في عالم مليء بالتكنولوجيا الحديثة والتطورات المستمرة، يبرز التسجيل في الفاتورة الإلكترونية كمفتاح سحري يفتح بابًا جديدًا إلى عالم المحاسبة، إذ إنها الطريقة الحديثة والذكية لتسجيل المعاملات التجارية، وتحويل العمليات المعقدة إلى سهولة وكفاءة، تخيل لحظة واحدة أنك تتخلص من الأوراق المتراكمة والأقلام المفقودة، وتستبدلها بلمسة واحدة فقط على الشاشة! فبفضل التقنية الرائعة للفاتورة الإلكترونية، يمكنك الآن تسجيل المعاملات، وإصدار الفواتير بسهولة فائقة.. فقط بضغطة زر واحدة، إذ ستنسى تمامًا عبء المستندات الورقية المتعبة والملفات المليئة بالأوراق المبعثرة، بل ستستمتع بعالم إلكتروني نظيف ومنظم يعزز إنتاجيتك وراحتك؛ لذا جئنا إليك بهذا المقال، والذي سيجعلك تكتشف أسرار وسحر الفاتورة الإلكترونية.
طريقة التسجيل في الفاتورة الإلكترونية
إن طريقة التسجيل في الفاتورة الإلكترونية تعتمد على الامتثال لمتطلبات هيئة الزكاة والدخل السعودية (ZATCA)، وفيما يلي كيفية التسجيل وتعبئة المعلومات الضرورية في الفاتورة الإلكترونية:
الحصول على الفاتورة
عندما يقوم البائع بتوليد الفاتورة الإلكترونية، يجب عليه أولًا الحصول على فاتورته من نظام ZATCA، والجدير بالذكر أنه يمكن للبائع الوصول إلى نظام ZATCA من خلال البوابة الإلكترونية المخصصة لهذا الغرض، ولكن يتطلب الوصول إلى البوابة تسجيل الدخول باستخدام بيانات الاعتماد الخاصة بالبائع.
تحديد معلومات الفاتورة
يجب على البائع لكي يتمكن من التسجيل في الفاتورة الإلكترونية من تحديد معلومات الفاتورة، إذ إن هناك عدة معلومات يجب تضمينها، منها: تحديد نوع الفاتورة، سواء كانت فاتورة بيع، أو فاتورة استرداد، بعد ذلك يجب تحديد تاريخ، ووقت إصدار الفاتورة، ولا بد أن تُحدد هذه المعلومات بدقة؛ لضمان صحة السجلات المالية.
تضمين إجماليات ضريبية محددة
بالإضافة إلى ذلك، لكي تتمكن من التسجيل في الفاتورة الالكترونية، يجب أن تتضمن تلك الفاتورة أيضًا إجماليات ضريبية محددة، إذ يجب تحديد إجمالي الفاتورة، ومبلغ الضريبة المستحقة، ومبلغ الضريبة المدفوعة إن وجدت، ولا بد أن تُحتسب هذه الإجماليات بناءً على القواعد والأنظمة المالية المعمول بها.
تضمين حقول إجمالية أخرى
أخيرًا، يجب أن تتضمن الفاتورة الإلكترونية حقولًا إلزامية أخرى، بما في ذلك: تحديد اسم البائع، والعنوان الضريبي له، ولا بد من توفير معلومات محددة عن المشتري أيضًا، مثل: اسم المشتري، والعنوان الضريبي له، بالإضافة إلى ذلك، قد تحتاج إلى معلومات إضافية حسب نوع العملية التجارية، والسلع المباعة.
تنويه
بمجرد تعبئة جميع المعلومات المطلوبة، يجب على البائع التحقق من صحة البيانات، والتأكد من عدم وجود أخطاء، وبعد التحقق، يمكن للبائع إرسال الفاتورة الإلكترونية إلى العميل.
أهم النصائح لإنشاء فاتورة إلكترونية دقيقة
إذا أردت التسجيل في الفاتورة الإلكترونية بشكل صحيح؛ إليك بعض النصائح والحيل لإنشائها بشكل دقيق ومتوافق مع هيئة الزكاة والدخل السعودية:
تحقق من القوانين واللوائح
تأكد من أنك تفهم المتطلبات القانونية والضريبية المتعلقة بإصدار الفواتير الإلكترونية في المملكة العربية السعودية، إذ يجب أن تلتزم باللوائح المحددة، وتتأكد من تضمين جميع المعلومات الضرورية.
استخدم برنامج إصدار فواتير معتمد
يفضل استخدام برنامج إصدار الفواتير المعتمد من قبل الهيئة العامة للزكاة والدخل في المملكة العربية السعودية الذي يدعى قيود؛ فهو متوافق مع المتطلبات القانونية، ويساعدك في إنشاء فواتير دقيقة ومتوافقة.
تضمين جميع المعلومات الضرورية
لكي تتمكن من التسجيل في الفاتورة الإلكترونية، تأكد من أن الفاتورة تحتوي على جميع المعلومات الضرورية، مثل: اسم الشركة أو الفرد المصدر للفاتورة، واسم العميل أو الشركة المستلمة للفاتورة، بالإضافة إلى العنوان، ورقم الهوية الضريبية لكل منهما.
تفاصيل الفاتورة
حرصًا على الدقة والشفافية، يجب تضمين تفاصيل الفاتورة، مثل: تاريخ الإصدار، ورقم الفاتورة، والوصف الكامل للمنتجات أو الخدمات المقدمة، بما في ذلك: الكميات، والأسعار، والضرائب المطبقة.
ضريبة القيمة المضافة (VAT)
تأكد من حساب القيمة المضافة بشكل صحيح وتضمينها في الفاتورة، إذ يجب تحديد نسبة ضريبة القيمة المضافة المعمول بها في المملكة العربية السعودية، وتطبيقها بشكل صحيح على المبلغ الإجمالي.
الحقول الإلزامية
تأكد من ملء جميع الحقول الإلزامية المطلوبة في الفاتورة، قد تشمل هذه الحقول معلومات، مثل: رقم الهوية الضريبية، ورقم الفاتورة، وتاريخ الإصدار، والمبلغ الإجمالي… وغيرها من التفاصيل المطلوبة.
التوقيع الرقمي
لتتمكن من التسجيل في الفاتورة الإلكترونية، يجب توقيعها بواسطة شهادة توقيع رقمي معتمدة؛ وبالتالي هذا يساعد على التحقق من صحة الفاتورة، وضمان أنها لم تتعرض لأي تلاعب.
الاحتفاظ بسجلات دقيقة عن الفواتير
يجب الاحتفاظ بنسخة من الفاتورة الإلكترونية والمعلومات المتعلقة بها لفترة زمنية محددة وفقًا للمتطلبات القانونية، قد تحتاج إلى استشارة محاسب، أو مستشار ضريبي لتحديد الفترة المطلوبة للاحتفاظ بالسجلات.
التدريب والتحديث
حافظ على معرفتك بأحدث التطورات والتغييرات في اللوائح والمتطلبات الضريبية المتعلقة بإصدار الفواتير الإلكترونية في السعودية، قد تتغير القوانين من وقت لآخر؛ لذا تأكد من أنك ملم بأي تحديثات جديدة، وتطبيقها في عملية إصدار الفواتير.
الاستشارة المهنية
في حالة الشك أو عدم اليقين بخصوص إصدار الفواتير الإلكترونية؛ فمن المستحسن استخدام برنامج قيود، إذ سيكون الموقع قادرًا على توفير المشورة المهنية، والتوجيه الصحيح؛ لضمان الالتزام الكامل والدقيق باللوائح والمتطلبات الضريبية.
طريقة التسجيل في الفاتورة الإلكترونية وتصديرها على موقع قيود
لكي تتمكن من التسجيل في الفاتورة الإلكترونية وتصديرها على موقع قيود، يجب عليك اتباع الخطوات التالية:
- قم بفتح موقع قيود على المتصفح الخاص بك، وانتقل إلى الصفحة الرئيسة.
- إذا كان لديك حساب بالفعل، قم بتسجيل الدخول عن طريق النقر على زر “تسجيل الدخول” في أعلى الصفحة.
- أدخل بيانات تسجيل الدخول الخاصة بك.
- إذا لم يكن لديك حساب بعد، يمكنك النقر على زر “ابدأ مجانًا” لإنشاء حساب جديد.
- بعد تسجيل الدخول، أو إنشاء حساب جديد، ستظهر لك صفحة المعلومات الشخصية.
- قم بإدخال بياناتك الشخصية، مثل: الاسم، والوظيفة أو الدور الذي تشغله في المؤسسة.
- ستنتقل إلى صفحة معلومات المؤسسة، قم بملء الحقول المطلوبة، مثل: الاسم، وعنوانها، وأرقام التواصل، بالإضافة إلى أي معلومات أخرى ذات الصلة.
- انتقل إلى صفحة إنشاء الفاتورة، ثم قم بالنقر على زر “إنشاء فاتورة جديدة” أو أي زر مماثل يشير إلى البدء في إنشاء الفاتورة.
- ستظهر لك نموذجًا لإنشاء الفاتورة، قم بملء الحقول المطلوبة، مثل: تاريخ الفاتورة، ورقمها، وتفاصيل العملية التجارية، والبنود، وكذلك المبالغ المالية.
- انقر على زر “تصدير” أو أي زر مماثل لتصدير الفاتورة كملف قابل للطباعة، أو ملف PDF.
- قد يطلب منك تحديد مكان تخزين الملف المصدر؛ حدد المجلد أو الموقع المناسب، وانقر على زر “حفظ” أو “تصدير” لبدء عملية التصدير.
- بعد اكتمال عملية التصدير، يمكنك الذهاب إلى المجلد، أو الموقع الذي حددته لاستعراض الملف المصدر الجديد الذي أنشئ.
أهمية استخدام برنامج قيود
هناك العديد من المميزات التي ستنهال عليك بمجرد استخدام برنامج قيود خلال التسجيل في الفاتورة الإلكترونية، ومن أهم تلك المميزات ما يلي:
تبسيط وتسريع العملية
يساعد برنامج قيود المحاسبي في تبسيط وتسريع عملية إنشاء الفاتورة، فبدلاً من القيام بعملية إعداد الفاتورة يدويًا؛ يمكن لتلك الأداة القيام بذلك بشكل تلقائي.
توفير الوقت والجهد
يجمع برنامج قيود المعلومات المتعلقة بالمبيعات، والمنتجات، والخدمات المقدمة، ثم ينشئ الفاتورة بناءً على هذه المعلومات بطريقة سريعة ودقيقة؛ وبالتالي هذا يوفر الوقت والجهد للموظفين، ويتيح لهم التركيز على مهام أخرى أكثر أهمية.
تقليل الأخطاء البشرية
يساعد أيضًا في تقليل الأخطاء البشرية خلال التسجيل في الفاتورة الإلكترونية، فعندما تنشأ الفواتير يدويًا؛ قد يحدث خطأ في إدخال المعلومات، أو في الحسابات الرياضية؛ مما يؤدي إلى أخطاء في الفواتير, وعدم دقتها.
لكن باستخدام ذلك البرنامج، يُتجنب هذه الأخطاء بشكل كبير، إذ تستخدم برمجيات متقدمة لإجراء الحسابات بدقة، وتأكيد صحة المعلومات المدخلة.
في الختام
ندرك الآن أن التسجيل في الفاتورة الإلكترونية أصبح الحاضر والمستقبل لعملياتنا التجارية، فمع كل تحول تكنولوجي يطال المجتمع، يجب أن نكون مستعدين لمواكبة التطورات والاستفادة منها، وتقدم لنا تلك الفاتورة فرصة فريدة لتحسين أداء أعمالنا، وتحقيق الكفاءة والدقة في التسجيل، إذ إنها الطريقة الذكية والمبتكرة للتخلص من العمليات الورقية المعقدة، وتحويلها إلى تجربة رقمية سلسة وممتعة، وباستخدامها ستجد أنك توفر الوقت والجهد الذي كنت تستثمره في التسجيل اليدوي التقليدي، إذ يمكنك الآن التركيز على تطوير عملك، وتوسيع نطاقه، وتقديم خدمة أفضل لعملائك، بالإضافة إلى ذلك توفير قدر كبير من التكاليف المادية، إذ تُقلل من استهلاك الورق، والحبر، وتكاليف الطباعة، والتخزين.
استغل إمكانات الفاتورة الإلكترونية في تحسين أعمالك وتسهيل حياتك المهنية، وقم بالتسجيل بها عبر موقع قيود، ولا تنسَ أن البرنامج يقدم أيضًا: أنظمة الفاتورة الإلكترونية، وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… إلخ؛ مما يجعله أفضل برنامج محاسبي في المملكة العربية السعودية.
بعد معرفتك طريقة التسجيل في الفاتورة الإلكترونية، لا تعتقد أنها مجرد تغيير سطحي حدث، يل هي ثورة حقيقية في عالم الأعمال؛ لذا وفر عليك وقتك واستخدم برنامج محاسبة فعال، مثل: قيود، ماذا تنتظر؟ جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا، ولن تندم.
اقرأ أيضًا: أسعار برنامج الفاتورة الالكترونية حسن كفاءتك ووفر وقتك بأسعار معقولة مع قيود
المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية: برنامج قيود أفضل برنامج يدعم تلك المرحلة
أفضل برنامج يدعم فاتورة الإلكترونية في السعودية
