محاسب العملاء: الدورة المستندية مع المهام والمسؤوليات

يقع العبء الأكبر على محاسب العملاء في الإدارة الجيدة للأرصدة الخاصة بالعملاء، ومتابعة الفواتير المصدرة وتواريخ التحصيل المتعارف عليها داخل السياسة النقدية للشركة، كما يتعين عليه مراقبة تواريخ استحقاق الأوراق التجارية مقبولة الدفع مثل الشيكات المصرفية، وذلك بالاضافة إلى إجراء جميع التسويات الخاصة بتلك الحسابات وإعداد كشوف الجرد اليومية والأسبوعية، والشهرية والتعاون مع محاسب الخزينة في مراقبة التدفقات النقدية داخل المنشأة، سنتعرف كل كل تلك التفاصيل في سياق السطور القليلة القادمة.  

محاسب العملاء: المهام والمسئوليات الوظيفية 

تختلف وظيفة محاسب العملاء من شركة لأخرى وذلك تبعاً لطبيعة كل منشأة ولكن دعنا نتفق على بعض المهام والمسئوليات الثابتة والتي لا تتغير إلا في بعض المنشآت المتخصصة ونذكرها على النحو التالي:

مراجعة الأرصدة الخاصة بالمبيعات النقدية والآجلة والتأكد من مطابقة الأرصدة 

كما هو معروف لدينا أن حساب العملاء حساب مدين بطبيعته، ويرتبط حساب العملاء بحسابين أساسيين وهما حساب الإيرادات وحساب المبيعات سواءً الآجلة أو المبيعات النقدية، ويرتبط حساب العملاء أكثر بالمبيعات الآجلة حيث إذا كانت المبيعات نقداً فإن التأثير الأكبر سيكون على حساب الخزينة.

الوصف الوظيفي لمهنة محاسب العملاء داخل الشركات 

• التواصل المباشر مع العملاء لتحديد الاحتياجات والطلبات والعروض الترويجية المناسبة لهم ودراسة حالة السوق وعرض تقارير دورية بخصوص هذا الشأن على الإدارة العليا للشركة.
• التواصل المباشر مع مشرفين المبيعات ومندوبي المبيعات وعلاج أوجه القصور من الناحية المحاسبية وعرض المشاكل الخاصة بقسم المبيعات على الإدارة ومحاولة اقتراح حل تلك المشاكل التي تواجهه.
• التفاوض على العقود المبرمة بين الشركة وكبار العملاء وبين الشركة وكبار الموردين بحيث يكون العملاء راضين بالأسعار وجودة المنتجات وبحيث نحصل على أكبر خصم ممكن وبأسعار جيدة من الموردين وعرض تلك العقود أيضاً على الإدارة العليا.
• ضرورة تفعيل خدمات ما بعد البيع والمتابعة الدورية للعميل ومحاولة التوسع رأسياً بدلاً من التوسع الأفقي وذلك عن طريق أن العميل يحاول إقناع عميل آخر بضرورة التعامل مع الشركة وهكذا.
• يتم عمل ميزان مراجعة للعملاء ومتابعة طرق التحصيل المختلفة وما تم استحداثه من طرق تحصيل مثل المحافظ الالكترونية أو تحويل عن طريق التطبيقات الخاصة بالهاتف المحمول.
• عمل تقرير المديونية الكامل أسبوعياً وشهرياً ومحاولة التقسيط أو جدولة تلك الديون والتوصل لإتفاق مناسب يرضي جميع الأطراف ولا تتحول إلى ديون معدومة فهي تعتبر خسارة على الشركة.
• إعداد التقارير الخاصة بـ مردودات المبيعات والمرتجعات ومحاولة معالجة تلف البضاعة والتأكيد على إدارة المخزن بعدم استلام أي وحدات معيبة من الموردين.  
• عمل تقرير مبيعات يشمل المقارنة بين فترات السنة ويوضح الفروق بين الأرقام صعوداً وهبوطاً .
• الاهتمام الكامل بالدورة المستندية وذلك لحسابات العملاء و حسابات الموردين ومتابعة تحصيل أوراق القبض وسداد أوراق الدفع والاشتراك مع محاسب الخزينة ومحاسب البنك في إعداد مذكرة التسوية الخاصة بالبنك. 

مثال تطبيقي

في شركة الأمل لتجارة السيارات تم بيع عدد سيارة بقيمة 200.000 ريال سعودي وقد تم دفع نصف القيمة نقداً وتم تأجيل باقي القيمة لتستحق بعد ثلاثون يوماً من تاريخ الفاتورة ما هي المعالجة المحاسبية لذلك؟

يتضح لنا في هذا المثال أنه لم يتم دفع القيمة كاملة فسيكون التأثير على ثلاث حسابات وهم حساب الخزينة إذا كان الدفع نقداً أو البنك إذا كان الدفع بشيك وحساب العملاء وهو المبلغ المستحق المتبقي على حسابهم والحساب الثالث هو حساب الإيرادات أو حساب إيراد المبيعات ولذلك فسيكون شكل القيد المحاسبي كالتالي:

واستكمالاً لما تم عرضه فإن حسابات العملاء تتأثر بالسلب حين يدفع العميل جزءً من المبالغ المستحقة عليه لذلك عند أخذ المبالغ يسجل حساب العملاء بالجانب الدائن بالنسبة للمنشأة ويتم تخفيض قيمة المبلغ المدفوع من حساب إجمالي العملاء لذلك سيكون القيد المحاسبي كالتالي:

 وفي بعض الأحيان يحدث تلف للبضاعة إما في الطريق أو كانت بعض الوحدات تالفة داخل رصيد المخزون  فبالتالي سيتكون حساب باسم مردودات المبيعات وهو بالنسبة للمنشأة حساب مدين لأنها مبالغ مستحقة من المنشأة إلى العميل وسيكون القيد المحاسبي في حالات البضاعة المرتجعة كالتالي:

 نتطرق إلى بند آخر في متابعة حسابات العملاء ألا وهو الديون المعدومة والديون المشكوك في تحصيلها وهي مبالغ مستحقة على العميل وقد مضى عليها وقت طويل وقد اتخذت الشركة كل الإجراءات القانونية في المطالبة بحقها هنا تتدخل المعايير المحاسبية العالمية وتطبيقاً لمبدأ الحيطة والحذر فإن على محاسب العملاء عمل حساب مخصص ديون معدومة مخصص ديون مشكوك في تحصيلها وتتم المعالجة المحاسبية لهذا المخصص باعتباره مصروف ويتم وضعه في الجانب المدين في الميزانية العمومية آخر الفترة أو في قائمة المركز المالي الدورية إذا كانت المنشأة تعدها في مدة ربع سنوي أو نصف سنوي أو خلال العام.

متابعة الأرصدة الخاصة بالعملاء وعمل تقرير مجمع بحالة العملاء ومتابعة فترات سداد المتحصلات النقدية المستحقة عليهم 

حتى يقوم محاسب العملاء بمتابعة الأرصدة الخاصة بالعملاء فلابد من مراجعة بعض البنود الهامة والتي نذكرها فيما يلي:

• الخصم النقدي : وهو خصم مسموح من الشركة في حالة أن العميل قد دفع المبلغ المستحق عليه نقداً فإن الشركة تعطي له حافز وفي معظم الأحيان لا يتعدى 1% من إجمالي قيمة الفاتورة لذلك يجب مراعاة الخصم النقدي عند مراجعة إجمالي فواتير العميل، ويتم تحديد المبلغ المدفوع فعلياً والذي يظهر مباشرة في حساب الخزينة.
• الخصم التجاري: وهو خصم تعطيه الشركة للتاجر نظير عدم الثبات في الأسعار داخل عرض الأسعار المتاح حيث يمكن أن يحدث بعض التقلبات في الأسعار، وبالتالي يجب الاهتمام بالتاجر وإعطائه خصماً تجارياً يستطيع من خلاله التغلب على الاضطرابات في الأسعار.

بعد مراعاة جميع البنود السابقة يمكنك الآن إعداد التقرير الخاص بالعملاء وسيكون كالتالي:

 وهذا التقرير يوضح المبالغ المستحقة على العملاء في آخر السنة المالية وقد تم تقسيم العملاء إلى فئات متعددة وهذا التقرير له أهمية كبرى للإدارة، ومن خلاله يتم مراقبة الحسابات وقائمة التدفقات النقدية الداخلة للمنشأة. 

متابعة أوراق القبض والتحصيل المسلمة من العملاء إلى مناديب البيع 

وتعتبر تلك المهمة من أساسيات عمل محاسب العملاء حيث أنه يطابق الارصدة الخاصة بالعملاء مع أوراق القبض المسلمة إليه من مندوبي البيع ثم يتخذ المعالجة المحاسبية اللازمة لجميع الأوراق التجارية الخاصة بالمنشأة وتبدأ القيود المحاسبية في هذا الشأن على النحو التالي:

الحالة الأولى

عند استلام الشيكات من مناديب البيع يتم تحرير قيد اليومية التالي فلنفرض مثلاً أنه تم استلام شيكات بقيمة 10000 ريال سعودي بشيك يستحق بعد ثلاثين يوماً فإن المحاسب يسجل القيد التالي:

الحالة الثانية

إذا تم استلام الشيك من العملاء ويوجد أرباح تجارية مستقطعة من حساب الشيك سيكون قيد اليومية مختلف وسيكون من ثلاثة أطراف وذلك على النحو التالي:

ثم بعد ذلك يتم تحصيل الشيك مباشرة من البنك وإيداع المبلغ بخزينة الفرع أو عمل تحويل بين حسابات العملاء إلى حساب البنكي التابع للشركة ويكون القيد المحاسبي الخاص بتلك العملية على النحو التالي:

إعداد التقارير التفصيلية للمبيعات بالكميات وبالقيم وعرض تلك التقارير على الإدارة المالية للشركة

يعرف هذا التقرير باسم تقرير تفصيلي المبيعات أو تقرير تحليل المبيعات ويتضمن التقرير بيان شامل بالوحدات المباعة والنقود المحصلة مع بيان ويوضح هذا التقرير مدى قيام فريق البيع بعمله ويوضح أيضاً تقييم للعملاء الحاليين وكيفية استقطاب عملاء جدد وتتضح أهداف إعداد التقارير التفصيلية للمبيعات من خلال النقاط التالية:

• تستخدم تقارير المبيعات في تحديد أهداف الشركة على المستوى البعيد.

• يمكننا تحديد أوامر الشراء من خلال متابعة حجم المبيعات وذلك عن طريق قياس حجم المبيعات بمستويات أسعار المنافسين وإذا اتضح أن المنافسين أسعارهم أقل فذلك يعني أن عمليات الشراء داخل المنشأة من المصنع أو المورد الأول بها بعض القصور .

• توضح تقارير المبيعات مدى نجاح خطط العروض الترويجية المقدمة من قبل الشركة وهل تلك العروض أتت ثمارها عن الفترة التي تم قياس المبيعات فيها أم لا، كما يوضح أياً من تلك العروض قد نال إعجاب العملاء وأياً منها لم يتلقى قبول ورضا من قبل العملاء، وتوضح أياً تبعاً تقسيم العملاء إلى مناطق جغرافية أياً من تلك المناطق تحتاج إلى خطط تسويقية وترويجية أكثر من المنطقة الأخرى.  

• تحسين وتطوير فريق المبيعات داخل الشركة فمن خلال التقرير الخاص بالمبيعات سيتضح المناديب الأكثر إنتاجاً والمناديب الأقل إنتاجاً وعليه يمكن لإدارة الشركة القيام بعمل دورات تدريبية على مهارات البيع والتسويق.

نموذج تقارير تفصيلية للمبيعات 

في الختام 

إلى هنا نكون قد انتهينا من عرض تفصيلي عن مهام ومسئوليات محاسب العملاء مع عرض أمثلة عملية وتطبيقية توضح العمليات والقيود اليومية التي يتم تسجيلها في الدورة المستندية الخاصة بمهام عمله ثم تم عرض الوصف الوظيفي كاملاً محاسب العملاء ونرجو أن نكون قد وفقنا في عرض ذلك. 

انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم  المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!