سياسات وإجراءات الائتمان والتحصيل هي القاعدة الأساسية لتحقيق استقرار مالي لشركتك، لذ تأكد من وجود إجراءات قوية لضمان سداد الديون بفعالية.
ما ھي سیاسات وإجراءات الائتمان والتحصیل؟
إذا كنت صاحب عمل تنشط في صناعة معينة، سيخبرك العديد من الأشخاص أنَّه ليس لديك أي خيار سوى تزويد عملائك بالسلع على الائتمان. سيخبرونك أنَّ ذلك ضروري لنجاح عملك، تماماً كما الأوكسجين ضروري للتنفس. في الواقع، هم على حق إلى حد كبير؛ ولكنَّ ذلك ليس عبارة عن قاعدة مطلقة لكل عمل، خاصة بالنسبة للمؤسسات والمنشآت الصغيرة ذات قاعدة العملاء القليلة نسبياً.
لذا لا تقع في فخ التفكير في أنَّه يجب عليك تقديم الائتمان فقط لأنَّ الآخرين يفعلون ذلك. فكما سترى في هذه المقالة، هنالك معايير وشروط لمنح الائتمان للعملاء، وسياسات وإجراءات تنظم عملية التحصيل، والتي بدون الالتزام بها، ستصبح محاولة تحصيل المبالغ من أولئك الذين لا يدفعون لك مضيعة للوقت، وأمر مكلف ومحبط للغاية.
فما هي سیاسات وإجراءات الائتمان والتحصیل؟ وما هي شروط تقديم الائتمان، وسياسات التحصيل؟ كل ذلك وأكثر سنجيب عنه في هذا المقال.
العوامل التي يجب النظر فيها لاتخاذ قرار بتقديم الائتمان لعملائك
- متابعة حالة الصناعة: من الهام معرفة مدى تأثر صناعتك بالظروف الاقتصادية والسياسية والاجتماعية. إذا كانت صناعتك في حالة ركود أو تراجع، فقد تكون مخاطر منح الائتمان للعملاء أعلى؛ لذا يجب أن تحلل الاتجاهات والتوقعات والمنافسين في صناعتك قبل اتخاذ قرار بشأن منح الائتمان من عدمه.
- معرفة عملائك: من الهام أيضاً التحقق من موثوقية العملاء الذين ترغب في منحهم الائتمان، ومن قدرتهم المالية. استخدم مصادر مختلفة للحصول على معلومات عن سجل الدفع والسلوك المالي والسمعة التجارية للعملاء، وعليه يكون في مقدورك أن تحدد مستوى الائتمان وفترة السداد وشروط الخصم لكل عميل بناءً على تقييمك له.
- قياس حجم تعاملاتك المالية: يجب أن تحسب كذلك حجم المبيعات والأرباح والتكاليف المرتبطة بإجراء المعاملات على الائتمان. إذا كان حجم معاملاتك صغيراً نسبياً، فقد لا يستحق المخاطرة بإضافة عبء إداري ومالي لإدارة حسابات الائتمان. أما إذا كان حجم المعاملات كبيراً، فقد تحتاج إلى ضمانات أو تأمين لحماية نفسك من احتمال تكبُّد خسارة كبيرة في حالة عدم سداد الديون.
- تقييم حالتك المالية: أخيراً، يجب أن تنظر إلى موقفك المالي الحالي ومدى قدرتك تطبيق سیاسات وإجراءات الائتمان والتحصیل وتحمل المخاطر المالية. إذا كان لديك سيولة عالية ورأس مال كافٍ ومعدل نمو جيد، فقد تكون قادراً على منح الائتمان لعملائك بشكل أكثر سخاء وتنافسية. أما إذا كانت سيولتك منخفضة وديونك عالية ومعدل نمو عملك بطيئاً، فقد تحتاج إلى تقييد سياستك الائتمانية أو البحث عن مصادر تمويل بديلة.
المعايير العامة لمنح الائتمان للعملاء
- سمعة العميل: أي مدى مصداقية وثقة وانضباط العميل في التعامل مع الجهات المانحة للائتمان. تشمل سمعة العميل عوامل مثل تاريخ الدفع، والسلوك المالي، والسمعة التجارية، والتزاماته مع جهات أخرى. تساعد سمعة العميل في تقييم رغبته وقدرته في سداد الديون في المواعيد المحددة.
- قدرة العميل على الدفع: وهي مدى استطاعة العميل على توليد دخل كافٍ وسيولة مناسبة لتغطية التكاليف والالتزامات المرتبطة بالائتمان. وتشمل قدرة العميل على الدفع عوامل مثل حجم المبيعات، والأرباح، والتدفقات النقدية، والرأس المال، والنسب المالية. تساعد قدرة العميل على الدفع في تحديد حجم وشروط وضمانات الائتمان المناسبة.
- الضمانات المقدمة للعميل: أي مدى توافر أي أصول أو ضمانات أو كفالات يمكن استخدامها كحافز أو ضمان لسداد الائتمان في حالة حصول أي طارئ أو عجز عن السداد. وتشمل الضمانات المقدمة للعميل عوامل مثل نوع وقيمة وسهولة التحصيل والتصفية للأصول أو الضمانات أو الكفالات.
- الحالة الاقتصادية العامة: تشمل الحالة الاقتصادية العامة عوامل مثل مستوى التضخم، ومعدلات الفائدة، وسعر الصرف، والنمو الاقتصادي، والاستقرار السياسي، والتنظيمات القانونية. تساعد الحالة الاقتصادية العامة في تحديد الفرص والتهديدات والتحديات التي تواجه نشاط العميل وأثرها على قدرته على التسديد.
شروط منح الائتمان
- فترة الائتمان: هي المدة التي يمنحها المورد للعميل لسداد قيمة البضاعة أو الخدمة التي اشتراها على الائتمان. تختلف فترة الائتمان باختلاف نوع السلعة أو الخدمة وطبيعة السوق والمنافسة والعلاقة بين المورد والعميل.
- الخصم النقدي: هو نسبة مئوية من قيمة الفاتورة يقدمها المورد للعميل كحافز للدفع في مدة أقصر من فترة الائتمان المحددة. يساعد الخصم النقدي المورد على تسريع تحصيل مستحقاته وتقليل مخاطر عدم سداد الديون، ويساعد العميل على توفير جزء من تكلفة شرائه وزيادة ربحيته.
- السياسة المعتمدة للتحصيل: هي مجموعة من الإجراءات والأساليب التي يتبعها المورد لضمان سداد مستحقاته من قبل عملائه في المواعيد المحددة. تشمل سیاسات وإجراءات الائتمان والتحصیل إرسال فواتير وإشعارات وتذكيرات للعملاء بأوقات استحقاق دفعاتهم، والاتصال بهم هاتفياً أو شخصياً للتأكد من استلامهم للفواتير وتشجيعهم على السداد، والتفاوض معهم في حال وجود أية مشكلات أو خلافات أو صعوبات في التسديد، واتخاذ الإجراءات القانونية المناسبة في حال التأخير أو التخلف المتعمد عن السداد.
- مراقبة السياسة الائتمانية التي تتبعها الشركة: هي عملية مستمرة لقياس وتقييم أداء وفاعلية سياسة منح الائتمان التي تطبقها شركة ما على عملائها. تهدف هذه العملية إلى معرفة مدى تحقيق الأهداف المرجوة من سياسة الائتمان، وتحديد نقاط القوة والضعف في تنفيذها، واقتراح التحسينات والتعديلات اللازمة لزيادة كفاءتها وفاعليتها. تستخدم هذه العملية مؤشرات مختلفة لقياس أداء سياسة الائتمان، مثل نسبة المبيعات الآجلة إلى المبيعات الإجمالية، ومتوسط فترة الائتمان، ونسبة الديون المتعثرة إلى إجمالي الديون، ونسبة التكاليف الإدارية للائتمان إلى إجمالي التكاليف.
السياسات العامة للتحصيل
- تسليم الفواتير الصادرة لقسم التحصيل في الفترة المحددة: تهدف هذه الخطوة إلى ضمان أن تصل الفواتير إلى قسم التحصيل في أسرع وقت ممكن، حتى يتمكن من إعداد خطة التحصيل والمتابعة مع العملاء بشأن سیاسات وإجراءات الائتمان والتحصیل.
- تسليم تسويات حسابات العملاء الآجلة إلى قسم التحصيل: يتم ذلك لضمان أن يتلقى قسم التحصيل كافة المستندات والبيانات المتعلقة بحسابات العملاء الآجلة، مثل بيانات التعاقد والشروط والأجل والخصومات والضمانات. كما تساعد في تحديد حالة كل حساب والإجراءات المطلوبة لتحصيله.
- وجوب تسليم تقارير التحصيل اليومية لمسؤول التحصيل: تهدف هذه الخطوة إلى ضمان أن يتلقى مسؤول التحصيل تقارير دورية عن نشاط قسم التحصيل، مثل عدد وقيمة الفواتير المحصلة والمتبقية والمتأخرة والمشكوك في تحصيلها. كما تساعد في مراقبة أداء قسم التحصيل وتقييم فعاليته وكفاءته.
- وجوب إرسال الوثائق المؤيدة للسداد من العملاء إلى قسم التحصيل: تضمن هذه الخطوة أن يتلقى قسم التحصيل كافة الوثائق المؤيدة للسداد من العملاء، مثل سندات التحصيل أو سندات القبض أو شيكات البنك أو التحويلات المصرفية. كما تساعد في تأكيد صحة وشرعية عملية التحصيل وتخفيض مخاطر الاختلاس أو التزوير.
- تسليم تقارير حركة التحصيل اليومية لمسؤول التحصيل: تهدف هذه الخطوة إلى ضمان أن يتلقى مسؤول التحصيل تقارير دورية عن حركة التحصيل لكل محصل، مثل عدد وقيمة الزيارات والاتصالات والفواتير المحصلة وغير المحصلة؛ ومراقبة أداء المحصلين وتحفيزهم وتقديم الملاحظات والتوجيهات لهم.
- تسليم العملاء الفواتير والإشعارات من قبل المحصلين: تهدف هذه الخطوة إلى ضمان أن يتلقى العملاء الفواتير والإشعارات المتعلقة بحساباتهم الآجلة من قبل المحصلين، مثل إشعارات الاستحقاق أو التأخير أو التذكير، وتوضح حقوق وواجبات العملاء والموردين.
- تسليم فواتير العملاء الآجلة والضمانات إلى المحصلين: يضمن هذا الإجراء أن يتلقى المحصلون فواتير العملاء الآجلة والضمانات المرتبطة بها، مثل كفالات أو شيكات مؤجلة أو أوراق تجارية. كما تساعد في تحديد حالة كل فاتورة والإجراءات المطلوبة لتحصيلها.
- قبض قيمة الفواتير وتوريد القيمة: تهدف هذه الخطوة إلى ضمان أن يقوم المحصلون بقبض قيمة الفواتير من العملاء بالطرائق المتفق عليها، مثل النقد أو الشيكات أو التحويلات المالية. كما تساعد في ضمان توريد قيمة التحصيل إلى قسم التحصيل أو إلى حساب المورد في البنك في أسرع وقت ممكن.
- استلام وتسليم دفاتر سندات التحصيل إلى المحصلين: وذلك لضمان أن يستلم المحصلون دفاتر سندات التحصيل من قسم التحصيل، وأن يستخدموها لتسجيل عمليات التحصيل من العملاء بشكل دوري، وإجراء المراجعة والتدقيق.
في الختام
في الختام، يُعتبر تقديم الائتمان للعملاء قراراً استراتيجياً يتطلب مراعاة العديد من العوامل الهامة. من خلال تقييم سمعة العميل، وقدرته على الدفع والضمانات المقدمة، يمكن للشركات والمؤسسات تطبيق سیاسات وإجراءات الائتمان والتحصیل، اتخاذ قرارات صائبة بشأن منح الائتمان.
ولتسهيل إجراءات التحصيل، خصصت قيود خدماتها لتيسير ذلك لعملائها بأفضل شكل. فماذا تنتظر؟ جرِّب قيود الآن مجاناً، ولمدة 14 يوم، وابدأ رحلتك نحو تحسين إدارة الأمور المالية.
