حين يتم وضع ميزانية الشركة تجدها تتضمن كافة النفقات المنتظمة، والتي يتم تسجيلها أولًا بأول في نظام قيود المحاسبي لتتبع أموال الشركة ومواردها، ولكن تظل هناك بعض المصروفات التي تحتاج الشركة إلى إنفاقها بشكل غير منتظم لإبقاء بيئة العمل مريحة وآمنة للعاملين، وهنا يأتي دور صندوق المصروفات النثرية، الذي يساعد على توفير الاحتياجات الطارئة التي تساعد على استمرار العمل وتحقيق الأهداف اليومية، فما هي المصاريف النثرية وكيف تكون مهمة للشركة؟ وهل يتم تسجيلها في نظام قيود المحاسبي أم لا تحتاج إلى ذلك؟ نوضح لك في مقالنا اليوم كل ما يتعلق بالمصروفات النثرية، مع ذكر أهم مميزاتها وعيوبها التي تؤثر في طريقة عمل الشركة ومدى الحفاظ على أموالها من الإهدار والسرقة.
تعريف المصروفات النثرية Petty Cash
المصروفات النثرية Petty Cash هو مصطلح محاسبي يشير إلى التكاليف الصغيرة التي يتم إنفاقها على الاحتياجات اليومية وبعض اللوازم البسيطة في الشركة، والتي يُعتمد عليها لإتمام العمل، وهي تندرج تحت بند النثريات في السجلات المحاسبية؛ لكن التعامل معها يتم بصورة مختلفة عن المعاملات المالية الأخرى.
صندوق المصروفات النثرية عبارة عن مبلغ ضئيل متوفر نقدًا في صندوق أو درج مغلق، يُستخدم في شراء اللوازم التي يتطلبها العمل أو الإنفاق على الأمور اليومية، ومن الممكن أن يتم تخصيص صندوق خاص لكل قسم في الشركة مع الاهتمام بتسجيل تلك المصروفات دون تقاعس أو تأخير، ولا يمكن إهمال تسجيل تلك المبالغ رغم كونها أقل من 1000 ريال، لأن عدم تسجيلها قد يُسبب إهدار الأموال فيما لا يفيد وعدم القدرة على إعداد ميزانيات وخطط مالية سليمة للشركة.
أهمية صندوق المصاريف النثرية
يساهم هذا الصندوق في تقليل الأخطاء المالية التي تقع فيها الشركة، وبالتالي منع إهدار الأموال، فبمجرد تسجيل المبلغ الذي يتم إخراجه كمصروف نثري تتم متابعة طريقة إنفاقه والتأكد من استخدامه فيما يفيد، كما أنه يساهم أيضًا فيما يلي:
- تسهيل عمليات الشراء اليومية الاعتيادية في الشركة بدون انتظار سحب الأموال أو إصدار الشيكات بمبالغ صغيرة لا تستدعي طلب عمليات السحب لصرفها.
- تمكين تسوية المصاريف الصغيرة واليومية للشركة بأسلوب مؤتمت وبسيط.
- الفصل بين الالتزامات المالية المختلفة بطريقة منظمة.
- إدارة أموال الشركة بصور عادلة ومدروسة مع متابعتها بشكل مستمر.
- تسهيل التدقيق المحاسبي، والحفاظ على الموارد التي تمتلكها الشركة.
- التحكم في عمليات الإنفاق غير المنتظمة بشكل أفضل بحيث لا يتم تحويلها إلى عمليات منتظمة تزيد التكاليف على المؤسسة مع الوقت.
أنواع المصروفات النثرية
يتم تقديم المبلغ المخصص كمصروف نثري في الشركة على حسب اعتبارات عدة، كما يتم تجديده كل فترة محددة قد تكون يومية أو اسبوعية أو حسب الحاجة، وتأتي أنواع المصاريف النثرية كالتالي:
مصاريف نثرية عامة
هي المصاريف التي يتم إنفاقها على أدوات ومتطلبات لإتمام العمل، مثل شراء اللوازم المكتبية، أو بعض الأدوات البسيطة، أو التعويضات الرمزية التي يتم تقديمها للعاملين في ظروف معينة، بالإضافة إلى الأموال التي يتم إنفاقها بشكل غير منتظم مثل شراء الوجبات للموظفين في ظروف معينة، أو إصلاح شيء تلف فجأة وإصلاحه ضرورة لاستمرار العمل.
سلف نثرية
هي جزء بسيط من أموال الصندوق النثري يتم تقديمها لسداد ديون صغيرة مثل تكلفة خروج الموظفين لشراء بعض اللوازم الخاصة بالعمل أو مقابلة عملاء أو موردين أو القيام بإجراءات يتطلبها العمل.
مصاريف نثرية طارئة
يُقصد بها المصاريف التي تتحملها الشركة بصورة طارئة لإنقاذ موقف ما حدث فجأة، مثل تعطل المعدات أو انكسار الأدوات أو حصول عطل كهربي أو ما سوى ذلك.
مصاريف نثرية تقديرية
هو المبلغ الذي يتم وضعه تقديريًا لمنح الفرصة لتوفير كل ما لم تتم إضافته في ميزانية الشركة العمومية، ويقوم مسؤولي الشركة بتقدير هذا المبلغ ويتم تجديده بالطلب المقدم من أمين الصندوق.
قواعد صندوق المصروفات النثرية
حينما تبدأ في إعداد صندوق للمصروفات النثرية عليك اتباع القواعد التالية:
اختيار موظف مسؤول
تكليف موظف مؤتمن بمتابعة النثريات في القسم أو الشركة، وتُعطى له صلاحية طلب تجديد المبلغ النقدي، وذلك عند تقديمه ما يثبت إنفاق المبلغ السابق ويوضح القنوات التي تم إنفاقه فيها، ومن مسؤوليات هذا الموظف أيضًا الإشراف على تلك الأموال وإخراجها في المواقف التي تتطلب ذلك.
تسجيل المعاملات
وذلك من خلال برنامج قيود المحاسبي، حيث يساعد في تتبع وتسجيل القيود اليومية للمعاملات التي تتم باستخدام هذه الأموال؛ لأنها مهما كانت ضئيلة فهي لا زالت تخرج من أموال الشركة وتساعد في أداء العمل على أكمل وجه والإسراف في إنفاقها إهدار لمال الشركة وقد يؤدي إلى إفلاسها.
كيف يتم قيد المصروفات النثرية
في العادة لا يتم تسجيل المعاملات التي تتم باستخدام أموال الصندوق النثري إلا عندما يحتاج الموظف المسؤول عنه إلى تجديده، وحينها عليه تقديم كافة الفواتير والإيصالات التي تثبت خروج تلك المبالغ لقاء خدمات وأدوات معينة.
عند تسجيل تلك القيم في الدفاتر يتم افتتاح حساب فائض أو عجز حسب حالة الأموال، وعند تسوية الأموال مع الصندوق فيجب تسجيل حساب دائن أو مدين لتحديد ما إذا كانت توجد أرباح أو خسائر. كما يجب إرفاق الإيصالات والفواتير في السجل أولًا بأول.
صرف المصروفات النثرية
يتم صرف هذه النقود وفقًا لخطوات معينة تتم كالتالي:
- إعداد الفواتير والإيصالات بالمبالغ المطلوبة على يد أمين الصندوق النثري.
- تقديم الفواتير والحصول على موافقة الشخص المخول بالصرف سواء كان المدير أو نائبه أو غير ذلك.
- فحص الطلبات والتأكد منها واستلام الأموال المطلوبة.
- تحديث السجلات والتأكد من تسجيل المعاملة وإرفاقها بالفواتير والتقارير المالية.
نموذج المصروفات النثرية
للتوضيح أكثر بشأن تسجيل المعاملات المالية التي تتم باستخدام صندوق المصروفات النثرية نقدم لك الجدول التالي كنموذج لتسجيل بضعة قنوات تم إنفاق أموال الصندوق النثري على توفيرها، وهو كالتالي:
| التاريخ | الوصف | المبلغ | حالة الإيصال |
| 3 يوليو 2020 | شراء حبر طابعة | 100 ريال | نعم. |
| 7 يوليو 2020 | صرف تعويض | 200 ريال | نعم. |
| 12 أغسطس 2020 | مصاريف سفر | 500 ريال | نعم. |
| 20 أغسطس 2020 | شراء معدات إضاءة | 200 ريال | نعم. |
إيجابيات ومميزات قيد المصروفات النثرية
هناك مميزات عدة تستفيد منها حين تفعيل صندوق المصاريف النثرية في شركتك، منها:
- التحكم في نسبة الأموال التي تخرج من الشركة للإنفاق التقديري، مما يساهم في تقليل النفقات.
- تحجيم عمليات الشراء المتكررة ومنع تحولها إلى قنوات إنفاق منتظمة.
- مناسبة للتدخل في الحالات الطارئة وبدون تأخير لأنها لا تتطلب ملء تقارير ولا انتظار صرف شيكات.
- يساعد على تسهيل توفير احتياجات الموظفين دون تكبد أعباء مالية جديدة.
- من السهل توفير الإيصالات وتسجيل المعاملات استنادًا عليها.
سلبيات وعيوب المصاريف النثرية
على الرغم من حاجة الشركة إلى الاستفادة من صندوق المصروفات النثرية إلا أن وضعه في يد غير أمينة قد يسبب مخاطر كُبرى، منها:
- عدم القدرة على تتبع تلك الأموال والتأكد من حقيقة إنفاقها.
- التعرض للاحتيال ونهب أموال الشركة بدون وجه حق.
- الأخطاء المتكررة في تسجيل المعاملات المالية، أو عدم توفير إيصالات نقدية تثبت المعاملات.
- تعتبر تلك الطريقة قديمة في الشركات نظرًا لتوافر إمكانية الدفع الإلكتروني السريع مقابل الخدمات، وهذا يجعل الشركات تتخلى عن هذا الصندوق.
الفرق بين المصاريف النثرية والنقدية الحاضرة
النقدية الحاضرة أو السائلة في الشركة هي التي يتم استخدامها لتغطية المصروفات الطارئة، وفي هذا الجانب فهي تتشابه مع المصروفات النثرية، ولكن هناك جوانب عديدة تختلف فيها النقدية السائلة عن المصروفات النثرية، وهي:
- يتم الاحتفاظ بأموال المصروف النثري في درج أو صندوق خاص يتم ائتمان موظف مسؤول عليه، بينما النقدية السائلة تكون في صناديق الاستثمار الخاصة بالشركة.
- يتم إنفاق المصروف النثري على بيئة العمل لجعل الموظفين قادرين على أداء عملهم بصورة أفضل، بينما النقدية الحاضرة مخصصة للإنفاق على تعويض العملاء أو استلام أموال منهم لقاء خدمات أو سلع.
طريقة إدارة المصروفات النثرية
تتم إدارة الصندوق للتأكد من أنه يلبي الاحتياجات دائمًا، وذلك عبر بضعة خطوات، منها:
- تحديد إجمالي المبلغ الذي سيتم افتتاح الصندوق بتوفيره، ويمكننا أن نفترض أنه 500 ريال.
- افتتاح حساب مصروفات نثرية قيمته 500 ريال، مع تسجيل ائتمان بنفس القيمة في الحساب البنكي الخاص بالشركة.
- متابعة ملء الإيصالات التي تسجل أي معاملة مالية تتم من الصندوق، مع التأكد من تسوية القيم والتأكد من صحتها أولًا بأول.
- مع الوقت يقل النقد المتوفر في الصندوق، وحينها عليك حساب الإيصالات وتسليمها للمسؤل المالي واستبدالها بشيك جديد لتسوية حساب الصندوق ورفع النقد فيه إلى 500 ريال مرة أخرى.
- حال كان المبلغ لا يكفي لتغطية الاحتياجات عليك زيادة التعويم (طلب مبلغ أكبر)، على أن يتم توثيق ذلك محاسبيًا.
- إذا كان المبلغ أكثر من المطلوب يمكنك تحويل الفائض إلى حساب الشركة البنكي، مع تسجيل ذلك محاسبيًا.
أهمية الاعتماد على نظام قيود لإدارة المصروفات النثرية
مع نظام قيود المحاسبي تتمكن من إدارة صندوق المصاريف النثرية ببساطة وأمان، لأنه يتميز بالكثير من الإمكانيات والمزايا التي تتمثل في التالي:
- عمليات تسجيل مؤتمتة وبسيطة ولا تستغرق وقتًا.
- استخدام البرنامج غير معقد.
- مراجعة وتسوية الحسابات أولًا بأول والتأكد من توافق القيم المذكورة في الإيصالات مع الأموال المتاحة في الحساب.
- وجود قوالب موحدة تساهم في إدارة الأموال بشكل منظم.
- وجود تنبيهات تصل إليك عند تخطي حدود التكاليف التي تخرج من الصندوق.
- إعداد تقارير متكاملة تساعد في متابعة أموال الشركة وتسجيلها في حسابات فائض/ عجز أو دائن/ مدين.
في الختام
تعرفنا سويًا على كل ما يخص المصروفات النثرية وأهميتها وطريقة تقييدها محاسبيًا، كما تطرقنا لشرح قواعد صندوق المصاريف النثرية وكيف تتمكن من الاستفادة من هذا الصندوق في شركتك، وما عليك الآن سوى التسجيل في برنامج قيود المحاسبي والاستمتاع بالتجربة المجانية فيه، لتتعرف عن قرب على طريقة إدارة المصروفات النثرية وتسجيلها دون أي صعوبات.
