في عالم الأعمال والتجارة، سواء كنت رائد أعمال، محاسب، أو مستقلًا يعمل مع عملاء من داخل وخارج بلدك، لا بد أنك واجهت مصطلحين يبدوان متشابهين لكنهما مختلفان تمامًا: الفاتورة (Invoice) والفاتورة الأولية (Proforma Invoice).
ورغم أن كلا المصطلحين يُستخدمان في سياق المعاملات المالية، إلا أن الخلط بينهما قد يؤدي إلى أخطاء محاسبية أو مواقف قانونية غير مرغوبة.

في هذا المقال، سنأخذك في جولة مبسطة ومباشرة لشرح الفرق الجوهري بين الفاتورة والفاتورة الأولية، ومتى يجب استخدام كل منهما، وما هي أهم النقاط التي يجب أن تنتبه لها لتُبقي تعاملاتك المالية دقيقة ومهنية.
سواء كنت جديدًا في المجال أو لديك خبرة، هذا المقال سيوضح لك ما قد يكون غامضًا بطريقة عملية وسهلة.

• المختصر Excerpt: 

سواء كنت محاسبًا أو صاحب عمل، لا بد أنك واجهت مصطلحي “الفاتورة” و”الفاتورة الأولية”. هذا المقال يوضح لك الفرق بينهما، استخدامات كل منهما، وأهم الفوائد التي تقدمها لتفادي الأخطاء وتحقيق الشفافية في التعاملات التجارية.

 ما هي الفاتورة الأولية (Proforma Invoice)؟

الفاتورة الأولية هي مستند يُقدَّم من البائع إلى المشتري قبل إتمام الصفقة، وتتضمن عرضًا تفصيليًا للأسعار، الكميات، وطبيعة المنتجات أو الخدمات المتفق عليها، ولكنها لا تُعد مطالبة فعلية بالدفع.
تُستخدم هذه الفاتورة كعرض سعر رسمي أو كمرجع للاتفاق المبدئي بين الطرفين، وهي غير ملزمة قانونيًا مثل الفاتورة النهائية، ولكنها تُمهد الطريق لعقد الصفقة وتنفيذها لاحقًا.

 الغرض من الفاتورة الأولية

الفاتورة الأولية ليست فاتورة حقيقية تُستخدم للمطالبة بالدفع، بل هي وثيقة تمهيدية تُصدر في بداية العملية التجارية، والغرض منها هو عرض شامل ومفصل لمحتوى الصفقة المتوقعة قبل تنفيذها الفعلي. ويمكن تلخيص أهدافها الأساسية بالنقاط التالية:

1. تحديد الاتفاق المبدئي بين البائع والمشتري

قبل أن تتم أي عملية بيع أو شحن، يستخدم البائع الفاتورة الأولية لتوضيح التفاصيل الكاملة للمنتج أو الخدمة مثل الكمية، السعر، شروط التسليم، طريقة الدفع، وأي رسوم إضافية – حتى يعرف العميل بالضبط ما الذي سيحصل عليه.

2. أداة لمراجعة الأسعار والشروط

تُعتبر الفاتورة الأولية بمثابة “عرض نهائي غير ملزم”، يراجع من خلاله المشتري جميع البنود قبل الموافقة. إذا أعجبته الشروط، يؤكد الطلب، ثم يتم إصدار الفاتورة الحقيقية لاحقًا.

3. وثيقة مساعدة في التخليص الجمركي

في التجارة الدولية، تُطلب الفاتورة الأولية من الجهات الجمركية والبنوك ضمن إجراءات الاستيراد، لأنها تتيح لهم تقييم البضاعة وتحديد قيمة الضرائب أو الرسوم الجمركية، حتى وإن لم تُشحن البضاعة بعد.

4. تسهيل المفاوضات وتوفير الوقت

عندما يكون هناك نقاش أو تفاوض على الأسعار أو الشروط، تُستخدم الفاتورة الأولية كأساس للتفاوض. فهي تساعد الطرفين على الوصول إلى اتفاق واضح دون الحاجة لتبادل مستندات رسمية متعددة.

5. مرجع إداري داخلي

في بعض الشركات، تُستخدم الفاتورة الأولية داخليًا لتحضير الأقسام المالية أو المخزنية لطلب قادم، مما يحسّن التخطيط اللوجستي واتخاذ القرار داخل المنشأة.

باختصار، الفاتورة الأولية تُستخدم كأداة اتصال احترافية بين البائع والمشتري، تُساعد على توضيح الصفقة، بناء الثقة، وتجنب سوء الفهم ، دون أن تكون وثيقة رسمية للمطالبة المالية.

 أهمية الفاتورة الأولية في المعاملات التجارية

تلعب الفاتورة الأولية دورًا مهمًا في تسهيل الصفقات وضمان الشفافية بين الطرفين. فهي تساهم في:

• تحديد الشروط التجارية بوضوح قبل البيع.
• تقليل فرص الخلاف أو التفاهم الخاطئ.
• استخدامها كمرجع عند تقديم طلبات الاستيراد أو فتح الاعتمادات البنكية.
• بناء ثقة بين المورد والمشتري، خصوصًا في التعاملات الدولية.

متى يجب استخدام الفاتورة الأولية؟

يُنصح باستخدام الفاتورة الأولية في الحالات التي يكون فيها الاتفاق لا يزال في مراحله الأولى، وقبل تأكيد الطلب رسميًا أو إصدار الفاتورة النهائية. من أبرز المواقف التي يُفضَّل فيها إصدار فاتورة أولية:

1. قبل الاتفاق النهائي على الصفقة: عندما يريد العميل رؤية تفاصيل الأسعار والمواصفات قبل اتخاذ قرار الشراء.
2. في عمليات التصدير والاستيراد: حيث تُطلب من قِبل الجهات الجمركية لتقييم الشحنة قبل دخولها أو خروجها من الدولة.
3. عند فتح الاعتمادات البنكية (LC): تُستخدم كوثيقة رسمية في البنوك عند طلب تمويل أو ضمان بنكي مقابل شحنة.
4. عند وجود تفاوض على الكميات أو الأسعار: تُعطي الطرفين فرصة لتعديل البنود قبل التثبيت الرسمي للطلب.
5. في المشاريع والخدمات المخصصة: مثل التصميم، التطوير، أو الإنتاج الصناعي الذي يعتمد على الطلب المسبق.

 ما هي الفوائد التي تقدمها الفاتورة الأولية؟

الفاتورة الأولية ليست مجرد عرض أسعار، بل أداة فعّالة تُضيف قيمة كبيرة إلى العملية التجارية. من أبرز فوائدها:

1. توفر وضوحًا كاملًا للطرفين حول تفاصيل الصفقة، مما يُقلل من سوء الفهم أو النزاعات المحتملة.
2. تُستخدم كمرجع رسمي في التخليص الجمركي والمعاملات البنكية، خاصة في التجارة الدولية.
3. تمنح العميل الوقت للتفكير أو مراجعة الشروط، ما يساعد في بناء الثقة بين الطرفين.
4. تُسهّل المفاوضات، لأنها تُظهر مدى مرونة البائع في التسعير والشروط.
5. تقلل التكاليف القانونية والإدارية، لأنها تُحد من الحاجة لتعديلات متكررة على العقود أو الفواتير النهائية.

 مكونات الفاتورة الأولية

الفاتورة الأولية، رغم أنها غير ملزمة قانونيًا، يجب أن تتضمن معلومات دقيقة ومنظمة تشبه الفاتورة الحقيقية لضمان الاحترافية. وتشمل أهم مكوناتها:

1. عنوان المستند: يجب أن يُكتب بوضوح “فاتورة أولية” أو Proforma Invoice.
2. تفاصيل البائع: اسم الشركة، العنوان، رقم التواصل، البريد الإلكتروني.
3. تفاصيل المشتري: الاسم، العنوان، وسيلة الاتصال.
4. رقم وتاريخ الفاتورة الأولية.
5. وصف المنتجات أو الخدمات: مع توضيح الكمية، الوحدة، والسعر لكل صنف.
6. إجمالي المبلغ قبل وبعد الضرائب (إن وجدت).
7. شروط الدفع: هل هي نقدًا، تحويل بنكي، دفعة مقدّمة، إلخ.
8. شروط التسليم والشحن: مثل مكان التسليم، التكاليف، وموعد التسليم المتوقع.
9. مدة صلاحية الفاتورة الأولية: حتى متى يُعتبر العرض ساريًا.

ما هي الفاتورة؟ وأنواعها

المعروفة أيضًا بالفاتورة النهائية أو التجارية أو القانونية ، هي وثيقة محاسبية رسمية يُصدرها البائع للمشتري تتضمن تفاصيل العملية التجارية، وتُستخدم للمطالبة بسداد قيمة المنتجات أو الخدمات المقدمة.

تشمل الفاتورة عادةً معلومات الاتصال الخاصة بالطرفين، وصفًا دقيقًا للسلع أو الخدمات، الكميات والأسعار، المبلغ الإجمالي المستحق، وشروط الدفع المتفق عليها.

وتتنوع أنواع الفواتير بحسب طبيعة المعاملة، لذا فإن اختيار النوع المناسب يعتمد على احتياجات البائع وسياق العملية التجارية.

 أنواع الفواتير:

1. الفاتورة التجارية (Tax Invoice): تُستخدم في العمليات التجارية العادية، وتُظهر ضريبة القيمة المضافة إن وجدت.
2. الفاتورة المبسطة (Simplified Invoice): تُستخدم للمشتريات ذات القيمة المنخفضة، ولا تشمل الكثير من التفاصيل مثل اسم العميل.
3. فاتورة المبيعات (Sales Invoice): تحتوي على كافة تفاصيل البيع بين التاجر والعميل.
4. فاتورة الخدمات (Service Invoice): خاصة بتقديم الخدمات (مثل التصميم، الصيانة، الاستشارات…).
5. فاتورة الخصم (Credit Invoice): تُصدر عند وجود خصم أو استرجاع جزء من المبلغ بعد إصدار الفاتورة الأصلية.
6. فاتورة المراجعة أو الإشعار الدائن (Credit Note): لتصحيح أخطاء في الفاتورة الأصلية أو تعديلها.
7. فاتورة ضريبية إلكترونية: مطلوبة في بعض الدول (مثل السعودية) وتُصدر عبر نظام إلكتروني معتمد.

 أهمية الفاتورة في حفظ الحقوق المالية

تُعتبر الفاتورة أداة قانونية ومالية لا غنى عنها، وتكمن أهميتها في:

1. إثبات المعاملة التجارية: تُستخدم كوثيقة قانونية تثبت أن المشتري استلم منتجًا أو خدمة مقابل مبلغ معين.
2. حماية حقوق البائع والمشتري: تحمي كلا الطرفين من النزاعات المحتملة، خاصة في حالة وجود خلاف حول الكمية أو السعر أو طريقة الدفع.
3. الامتثال الضريبي: تساعد الشركات على توثيق إيراداتها بشكل قانوني لتقديمها للهيئات الضريبية أو الجهات الرقابية.
4. تسهيل الإدارة المالية: تُستخدم الفواتير في إعداد التقارير المالية، الميزانيات، والتدقيق المحاسبي.
5. تعزيز الشفافية والمصداقية: وجود فواتير رسمية يُظهر احترافية الشركة وموثوقيتها أمام العملاء والجهات الحكومية.

 متى يجب استخدام الفاتورة؟

تُستخدم الفاتورة عندما يتم إتمام عملية البيع بشكل فعلي ويكون هناك اتفاق نهائي بين البائع والمشتري على كافة تفاصيل الصفقة. أي بعد:

• تقديم المنتج أو أداء الخدمة.
• تأكيد الكمية والسعر من قِبل العميل.
• الاتفاق على طريقة الدفع (نقدًا، تحويل، تقسيط، إلخ).
• توفر جميع معلومات العميل المطلوبة للإصدار.

ويُشترط إصدار الفاتورة في الحالات التالية:

1. بعد تسليم المنتج أو الخدمة مباشرة.
2. عند طلب العميل توثيقًا ماليًا رسميًا.
3. في حال كون النشاط خاضعًا للضرائب، مثل ضريبة القيمة المضافة.
4. في المشتريات المؤسسية أو التجارية، حيث لا يُعترف بأي معاملة دون فاتورة رسمية.

 ما هي الفوائد التي تقدمها الفاتورة؟

الفاتورة ليست فقط أداة لتحصيل الأموال، بل تُعد جزءًا أساسيًا من البنية المحاسبية والمالية لأي منشأة. ومن أبرز فوائدها:

1. توثيق رسمي للمعاملة التجارية.
2. حماية قانونية للطرفين في حال وقوع نزاع أو مطالبة لاحقة.
3. تساعد في تنظيم الحسابات والدفاتر المالية وتُسهل إعداد التقارير.
4. مطلوبة للامتثال الضريبي، وخاصة لضريبة القيمة المضافة (VAT).
5. تعزز الشفافية والمهنية، وتُكسب النشاط التجاري مصداقية أمام العملاء والجهات الرسمية.
6. تُستخدم في المطالبات المالية، مثل إجراءات التحصيل أو المطالبة القانونية.
7. ضرورية عند مراجعة الأداء المالي ومقارنة الإيرادات والمصاريف.

 مكونات الفاتورة

لكي تكون الفاتورة صحيحة وقانونية، يجب أن تتضمن مجموعة من المعلومات الأساسية بشكل دقيق وواضح:

1. عنوان المستند: (فاتورة ضريبية – فاتورة بيع – فاتورة خدمة…).
2. رقم الفاتورة: يُستخدم لتتبع العمليات وتنظيم الأرشيف.
3. تاريخ الإصدار.
4. بيانات البائع: الاسم التجاري، العنوان، السجل التجاري، الرقم الضريبي.
5. بيانات المشتري: الاسم أو المؤسسة، العنوان، الرقم الضريبي (إن وُجد).
6. وصف المنتجات أو الخدمات: مع الكمية، الوحدة، وسعر الوحدة.
7. إجمالي المبلغ: قبل الخصم، وبعد الخصم، وإجمالي الضريبة.
8. شروط الدفع: تاريخ الاستحقاق، طريقة الدفع، حساب البنك.
9. أي ملاحظات إضافية: كسياسة الإرجاع، أو رقم الطلب.

أوجه الاختلاف والتشابه بين الفاتورة و الفاتورة الأولية 

وجه المقارنة	الفاتورة (Invoice)	الفاتورة الأولية  (Proforma Invoice)
القيمة القانونية	مستند رسمي وملزم قانونيًا، يُستخدم في المحاسبة والمطالبات والضرائب.	لا تُعد ملزمة قانونيًا، وتُستخدم فقط لأغراض توضيحية أو تقديرية.
وقت الإصدار	بعد تنفيذ الصفقة (تسليم المنتج أو تقديم الخدمة).	قبل تنفيذ الصفقة، في مرحلة التفاوض أو التخطيط.
المعلومات المقدمة	تتضمن بيانات نهائية ودقيقة مثل رقم الفاتورة، الضرائب، شروط الدفع، وتاريخ الاستحقاق.	تتضمن معلومات تقديرية وغير نهائية، مثل الأسعار المتوقعة أو الكميات المحتملة.
الغرض من الاستخدام	طلب الدفع رسميًا، وتوثيق الإيرادات والمعاملات التجارية.	تقديم عرض أولي للعميل لتقييم تفاصيل الصفقة قبل اتخاذ القرار النهائي.
هل تُستخدم في المحاسبة أو الضرائب؟	نعم، تُسجل في النظام المحاسبي وتُعتمد ضريبيًا.	لا، لا تُسجل كمستند مالي رسمي ولا تُعتمد في الجهات الضريبية.
متى يتم إصدارها؟	عندما تكون الصفقة مؤكدة ونهائية.	عند تقديم عرض للعميل أو في التجارة الدولية قبل الشحن.
إمكانية التحويل إلى فاتورة نهائية	لا حاجة للتحويل، فهي مستند نهائي بحد ذاته.	يمكن تحويلها إلى فاتورة رسمية بعد موافقة العميل على التفاصيل.

أمثلة واقعية: كيف يختلف استخدام الفاتورتين في الممارسة العملية؟

لفهم الفرق بين الفاتورة والفاتورة الأولية بشكل أوضح، دعنا نلقي نظرة على سيناريوهين شائعين:

الحالة الأولى: مصدّر أجهزة إلكترونية

شركة سعودية تصدّر معدات إلكترونية إلى عميل في ألمانيا.
قبل شحن الطلب، يطلب العميل معرفة التكلفة الإجمالية والرسوم والشروط بدقة لتقديمها للجمارك والبنك.
فتقوم الشركة بإصدار فاتورة أولية (Proforma Invoice) تشمل التفاصيل التقديرية: نوع الأجهزة، الكمية، الأسعار، رسوم الشحن، ووقت التسليم المتوقع.
بعد موافقة العميل، يتم شحن البضائع وتُصدر الشركة فاتورة نهائية (Invoice) لإثبات البيع والمطالبة بالدفع رسميًا.

 الحالة الثانية: مصمم جرافيك حر (Freelancer)

مصمم جرافيك يعمل على مشروع شعار لشركة ناشئة.
في البداية، يرسل للعميل فاتورة أولية تتضمن تكلفة التصميم، عدد النماذج، ومدة التنفيذ، حتى يتأكد العميل من ملاءمة العرض.
بعد الموافقة وبدء التنفيذ، وعند تسليم العمل، يصدر المصمم فاتورة رسمية تتضمن السعر النهائي وتفاصيل الدفع، ويستخدمها لتسجيل الدخل ومتابعة التحصيل.

 

 خطوات إنشاء فاتورة إلكترونية في برنامج قيود

1. تسجيل الدخول إلى حسابك في قيود.
2. من القائمة الجانبية، اختر “المشتريات”، ثم “فواتير بسيطة”.
3. لإنشاء فاتورة جديدة:
   • اضغط على علامة الزائد (+) بجانب “فواتير بسيطة”

سيتم نقلك إلى صفحة إنشاء فاتورة جديدة.

1. املأ المعلومات اللازمة في الفاتورة:
   • المرجع
   • الوصف.
   • المورد.
   • تاريخ الإصدار.
   • الموقع.
2. بعد إتمام خطوات التسجيل في الفاتورة الإلكترونية وتفعيل النظام:
   • يتم إنشاء رقم المرجع بشكل تلقائي، ولا يتعيّن عليك كتابة رقم مرجعي عند إنشاء الفواتير.
   • يقوم قيود بإنشاء رمز الاستجابة السريعة (QR Code) بشكل تلقائي عند إنشاء الفواتير.

•  تعرف على كل ما يخص الفاتورة الإلكترونية في برنامج قيود المحاسبي

ختامًا

في خضم التعاملات التجارية اليومية، يبقى فهم الفروقات الدقيقة بين الفاتورة والفاتورة الأولية أمرًا أساسيًا لكل من يسعى لإدارة أعماله باحترافية. فبينما تُستخدم الفاتورة الأولية كأداة تمهيدية لتحديد معالم الصفقة وشروطها، تُعد الفاتورة القانونية المرجع المعتمد لحفظ الحقوق المالية وتنظيم السجلات المحاسبية.

إن استخدام الوثيقة المناسبة في الوقت المناسب لا يحمي فقط مصالح الطرفين، بل يسهم أيضًا في بناء علاقة ثقة واستدامة بين البائع والمشتري، سواء على المستوى المحلي أو الدولي.

تذكّر دائمًا أن اختيارك الصحيح بين الوثيقتين يجب أن يستند إلى طبيعة المعاملة، ومرحلتها، والمتطلبات القانونية والتنظيمية ذات العلاقة.

إذا كنت تبحث عن وسيلة لتحسين إدارة فواتير في شركتك، يمكنك تجربة برنامج قيود الآن مجانًا لمدة 14 يومًا. استمتع بواجهة سهلة الاستخدام، تقارير دقيقة، وحلول متكاملة تساعدك على رفع كفاءة العمل وتقليل التكاليف. ابدأ تجربتك اليوم واكتشف كيف يمكن أن يجعل قيود إدارتك المالية أكثر سهولة وتنظيمًا.

انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم الإدارة و المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!