في عالم يتسارع به الإبداع والتطور التكنولوجي، يعد إدارة المخزون والجرد أمرًا حاسمًا لنجاح الشركات والمؤسسات في مجالات متعددة، ومن بين تلك الأنماط المتطورة لإدارة المخزون، يبرز مفهوم الجرد الدوري والمستمر كأحد الأساليب الفعالة والمبتكرة في تحقيق الكفاءة، وتحسين الأداء التشغيلي للمنظمات، إذ يمثل نهجًا ثوريًا في إدارة المخزون، فيتجاوز النظام التقليدي للجرد السنوي أو الدوري، ويتطلب مراقبة مستمرة ومحدثة للمخزون، والجدير بالذكر أن الهدف الأساسي لهذا النهج يتمثل في تحقيق توازن أمثل بين المخزون المتاح والطلب الفعلي، وذلك من خلال منهجية متقدمة تعتمد على استشعار الاحتياجات والتحليل المستمر للبيانات، فبدلًا من الانتظار حتى نهاية العام أو فترات زمنية محددة لإجراء جرد شامل؛ يعتمد هذا الجرد على نظام تتبع دقيق يتيح للمنظمات معرفة كميات المخزون المتاحة في أي وقت.
الجرد الدوري والمستمر
يعد الجرد الدوري والجرد المستمر من أهم الأنظمة التي تستخدمها الشركات لإدارة مخزونها بشكل دقيق. يعرّف الجرد الدوري كنظام يهدف إلى تحديث المخزون على فترات زمنية محددة مثل مرة كل شهر أو كل ربع سنة، دون الحاجة إلى متابعة مستمرة لكل عملية بيع وشراء. يتم الجرد الدوري عادة في نهاية الفترة المحاسبية بهدف تحديد الكميات المتاحة وحساب تكلفة البضائع المباعة بشكل إجمالي، مما يسهل على الشركات التي لا تحتاج إلى تحديث المخزون بشكل مستمر، مثل الشركات الصغيرة أو تلك التي تبيع بضائع ذات حجم قليل.
ما هو مفهوم الجرد الدوري؟
يعد نظامًا مهمًا في إدارة المخزون يساعد الشركات والمتاجر على متابعة المخزون بشكل دقيق ومنظم، إذ يساهم في تحقيق التوازن المثالي بين المواد المتوفرة والطلب، ويوفر معلومات مهمة لاتخاذ القرارات الاستراتيجية المتعلقة بالمخزون.
تعتمد أهمية الجرد الدوري على تحقيق عدة فوائد للشركات والمتاجر، فعن طريق متابعة المخزون بشكل منتظم ومنظم؛ يمكن للشركات تحقيق تحكم أفضل في مستويات المخزون، وتجنب نقص أو فائض غير مرغوب فيه، كما يساعد في تحسين عمليات الإعداد والتخطيط للمشتريات والمبيعات، إذ يوفر معلومات دقيقة عن الطلب والتوزيع؛ وبالتالي يمكن للشركات تحسين كفاءة الإمداد والتوزيع، بالإضافة إلى تقليل تكاليف المخزون.
ما هو الجرد المستمر؟
إن الجرد المستمر هو نظام يسمح بتحديث المخزون بشكل فوري ومنتظم، إذ تسجل كل عملية تداول في المخزون فور حدوثها، سواء كانت عملية بيع، شراء، أو حركة داخل المخزون، والجدير بالذكر أن هذا النوع من الجرد يستخدم في الصناعات التي تتطلب متابعة مستمرة ودقيقة للمخزون، مثل: الصناعات الدوائية، والصناعات الغذائية.
في نظام الجرد المستمر، تستخدم تقنيات متقدمة، مثل: الباركود، والرموز الشريطية؛ لتحديث المخزون بطريقة دقيقة وفعالة، فعندما تشترى سلعة أو تباع؛ يمسح الباركود أو الرمز الشريطي المرتبط بها باستخدام قارئ الباركود، ويحدث المخزون تلقائيًا في النظام؛ وبالتالي هذا يضمن أن المخزون يكون دقيقًا ومحدثًا في الوقت الفعلي.
أنواع جرد المخزون
تستخدم الشركات والمؤسسات العديد من نظم وأنواع الجرد في حساب مخزونها؛ لذا ها نحن ذا بصدد الحديث عن أنواع جرد المخزون، والتي يمكن اختصارها فيما يلي:
- الجرد الدوري.
- نظام الجرد المستمر.
- الجرد السنوي.
- نظام الجرد المفاجئ.
ما هو الفرق بين نظام الجرد الدوري والمستمر؟
الجرد الدوري والمستمر أحد أنواع الجرد في المحاسبة، وإن فهم الاختلافات الأساسية بينهما يساعدك في العديد من الأمور، ويمكن اختصار هذه الاختلافات في النقاط التالية:نموذج جرد مخزون
الجرد الدوري
- يُحدّث الجرد الدوري في نهاية كل فترة محاسبية، عادةً ما تكون شهرية أو سنوية.
- تُحتسب تكلفة البضائع المباعة في نهاية كل فترة محاسبية.
- تُدخل الإغلاقات في الجرد الدوري، لكنها ليست ضرورية في الجرد المستمر.
- يُحتسب المخزون المتاح فعليًا من قبل الموظفين.
- يضاف إدخال لتكلفة البضائع المباعة عند إجراء الجرد المادي في نهاية فترة إعداد التقارير.
- يحدد تكلفة البضائع المباعة في فترة معينة.
- يتطلب الجرد الدوري تكلفة وعملًا أقل من الجرد المستمر.
شروط الجرد الدوري
- القدرة على تحمل عملية جرد الوحدات كل فترة محاسبية.
- توفر وقت كافٍ، وموارد لإجراء الجرد المادي، وحساب تكلفة البضائع المباعة.
الجرد المستمر
- يحدث الجرد المستمر بشكل فوري بعد كل عملية بيع.
- يمكن حساب تكلفة البضائع المباعة بشكل دقيق.
- لا يحتاج إلى إدخالات الإغلاق في الجرد المستمر.
- يستخدم نظام كمبيوتر لتتبع المنتجات المتاحة في الوقت الفعلي.
- تسجيل عمليات الشراء في دفتر الأستاذ العام، وتحديث إدخال جرد الوحدة بشكل فردي.
- يساعد في التأكد من تطابق الوحدات المتاحة بالمخزن مع السجلات.
- يتطلب تكلفة أعلى وموظفين متخصصين، وشراء برامج تسهل عملية الجرد.
- تحدث سجلات الجرد بشكل منتظم.
- بالنسبة للشروط اللازمة لإتمام كل نوع منهما، يمكن أن تشمل:
شروط الجرد المستمر
- توفر نظام كمبيوتر متقدم وبرامج متخصصة لتتبع المنتجات في الوقت الفعلي.
- وجود موظفين مدربين ومتخصصين في إدارة الجرد المستمر.
- قدرة الشركة على تحمل تكلفة تنفيذ وصيانة النظام اللازم للجرد المستمر.
برنامج إدارة الجرد
إذا كنت تتساءل عن برنامج لإدارة الجرد فهو برنامج قيود، إذ يوفر العديد من الفوائد والميزات التي تساعد في تسهيل هذه العملية، مثل:
تنفيذ أنواع مختلفة من الجرد
أحد الجوانب الأساسية لبرنامج إدارة الجرد في قيود هو مرونته وقدرته على تنفيذ أنواع مختلفة من جرد المخزون، بغض النظر عما إذا كان الجرد الدوري والمستمر أو أي نوع آخر.
التكيف بسهولة مع احتياجاتك
يمكن للبرنامج أن يتكيف بسهولة مع احتياجاتك ويساعدك في تنفيذ جرد دوري كل 3 أشهر أو سنويًا، أو حتى جرد يومي؛ وبالتالي هذا يتيح لك المرونة في تحديد الوقت المناسب لإجراء الجرد وفقًا لظروف واحتياجات عملك.
مقارنة المخزون الفعلي بالمخزون المسجل
باستخدام برنامج إدارة الجرد من قيود، يمكنك بسهولة مقارنة المخزون الفعلي بالمخزون المسجل في النظام والدفاتر المحاسبية؛ وبالتالي هذا يساعدك على تحديد أي اختلافات أو أخطاء في السجلات، والتصرف سريعًا لمعالجتها، فعندما يُكشف عن عجز في المخزون؛ يمكنك اتخاذ إجراءات فورية لتحديد الأسباب وتصحيح الوضع.
الكشف عن الأخطاء المحاسبية
بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام البرنامج للكشف عن أي أخطاء محاسبية محتملة أو حالات التلاعب؛ مما يساعد ذلك في ضمان دقة البيانات المحاسبية، والحفاظ على سلامة العمليات المالية.
تحقيق كفاءة أكبر
بالاعتماد على برنامج إدارة الجرد من قيود، يمكنك أيضًا تحقيق كفاءة أكبر في عملية الجرد الدوري والمستمر؛ فالبرنامج يوفر وظائف وأدوات تساعد في تنظيم عملية الجرد، مثل: تحديد مواقع المخزون وكميات الجرد المطلوبة، وتتبع العناصر المخزنة؛ وبالتالي هذا يساعد في توفير الوقت والجهد المبذولين في عملية الجرد، ويقلل من الأخطاء البشرية المحتملة.
كيفية اختيار نظام إدارة المخزون الأنسب لك.
يعتمد اختيار النظام الأمثل لإدارة المخزون على عدة عوامل، منها حجم الأعمال، نوع المنتجات، الموارد المتاحة، وحجم المخزون. إذا كانت الشركة تعمل بمنتجات متعددة وتحتاج إلى تتبع يومي دقيق لمستويات المخزون، فقد يكون الجرد المستمر هو الخيار الأنسب، خاصة للشركات الكبيرة التي تعتمد على الدقة والاستجابة السريعة للطلبات.
من جهة أخرى، يناسب الجرد الدوري الشركات الصغيرة التي تبيع منتجات أقل تنوعًا وتحتاج إلى حلول ميسورة التكلفة. يمكن للشركات أيضاً الاعتماد على تحليل جدوى النظام لكل نوع من المخزون وتقييم المزايا والتكاليف قبل اتخاذ القرار النهائي بشأن النظام الأمثل.
وتقدم لك قيود تجربة مميزة تساعدك على إدارة الجرد لمنتجاتك بطريقة سهلة واحترافية مع تقارير دقيقة تساعدك على اتخاذ القرارات بطريقة سليمة.
الجرد الدوري
| المزايا | العيوب |
| تكلفة أقل: لا يتطلب نظام الجرد الدوري تحديثًا مستمرًا للمخزون، مما يقلل من تكاليف التتبع والتقنيات | دقة أقل: يعتمد على التحديث الدوري فقط، مما قد يؤدي إلى فجوة بين المخزون الفعلي والمسجل، ما يزيد احتمالية الأخطاء والفقد. |
| سهولة التنفيذ: نظام مناسب للشركات الصغيرة والمتوسطة التي لا تتطلب متابعة دقيقة للمخزون، ويمكن تطبيقه دون الحاجة لتكنولوجيا متقدمة. | تأخير المعلومات: قد لا توفر الشركات التي تستخدم الجرد الدوري تحديثات لحظية للمخزون، مما يجعلها أقل مرونة في التعامل مع التغيرات السريعة في الطلب. |
| – تقليل الحاجة للأدوات التكنولوجية: لا يتطلب الجرد الدوري استخدام أدوات متطورة أو تقنية حديثة لإدارة المخزون. | – احتمالية حدوث فجوات زمنية: يؤدي عدم الجرد اليومي إلى فجوات زمنية بين الجردات، مما يزيد احتمالية التباين بين المخزون الفعلي والمسجل، خاصة عند حدوث سرقات أو تلف. |
| – مناسب للمخازن الصغيرة: يعد خيارًا مثاليًا للشركات التي تدير عددًا صغيرًا من المنتجات ولا تتطلب بيانات دقيقة في الوقت الفعلي. | – يستغرق وقتًا أطول أثناء الجرد: نظرًا لأنه يتم في فترات محددة، قد يكون عملية الجرد مرهقة وتستغرق وقتًا أطول، وقد تحتاج إلى إيقاف العمليات التجارية. |
الجرد المستمر
| المزايا | العيوب |
| – دقة عالية: يتيح تحديثًا لحظيًا للمخزون بعد كل عملية بيع أو شراء، مما يعزز الدقة ويقلل من احتمالات الفقدان أو الخطأ في الجرد. | – تكلفة عالية: يتطلب نظام الجرد المستمر استثمارًا في التكنولوجيا مثل البرمجيات وأجهزة الباركود، مما يزيد من تكاليف التشغيل، خاصة للشركات الصغيرة. |
| – تحسين كفاءة العمليات: يتيح للشركات الحصول على تحديثات فورية للمخزون، مما يسهل مراقبة النواقص واتخاذ قرارات سريعة للتوريد. | – الحاجة إلى تدريب الموظفين: يتطلب استخدام الجرد المستمر تدريبًا على التكنولوجيا المستخدمة، وقد يكون معقدًا بالنسبة لبعض الموظفين الذين يفتقرون إلى مهارات تقنية. |
| – سهولة إعداد التقارير المالية: يمكن أن يوفر تقارير دقيقة للمخزون بشكل دوري، مما يساعد في إعداد التقارير المالية واتخاذ القرارات الاستراتيجية. | – تعتمد على التكنولوجيا: إذا حدثت أعطال في الأجهزة أو النظام، قد يؤثر ذلك على دقة المخزون ويعطل سير العمل. |
| – تسهيل التحكم في التكاليف: يمكن للشركات مراقبة المخزون بفعالية أكبر وتحديد الكميات الزائدة أو الناقصة، مما يساعد في التحكم في التكاليف. | – غير مناسب للشركات الصغيرة: نظرًا للتكاليف المرتفعة، قد لا يكون الجرد المستمر ملائمًا للشركات ذات الموارد المحدودة. |
قيود الجرد الدوري والمستمر
قيود الجرد الدوري
بالحديث عن قيود الجرد الدوري والمستمر، فإن الجرد الدوري يعد أكثر بساطة مقارنة بنظام الجرد المستمر، إذ إنها ليست بحاجة إلى عمل قيود محاسبية يومية عند صرف أو إضافة البضائع من المخزن، وإنما تكتفي فقط بتسجيل التحصيل من العملاء، وقيود المبيعات والمشتريات، والسداد للموردين.
في حالة الشراء
عند شراء الشركة للبضائع، تسجل المشتريات على أنها مدينة، وفي الوقت ذاته يسجل المورد دائن، فيكون:
- (من ح/ المشتريات إلى ح/ المورد أو البنك أو الصندوق).
| القيد في حالة الشراء | ||||
| القيد | التاريخ | الحساب الفرعي | مدين | دائن |
| …. | …. | المشتريات | …. | |
| المورد | …… | |||
مصاريف الشراء
تحتسب مصاريف المشتريات على أنها مدين، وفي الوقت ذاته نجعل المورد أو التقدية دائن، فيكون:
- (من ح/ مصاريف الشراء إلى ح/ المورد أو النقدية).
| القيد في مصاريف الشراء | ||||
| القيد | التاريخ | الحساب الفرعي | مدين | دائن |
| مصاريف الشراء | ||||
| المورد | ||||
رد جزء من البضاعة
يكون حساب النقدية أو المورد مدينًا عند رد جزء من البضاعة، وحساب مردودات المشتريات هو الدائن، فيكون:
- (من ح/ المورد إلى ح/ مردودات المشتريات).
| القيد في رد جزء من البضاعة | ||||
| القيد | التاريخ | الحساب الفرعي | مدين | دائن |
| …. | …. | المورد | …. | |
| مردودات المشتريات | …… | |||
بيع جزء من البضاعة
يكون حساب العميل مدينًا في هذه الحالة، وحساب المبيعات هو الدائن، ويكون:
- (من ح/ العميل إلى ح/ المبيعات).
| القيد في بيع جزء من البضاعة | ||||
| القيد | التاريخ | الحساب الفرعي | مدين | دائن |
| …. | …. | العميل | …. | |
| المبيعات | …… | |||
قيود الإقفال
عندما يتم إثبات بضاعة آخر المدة تعد هي المدين، بينما المشتريات هي الدائن، وتكون:
- (من ح/ بضاعة آخر المدة إلى ح/ المشتريات).
| قيود الإقفال | ||||
| القيد | التاريخ | الحساب الفرعي | مدين | دائن |
| …. | …. | بضاعة اخر المدة | …. | |
| المشتريات | …… | |||
قيود الجرد المستمر
هناك حاجة إلى عمل قيود يومية محاسبية في قيود الجرد المستمر عند صرف أو إضافة شيء من المستودع.
في حالة الشراء
يحتسب المورد دائنًا في حين أن المخزون هو المدين، ويكون:
- (من ح/ المخزون إلى ح/ المورد).
| القيد في حالة الشراء | ||||
| القيد | التاريخ | الحساب الفرعي | مدين | دائن |
| مصاريف الشراء | ||||
| المورد | ||||
مصاريف الشراء
تسجل مصاريف الشراء التي يتحملها المشتري، وحينئذ يكون المورد دائنًا والمخزون هو المدين، ويكون:
- (من ح/ المخزون إلى ح/ المورد).
| القيد في مصاريف الشراء | ||||
| القيد | التاريخ | الحساب الفرعي | مدين | دائن |
| المخزون | ||||
| المورد | ||||
إثبات عملية البيع
يحتسب العميل في هذه الحالة مدينًا، وحساب المبيعات هو الدائن، ويكون:
- (من ح/ العميل إلى ح/ المبيعات)
| القيد في إثبات عملية البيع | ||||
| القيد | التاريخ | الحساب الفرعي | مدين | دائن |
| العميل | ||||
| المبيعات | ||||
إثبات تكلفة البضاعة المباعة
يعد حساب المخزون هو الدائن، وتكلفة البضاعة المباعة هي المدين، ويكون:
- (من ح/ تكلفة البضاعة المباعة إلى ح/ المخزون)
| القيد في إثبات تكلفة البضاعة المباعة | ||||
| القيد | التاريخ | الحساب الفرعي | مدين | دائن |
| …. | …. | تكلفة البضاعة المباعة | …… | |
| المخزون | …. | |||
مردودات المبيعات
في هذه الحالة لا بد من عمل قيدين، وهما:
الأول
يعد حساب العميل هو الدائن، وحساب مردودات المبيعات هو الدائن، ويكون:
- (من ح/ مردودات المبيعات إلى ح/ العميل).
| القيد في حالة مردودات المبيعات | ||||
| القيد | التاريخ | الحساب الفرعي | مدين | دائن |
| …. | …. | مردودات المبيعات | …. | |
| العميل | …… | |||
الثاني
يعد حساب تكلفة البضاعة المباعة هي الدائن، وحساب المخزون هو المدين، ويكون:
- (من ح/ المخزون إلى ح/ تكلفة البضاعة المباعة).
| القيد في مردودات المبيعات | ||||
| القيد | التاريخ | الحساب الفرعي | مدين | دائن |
| …. | …. | المخزون | …. | |
| تكلفة البضاعة المباعة | …… | |||
مصروفات المبيع
يعد حساب النقدية هو الدائن، بينما حساب مصاريف المبيعات هي المدين، ويكون:
- (من ح/ مصاريف المبيعات إلى ح/ النقدية).
| القيد في مصروفات المبيع | ||||
| القيد | التاريخ | الحساب الفرعي | مدين | دائن |
| …. | …. | مصاريف المبيعات | …. | |
| النقدية | …… | |||
نموذج عن الجرد الدوري والمستمر
إذا كنت تبحث عن نموذج للجرد الدوري والمستمر لكي تتمكن من استخدامه؛ فما عليك سوى الضغط هنا.
أمثلة حية من الشركات على استخدام أنظمة الجرد الدوري والمستمر
من أمثلة الشركات التي تعتمد على الجرد الدوري الشركات الصغيرة والمتوسطة في الصناعات اليدوية أو الشركات الموسمية، حيث لا تحتاج إلى تحديث المخزون بشكل يومي وتكتفي بجرده في نهاية كل موسم.
أما الشركات الكبرى مثل سلاسل المتاجر الكبرى أو الشركات التي تعتمد على التسوق الإلكتروني، فتميل إلى استخدام نظام الجرد المستمر لضمان دقة المخزون وتجنب انقطاع المنتجات. يعد الجرد المستمر حلاً مثاليًا لمثل هذه الشركات التي تعتمد على تلبية طلبات العملاء بشكل سريع وتحتاج إلى معرفة الكميات المتاحة بدقة طوال الوقت.
تأثير الجرد الدوري والمستمر على التقارير المالية
يمكن أن يؤثر نوع الجرد على دقة وشفافية التقارير المالية. في الجرد الدوري، حيث يتم تسجيل المخزون في نهاية الفترة فقط، قد تؤدي الفجوات الزمنية إلى صعوبة التنبؤ بدقة قيمة المخزون الفعلية أثناء الفترات بين الجرد. هذا يؤثر بدوره على تكلفة البضائع المباعة والأرباح المعلنة في التقارير المالية.
في المقابل، يساهم الجرد المستمر في تقديم تقارير مالية دقيقة، حيث يسجل كل حركة للمخزون فور حدوثها، مما يجعل التقارير تعكس الوضع الحقيقي للمخزون بشكل دائم، ويسهل بالتالي التحقق من الأصول وحساب تكلفة البضائع بفعالية. يتماشى الجرد المستمر مع متطلبات الامتثال للشركات الكبيرة التي تحتاج إلى الشفافية في إعداد تقاريرها المالية.
في الختام
يتبادر إلى الذهن سؤال واحد يستحق التأمل: هل يمكن للأرقام أن تكون جذابة؟ إن الإجابة تكمن في عالم المحاسبة وفي مفهومي الجرد الدوري والمستمر، فعلى الرغم من أنهما قد يبدوان وكأنهما مجرد تفاصيل تقنية؛ إلا أنهما يعكسان القوة والقدرة التحليلية التي تكمن في الأرقام، فعندما نتحدث عن الجرد الدوري؛ فإننا ندرك أهمية تحديد القيمة الموجودة في المخزون في نقطة زمنية محددة، وهو ما يساعدنا في اتخاذ القرارات المالية الاستراتيجية، ومن جهة أخرى يعزز الجرد المستمر رؤيتنا للأعمال التجارية بشكل دقيق ومستمر، إذ يتيح لنا معرفة الكميات المتاحة، والتحكم فيها بشكل أفضل، وهنا تكمن الجاذبية الحقيقية لهاتين الأسلوبين؛ فهما يعدان أدوات قوية تمكننا من فهم المخاطر، وتحقيق الفوائد المالية بشكل فعال.
إن فهم الجرد الدوري والمستمر يعد أمرًا ضروريًا لأي محاسب أو قائد أعمال يسعى للنجاح؛ وليس هناك طريق أقصر من استخدام برنامج محاسبة، مثل: قيود؛ فهو يساعدك بكل ما تحتاج إليه، والجدير بالذكر أن البرنامج يقدم أيضًا لجميع عملائه: أنظمة الفاتورة الالكترونية، وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… وهكذا دواليك.
عزيزي القارئ، بعد معرفة الفرق بين الجرد الدوري والمستمر؛ جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا؛ فهو برنامج محاسبي معتمد لدى هيئة الزكاة والدخل.
انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!
