منظومة الفاتورة الإلكترونية محاسبي معتمد: كيفية التعامل الناجح معها وتحقيق الكفاءة والتوفير

في عالم مليء بالتقنيات المتطورة والابتكارات الرائعة، تظهر الفاتورة الالكترونية كنجمة متلألئة في سماء الأعمال والتجارة، إنها ثروة في عالم التعاملات المالية، إذ تحمل معها العديد من المزايا والفوائد التي لا يمكن تجاهلها، فإذا كنت تبحث عن دليل يقودك خطوة بخطوة في رحلة التعامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية؛ فقد وصلت إلى المكان المناسب.. تخيل لو أنك تستطيع القول وداعًا للأوراق المتراكمة والملفات المليئة بالوثائق المالية، وأنه بإمكانك تسجيل، وتخزين، وإرسال الفواتير بكل سهولة ويسر دون عناء الطباعة والتوزيع التقليدي! هذا هو عالم الفاتورة الإلكترونية، إذ يمكنك تحقيق الكفاءة والسرعة والدقة في عملياتك المالية بطريقة مبتكرة ومبسطة؛ لذا تابع معنا حتى تبدأ في استكشاف هذا العالم الجديد.

التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية

تعد منظومة الفاتورة الإلكترونية أداة مهمة لإدارة الفواتير، وتنفيذ العمليات المحاسبية بشكل مبسط ومنظم، ولكي تتمكن من التسجيل في هذه المنظومة واستخدامها، قد تحتاج إلى تقديم المستندات والمعلومات التالية:

• مستندات الهوية: ومنها:
  • صورة بطاقة الهوية الشخصية للشركة أو المسؤول القانوني.
  • صور من سجل الشركات أو الوثائق الرسمية الأخرى التي تثبت هوية الشركة.
• مستندات التسجيل:
  • نسخة من عقد تأسيس الشركة، أو النظام الأساسي للشركة.
  • نسخ من شهادة التسجيل التجاري للشركة.
  • نسخة من رخصة المزاولة للشركة (إن وجدت).
• معلومات الاتصال:
  • عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالشركة.
  • رقم الهاتف، والفاكس الخاص بالشركة.
  • عنوان المقر الرئيس للشركة.
• معلومات بنكية:
  • اسم البنك، وفرعه الذي تتعامل معه الشركة.
  • رقم الحساب البنكي للشركة.
• معلومات ضريبية:
  • رقم ضريبة القيمة المضافة (إن كانت الشركة مسجلة في نظام الضريبة).
  • أرقام ضريبة الدخل (إن كانت الشركة مسجلة في نظام الضريبة).

تنويه

قد تختلف المستندات المطلوبة وفقًا للقوانين واللوائح المعمول بها في بلدك، ونوع الشركة التي تقوم بتسجيلها؛ لذا يُنصح بالاطلاع على متطلبات الهيئات الحكومية المعنية، أو الجهة المشرفة على منظومة الفاتورة الإلكترونية؛ للحصول على قائمة مفصلة بالمستندات المطلوبة في حالتك الخاصة.

شرح الفاتورة الإلكترونية وكيفية التعامل معها 

تعد الفاتورة الإلكترونية وسيلة فعالة لإصدار وتبادل الفواتير بين الأفراد والشركات، ولضمان سلامة وموثوقية عملية التعامل مع الفواتير الإلكترونية؛ هناك بعض الضوابط التي يجب اتباعها، والتي تتمثل فيما يلي:

العمل بمبدأ النزاهة والشفافية

يجب أن يكون التعامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية مبنيًا على مبدأ النزاهة والشفافية، إذ يجب على الشركات والأفراد إصدار فواتير موثوقة وصحيحة، وتوفير تفاصيل دقيقة عن المعاملات التجارية المنفذة، مثل: الأصناف المباعة، أو الخدمات المقدمة، بالإضافة إلى الأسعار.

التحقق من الهوية والتوقيع الإلكتروني

يجب أن يُتحقق من هوية الطرفين المتعاملين ووجود توقيع إلكتروني صحيح على الفاتورة الإلكترونية، ويتم ذلك عادة من خلال استخدام شهادات رقمية، أو وسائل توقيع إلكتروني معترف بها قانونيًا؛ فهذا يساعد في التأكد من أن الفاتورة غير مزورة، وأن الأطراف المتعاملة هي الأشخاص المخولين بالتوقيع عليها.

المطابقة للمتطلبات القانونية

يجب أن تلتزم الفواتير الإلكترونية بالقوانين واللوائح المحلية والدولية المعمول بها، إذ يتضمن ذلك: الامتثال لمتطلبات ضريبة القيمة المضافة (VAT)، وقوانين الضرائب، والقوانين التجارية الأخرى ذات الصلة، كما ينبغي على المتعاملين التأكد من التعرف على التشريعات المعمول بها في البلدان التي يتعاملون معها، والامتثال لها بدقة.

الحفاظ على السرية والأمان

يجب أن يُحتفظ بسرية وأمان نموذج الفاتورة الإلكترونية والمعلومات التي تتعلق به، إذ ينبغي استخدام تقنيات التشفير المناسبة لحماية الفواتير، وتأمين الاتصالات.

يجب أيضًا أن يكون لدى الأطراف المعنية إجراءات أمان صارمة؛ لمنع الوصول غير المصرح به، واستخدام البيانات بشكل غير قانوني.

الاحتفاظ بالسجلات والنسخ الاحتياطية

يجب الاحتفاظ بسجلات دقيقة ومحدثة للفواتير الإلكترونية لفترة زمنية معينة وفقًا للمتطلبات القانونية، وأيضًا إنشاء نسخ احتياطية لها، وتخزينها بشكل آمن؛ لضمان استعادتها في حالة فقدان البيانات، أو حوادث أخرى.

التدقيق الداخلي والخارجي

يفضل إجراء عمليات تدقيق داخلية وخارجية بشكل منتظم؛ للتعامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية بشكل جيد، والتحقق من سلامة ودقة الفواتير، وكذلك التأكد من الامتثال للسياسات والإجراءات المعتمدة، وتذكر أنه يمكن أن يشمل التدقيق أيضًا: فحص سلامة البيانات، وسلامة الأنظمة المستخدمة في إصدار وتبادل الفواتير.

التوثيق والتخزين الإلكتروني

يجب أن تُوثق العمليات المتعلقة بالفواتير الإلكترونية وتسجيلها بشكل مناسب، إذ يمكن استخدام التوقيع الإلكتروني، والأدلة الرقمية الأخرى؛ لتأكيد صحة وسلامة الفواتير.

يجب تخزين الفواتير الإلكترونية في مستودع آمن، ويمكن الوصول إليه بسهولة لفترة زمنية محددة.

تنويه

من المهم أن تُتبع هذه الضوابط والإجراءات؛ لضمان سلامة وموثوقية التعامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية، إذ يساهم التقيد بتلك الضوابط في تحسين كفاءة العمليات التجارية، وتقليل المخاطر المحتملة المتعلقة بالتزوير، أو التلاعب في الفواتير.

طريقة التعامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية 

إن الفاتورة الإلكترونية أصبحت وسيلة شائعة ومهمة لإصدار وتبادل الفواتير بين الأفراد والشركات، إذ توفر العديد من المزايا، مثل: التسهيل والتسريع في عملية الدفع، والتخلص من الأوراق، وتقليل التكاليف، وها نحن ذا بصدد الحديث عن كيفية التعامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية:

التحقق من صحة الفاتورة

للتعامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية، يجب التحقق من صحة الفاتورة، ومطابقتها للمعلومات المطلوبة، وكذلك التأكد من أنها تحتوي على معلومات صحيحة، مثل: اسم الشركة المصدرة، رقم الفاتورة، تاريخ الإصدار، بالإضافة إلى تفاصيل المنتجات، أو الخدمات المشتراة… وهكذا دواليك.

الحفاظ على نسخة احتياطية

من الضروري الاحتفاظ بنسخة احتياطية من الفاتورة، سواءً عن طريق حفظها على الكمبيوتر الشخصي، أو الهاتف الذكي، أو إرسالها إلى البريد الإلكتروني الشخصي، إذ يمكن أن تكون النسخة الاحتياطية مفيدة في حالة الحاجة إلى استعراض الفاتورة الالكترونية أو تقديمها لأغراض المحاسبة، أو الضرائب.

الحفاظ على أمان المعلومات

يجب مراعاة أمان المعلومات الواردة في الفواتير الإلكترونية، ويمكن تحقيق ذلك عن طريق استخدام كلمات مرور قوية؛ للوصول إلى الفواتير الإلكترونية، وضمان أن الأشخاص المصرح لهم فقط يمكنهم الوصول إلى تلك المعلومات، كما يمكن استخدام برامج مكافحة الفيروسات، والحماية الأخرى؛ للحد من خطر الاختراق، وسرقة البيانات… إلخ.

تنظيم الفواتير

يوصى للتعامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية بتنظيم الفواتير الإلكترونية في ملفات منفصلة وسهلة الوصول، إذ يمكن إنشاء مجلدات مخصصة لكل مزود خدمة أو مورد، وتسميتها بشكل مناسب؛ مما يسهل العثور على الفواتير عند الحاجة.

الاحتفاظ بالفواتير للفترة المناسبة

قد تكون هناك متطلبات قانونية للتعامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية والاحتفاظ بالفواتير لفترة محددة، إذ يجب الاطلاع على القوانين واللوائح المحلية؛ لمعرفة المدة المطلوبة للاحتفاظ بالفواتير الإلكترونية، واتباع تلك القوانين.

بعد انتهاء فترة الاحتفاظ المطلوبة، يمكن التخلص من الفواتير بطرق آمنة وملائمة، مثل: التخلص منها بواسطة آلات تدمير الوثائق، أو حذفها بشكل آمن من الأجهزة الإلكترونية.

استخدام البرامج المحاسبية

يمكن استخدام البرامج المحاسبية المتخصصة لإدارة الفواتير الإلكترونية بشكل فعال، ومن أمثلتها: برنامج قيود المحاسبي، إذ يوفر ميزات، مثل: إصدار الفواتير بشكل أوتوماتيكي، وتنظيم السجلات المالية، ومتابعة حالة الدفعات، وإنشاء تقارير مالية، كما يمكن أن يساعد في تبسيط وتنظيم عملية الفواتير الإلكترونية، والتعامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية بشكل جيد.

تواصل مع الجهات المعنية

في حالة وجود أي استفسارات أو مشكلات متعلقة بالفواتير الإلكترونية، يجب التواصل مع الجهات المعنية، مثل: مزودي الخدمة، أو الدعم الفني، إذ يمكنهم تقديم المساعدة والإرشاد؛ للتعامل مع أي مشكلة تنشأ.

في الختام 

أود أن أشجعك على الانتقال إلى عصر الفواتير الإلكترونية، واستكشاف فوائدها المدهشة، إذ إنها تحول رقمي مذهل يمكن أن يغير تمامًا طريقة عملك، ويجعلك تتبنى التكنولوجيا بكل ثقة، فمع منظومة الفاتورة الإلكترونية؛ لن تعد بحاجة إلى القلق بشأن الفواتير المفقودة، أو الملفات المبعثرة، إذ يمكنك ببساطة إصدار وإرسال الفواتير بنقرة زر واحدة، وتتبع المدفوعات والمبيعات بسهولة تامة، وإذا كنت تتساءل: ماذا عن توفير المال والوقت؟ مع الفواتير الإلكترونية؛ ستقلل من التكاليف التشغيلية، وتحسن كفاءة عملك، ولن تضطر بعد الآن إلى شراء أوراق الفاتورة، والطوابع… كل شيء سيتم بسرعة وسهولة عبر الإنترنت؛ مما يسمح لك بتوجيه اهتمامك ومواردك لتطوير عملك.

اجعل الفاتورة الإلكترونية همزة الوصل بينك وبين المستقبل؛ لذا بادر الآن واستمتع بفوائد التعامل مع منظومة الفواتير الإلكترونية عبر برنامج قيود، والجدير بالذكر أن البرنامج يقدم أيضًا لجميع عملائه: أنظمة الفاتورة الإلكترونية، وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… إلخ؛ مما يجعله أفضل برنامج محاسبة متكامل.

بعد أن علمت كيفية التعامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية؛ جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا، وستجد نفسك مجهزًا بقوة المعرفة الشاملة والأدوات السحرية للتعامل معها.