تصميم فاتورة من قيود: معلومات قد تهمك
أصبح تصميم فاتورة أكثر من مجرد عملية إنشاء وثيقة مالية، بل أصبحت فرصةً للتعبير الإبداعي وإظهار هوية العلامة التجارية بشكل فريد؛ حيث تحتاج عملية تصميم الفاتورة سواءً أكانت فواتير مبيعات أم مشتريات أم غيرها إلى مزيج من الإبداع والتفكير الاستراتيجي، مما يتعين على المصمم أن يجد حلاً متوازناً بين تقديم المعلومات المالية بشكل واضح ومباشر، وبين إبراز عناصر التصميم والهوية البصرية للعلامة التجارية، فيمكن استخدام الألوان والخطوط والعناصر البصرية الأخرى بشكل استراتيجي لجذب الانتباه وتعزيز الاحترافية والتميز في الفاتورة، مما يجعلها ترسخ نفسها كأداة تواصل فعّالة بين الشركة وعملائها.
وفي هذه المقالة، سنستكشف كيفية تحقيق التميز في تصميم فاتورة، ونلقي الضوء على أفضل الممارسات التي يمكن اتباعها لإنتاج فواتير فعّالة وجذابة.
ما هي عملية تصميم فاتورة؟
تصميم الفاتورة هي عملية تحديد الشكل والمظهر الذي تظهر به الفاتورة التجارية، ويشمل تصميم الفاتورة استخدام الألوان والخطوط والعناصر البصرية الأخرى بشكل استراتيجي لتحقيق أهداف معينة مثل الاحترافية، وتعزيز الهوية البصرية للعلامة التجارية، وجذب الانتباه، وتسهيل قراءة وفهم المعلومات المالية المقدمة في الفاتورة؛ ويتضمن تصميم فاتورة أيضًا تنسيق المعلومات بشكل منطقي ومنظم لضمان سهولة استخدامها من قبل العملاء ودقة البيانات المقدمة فيها.
ما هي المعلومات المدرجة في محتويات تصميم الفاتورة؟
تتضمن محتويات تصميم فاتورة عناصر مختلفة تهدف إلى توفير معلومات محددة بشكل واضح ومنظم للعملاء، وتشمل هذه المحتويات عادةً:
- معلومات المورد والعميل: مثل اسم الشركة، عنوانها، ومعلومات الاتصال.
- تاريخ الفاتورة: التاريخ الذي تم إصدار الفاتورة فيه.
- رقم الفاتورة: رقم فريد يُستخدم لتحديد الفاتورة.
- البنود والخدمات المقدمة: قائمة بالمنتجات أو الخدمات التي تم تقديمها مع تفاصيلها مثل الكمية، السعر للوحدة، والمجموع الفرعي لكل بند.
- المبالغ النهائية: مجموع المبالغ المستحقة للبنود المختلفة، بما في ذلك الضرائب والخصومات إذا كانت معمولة.
- معلومات الدفع: الطرق المقبولة للدفع، مثل رقم الحساب البنكي أو طرق الدفع الإلكترونية.
- شروط الدفع: مثل العملة المستخدمة والمهلة الزمنية للدفع.
- الشروط والأحكام: بنود الاتفاقية التي يجب على العميل قراءتها والموافقة عليها.
تتفاوت محتويات تصميم فاتورة باختلاف الشركات واحتياجات العملاء، ولكن هذه العناصر الأساسية تشكل غالبًا جزءًا منها.
ما هي إجراءات تصميم فاتورة مبيعات إلكترونية؟
إليك الخطوات العامة لتصميم فاتورة إلكترونية:
- تحديد الاحتياجات والمتطلبات: قبل البدء في التصميم، يجب تحديد المعلومات التي يجب أن تظهر في الفاتورة مثل معلومات المورد والعميل، والبنود والخدمات المقدمة، والمبالغ المستحقة، وغيرها من التفاصيل الضرورية.
- اختيار برنامج لتصميم الفواتير: يمكن استخدام برامج تصميم مختلفة مثل Microsoft Word، Excel، أو برامج متخصصة في تصميم الفواتير مثل QuickBooks أو FreshBooks.
- تصميم القالب الأساسي للفاتورة: قم بإنشاء تصميم قالب أساسي للفاتورة يحتوي على العناصر الأساسية مثل شعار الشركة، ومعلومات المورد والعميل، والبنود والخدمات المقدمة، والمبالغ المستحقة.
- تخصيص التصميم والألوان: قم بتخصيص التصميم ليتناسب مع هوية العلامة التجارية الخاصة بك، واختر الألوان والخطوط التي تعكس صورة الشركة بشكل جيد.
- إضافة التفاصيل الدقيقة: أضف التفاصيل الدقيقة لكل بند في الفاتورة مثل الكميات، والأسعار، والمجموعات الفرعية، وأي ضرائب أو خصومات.
- التحقق والاختبار: قم بمراجعة الفاتورة للتأكد من دقة المعلومات وتنسيقها بشكل صحيح، ثم قم بإجراء اختبار لضمان أن الفاتورة تعمل بشكل صحيح على جميع الأجهزة والبرامج.
- حفظ واستخدام القالب: بمجرد الانتهاء من تصميم الفاتورة، قم بحفظ القالب لاستخدامه مرة أخرى لإصدار الفواتير المستقبلية بسهولة.
- إرسال الفاتورة إلكترونياً: قم بإرسال الفاتورة إلكترونياً إلى العملاء عبر البريد الإلكتروني أو بوابة الدفع الإلكترونية، وتأكد من توفير خيارات دفع آمنة ومريحة للعملاء.
كيفية تصميم نموذج فاتورة مبيعات من قيود
يتطلب تصميم فاتورة من قيود إلى الانتباه إلى التفاصيل والتركيز على الأساسيات، إليك خطوات بسيطة لتصميم فاتورة من قيود:
- بدايةً إن عملية إنشاء فاتورة بيع تتم من خلال القائمة المنسدلة للمبيعات والضغط على علامة (+) الظاهرة أمام الفواتير.
- يتم إضافة فاتورة مبيعات جديدة مع التركيز على كتابة رقم مرجعي للفاتورة ووصفها إن لزم الأمر، بالإضافة إلى اختيار العميل المطلوب أو إضافة عميل جديد.
- يتم تحديد تاريخ الإصدار والاستحقاق وشروط الدفع، وتحديد الموقع الذي سيتم بيع المنتجات منه.
- يمكن اختيار المنتج أو الخدمة المطلوبة مع تحديد الكمية المباعة وتعديل السعر إن لزم الأمر، وتحديد نسبة الضريبة.
- يتاح لك كتابة الشروط والأحكام والملاحظات الخاصة بك، وسداد قيمة الفاتورة من خلال خانة السندات.
- يمكنك أيضًا خصم المتبقي من الفاتورة لتقليل استحقاق العميل وإضافة مرفقات للفاتورة.
- في النهاية، يتم الضغط على “حفظ و موافقة” أو “حفظ كمسودة” لإمكانية التعديل على الفاتورة لاحقًا، مع العلم أنه بعد الضغط على “حفظ وموافقة” لا يمكن تعديل الفاتورة، وإنما يتم نسخها وحذف السابقة.
نموذج فاتورة مبيعات
| فاتورة
——————————————————————————–
| رقم الفاتورة: F2024-001
| تاريخ الفاتورة: 21 أبريل 2024 ——————————————————————————–
| بيانات الشركة:
| اسم الشركة: شركة مثال للتجارة العامة
| العنوان: شارع النموذج، المدينة، الدولة
| رقم الهاتف: 123-456-7890 البريد الإلكتروني: example@example.com
——————————————————————————–
| بيانات العميل: |
| اسم العميل: عبد الله محمد |
| العنوان: شارع العميل، المدينة، الدولة |
| رقم الهاتف: 987-654-3210 البريد الإلكتروني: abdullah@example.com
——————————————————————————–
| تفاصيل الفاتورة: |
|——————————————————————————–
| البضاعة / الخدمة | الكمية | السعر الواحد (بالريال السعودي) | المجموع (بالريال السعودي) |
|——————————————————————————–
| حاسوب محمول | 2 | 3000.00 | 6000.00 |
| فأرة لاسلكية | 1 | 100.00 | 100.00 |
| كيبل شحن USB | 3 | 20.00 | 60.00 |
|——————————————————————————–
| الإجمالي: 6160.00 |
|——————————————————————————–
| قيمة الضريبة (5٪): 308.00
|——————————————————————————–
| المبلغ المستحق: 6468.00 ——————————————————————————–
ما هي إيجابيات تصميم فاتورة من قيود؟
يوفر تصميم فاتورة من برنامج قيود العديد من الإيجابيات، من بينها:
- تعزيز الهوية البصرية للعلامة التجارية: يمكن استخدام تصميم الفاتورة لعرض شعار الشركة والألوان والخطوط الخاصة بالعلامة التجارية، مما يعزز الوعي بالعلامة التجارية ويعزز هويتها.
- تعزيز الإبداع: يمكن لتصميم الفاتورة أن يكون إبداعياً وجذاباً، مما يجعل العملاء ينظرون إليها بإيجابية ويتذكرون العلامة التجارية بشكل أفضل.
- تحسين احترافية الشركة: تصميم الفاتورة بطريقة احترافية يعكس اهتمام الشركة بالتفاصيل والجودة، مما يساهم في بناء سمعة إيجابية للشركة.
- تسهيل القراءة والفهم: من خلال تنظيم وتصميم المعلومات بشكل جيد، يمكن لتصميم الفاتورة أن يساعد العملاء على قراءة وفهم المعلومات بسهولة، مما يقلل من الارتباك والاستفسارات الزائدة.
- توفير الوقت والجهد: باستخدام قوالب جاهزة لتصميم الفواتير، يمكن للشركات توفير الوقت والجهد في إعداد الفواتير بشكل يدوي، مما يسمح لهم بتركيز جهودهم على مجالات أخرى من الأعمال.
- سهولة الإدارة الإلكترونية: عند استخدام الفواتير الإلكترونية، يمكن للشركات تحسين عمليات إدارة الفواتير وتخزينها وتتبعها بشكل أكثر كفاءة ودقة.
ما هي سلبيات تصميم فاتورة إلكترونية؟
على الرغم من العديد من الفوائد المرتبطة بتصميم الفواتير الإلكترونية، إلا أنه يمكن أيضًا أن يكون لها بعض السلبيات، منها:
- مشاكل التوافق والعرض: قد تظهر مشاكل في عرض الفواتير الإلكترونية على بعض الأجهزة أو في بعض البرامج، مما قد يؤدي إلى صعوبة قراءتها أو فهمها.
- مخاطر الأمان الإلكترونية: قد تتعرض الفواتير الإلكترونية لمخاطر الاختراق والتلاعب، مما يعرض سرية المعلومات المالية والشخصية للعملاء للخطر.
- متطلبات التقنية والبنية التحتية: قد تحتاج الفواتير الإلكترونية إلى بنية تحتية تكنولوجية متقدمة، مما قد يتطلب استثمارًا ماليًا وموارد إضافية.
- التأخير في التسليم أو استلام الفواتير: قد تواجه بعض المشكلات التقنية أو مشاكل الاتصال التي تؤدي إلى تأخر في تسليم أو استلام الفواتير الإلكترونية.
- التبعية على التكنولوجيا والإنترنت: يمكن أن تواجه الشركات التي تعتمد بشكل كبير على الفواتير الإلكترونية مشاكل في حالة انقطاع الإنترنت أو وجود مشاكل في النظام التكنولوجي.
- صعوبة الحصول على نسخة ورقية للتوثيق: قد يحتاج بعض العملاء إلى نسخة ورقية من الفاتورة لأغراض التوثيق أو الحفظ، وهو ما قد يكون صعبًا في حالة الفواتير الإلكترونية.
بالرغم من هذه السلبيات، فإن التقدم التكنولوجي والتطورات في مجال أمان المعلومات يسهم في تقليل المخاطر المرتبطة بتصميم الفواتير الإلكترونية.
إعدادات مصمم الفواتير الجديد
أطلقت قيود ميزة تصميم المستندات الجديد والذي يمكنك من تصميم المستند حسب رغبتك مع إمكانية نسخ التصميم من إكسل إلى القالب الجديد
من خلال القائمة المنسدلة : الإعدادات – الإعدادات العامة – إعدادات المستندات التجارية (إعدادات فواتير المبيعات – إعدادات إشعار الدائن .. إلخ)
في أسفل الصفحة يوجد خيار “تجربة المصمم الجديد”
تتوفر الخيارات التالية:
١-اللغة Language :
- العربية
- الإنجليزية
- العربية والإنجليزية
٢- القالب Template :
تتوفر ثلاثة قوالب بتصاميم جاهزة مختلفة بإمكانك الاختيار من بينها وإضافة ما تريد.
٣- حجم ورق الطباعة Paper size :
- حجم A4
- حجم A5
- حجم 80 ملم
ستجد الاختيارات التالية في إعدادات التصميم:
| ملف |
|
| تحرير |
|
| عرض |
|
| إدراج |
|
| التنسيق |
|
| الأدوات |
|
| جدول |
|
| تعليمات |
|
وبالضغط على الأيقونة ؛
تظهر الخيارات التالية:
1- المنشأة:
- اسم المنشأة
- الشعار
- العنوان
- الرقم الضريبي
- البريد الإلكتروني للمنشأة
- الهاتف:
2- الجهة: العميل/المورد
- الاسم: “حسب متطلبات الهيئة”
- الهاتف الرئيسي
- الهاتف البديل
- البريد الإلكتروني الرئيسي
- البريد الإلكتروني البديل
- الرقم الضريبي : “حسب متطلبات الهيئة” إن وجد
- عنوان الفوترة : “حسب متطلبات الهيئة”
- عنوان الشحن
3- تفاصيل المستند:
- نوع المستند:
- المرجع: “حسب متطلبات الهيئة”
- الحالة:
- تاريخ الإصدار: “حسب متطلبات الهيئة”
- تاريخ الاستحقاق
- الموقع
- الوصف:
- المبلغ المستحق
- الإجمالي قبل الضريبة: “حسب متطلبات الهيئة”
- قيمة الضريبة: “حسب متطلبات الهيئة”
- المجموع
- الشروط والأحكام
- ملاحظات
- صورة كود QR: “حسب متطلبات الهيئة”
4- الصفوف:
- رقم الصف
- سعر الوحدة: “حسب متطلبات الهيئة”
- الكمية: “حسب متطلبات الهيئة”
- نوع الوحدة
- الضريبة: “حسب متطلبات الهيئة”
- الضريبة %: “حسب متطلبات الهيئة”
- الخصم: “حسب متطلبات الهيئة”
- المجموع
5- تفاصيل المنتج:
- صورة المنتج
- اسم المنتج بالانجليزي
- اسم المنتج بالعربي “حسب متطلبات الهيئة”
- الرقم التسلسلي
- وصف المنتج
- الباركود
- اسم الصنف
6- حقول إضافية:
- يتم إضافتها وتخصيصها من خلال الإعدادات – الحقول الإضافية
ملاحظات المصمم الجديد:
1- بإمكانك نسخ التصميم الخاص بك من ملف إكسل ولصقه في المصمم الجديد، ويتم ربطها بالمكونات في المصمم الجديد مثلا: العدد : 20 > يتم الضغط على تفاصيل المنتج ثم الضغط على الكمية، ولإضافة/حذف عمود يتم وضع المؤشر على الجدول لتظهر التفاصيل أدناه:
2- عند نسخ الصور من ملف إكسل لا يتم انعكاسها في المصمم الجديد، ويجب إضافتها مرة أخرى من خلال المصمم
3- للعودة إلى التصميم الافتراضي يتم الضغط على ” التصميم الافتراضي ”
4- لحفظ الفاتورة يجب وجود جدول به مكوّنات تفاصيل المنتج على الأقل عدد 1
5- لا يمكن تكرار خانات “الصفوف” مرتين في الفاتورة
6- يجب أن تكون خانة “الصفوف” ضمن جدول
7- الباركود مشفر يتم التأكد منه من خلال تطبيقات خاصة ومتوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
8- إضافة عنوان ” فاتورة ضريبية ” للمنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة
في الختام
في الختام، يعد تصميم فاتورة من برنامج قيود مهمةً حيويةً لأي عمل تجاري، كما يجب أن تجمع الفاتورة بين الوظائف العملية والجمالية، مما يضمن تقديم معلومات مالية دقيقة ومنظمة بشكل مهني وجذاب. بالاعتماد على التنظيم الجيد واستخدام التنسيق السليم، يمكن لتصميم الفاتورة من برنامج قيود أن يسهم في تعزيز سمعة الشركة وتحسين تجربة العملاء.
بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون التصميم متوافقًا مع متطلبات القوانين والتشريعات المحلية والدولية، مثل تضمين البيانات الضريبية المطلوبة وتفاصيل الضريبة المضافة إن كانت موجودة، كما ينبغي أن يتيح التصميم مساحة كافية لإضافة معلومات إضافية مثل شروط الدفع وسياسات الشركة، مما يساعد على توضيح العلاقة التجارية بين الشركة والعميل. وبالتالي، يجب أن يتم اختيار التصميم الذي يلبي احتياجات الشركة والعملاء بشكل شامل، ويعكس مهنية العمل ويعزز الثقة في العمليات التجارية.
ومن جهة أخرى، يُعتبر برنامج قيود الأسهل في الاستخدام المحاسبي؛ حيث يوفر البرنامج أنظمة فعالة مثل الفواتير الإلكترونية ونظام نقاط البيع وإدارة المخازن والعملاء، مما يجعله الخيار الأمثل للشركات بأسعار معقولة. جرِّب قيود الآن مجانًا لتجربة فعالة وممتعة لمدة 14 يومًا مجانًا.
انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!
