لا تخلو أي مؤسسة تجارية من إدارة المشتريات، فهي التي تساعد على توفير كل ما يلزم للقيام بالعمل والإنتاج في الشركة، وهي مسؤولة عن استلام مبلغ ميزانية الشراء وتوضيح كيف يتم إنفاقه، كما أنها تضمن جلب سلع عالية الجودة بتكاليف مناسبة، فما هو تعريف إدارة المشتريات ولمَ تتحمل كل تلك المسؤوليات، أو بالأحرى ما سبب أهميتها؟ تتعرف على إجابات تلك الأسئلة بالإضافة إلى تفاصيل أكثر من خلال مقالنا.
تعريف إدارة المشتريات
إدارة المشتريات Purchasing management هي القسم الذي يختص بتوفير كافة الموارد التي تحتاجها المؤسسة للقيام بعملياتها الإنتاجية، وذلك لتمكينها من تقديم الخدمات أو السلع التي يقوم عليها نشاطها التجاري.
لا تختص إدارة المشتريات بشراء ما تحتاجه المؤسسة فقط، بل تختص أيضًا بمتابعة المخزون وتجديده كل حين وقبل النفاد، ومن مسؤوليتها اختيار المستلزمات الأعلى جودة بأفضل سعر وشرائها بكميات مناسبة وتنظيم عملية الشراء بما يتوافق مع الإنتاجية في المؤسسة.
يُعد الشراء عملية مستمرة، لذلك تسعى الإدارة إلى توطيد العلاقات بالموردين، بهدف الحصول على أفضل السلع والخدمات المتاحة بأقل التكاليف في كل مرة، وهذا ما يساعد المنظمة على تحقيق أرباح أعلى بفضل تقليل النفقات.
لماذا تحتاج المؤسسات إلى إدارة المشتريات
المؤسسات التي لا يتواجد فيها قسم إدارة المشتريات تقع في كثير من المشكلات وقد تتعثر عملية الإنتاج فيها بسبب عدم وجود مختصين يقومون على متابعة المخزون وشراء السلع الملائمة بالكميات التي تحتاجها الشركة، لذلك اكتسبت أهمية كبرى في المؤسسات، ويمكن تضمين أهميتها فيما يلي:
- الدور الذي تقوم به إدارة المشتريات في المؤسسة هو ما يضمن سريان الخطة التشغيلية الخاصة بالمؤسسة كما يفترض بها.
- تساهم في توفير النفقات عبر اختيار السلع الأفضل من حيث الجودة بسعر مناسب، كما تعمل على منح المورد مواصفات المستلزمات المطلوبة لتوفيرها في الوقت المناسب.
- العمل على التنسيق بين الأقسام المتعددة لتحقيق التعاون والعمل المشترك والوصول إلى أفضل نتيجة ممكنة.
- يمتلك مختصي المشتريات القدرة على التفاوض، كما يجمعون معلومات أساسية عن الموردين ويتابعون أسعار السلع غي الأسواق وما يُتوقع لها من انخفاض أو ارتفاع في الأسعار، ليتمكنوا من اقتناص الفرص التي تمكنهم من توفير النفقات.
- عبر المعلومات المتاحة لدى إدارة المشتريات يصبح من السهل اتخاذ القرارات الصحيحة بخصوص السلع المطلوب شرائها ومصادر الشراء.
- معرفة القوانين المنظمة لعملية البيع والشراء مما يضمن الامتثال لها، مع امتلاك الخبرة في التعريفات الجمركية والضريبية والقدرة على التعامل معها.
- تقليل هدر الأموال والسلع مع المساعدة على رفع كفاءة المنتج.
- الحفاظ على الثقة بين العملاء والمؤسسة، وذلك بفضل الجودة الملموسة في المنتج النهائي الذي تقدمه الشركة للعميل.
أنواع المشتريات
تصنف المشتريات إلى أنواع عدة، حسب طريقة استخدامها أو حسب نوعها، وعليه فهي تُصنف إلى الأنواع التالية:
أهداف إدارة المشتريات
تتمثل أهداف إدارة المشتريات في التالي:
- تحديد مصادر عديدة لشراء البضائع لتسهيل إيجاد البديل حين الحاجة لذلك.
- توريد بضائع عالية الجودة للشركة مع عدم إهدار المال فيما لا يفيد.
- توفير الأموال والتخطيط للتغلب على نتائج الأزمات الاقتصادية.
- تعزيز الثقة والعلاقات الودية مع التجار.
مسؤوليات إدارة المشتريات
ترتبط إدارة المشتريات بكل أقسام المؤسسة مما يجعل مسؤولياتها متشعبة ومن الضروري متابعة طرق القيام بها، ومن هذه المسؤوليات ما يلي:
- وضع خطط الشراء بما يلائم الموازنة المخصصة له.
- تنظيم عملية الشراء وتحديد كم تحتاج الشركة من السلع.
- التأكد من ملائمة المخازن للسلع التي يجب الاحتفاظ بها فيها.
- التواصل مع التجار للحصول على السلعة الأفضل مقابل السعر المناسب.
- التحكم في نفقات الشراء ودراسة العروض المقدمة من التجار للوصول للصفقة الرابحة.
- إصدار أوامر الشراء مع ملئها بتفاصيل السلع المطلوبة.
- التعامل مع العقود والاتفاقيات ودمجها لتسوية أي أمور قانونية تتعلق بعملية الشراء.
- تنفيذ الشراء من التجار ونقل البضاعة إلى مخازن الشركة.
عناصر برنامج إدارة المشتريات
برنامج إدارة المشتريات يساعد على تنظيم وتنفيذ عمليات الشراء بسلاسة مع تمكينك من متابعة مستوى نمو الشركة وتحديد الوقت الأفضل لتطوير قسم المشتريات، وفي الصورة التالية تجد أهم 8 عناصر تجعل هذا البرنامج من الأدوات التي لا يمكن الاستغناء عنها.
خطوات عملية الشراء
عندما تشتري المستلزمات الخاصة بالشركة لن تتمكن من اتخاذ قرار الشراء من مورد معين دون إجراء بضعة خطوات تضمن لك صفقة ناجحة وعدم إهدار المال، وتتضمن تلك الخطوات ما يلي:
تحديد ما تحتاجه المؤسسة
حدد ما تحتاج إلى استكماله من سلع لتستمر عملية الإنتاج بكفاءة، ويجب أن يتم تحديد ذلك خلال فترة معينة، لحساب عدد القطع المطلوبة من كل منتج وضمان كفايتها خلال تلك الفترة، وخلال تلك الفترة ستحتاج للتعاون مع أقسام المؤسسة الأخرى للوقوف على المتطلبات اللازمة لكل قسم وتوفيرها.
إصدار الطلب
وهو مستند رسمي يتم تقديمه من إدارة المشتريات إلى مدير الشركة أو القسم الذي يتولى الإشراف على عمليات الشراء لإعلامه بتفاصيل السلعا لمطلوب شرائها من حيث أسعارها ونوعها والكميات المطلوبة منها وغير ذلك من معلومات، ويمكن أن يتم قبول الطلب وتسييره أو رفضه وإجراء تعديلات عليه حتى يصبح مقبولًا.
اختيار المورد
هذه خطوة مهمة جدًا لأن هذا المورد قد يصبح مصدرًا دائمًا للسلع التي تحتاجها الشركة، ويمكن إرسال طلب عرض أسعار (RFQ) للموردين المحتملين مع تسليمهم تفاصيل المنتجات المطلوبة، وبالاستناد على العروض التي يقدمونها من حيث التكلفة ومستوى الجودة والوقت المستغرق لتجهيز الطلب عليك اختيار الأفضل للتعامل معه.
إصدار أمر الشراء
وهو مستند رسمي يتم تحديد كافة تفاصيل السلعة المطلوبة فيه، وعبره يتم الاتفاق على موعد استلام البضائع ومكان الاستلام وكذلك يتم تحديد تفاصيل أخرى تتعلق بالمنتج المطلوب.
توقيع العقود
تأتي هذه المرحلة بعد تقديم تفاصيل الطلب إلى المورد، الذي يقدم أسعاره ومواعيد إنتاج السلع المطلوبة وتحضيرها للتسليم، ويتم الاتفاق بين الطرفين على أي جوانب تتعلق بعملية الشراء سواء كانت تخص مواعيد التسليم أو الكمية أو السعر.
استلام البضائع وفحصها
هنا ترى بنفسك ما إذا كانت السلع التي حصلت عليها على المستوى المطلوب بالفعل أم لا، كما تتحقق من الكميات المطلوبة وأن السلع التي تم استلامها مطابقة لما تم طلبه في أمر الشراء.
عمل المطابقة الثلاثية
ويُقصد بذلك المقارنة بين أمر الشراء وإيصال الطلب والفاتورة، وذلك للتحقق من التطابق بين أمر الشراء وتكلفة البضائع، مع العلم أنه لا يمكن سداد أي تكاليف لم ترد بها فاتورة واضحة أو غير معتمدة.
قبول الفواتير والسداد
بعد مراجعة تفاصيل أمر الشراء والفواتير والتأكد من أن كل شيء صحيح يتم سداد المبلغ المتفق عليه لقاء شراء السلع المطلوبة، وإن كان سيتم الدفع آجلًا فيتم الاتفاق بشأن تفاصيل السداد.
تسجيل عملية الشراء
يجب تقييد كل تفاصيل عملية الشراء محاسبيًا؛ لأن هذا يُساعد في تقييم اتجاهات الشركة ومقارنة أسعار البضائع بين الموردين، كما يحقق للمؤسسة معرفة بكافة جهات إنفاقها ويساعدها على اتخاذ قرارات ملائمة.
التحديات التي تواجه إدارة المشتريات
هناك تحديات عديدة تواجهها إدارة المشتريات في أي مؤسسة، ومن هذه التحديات ما يلي:
ارتفاع الأسعار
تواجه معظم الشركات تلك المشكلة خاصةً عند الشراء بعملة مختلفة عن العملة المحلية، لأن فرق العملة يسبب رفع التكلفة، مما يقضي على فرص تقليل التكاليف وزيادة نسبة الأرباح.
محدودية الميزانية وتعنت الإدارة
يتم تخصيص مبلغ معين لشراء الاحتياجات بناءً على التخطيط المالي للمؤسسة، وقد لا يكفي هذا المبلغ لشراء ما تحتاجه المؤسسة من سلع تكفيها للفترة التي تم التخطيط لها مما يسبب تقليل الكمية أو القبول بجودة أقل، وفي الحالتين سيكون التأثير سلبيًا على الشركة ككل، ومع تعنت الإدارة لا يتمكن فريق المشتريات من الحصول على صفقة مناسبة.
قلة البائعين أو زيادتهم بشكل كبير
قلة الفرص أو الخيارت المتاحة يعد أمرًا محيرًا عند الرغبة في شراء السلع التي تحتاجها الشركة خاصةً إذا لم تجد ما يُرضي توقعاتك، وبنفس الوقت فإن الزيادة في الموردين تسبب الحيرة والقلق من عدم المصداقية فيما يزعمه هؤلاء الموردين من مزايا تمنحهم الأفضلية عن المنافسين.
انعدام المصداقية
من أكبر التحديات التي تواجه إدارة المشتريات، حيث يخبرك المورد بأنه سيتم إنتاج سلعتك بمواصفات معينة مقابل سعر محدد ثم تجد شيء آخر غير ما تم الاتفاق عليه، وقد تتسبب تلك المشكلة في هدر الأموال أو انخفاض جودة المنتجات إن تم قبول الصفقة، وحتى حال رفضها فإن شركتك تخسر الوقت مع خسارة الثقة في المورد.
قلة المعلومات المتعلقة بالمنتج
إن لم تكن هناك معلومات كافية يعتمد عليها العاملين في إدارة المشتريات فستكون هناك مشكلة لأن المجهود الذي يُبذل لإتمام الشراء سيذهب هباءً ولن يكون المنتج على المستوى المطلوب مما يضيع الوقت والمال.
عدم الإلمام بقوانين الشراء
قد تسبب قلة الخبرة بهذه القوانين مشكلات جمركية أو ضريبية أو حتى تجعل التعامل التجاري صعبًا، لذا قد يخسر الفريق كثير من الفرص جراء قلة الخبرة بالقوانين البيئية والضريبية.
كيفية تحسين أداء قسم المشتريات
هناك خطوات بسيطة إن اتبعتها تتمكن من رفع كفاءة قسم المشتريات وضمان قدرته على تحقيق الأهداف، وهذه الخطوات هي:
- النظر إلى الأحداث السابقة والتعلم من أي تجربة شرائية مرت بها الشركة مسبقًا لتفادي تكرار الأخطاء ووضع نقاط القوة في الاعتبار.
- مراقبة نشاط القسم بصورة مستمرة لرصد السلبيات والإيجابيات وتفادي أي مواطن ضعف تظهر خلال مراقبة الأداء.
- الحفاظ على التطور المستمر لمسئول المشتريات عبر توفير دورات تدريبية تساهم في تعزيز مهاراته وخبراته وتسهل مواكبته لكل جديد.
- متابعة الانحرافات في النتائج والسعي لمعرفة أسبابها لتصحيحها والابتعاد عن أي مشكلات جديدة محتملة.
معايير أداء إدارة المشتريات KPIs
تستخدم معايير KPIs لقياس مستوى الأداء في قسم المشتريات العامة، وذلك كي يتم كشف مواطن الضعف في الأداء والعمل على تقويتها، بالإضافة إلى العمل على اغتنام نقاط القوة وتحويلها إلى أدوات فعالة للحصول على أفضل السلع بأنسب الأسعار، وتنقسم تلك المعايير إلى:
معايير أداء مالي Cost-Saving KPIs
تهتم هذه المعايير بقياس الإيرادات والنفقات التي تقوم بها الإدارة وتساهم في وضع خطط فضل للشراء حال كانت النفقات زائدة، ويمكنها ذلك عبر قياس ما يلي:
- نسبة الإنفاق.
- عائد الشراء الذي يتمكن الفريق من تحقيقه.
- مستوى التنافس بين الموردين وتأثيره على جودة المنتجات.
- تكلفة فواتير الشراء الورقية مقابل الاعتماد على الفواتير الإلكترونية.
معايير تسليم السلع Delivery KPIs
وهي المختصة بمتابعة متى يتم الشراء؛ للمساعدة على تنظيم خطة للمشتريات بما يناسب الموعيد المقررة لاستلام السلع وتكلفتها، ويتم قياس ذلك عبر ما يلي:
- تحديد المدة المتفق عليها لتسليم أمر الشراء للبائع وحتى تسليمه البضائع للشركة.
- معرفة مدى توافر البائعين المختلفين لنفس السلع لضمان توافر احتياج الشركة من السلع في وقت حاجتها إليها.
- معرفة نسبة اضطرار الشركة لمشتريات الطوارئ.
- تحديد الفترة الزمنية التي يتم الشراء فيها، أو بصورة أوضح معرفة كم تكفي السلع المشتراه حتى دورة الشراء التالية.
معايير جودة البضائع Quality KPIs
تحتاج الشركات إلى بضائع ذات جودة عالية ولا يمكن التنازل عن ذلك كي لا تخاطر الشركة بسمعتها وثقة عملائها، لذلك تراعي الاعتبارات التالية:
- مقارنة أوامر الشراء بما تم الحصول عليه من سلع.
- قياس مدى الالتزام بمنهج الشركة وقوانينها الشرائية لأنها تؤثر على التكاليف والأرباح.
- متابعة جودة السلع ومقارنتها بما عرضع المورد من خدمات لتقرير كونه موثوق من عدمه.
كيف تستفيد من نظام قيود المحاسبي في إدارة المشتريات؟
يساعد نظام قيود المحاسبي في جعل قسم المشتريات في أي مؤسسة أكثر قدرة على تحقيق الأهداف وتنظيم الأعمال، حيث يفيد في:
- تقديم أنظمة وباقات متنوعة تمنحك ما تحتاج إليه من تسجيل الفواتير وإصدار أوامر الشراء، وهذه المعاملات تظل محفوظة إلكترونيًا ويمكنك الوصول إليها في وقت الحاجة.
- يمكنك تنفيذ شبكة بيانات على النظام، لتتمكن من المقارنة بين الموردين وتحديد مدى قدرتهم على تنفيذ المتفق عليه من تفاصيل السلع، وجودتها، كما أنك في النهاية تحصل على مستندات تتضمن بيانات كاملة عن هؤلاء البائعين للاستفادة منها حسب الظروف.
- يساعدك نظام قيود في تتبع المخزون الخاص بك، حيث يتم تسجيل تفاصيل السلع المتاحة وإجراء تحديث دوري لتسجيل ما تم استخدامه منها، مما يعفيك من مشكلة عدم تجديد المخزون في الوقت المناسب ويمنع نفاده.
- على النظام المحاسبي من قيود تتمكن من تسجيل كافة معاملاتك المالية، ما يعني أنك تحصل على تقارير مالية وافية وكاملة لتتمكن من تقييم إدارة المشتريات ومعرفة مدى قدرتها على الالتزام بالمسؤوليات المسندة إليها وهذا ما يجعل تطوير الأعمال فيها أكثر سلاسة.
في الختام
بادر بالانضمام إلى مستخدمي نظام قيود المحاسبي عبر تجربة مجانية مدتها 14 يوم للاستفادة من الخدمات التي يقدمها خاصةً متابعة أداء إدارة المشتريات في شركتك، فهو نظام فعال وآمن، وقادر على الوفاء بكل متطلبات نجاح الأعمال.
انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!
