في ظل التحول الرقمي السريع الذي يشهده العالم، أصبحت الفواتير الإلكترونية جزءًا أساسيًا من العمليات التجارية الحديثة. الفاتورة الإلكترونية ليست مجرد بديل رقمي للفاتورة التقليدية فحسب، بل هي أداة تساهم في تعزيز الكفاءة والشفافية وتسهيل عملية الامتثال للمتطلبات القانونية. في المملكة العربية السعودية، تعتبر هيئة الزكاة والضريبة والجمارك الجهة المنظمة لهذا النظام، حيث وضعت معايير صارمة لضمان توافق الفواتير الإلكترونية مع الأنظمة المعمول بها.
في هذا المقال، سنتناول بشكل مفصل شكل الفاتورة الإلكترونية المتوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ونتعرف على العناصر الأساسية التي يجب أن تتضمنها الفاتورة لضمان الامتثال وتفادي المخالفات. كما سنلقي الضوء على أهمية هذه الفواتير في تحسين إدارة الأعمال وتوفير الوقت والجهد لأصحاب الشركات.
ما هو تعريف الفاتورة الإلكترونية؟
يتمثل تعريف شكل الفاتورة الإلكترونية في أنها وثيقة إلكترونية تُصدر وتحفظ باستخدام نظام إلكتروني يتوافق مع متطلبات الهيئة الضريبية المعنية، سواء كانت في المملكة العربية السعودية، أو مصر، أو الإمارات… وغيرها من الدول، والجدير بالذكر أن الفاتورة الإلكترونية تعد بديلًا رقميًا عن الفاتورة التقليدية المطبوعة على الورق، وتتمتع بالقوة القانونية والمصداقية ذاتها.
لماذا يجري تقديم الفاتورة الضريبية الإلكترونية في المملكة العربية السعودية؟
تقدم المملكة العربية السعودية الفواتير الضريبية الإلكترونية؛ بهدف الانتقال إلى بيئة رقمية فعالة، وتحقيق العديد من المزايا، والتي تتمثل فيما يلي:
تسهيل المعاملات المالية
يعمل شكل الفاتورة الإلكترونية على تبسيط وتسهيل عمليات الفوترة والتحصيل الضريبي، فبدلًا من الاعتماد على الفواتير الورقية التقليدية؛ يمكن للشركات إصدار وتبادل الفواتير الإلكترونية بسرعة وسهولة عبر الإنترنت؛ وبالتالي هذا يساهم في تحسين كفاءة العمليات المالية، وتقليل الأخطاء البشرية المحتملة.
إنشاء قاعدة بيانات مشتركة
يعمل نظام الفواتير الضريبية الإلكترونية على إنشاء قاعدة بيانات مركزية ومشتركة تضم جميع الفواتير الضريبية للشركات؛ وبالتالي يتيح ذلك للجهات الحكومية والمراجعين الماليين مراجعة الحسابات، والتحقق من صحة العمليات المالية بشكل أكثر دقة وموثوقية، كما يسهل اكتشاف أي أنشطة احتيالية، أو تلاعب في البيانات بسرعة أكبر.
تسريع عمليات التدقيق
بفضل الفواتير الضريبية الإلكترونية، يمكن تسريع عمليات التدقيق والمراجعة الضريبية، إذ يمكن للمراجعين الوصول إلى الفواتير الإلكترونية والبيانات ذات الصلة بسهولة؛ وبالتالي يكون لديهم قدرة أكبر على تحليل المعلومات، وكشف أي مخالفات ضريبية بشكل أسرع وأكثر فعالية.
تتبع المعاملات في الوقت الفعلي
يوفر شكل الفاتورة الإلكترونية الضريبية إمكانية تتبع المعاملات المالية في الوقت الفعلي، إذ يمكن للشركات والمراجعين والجهات الحكومية مراقبة التدفقات المالية، وتحليل البيانات بشكل فوري؛ مما يساهم في اتخاذ القرارات الاقتصادية السريعة والمستنيرة.
أنواع الفاتورة الإلكترونية
بالحديث عن أنواع الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية؛ فهناك نوعان منها، وهما كما يلي:
الفاتورة الضريبية
يمكن تعريف الفاتورة الضريبية بأنها تلك الفاتورة التي تسمى B2B، أي: ترسل بين شركة وأخرى، ولا بد من أن تحتوي على العناصر التالية:
- المعلومات الخاصة المشتري، بدءًا من: الاسم، العنوان.
- رقم الفاتورة نفسها.
- اسم المنشأة، وعنوانها.
- السعر.
- رقم المنشأة الضريبي.
- توصيف الخدمات، أو المنتجات المقدمة.
- توصيف للكمية.
- التاريخ.
الفاتورة الضريبية المبسطة
يمكن تعريف الفاتورة الضريبية المبسطة بأنها تلك الفاتورة التي تسمى B2C، والتي ترسل من شركة إلى عميل، ولا بد من أن تتوافق مع شروط وعناصر الفاتورة الضريبية المبسطة في المملكة العربية السعودية.
نموذج للفاتورة الضريبية (B2B)
أمور يجب مراعاتها في شكل الفاتورة الإلكترونية
تتضمن الفاتورة الإلكترونية مجموعة من النقاط الرئيسة التي تجب مراعاتها وفقًا للشروط والضوابط التي يحددها النظام الضريبي في كل دولة، ومن بين النقاط الرئيسة يمكن ذكر:
البيانات الضرورية
يجب أن تتضمن الفاتورة الإلكترونية معلومات محددة وضرورية، مثل: اسم، وعنوان المورّد، والمستفيد، بالإضافة إلى تفاصيل السلع أو الخدمات المقدمة، بما في ذلك: الكمية، والسعر، والضرائب المطبقة.
التوقيع الرقمي
يجب أن يحتوي شكل الفاتورة الإلكترونية على توقيع رقمي يثبت صحة المستند وأصالته، إذ يُستخدم التوقيع الرقمي للتحقق من أن الفاتورة لم تتعرض لأي تلاعب أو تغيير غير مصرح به.
التوافق مع القوانين الضريبية
يجب أن تلتزم الفاتورة الإلكترونية بالقوانين واللوائح الضريبية المعمول بها في البلد المعني، ويتضمن ذلك: الامتثال للمعايير التقنية والتنظيمية المحددة للفوترة الإلكترونية.
الاحتفاظ والتخزين
يجب أن تخزن الفاتورة الإلكترونية لفترة زمنية محددة وفقاً لمتطلبات الضرائب، والجدير بالذكر أنه يمكن تخزينها في صيغة إلكترونية، أو ورقية بحسب القوانين المعمول بها.
شكل الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية
طُبق نظام الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية في عدة مراحل، وقد حُدد موعد محدد لتطبيق كل مرحلة من هذا النظام، ويمكن اختصار ذلك فيما يلي:
مرحلة الإصدار
بدأت مرحلة الإصدار في 4 ديسمبر عام 2021م، وفي هذه المرحلة، يتعين على المنشآت إصدار الفواتير الإلكترونية بدلًا من الفواتير الورقية التقليدية، والجدير بالذكر أنه يجب أن تتماشى الفواتير الإلكترونية مع المتطلبات القانونية والضريبية المحددة.
شكل الفاتورة الإلكترونية في مرحلة الإصدار
شكل الفاتورة الإلكترونية في هذه المرحلة يشمل المعلومات التالية:
- اسم المنشأة، وعنوانها.
- رقم الهوية الضريبية للمنشأة.
- تاريخ إصدار الفاتورة.
- رقم الفاتورة.
- وصف البضاعة، أو الخدمة المقدمة.
- الكمية، والوحدة.
- السعر للوحدة الواحدة.
- الضريبة المطبقة (إذا كانت هناك ضريبة مقررة).
- المبلغ الإجمالي.
مرحلة الربط
بدأت مرحلة الربط في 1 يناير عام 2023م، وفي هذه المرحلة، يجب على المنشآت ربط نظامها المحاسبي ونظام الفواتير الإلكترونية الخاص بها بنظام الهيئة العامة للزكاة والضريبة والجمارك السعودية، والجدير بالذكر أن ذلك يتطلب تكاملًا تقنيًا يضمن تدفق المعلومات بشكل سلس ودقيق بين الأنظمة المختلفة.
شكل الفاتورة الإلكترونية في مرحلة الربط
من النقاط الرئيسة المهمة في شكل الفاتورة الإلكترونية في هذه المرحلة:
- الفاتورة الإلكترونية يجب أن تحتوي على رمز الباركود المطلوب؛ للتعرف على الفاتورة بشكل فعال.
- يجب أن تحتوي أيضًا على البيانات الضرورية لتسجيل العملية التجارية بشكل صحيح في النظام.
كيفية تصميم فاتورة إلكترونية متوافقة مع شروط هيئة الزكاة والضريبة والجمارك مع برنامج قيود
عند تصميم فاتورة إلكترونية متوافقة مع شروط هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عبر موقع قيود المحاسبي؛ يجب اتباع الخطوات التالية بدقة:
- نوع الفاتورة: يجب أولًا أن تحدد نوع الفاتورة المطلوبة، سواء كانت فاتورة ضريبية أو ضريبية مبسطة.
- الدخول عبر الموقع: يمكنك بعد ذلك تسجيل الدخول إلى نظام قيود.
- إنشاء الفاتورة: بعد تحديد نوع الفاتورة، يجب الانتقال إلى قائمة المبيعات، والضغط على فواتير المبيع، وسيُعاد توجيهك إلى صفحة جديدة.
- إدخال المعلومات: على الصفحة الجديدة، يجب إدخال جميع المعلومات اللازمة في الفاتورة.
- هذه المعلومات تشمل: تفاصيل العميل، تفاصيل المنتجات أو الخدمات المباعة، الأسعار، وأي ضرائب أو رسوم قابلة للتطبيق.
- حفظ وإرسال الفاتورة: بعد إدخال جميع المعلومات المطلوبة، يجب حفظ الفاتورة وإرسالها.
- يمكنك الاستفادة من وظيفة حفظ الفاتورة للرجوع إليها في أي وقت لاحق، ثم ستراجع الهيئة المختصة الفاتورة قبل قبولها رسميًا.
- متابعة حالة الفاتورة: من خلال قائمة المبيعات، يمكنك متابعة تفاصيل جميع الفواتير السابقة.
- تحقق من حالة الفواتير لمعرفة ما إذا دفعت، أو تأخرت، أو ما إذا كانت الفاتورة لم تُسدد بعد.
الأسئلة الشائعة
ما هي الفاتورة الإلكترونية؟
الفاتورة الإلكترونية هي وثيقة رقمية يتم إصدارها وحفظها عبر نظام إلكتروني، وتحتوي على جميع البيانات والمعلومات الخاصة بعملية البيع أو الشراء. يجب أن تتوافق الفواتير الإلكترونية مع المعايير التي وضعتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية.
ما الفرق بين الفاتورة التقليدية والفاتورة الإلكترونية؟
الفرق الرئيسي يكمن في أن الفاتورة الإلكترونية تصدر وتخزن بشكل رقمي بالكامل عبر نظام معتمد، مما يسهل الوصول إليها ومراجعتها إلكترونيًا. كما تتيح الفاتورة الإلكترونية إمكانية التكامل مع أنظمة المحاسبة الإلكترونية وتطبيقات ضريبة القيمة المضافة.
ما هي متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للفواتير الإلكترونية؟
تشترط الهيئة أن تتضمن الفاتورة الإلكترونية بيانات مثل رقم الفاتورة، تفاصيل المورد والمشتري، التوقيع الإلكتروني، الرقم الضريبي، وضريبة القيمة المضافة. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تكون الفاتورة صادرة من نظام معتمد ويلتزم بالمعايير المحددة من قبل الهيئة.
ما هي المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية؟
المرحلة الثانية تعرف بمرحلة “الربط والتكامل”، حيث تطلب هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أن يتم ربط الأنظمة المحاسبية للشركات مباشرة بنظام الهيئة لضمان إصدار الفواتير الإلكترونية بشكل فوري وفعال. هذا يتطلب استخدام نظام محاسبي معتمد يلبي المتطلبات الفنية والتقنية.
هل نظام قيود المحاسبي معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؟
نعم، نظام قيود المحاسبي هو أحد الأنظمة المعتمدة من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وهو جاهز للمرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية. باستخدام قيود، يمكنك إصدار الفواتير الإلكترونية بسهولة وضمان توافقها الكامل مع المتطلبات النظامية، مما يضمن تجنب أي مخالفات محتملة.
كيف أضمن أن فواتيري متوافقة مع المرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية؟
لضمان التوافق مع المرحلة الثانية، يجب أن تكون الفواتير الإلكترونية التي تصدرها عبر نظام محاسبي معتمد مثل قيود، وأن يتم ربط النظام مباشرة بمنصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. كما يجب أن تحتوي الفاتورة على جميع البيانات المطلوبة وأن يتم توقيعها إلكترونيًا.
ماذا يحدث إذا لم ألتزم بإصدار الفواتير الإلكترونية المتوافقة؟
عدم الامتثال لمتطلبات الفوترة الإلكترونية قد يؤدي إلى فرض عقوبات مالية وغرامات من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. لذلك من الضروري ضمان توافق جميع الفواتير الصادرة مع المعايير المحددة.
هل يمكنني تعديل الفاتورة الإلكترونية بعد إصدارها؟
بشكل عام، يجب أن تكون الفاتورة الإلكترونية النهائية غير قابلة للتعديل بعد إصدارها، ولكن يمكن إصدار فاتورة إلغاء أو تعديلات إضافية حسب الحاجة، وهذا يعتمد على النظام المستخدم ومدى توافقه مع الأنظمة القانونية.
كيف يمكنني البدء في استخدام نظام قيود لإصدار الفواتير الإلكترونية؟
لبدء استخدام نظام قيود المحاسبي لإصدار الفواتير الإلكترونية، يمكنك الاشتراك في النظام بسهولة عبر موقع قيود الإلكتروني. بعد التسجيل، ستتمكن من ربط النظام بحسابك في هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وضمان امتثال جميع فواتيرك الإلكترونية للمعايير المطلوبة.
ما هي مكونات الفاتورة الإلكترونية المتوافقة مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؟
تتطلب هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أن تحتوي الفاتورة الإلكترونية على مجموعة من البيانات الأساسية لضمان التوافق مع المعايير النظامية. وتشمل هذه المكونات:
- عنوان الفاتورة: توضيح نوع الفاتورة (فاتورة ضريبية، فاتورة تجارية، إلخ).
- رقم الفاتورة: رقم فريد يُعطى لكل فاتورة ويجب أن يكون غير مكرر.
- تاريخ الإصدار: التاريخ الذي تم فيه إصدار الفاتورة.
- الرقم الضريبي للبائع: الرقم الضريبي للمورد أو البائع المسجل لدى هيئة الزكاة والضريبة.
- بيانات المورد: الاسم والعنوان الكامل للبائع أو المورد.
- بيانات المشتري: الاسم والعنوان الكامل للمشتري أو العميل.
- تفاصيل المنتجات أو الخدمات: وصف دقيق للسلع أو الخدمات المقدمة بما في ذلك الكميات والأسعار الفردية.
- إجمالي المبلغ: إجمالي مبلغ الفاتورة بدون الضريبة.
- قيمة الضريبة المضافة: نسبة وقيمة ضريبة القيمة المضافة المفروضة على المنتجات أو الخدمات.
- الإجمالي مع الضريبة: الإجمالي الكلي للمبلغ بعد إضافة ضريبة القيمة المضافة.
- التوقيع الإلكتروني: توقيع رقمي أو إلكتروني يثبت صحة ومصداقية الفاتورة.
- رمز الاستجابة السريعة (QR Code): لتمكين التحقق السريع والفوري من صحة الفاتورة الإلكترونية.
في الختام
نرى بوضوح أن شكل الفاتورة الإلكترونية المتوافقة مع القوانين في المملكة العربية السعودية تمثل تحولًا ثوريًا في عالم الأعمال والتجارة؛ فهي ليست مجرد ورقة إلكترونية تستبدل الفاتورة التقليدية، بل هي أداة فعالة وآمنة تعزز الشفافية، وتسهم في تحسين كفاءة العمليات التجارية، ومن خلال تبني الفاتورة الإلكترونية، يمكن للشركات والأفراد تحقيق العديد من المزايا، بدءًا من تقليل التكاليف، والزمن المستغرق في إصدار الفواتير التقليدية، وصولًا إلى التخلص من المخاطر المتعلقة بفقدان الفواتير وتزويرها، ولا تنسَ أنها تعد أيضًا أداة فعالة للتقارير المالية والمحاسبية، إذ يمكن تتبع وتحليل البيانات بسهولة ودقة، بالإضافة إلى ذلك، تعمل الفاتورة الإلكترونية كخطوة حاسمة في تطور المملكة نحو الاقتصاد الرقمي، إذ تعزز التحول الرقمي، وتدعم الابتكار والتنمية الاقتصادية، وتوفر بيئة أكثر استدامة، إذ يقل تكوين النفايات، واستخدام الموارد الورقية.
مع تنامي التوجه نحو الرقمنة والتقنية في السعودية وحول العالم، إن تقدير الفاتورة الإلكترونية مع برنامج قيود تمثل خطوة حضارية واضحة نحو المستقبل، فالبرنامج يقدم أيضًا لجميع عملائه: نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… وهكذا دواليك بأسعار تلائم الجميع؛ لذلك فهو يعد أفضل برنامج محاسبة من بين جميع برامج المحاسبة الأخرى.
بعد أن علمت ما هو شكل الفاتورة الإلكترونية المتوافقة مع القوانين في المملكة العربية السعودية؛ جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا، واستمتع بتصدير الفاتورة كما تحب أن تراها متوافقة مع شروط هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؛ لتحقيق النجاح في عالم الإدارة الحديث.
خلّك على اطلاع بكل جديد عن الفاتورة الإلكترونية والضرائب في السعودية. تابعنا على لينكد إن وتويتر عشان توصلك أحدث المقالات والتحديثات أول بأول. فرصة تتعلم وتتطور في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوت الفرصة، انضم لنا اليوم!
