هل سبق لك أن تساءلت عن القوة الخفية وراء أوراق الفواتير؟ هل تعلم أن هناك دورة سرية تتلاعب بها هذه الأوراق لتصبح أكثر من مجرد وثائق مالية عادية؟ إنها ما يعرف بالدورة المستندية، وهي تحفة فنية تجمع بين الإبداع والتأثير؛ لتحقيق أهداف لا تصدق، تخيل لو أن الفواتير الورقية قادرة على الحديث، وكلماتها تستطيع أن تلهم وتحرك العقول، وألوانها تستطيع أن تلون حياتنا بالحماس والإثارة.. هذه هي ما نتحدث عنه، عالم مدهش يخفي خلف سطوره وأشكاله قصصًا تأخذنا في رحلة من الفكرة إلى العمل، ومن الانطلاقة إلى التحقيق، وفي الدورة المستندية، تتحول الفواتير إلى أدوات سحرية تروي قصصًا مثيرة؛ لذا تابع معتبدأنا لتتعرف أكثر عن هذه الدورة.
ما هي الدورة المستندية؟
يمكن تعريف الدورة المستندية على أنها عملية حيوية تسهم في تنظيم وتسيير المستندات داخل المؤسسات والشركات، وتشكل الطريقة التي تتبعها المستندات أثناء تداولها وتحركها من مكان لآخر، وتتضمن مجموعة من الإجراءات والأوعية التي تضمن سير العمل بسلاسة وفعالية، أحد الجوانب الرئيسة للدورة المستندية هو: التحقق من دقة المستندات وصحة البيانات الموجودة فيها.
يتم ذلك من خلال إجراء فحص دقيق للمعلومات والأرقام المدرجة في المستندات، والتأكد من أنها صحيحة ومطابقة للواقع، والجدير بالذكر أن هذا الإجراء ضروري لضمان أن المستندات تعكس الحقائق، وتساهم في سير العمل بشكل صحيح.
أقسام الدورة المستندية
عند الحديث عن الدورة المستندية، نجد أنها تتألف من عدة أقسام تعمل سويًا لضمان تدفق المعلومات والمستندات المالية بشكل سلس ودقيق، والتي من أهمها ما يلي:
المقبوضات النقدية
تعد المقبوضات النقدية أحد أقسام الدورة المستندية، وتشمل جميع العمليات المتعلقة بتحصيل النقود من العملاء وتسجيلها، سواءً كانت عمليات البيع النقدي، أو تحصيل المدفوعات عن طريق الشيكات أو الحوالات البنكية.
المشتريات الآجلة
تمثل المشتريات التي يتأجل سداد ثمنها بعد استلام المواد أو الخدمات من الموردين، والجدير بالذكر أن هذه المشتريات تسجل في حسابات الموردين الدائنة، وتتابع عمليات السداد، والمتابعة المالية المتعلقة بها.
المصروفات النقدية
تشمل جميع المصروفات التي تُدفع نقدًا، مثل: تكاليف الرواتب والأجور، ومصروفات الصيانة والإصلاحات، بالإضافة إلى تكاليف الإعلان والتسويق، والمصروفات العامة الأخرى.
المشتريات النقدية
تتعلق بعمليات الشراء التي يُدفع ثمنها نقدًا، مثل: شراء المواد الخام، أو المستلزمات المكتبية، وتسجل هذه المعاملات؛ للإبلاغ عن المصروفات، وإدارة المخزون.
المبيعات الآجلة
تعبر عن عمليات البيع التي يُمد فيها فترة السداد للعملاء بعد تسليم المنتجات أو الخدمات، وتسجل هذه المبيعات في حسابات العملاء المدينة، وتتابع عمليات التحصيل، والمتابعة المالية المتعلقة بها.
القيود المحاسبية
تعد القيود المحاسبية أساسية في عملية تسجيل وتوثيق المعاملات المالية، وتتضمن ترحيل البيانات من المستندات الأصلية إلى السجلات المحاسبية الرئيسة؛ مما يضمن دقة وموثوقية المعلومات المالية.
المستودعات
تشمل عمليات إدارة ومراقبة المخزون، بما في ذلك: تسجيل وحساب المواد الواردة والمنصرفة، والتحكم في الكميات المتاحة، وإعداد التقارير الدورية ذات الصلة.
ما هي مراحل الدورة المستندية؟
إن خطوات الدورة المستندية تتألف من عدة مراحل مهمة تسهم في تنظيم المستندات، وإعداد المعلومات المالية اللازمة للشركات والمؤسسات، وإذا كنت تتساءل: كيف يتم عمل دورة مستندية كاملة؟ فإليك الطريقة كالتالي:
التسجيل في دفتر اليومية
تبدأ الدورة المستندية بتسجيل المعاملات المالية اليومية في دفتر اليومية، وتسجل المعلومات والأرقام المهمة، مثل: الفواتير، والدفعات والمشتريات، وكذلك المبيعات في هذا الدفتر.
الترحيل إلى دفتر الأستاذ
بعد تسجيل المعاملات في دفتر اليومية؛ ترحل هذه المعاملات إلى دفتر الأستاذ، والجدير بالذكر أن هذا الدفتر يحتوي على حسابات مختلفة تمثل الأصول، والخصوم، ورأس المال، والإيرادات، وأيضًا المصروفات، وترحل المعاملات إلى الحسابات المناسبة في دفتر الأستاذ.
إعداد ميزان المراجعة قبل التسوية
يُعد ميزان المراجعة قبل التسوية؛ لتقييم الوضع المالي للشركة، ويستعرض الرصيد المستحق والرصيد النشط في الحسابات المختلفة؛ للتأكد من صحتها ومطابقتها للمعاملات المسجلة.
التسويات الجردية
تشمل هذه المرحلة التدقيق والتحقق من صحة البيانات والأرقام المتعلقة بالجرد، وتقارن الأرصدة المادية للمخزون بالأرصدة المسجلة في السجلات المحاسبية؛ للتأكد من عدم وجود اختلافات غير مبررة.
إعداد ميزان المراجعة بعد التسوية
بعد إجراء التسويات اللازمة، يُعد ميزان المراجعة النهائي، إذ يعكس الأصول، والخصوم، ورأس المال، والإيرادات، فضلًا عن المصروفات للفترة المحاسبية المعنية، يستخدم هذا الميزان لتقييم أداء الشركة، ومراجعتها من قبل الجهات الخارجية.
إعداد القوائم المالية
تُعد القوائم المالية الرئيسة، مثل: قائمة الدخل، وقائمة المركز المالي جزءًا مهمًا من الدورة المستندية، وتعكس قائمة الدخل الإيرادات، والمصروفات لفترة زمنية معينة، بينما توضح قائمة المركز المالي: الأصول، والخصوم، ورأس المال في نقطة زمنية محددة.
أهمية الدورة المستندية
تعد الدورة المستندية من العوامل الأساسية في إدارة الشركات والمؤسسات، وتحظى بأهمية كبيرة في ضمان سير العمليات المالية والإدارية بشكل سليم وشفاف، وفيما يلي أهم النقاط التي تسلط الضوء على أهميتها:
توفير الدليل الأكبر
تعد المستندات والسجلات المحاسبية دليلًا رئيسًا يثبت وجود العمليات المالية وتفاصيلها؛ فهي توفر بيانات موضوعية وموثوقة يمكن التحقق منها من قبل الجهات الحكومية، والجهات الخارجية الأخرى.
الاعتراف القانوني
في حالة عدم تسجيل العمليات بالمستندات؛ فإنه من المرجح أنه لن يعترف بها بين الأفراد أو الشركات أو حتى من الناحية القانونية؛ بالتالي تلعب الدورة المستندية دورًا حاسمًا في تأكيد صحة العمليات والمعاملات، والحفاظ على سلامة المؤسسة من الناحية القانونية.
حفظ الحقوق المالية
تسهم الدورات المستندية السليمة في حماية حقوق أصحاب المشروع، والمواطنين، والجهات المتعاملة مع الشركة ماليًا، فعندما تكون هناك سجلات دقيقة وموثوقة؛ تُضمن حسابية العمليات المالية والمعاملات؛ وبالتالي يمكن تجنب الاحتيال، والتلاعب المالي.
تعزيز الترابط والتواصل
تساهم في تعزيز الترابط والتواصل بين الأقسام والإدارات المختلفة في الشركة، فعندما توثق وتوفر المستندات المالية والإدارية بشكل سليم؛ يتسنى للفرق التعاون والتنسيق بشكل أفضل؛ مما يعزز كفاءة العمل، وتحقيق الأهداف المشتركة.
اتخاذ القرارات الرشيدة
تعزز الدورة المستندية قدرة مديري الشركات على اتخاذ القرارات الرشيدة، فعندما تكون المعلومات المالية والإدارية موثوقة ومتاحة بسهولة؛ يمكن للمديرين اتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على تحليلات دقيقة للبيانات المتاحة.
ما الفرق بين الدورة المستندية والدورة المحاسبية؟
إن الدورة المستندية والدورة المحاسبية هما جزءان مترابطان في عملية المحاسبة، ولكن لهما أهداف ووظائف مختلفة، وفيما يلي أبرز النقاط التي توضح الفرق بينهما:
الدورة المستندية
- تعد الدورة المستندية الوعاء الأساسي لتسجيل المعاملات المالية.
- توثق وتسجل جميع الوثائق والمستندات المالية في هذه الدورة.
- تركز على توثيق وتسجيل المعلومات المالية بشكل دقيق ومنهجي، وتشمل: المستندات المالية: الفواتير، والدفعات، والمشتريات، والمبيعات… وغيرها.
- تستخدام الدورة المستندية للتحقق من صحة المعلومات، والمعاملات المالية، وضمان اكتمالها ودقتها.
- تعمل هذه الدورة كأداة توثيق، وإثبات للمعاملات المالية.
الدورة المحاسبية
- تشمل الدورة المحاسبية جميع العمليات المحاسبية التي تنفذ لإعداد المعلومات المالية، والتقارير المحاسبية.
- يتولى المحاسب تنفيذ عمليات الدورة المحاسبية، وإدارتها بشكل متسلسل ومنهجي.
- تشمل هذه العمليات: تسجيل قيود اليومية، وإعداد دفتر الأستاذ، وقيود التسوية، وميزان المراجعة، وإنشاء القوائم المالية، وأيضًا قيود الإقفال.
- تهدف الدورة المحاسبية إلى تحويل المعلومات المالية المسجلة في الدورة المستندية إلى تقارير محاسبية مهمة، مثل: قائمة الدخل والمركز المالي.
- تساعد هذه التقارير في تقييم أداء الشركة، واتخاذ القرارات المالية الصحيحة.
في الختام
إن الدورة المستندية هي عملية رئيسة في المحاسبة تضمن تسجيل وتوثيق المعلومات المالية بشكل دقيق وموثوق، تعد هذه العملية أساسية لضمان سير العمليات المالية بشكل صحيح وفعال داخل المؤسسة؛ فهي تمكن الإدارة من فهم وتحليل البيانات المالية، واتخاذ القرارات الاستراتيجية الصائبة، بالإضافة إلى ذلك، تساعد في تعزيز التنسيق والتعاون بين الأقسام المختلفة، وتسهل الوصول إلى المستندات المحاسبية بين الأقسام داخل الشركة، وبصفتها أداة أساسية في مجال المحاسبة، يجب أن تكون محط اهتمام الشركات والمؤسسات، فإذا نُفذت بشكل صحيح؛ يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا في فعالية العمليات المالية، وتحقيق الشفافية والموثوقية في التقارير المالية؛ لذا يجب على الشركات الاستثمار في بناء وتحسين الدورة المستندية، وتوفير التدريب والدعم المستمر للموظفين المعنيين بها.
إذا كنت ترغب في تعزيز الجودة والموثوقية في إدارة الأمور المالية في مؤسستك؛ فإن الدورة المستندية هي المفتاح، ولا تنسَ استخدام برنامج محاسبة، مثل: قيود كشريك معتمد؛ فهو أيضًا يقدم لجميع عملائه: أنظمة الفاتورة الإلكترونية، وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… وهكذا دواليك.
بعد معرفتك ما هي الدورة المستندية، وأقسامها؛ جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا، واجعله جزءًا لا يتجزأ من حياتك؛ هو يعد برنامج محاسبي متكامل.
انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!
