفوفي في وجود أكثر من مدير يرفع إليهم التقارير اليومية، فيكون تحت الرئيس التنفيذي للمشروع الإدارات المختلفة وتقسم الإدارات إلى مشروعات وكل مشروع لديه فريق متكامل من الموظفين المتخصصين.
مميزات الهيكل التنظيمي المصفوفي
- تكوين فريق عمل متكامل يساعد الموظفين على تنمية مهارات الإبداع والابتكار.
- يعطي خبرة واسعة لكل موظف ومعرفته بالإدارات والأقسام المختلفة.
- حل المشاكل بطرق أكثر فاعلية وإعطاء المزيد من المرونة داخل المؤسسة.
عيوب الهيكل التنظيمي المصفوفي
- ظهور بعض الغموض لدى الموظفين بحيث لا يعرفون في بعض الأحيان لأي مدير سيتم تقديم التقارير ويؤدي إلى حدوث خلط بين المسئوليات والمهام الوظيفية.
- صعوبة تقييم أداء الموظفين لكثرة المشروعات وتداخل المسئوليات في بعض الأحيان.
نموذج الهيكل التنظيمي المصفوفي
3- الهيكل التنظيمي الشبكي
ويتم تصميم هذا الهيكل بالنسبة للشركات التي تعتمد على مصادر خارجية أو أن الشركة تعطي وكالات في دول مختلفة، وترغب في مراقبة سير تلك الفروع البعيدة عنها مكانياً، وفي هذا التصميم يتحكم المديرون في علاقاتهم الداخلية، والخارجية
مميزات الهيكل التنظيمي الشبكي
- هذا النوع يقلل التكاليف بشكل ملحوظ وذلك لأنه يعتمد على عمالة خارجية مثل من يأخذ الوكالة من الشركة هو الذي يعين الموظفين.
- يساعد الشركة على الاستجابات السريعة لتغيرات السوق وتعطي مرونة كاملة في تغيير آليات العمل.
عيوب الهيكل التنظيمي الشبكي
- زيادة معدلات المخاطرة حيث أن الشركة تتعامل مع وكلاء فقط.
- تتعامل الشركة مع عدد كبير من الموظفين مما يؤدي إلى الإرباك في اتخاذ القرارات.
- افتقاد هذا الهيكل التنظيمي إلى الرقابة المباشرة على الموظفين.
نموذج الهيكل التنظيمي الشبكي
4- الهيكل التنظيمي الهرمي
يتكون الهيكل التنظيمي الهرمي من قمة الهرم وهو المدير العام أو رئيس مجلس الإدارة ويندرج تحته مديرين المشروعات والأقسام ثم بعد ذلك كل مدير تحته مجموعة من الموظفين في تدرج هرمي من الأكبر للأصغر.
مميزات الهيكل التنظيمي الهرمي
- تمرير القرارات الإدارية بسرعة مما يساهم في الحفاظ على أوقات العمل داخل المنظمة.
- يسمح لكل مدير التركيز الكامل في تخصصه وعدم التشتت مع العديد من الأقسام والإدارات.
- يسمح أيضاً للموظفين أن يروا الطريق إلى المناصب الإدارية الأعلى ومحاولة الوصول إليها.
عيوب الهيكل التنظيمي الهرمي
- تعطيل الاتصال المباشر بين الموظفين مما يؤدي إلى الشعور بأنهم يعملون في جزر منعزلة.
- من الممكن أن تجد داخل الهيكل التنظيمي الهرمي وظائف ليس لها عمل وتعتبر عالة على التنظيم مما يكلف الشركة مبالغ طائلة دون جدوى.
نموذج الهيكل التنظيمي الهرمي
5- الهيكل التنظيمي المسطح
ويعتبر من أبسط أنواع الهياكل التنظيمية حيث أنه لا يوجد بهذا الهيكل إدارات مابين الإدارات العليا والموظفين، بحيث يتواصل الموظف مباشرة مع المستويات الإدارية العليا، يتناسب هذا المخطط التنظيمي مع الشركات الناشئة، والبسيطة في التكوين ويتيح هذا المخطط أيضاً الاستقلال والاعتماد على الذات، وعدم الرهبة من المديرين المباشرين، والتواصل السريع مع جميع عناصر وأقسام الشركة.
مميزات الهيكل التنظيمي المسطح
- إشراك أكبر عدد من الموظفين في عمليات دعم واتخاذ القرارات مما يساهم في توطين العلاقة القوية بين الموظفين وبين المنشأة.
- رفع مستويات الاتصال الفعال بين الموظفين وبعضهم وبين الموظفين والإدارة العليا.
- تقليل التكاليف لوجود عدد موظفين أقل.
عيوب الهيكل التنظيمي المسطح
- لعدم وجود رؤساء مباشرين للموظفين فمن الممكن أن ينشغل الرؤساء بحل المشاكل الصغيرة وترك عملهم الأساسي.
- شعور الموظفين بالتراخي في العمل وتسرب اللامبالاة لعدم وجود رقابة مباشرة عليهم وعدم وجود رؤساء مباشرين.
نموذج الهيكل التنظيمي المسطح
6- الهيكل التنظيمي القطاعي
ويتسم هذا التنظيم بوجود قطاعات مختلفة أسفل رئيس مجلس الإدارة وكل قطاع يندرج تحته مجموعة من الإدارات، وكل إدارة يندرج تحتها مجموعة من المشرفين ثم الموظفين ويناسب هذا المخطط المؤسسات الصناعية، والتي يوجد بها العديد من خطوط الإنتاج.
مميزات الهيكل التنظيمي القطاعي
- يساهم في انتشار ومعرفة المؤسسة نظراً لتنوع المناطق الجغرافية للمصنع.
- تخرج جميع التقارير بشكل دقيق ومفصل للإدارات ومنها إلى المدير التنفيذي للشركة.
عيوب الهيكل التنظيمي القطاعي
- تداخل الاختصاصات في القطاعات المختلفة والشعور بالارتباك في القيام بالمهام المطلوبة.
- صعوبة تحديد الإحتياجات الخاصة بكل قطاع وخصوصاً إذا كان في منطقة مختلفة.
نموذج الهيكل التنظيمي القطاعي
العوامل التي تؤثر على اختيار الهياكل التنظيمية
يجب أن نراعي عدد معين من العوامل التي تؤثر بشكل مباشر على تصميم الهياكل التنظيمية في المؤسسات المختلفة ونذكرها على النحو التالي:
- حجم المنشأة : يؤثر حجم المنشأة بشكل كبير على اختيار الهياكل التنظيمية فإذا كانت المنظمة صغيرة فإن ما يصلح لها هو الهياكل البسيطة في التكوين مثل الهيكل الوظيفي أما إذا كانت كبيرة فإنها ستحتاج إلى تنظيم أكثر مثل التنظيم الشبكي أو المصفوفي بحسب طبيعة النشاط.
- الإستراتيجية الخاصة بالمنظمة: إذا كانت ترغب في التطوير المستمر فإنها تختار الهياكل التنظيمية التي تتسم بالمرونة والتطور.
- موقع المنشأة الجغرافي: يؤثر بشكل كبير في اختيار الهيكل التنظيمي فإذا كان للشركة فروع في مناطق مختلفة فإن المخطط الهرمي أو أقرب الهياكل التنظيمية لها.
في الختام
إلى هنا نكون قد انتهينا من عرض مفصل لأهم أنواع الهياكل التنظيمية في المؤسسات سواءً كانت لأغراض تجارية أو صناعية وذكرنا أيضاً الخصائص المميزة للهياكل التنظيمية للمؤسسات والعوامل المؤثرة في اختيار الهيكل التنظيمي الملائم ونرجو أن نكون قد وفقنا في عرض ذلك.
