بدأ ظهور نظرية القيد المزدوج Double-Entry في عام 1494 مع ظهور أساس علم المحاسبة بشكله الحديث على يد العالم الإيطالي لوكا باتشولي الذي ألف كتابًا باسم “نظرة عامة في الحساب والهندسة والنسب” الذي تضمن أسس علم المحاسبة، وتضمن أيضًا تفاصيل شاملة حول نظرية ازدواجية القيود التي أقبلت المؤسسات على تفعيلها واستخدامها في معاملاتها كلها، مما أدى إلى تطورها وزيادة الاعتماد عليها في تسجيل المعاملات الحسابية مع الوقت؛ فما هي نظرية القيد المزدوج وما أهميتها في الشركات؟ هذا ما نوضحه من خلال مقالنا.
تعريف القيد المزدوج Double-Entry
هو نظام تسجيل للمعاملات والقيود المحاسبية، يتعامل معها على أنها تتم بين دائن ومدين، ما يعني أن خصم مبلغ مالي من حساب المدين يعني بالضرورة إضافته إلى حساب الدائن، وهذا ما يجعل الحسابين متساويين بصورة متعاكسة.
نظام تسجيل القيود المزدوجة مفيد في المؤسسات بصورة عامة، كما أنه يرتبط بكل الحسابات في الشركة، كما ينقسم إلى قيد مركب وقيد بسيط.
أهمية القيد المزدوج
تستخدم المؤسسات على اختلاف أنواعها وأحجامها نظرية القيد المزدوج، ومنذ نشأة النظرية انتشرت في الأوساط المحاسبية بفضل أهميتها التي تتمثل في:
- تسجيل التدفقات المالية للشركات مع إظهار تصنيفاتها بطريقة غير معقدة.
- المساعدة على تحقيق التوازن المالي في الشركات.
- منح معلومات دقيقة ومفصلة للحسابات الدائنة والمدينة.
- تتبع المعاملات المالية طوال العام، مما يساهم في اتخاذ قرارات داعمة للمؤسسة.
- تقليل حدوث الأخطاء، واكتشاف الأخطاء المسجلة في الدفاتر وتصحيحها.
كيفية إعداد نظرية القيد المزدوج
تنص النظرية على أن “الأصول= الخصوم + حقوق الملكية”، مما يدل على أن الأصول لها قيمة متساوية تمامًا مع الالتزامات وحقوق المالكين، لذا تلتزم المؤسسات بأن تكون الحسابات فيها دائنة في معاملات معينة، ومدينة في معاملات أخرى، ويمكن تطبيق تلك النظرية باتباع الخطوات التالية:
إنشاء مخطط الحسابات
سواء تم ذلك بصورة يدوية أو عبر البرمجة المحاسبية في نظام قيود عليك تضمين المخطط لعدد من المصطلحات والمفاهيم الأساسية كالخصوم، والأصول، والإيرادات، والتكاليف وغير ذلك، بهدف تسجيل كل المعاملات الخاصة بتلك الحسابات وتسهيل الربط بينها.
إدراج المعاملات
ابدأ بتصنيف حسابات الشركة ومصادر دخلها وتكاليفها التشغيلية والإنتاجية وغيرها، على أن تتأكد من توفير قسم دائن وقسم مدين في كل حساب منها.
إدراج القيم والبيانات
سجل كل المعاملات المالية التي تخص مؤسستك على أن تظهر الحسابات المدينة في الجهة اليسرى، والحسابات الدائنة في اليمنى، ولا تنسَ العلاقة المتعاكسة بين تلك الحسابات وبعضها، والتي تظهر في زيادة رصيد الدائن بنفس القيمة التي يتم خصمها من حساب المدين.
تحقق من التوازن
إذا تم تقييد قيم حسابات الدائن والمدين وكانت القيم الإجمالية غير متساوية فهناك شيء خطأ في المعاملات المحاسبية، عليك اكتشافه والتأكد من توازن قيمك المالية المسجلة، لتسهيل جذب الاستثمارات والثقة إلى مؤسستك.
متى يتم استخدام نظرية القيد المزدوج
عليك استخدام القيود المزدوجة مع كل المعاملات التي تتم في شركتك، والتي يتم تسجيلها محاسبيًا لإثباتها وحفظ حق المؤسسة وحقوق الأطراف الأخرى، ويمكنك معرفة أنك بحاجة إلى استخدام تلك النظرية في المراحل التالية:
- عند الحاجة لاستخراج بطاقة ائتمان تجارية.
- حينما تخطط لاستمرار أعمالك التجارية، والتوسع فيها.
- عند طلب قرض من أحد البنوك، أو الرغبة في الحصول على استثمارات جديدة.
- حين تكون مؤسستك بحاجة إلى خط ائتماني.
مميزات القيد المزدوج
تتميز القيود المزدوجة بكفاءة أكبر من القيود المفردة، كما أنها الطريقة الأمثل لتسجيل المعاملات المالية، ومن أهم ما تتميز به ما يلي:
تسجيل المعاملات كاملة
يقدم القيد المزدوج صورة كاملة عن المعاملات المالية في الشركة، مع تسجيلها في حسابات دائنة ومدينة، وهذا يعني أن تفاصيل العمليات التجارية والتبادل المالي بكل صوره مذكورة في هذا القيد، مما يعزز من الشفافية في التعامل المالي الخاص بالمؤسسة.
تحسين دقة رصد القيم
في القيد المزدوج يتم رصد المعاملات بدقة وتوازن، حيث أن مجرد عدم تساوي إجمالي القيم المدينة مع القيم الدائنة يكفي للتأكد من وجود قيمة غير دقيقة تمت إضافتها، لذا فهو يعمل على الحفاظ على دقة البيانات دون إهدار الوقت.
رقابة أكثر سهولة
حينما تقوم المؤسسة بتطبيق نظرية القيد المزدوج لن يكون من السهل إخفاء الاحتيال والاختلاس من أموالها، لأن النظرية تتابع كل مصادر الدخل وأوجه إنفاقها عن قُرب، وهذا ما يجعل أعمال التدقيق تتطلب الخبرة في تسجيل القيود المزدوجة.
التخطيط المالي
مع تسجيل المعاملات المالية تتمكن الشركة من توقع مستقبلها المالي بصورة أكثر وضوحًا بفضل بناء التوقعات على الوقائع التي حدثت في الأعوام المالية السابقة، وهذا ما يجعلها تتخذ قرارات تصب في المصلحة العامة للشركة.
عيوب القيد المزدوج
كل شيء بمثابة عملة لها وجهان، وطالما كانت هناك مميزات فلابد من وجود العيوب والسلبيات، ولكن من حسن الحظ أننا نتمكن من رصد تلك العيوب والعمل للتغلب عليها بقدر المستطاع، ومن عيوب نظرية القيد المزدوج ما يلي:
معقدة
بما أن القيد المزدوج يخدم الشركات على اختلاف أحجامها وقيمة معاملاتها فهو معقد في تسجيله، وهذا بالإضافة إلى أهمية تسجيل كل قيد مرتين كمدين ودائن، ولكن مع الخبرة يتم التغلب على تلك المشكلة.
تتيح فرصة لظهور الأخطاء
إذا كان هناك خطأ بسيط في تسجيل المعاملات لن تتساوى القيم الإجمالية لحسابات المدين والدائن، ما يعني عدم تحقيق التوازن بين الحسابات، وحينها يتطلب الأمر مراجعة القيد كاملًا لاكتشاف الخطأ وتصحيحه.
تحتاج إلى وقت
نظرًا لحاجة كل حساب إلى تسجيل قيمه الدائنة مرة والمدينة مرة أخرى فإن القيد يحتاج إلى وقت أطول من القيد الفردي، ويظهر هذا العيب أكثر حين يتم إقفال القيود السنوية أو الدورية.
مكلفة
العمل بنظرية القيد المزدوج مكلف؛ لأنه يحتاج إلى محاسبين تم تدريبهم على استخدامها واكتشاف الأخطاء والتعامل مع السجلات بدقة مع تصحيح الأخطاء وغير ذلك.
تحتاج إلى موارد بشرية أكثر
كلما ازدادت الأعمال كبُرت الحاجة إلى موظفين أكثر لمتابعة تسجيل المعاملات المالية والتجارية وغيرها، ومن المهم أن يتم تدريبهم بصورة ممتازة لتفادي الاخطاء، وكل هذا يحتاج عمالة تُكلف المؤسسة أكثر.
مثال عملي على القيد المزدوج
في هذا القيد يتم تحليل كل عملية مالية إلى طرفين، أحدهما دائن والآخر مدين، فالذي يستقبل القيمة هو المدين، بينما من يدفعها هو الدائن، وفي المثال يتم التوضيح أكثر:
عند بداية العام المالي بدأت شركة (….) الانخراط في مشروع خصصت له مبلغ 150000 ريال، وقد تم إيداع المبلغ في حساب بنكي باسم الشركة كان تقييده كالتالي:
| من حـ / الحساب البنكي 150000 إلى حـ / رأس المال 150000 |
ثم بعد ذلك اشترت الشركة بضائع من مورد من خارج البلاد، على اعتبار أنها ستعيد بيعها في السوق المحلية، وذلك بقيمة 10000 ريال، ويتم تسجيلها كما يلي:
| 10,000 من حـ / النقدية 10,000 إلى حـ / مدين (المخزون) |
حين إتمام بيع البضاعة حققت لك أرباحًا قيمتها 5000 ريال، وتم تسجيلها في القيد المزدوج التالي:
| 10,000 من حـ / النقدية (مصروفات) 15,000 إلى حـ / الإيرادات |
ويتم تتبع سائر المعاملات المالية في الشركة على نفس النهج.
الفرق بين القيد المفرد والمركب والمزدوج
| وجه المقارنة | القيد المفرد (البسيط) | القيد المزدوج | القيد المركب |
| التعريف | نوع من القيود المحاسبية التي تشمل حساب واحد دائن وحساب واحد مدين. | قيد يشمل حسابين دائنين ومثلهما من الحسابات الدائنة. | قيد يتضمن أكثر من حسابين دائنين أو مدينين. |
| حجم الأعمال | يُستخدم في أعمال الأفراد أو الشركات الصغيرة. | يستخدم مع كل أنواع الشركات. | يستخدم مع كل أنواع الشركات |
| الهدف من استخدامه | تقييد المعاملات المالية البسيطة. | تقييد المعاملات المالية البسيطة والمركبة. | تسجيل المعاملات التي تتضمن حسابات متعددة. |
| نوع القيد | خاص. | عام. | عام. |
| مثال عليه | الشراء النقدي والسداد الفوري. | الشراء مع دفع جزء من السعر فوري والباقي آجل. | شراء البضاعة نقدًا وسداد مصاريف شحنها. |
دور برنامج قيود المحاسبي في كفاءة القيد المزدوج
تم تصميم برنامج قيود المحاسبي كأداة تعمل على تسهيل تقييد المعاملات المالية وجعلها أكثر دقة وكفاءة، وذلك عبر تمتعها بخصائص معينة، منها:
- التسجيل الآلي للمعاملات بعد تخطيطها حسب متطلبات المؤسسة.
- اكتشاف الأخطاء في المعاملات والتنبيه عليها عبر التحقق من صحة المعاملات.
- تقليل الأخطاء التي قد تحدث مع تسجيل كميات كبيرة من القيم.
- تسهيل الربط بين الحسابات، بالإضافة إلى التكامل بين القيم المرصودة والوثائق التي تثبتها، مما يساهم في متابعة الأداء وتحليله.
- إعداد التقارير المالية بسرعة مع توافر عنصر الدقة الذي يمنحك مخطط سليم لرصد المعاملات.
- تقييم الأداء المالي للمؤسسات.
- سرية المعلومات ومنع الوصول إليها بدون صلاحيات.
المصطلحات المرتبطة بنظام القيد المزدوج مع أمثلة
| المصطلح | التعريف | مثال |
| قيد اليومية | سجل محاسبي يتم اتباع نظرية القيد المزدوج فيه، ويتم استخدامه لتقييد كل معاملات الشركة المالية يومًا بيوم. | تقييد شراء بضاعة قيمتها 10,000 ريال نقدًا من حـ/ دائن 10,000 إلى حـ/ مدين 10,000 |
| قائمة الدخل | كشف محاسبي يوضح أداء الشركة خلال فترة معينة. | حققت شركة السعد إيرادات 500,000 ريال سعودي في عام 1443، وكانت مصروفاتها خلال العام 300,000 ريال، إذًا أرباحها الصافية خلال العام تبلغ 200,000 ريال سعودي. |
| دفتر الأستاذ | سجل محاسبي أساسي لتوثيق معلومات الحسابات المالية بدقة خلال فترة معينة. | في بداية العام المالي كان رصيد حساب النقدية = 50,000 ريال. في يوم 17 يناير تم شراء مواد خام بقيمة بمبلغ 20,000 ريال. وفي يوم 25 يناير تم بيع البضاعة مقابل 35,000 ريال. تم تحقيق أرباح قدرها 15,000 ريال خلال شهر يناير. |
| المعادلة الحسابية | هي قاعدة محاسبية تربط بين أصول الشركة والتزاماتها المالية وحقوق الملكية، وهي تتخذ الصيغة التالية: (الأصول= [الالتزامات+ حقوق الملكية]). | إذا كانت الشركة رأسمالها 500,000 ريال ولديها معدات قيمتها 75,000 ريال، وبضاعة قيمتها 33,000 ريال وأموال في حسابها البنكي بقيمة 17,000 ريال وعليها دين قيمته 20,000 ريال إذن أصولها = المعدات+ البضاعة+ الأموال في البنك= 125000 ريال. الالتزامات= (الديون) = 20000 ريال. حقوق الملكية= 500000 ريال. المعادلة الحسابية للشركة = 20000 + 500000 = 520000 ريال وهي قيمة الأصول. |
| الميزانية العمومية | بيان محاسبي يمنح صورة كاملة عن وضع الشركة المالي خلال فترة معينة. | يتم تقديم تقرير في نهاية العام المالي مع إظهار قيمة أصولها والتزاماتها وحقوق المالكين فيها. |
| التكاليف | هي المصروفات، وتنقسم إلى مباشرة (خاصة بإنتاج سلع أو خدمات معينة) وغير مباشرة (لا يمكن تحديد قيمتها مسبقًا) تكاليف ثابتة (لا تتغير مع تغير مستوى المبيعات) ومتغيرة (تختلف باختلاف المبيعات) | المصاريف المباشرة مثل الإنفاق على المواد الخام في الشركة. المصاريف غير المباشرة مثل سداد فواتير الكهرباء. التكاليف الثابتة مثل الإيجار. التكاليف المتغيرة مثل تكلفة شراء المواد الخام. |
| حقوق الملكية | مصالح مساهمي الشركة ومساهميها، وتتضمن رأس المال والأرباح. | رأسمال شركة الرشيدي قيمته 700,000 ريال، بينما تحتفظ بأرباح 250,000 ريال، وهنا تكون حقوق الملكية فيها 950,000 ريال. |
| الخصوم | هي الديون والالتزامات التي تُكلف بها الشركة تجاه الجهات المختلفة لتسيير أعمالها. | رواتب الموظفين. الأقساط. القروض. |
| التمويل | ينقسم إلى تمويل ذاتي (متعلق باستخدام الأرباح) وتمويل خارجي (متعلق باستخدام مصادر أموال خارجية) | التمويل الذاتي: الإنفاق على إنتاج السلع من الأرباح المحتفظ بها في الشركة. التمويل الخارجي: الحصول على مال من المستثمرين للبدء في مشروع جديد. |
| الأصول | مجموع الموارد التي تمتلكها المؤسسة وتستفيد منها خلال مستقبلها. | المباني. المعدات. كل ما تمتلكه الشركة ويمكنها الانتفاع به للاستمرار في العمل. |
في الختام
تعرفنا على نظرية القيد المزدوج عن قرب، وقدمنا لك أمثلة على طريقة تطبيقها، مع توضيح بعض الأسباب التي تجعلها مهمة للشركات، بالإضافة إلى مميزاتها ونقاط قوتها، وكخبراء في الأنظمة المحاسبية ننصحك ببرنامج قيود الذي يوفر لك تجربة مجانية مدتها 14 يوم تُساعدك على الاستفادة من نظرية القيد المزدوج بأفضل صورة ممكنة، وكل هذا دون الحاجة إلى تقديم بيانات بطاقتك الائتمانية ولا تنزيل النظام على جهازك.
انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!
