يعمل أي موظف في منشأة لتقديم ما يمتلكه من خبرات ومهارات بهدف المساهمة في تحقيق هدف المنشأة، ويكون عمله فيها خلال وقت محدد ومتفق عليه، ومقابل ذلك يحصل على راتب أو أجر يتم تحديده وفقًا لسياسات المؤسسة، ويُستحق للموظف في موعد معين، ولحساب هذا النوع من المعاملات تستخدم القيود المحاسبية للرواتب والأجور، ولكن كيف يمكن عمل هذه القيود وضمان دقتها الحسابية؟ ولماذا يجب التخلي عن الدفاتر الورقية واللجوء إلى نظام قيود المحاسبي الإلكتروني عند إهدادها وتنظيمها؟ هذا ما نوضحه بالتفصيل من خلال مقالنا.
ما هي القيود المحاسبية للرواتب والأجور
الرواتب أو الأجور هي مستحقات مالية يستلمها الموظف من المؤسسة لقاء عمله فيها خلال فترة معينة، وهذه الرواتب تتكون من مصادر عديدة، منها الراتب الإضافي والحوافز والمكافآت والتأمينات وغيرها، كما أنها قد تتضمن استقطاعات أو خصومات سواء كانت مستمرة أو تُضاف في ظروف معينة فقط والقيود المحاسبية للرواتب والأجور هي عملية تنظيمية لحساب هذه الرواتب مع إضافة البنود الزائدة واستقطاع الخصومات بأنواعها.
وعليه يتضح أن القيود المحاسبية للرواتب والأجور هي قيم مالية يتم تنظيمها في سجلات ورقية أو إلكترونية تساعد على حساب قيمة راتب كل عامل في المؤسسة وموعد استحقاقه، وتتضمن السُلف والاستقطاعات التي يتم خصمها منه، والإضافات التي يحصل عليها الموظف وغيرها من العوامل التي تؤدي لزيادة الراتب أو نقصه.
تعد قيود الرواتب جزء من القوائم المالية للمؤسسات، وكان يتم تسجيلها قديمًا في “دفتر الأستاذ” بينما في الوقت الحالي يتم تسجيلها إلكترونيًا من خلال نظام قيود المحاسبي، حيث يتم تسجيل القيم بشكل مزدوج وبصورة يومية، وذلك بالاعتماد على وجود حساب دائن ومدين، لأن الحسابات في هذا النوع من القيود تُضاف فيها مبالغ مالية تم سحبها من حسابات أخرى، لذا يجب تسجيل تلك العملية على نظام موثوق وآمن ودقيق.
الفرق بين مصاريف الرواتب ومصاريف الأجور
بالرغم من أنك قد تعتقد أن الراتب هو نفسه الأجر إلا أن هذا ليس صحيحًا، فهناك أوجه عديدة يختلف فيها الراتب عن الأجر، ونوضح ذلك في الجدول التالي:
| وجه المقارنة | الراتب | الأجر |
| التعريف | مبلغ مالي تدفعه المؤسسة لقاء عمل الموظف فيها. | مبلغ مالي تدفعه المؤسسة مقابل عمل الموظف. |
| موعد استحقاقه | دوري (كل شهر غالبًا). | يُستحق حال قدم الموظف خدمة أو سلعة للمؤسسة فقط. |
| الاستمرار | يعد مصدر دخل ثابت. | طالما قدم الموظف عمل للمؤسسة يستحق الأجر، أما لو لم يقدم شيء فلن يكون له أي أجر ولن يكون مطالبًا بالحضور. |
| المبلغ المالي | ثابت بعد خصم الاستقطاعات وإضافة المصادر الأساسية وقليلًا ما تختلف نسبته. | متغير حسب إنتاجية الموظف. |
كيف يتم إعداد القيود المحاسبية للرواتب
يتم إعداد القيود المحاسبية للرواتب والأجور عبر دفاتر تنظم عمليات حسابية تتضمن بنود أساسية للرواتب وتعتمد على تسجيلها لحسابها بصورة دورية، وهي:
- الاستحقاق.
- الاستقطاع.
- صرف الراتب.
ولتمكين استخدام تلك العمليات بسلاسة لكافة العاملين بالمنشأة يجب الالتزام بالخطوات التالية:
- وضع قوائم شاملة لحصر كل عاملي المؤسسة مع بيان درجاتهم المالية وأوقات عملهم والأقسام التي يعملون فيها.
- إضافة مفردات الراتب لكل موظف.
- تحديد مواعيد حضور وانصراف كل عامل طوال الشهر.
- إن كانت هناك أي خصومات يتم تسجيلها على الموظفين يجب تسجيلها، ثم حساب الرواتب لكل فرد.
- يجب ملء قيود استحقاق الراتب، والاستقطاعات، وسداد الرواتب لمتابعة العملية بشكل سليم.
وفيما يلي طريقة مبسطة لتوضيح قيد استحقاق الراتب أو القيد الإضافي الذي يًُسجل الإضافات:
| موعد الاستحقاق | البيان | المدين | الدائن |
| 27 جمادى الآخرة | أجر مستحق | 200 ألف ريال سعودي | |
| أساسي | 135 ألف ريال. | ||
| بدل مكالمات | 10 آلاف ريال. | ||
| بدل انتقال | 25 ألف ريال. | ||
| عمل إضافي | 30 ألف ريال |
هذا القيد يوضح إجمالي الرواتب المستحقة للعاملين في المؤسسة، وهو مبلغ 135 ألف ريال دون حساب الاستقطاعات والسُلف والخصومات السارية، وبنفس الوقت فقد تم احتساب ساعات العمل والبدلات وغيرها في هذا القيد.
أما قيد الاستقطاعات أو الخصومات فهو يُدرج في خانات أخرى تتمثل في التالي:
| موعد الاستحقاق | البيان | المدين | الدائن |
| 27 جمادى الآخرة | الرواتب | 200 ألف ريال | |
| الخصومات | 25 ألف ريال | ||
| سلف | 20 ألف ريال | ||
| خصم جزائي | 7000 ريال | ||
| تأمين | 15 ألف ريال |
وهذا القيد يُضاف إلى القيود المحاسبية للرواتب والأجور لتوضيح سبب نقصان الراتب أو زيادته، بالإضافة إلى تمكين المختص في المؤسسة من متابعة ما دخل في حساباتها وما خرج منها، لأنه كما ذكرنا ما يضاف في حسابٍ ما يُخصم من حساب آخر.
قيد الصرف:
| التاريخ | البيان | المدين | الدائن |
| 27 جمادى الآخرة | جملة الاستحقاقات في الرواتب والأجور | 200 ألف ريال | |
| الأجور | 110 ألف ريال | ||
| الخصومات | 25 ألف ريال. | ||
| الأضافات | 65 ألف ريال. |
يُصرف الراتب بموجب هذا القيد ويُستخدم بصورة دورية.
مثال على قيد الرواتب والأجور
باتباع ما سبق شرحه يصبح شكل السجل الشهري الخاص بالراتب لجملة موظفي المؤسسة بالريال السعودي كما يلي:
| الاسم | الراتب | الخصومات العامة | بدلات | الراتب الصافي | |||||
| الغياب | قيمة أجر اليوم | خصومات خاصة | إجمالي الخصومات | ||||||
| غرامات | تأمينات | سلف | |||||||
| إ. ف | 22 ألف | 0 | 733 | 0 | 400 | 500 ريال | 900 | 400 | 21500 |
| كـ هـ | 18 ألف | 1 | 600 | 200 | 300 | 0 | 500 | 350 | 17250 |
| م. غ | 17 ألف | 3 | 566 | 300 | 300 | 0 | 600 | 350 | 15052 |
| ح. ص | 15 ألف | 2 | 500 | 250 | 250 | 700 | 1200 | 300 | 13100 |
| ب. ش | 13 ألف | 0 | 433 | 300 | 200 | 250 | 750 | 300 | 12550 |
| الإجمالي | 85 ألف | 6 أيام غياب | 2832 | 1050 | 1450 | 1450 | 3950 | 1700 | 79452 |
أنواع السلف التي يحصل عليها الموظفون
في بعض الأحيان قد يضطر الموظف إلى طلب سُلفة لنفسه، وهي جزء من راتبه يحصل عليه قبل موعد استحقاقه، ثم يُعاد خصمه حين موعد الاستحقاق، ويحصل الموظف على الراتب منقوصًا منه قيمة السُلفة، ولكن قد يحصل الموظف على سلفة أيضًا لإتمام عمله، وحينها يتم سدادها بصورة مختلفة لأن مسؤولية السداد لا تقع على الموظف في تلك الحالة، وهناك أنواع مختلفة من السُلف تتمثل في التالي:
سلف حسب الوقت
هل التي يتم طلبها بمبالغ معينة، وتُسمى مؤقتة أو مستديمة حسب الفترة التي يتم سدادها خلالها، أو حسب الحاجة إليها من جانب المؤسسة، وأنواعها هي:
السلفة المستديمة
هي مبالغ صغيرة يتم صرفها للموظف المختص من إدارة الحسابات في المؤسسة بشكل مستمر لأغراض معينة، ويتم تعويضها في مواعيد لاحقة سواء تم خصم قيمتها كاملة أو جزء منها كل شهر، وهي تتعلق بسريان العمل ويتم الإنفاق منها على جهات لا تحتاج قدرة مالية كبيرة، أما إن كانت سلفة للموظف نفسه فهي تتطلب سداد جزء منها كل شهر من الراتب حتى استعادتها كاملة.
السلف المؤقتة
هي المبالغ التي يحصل عليها الموظف لإنجاز عمل معين لمرة واحدة، أو يحصل عليها لنفسه قبل موعد استحقاق الراتب لظروف خاصة به، ولا تكون مستمرة ولا دائمة، ويتم تعويضها في موعد قبض الراتب.
سلف حسب الغرض
يحصل عليها الموظف لنفسه غالبًا وتطول مدة سدادها أو تقصر حسب قيمتها بالنسبة للراتب الخاص بالموظف، وتنقسم إلى أنواع عدة منها:
- سلفة السفر.
- سلفة الزواج.
- سلفة الإيفاد.
طريقة معالجة قيد الرواتب مع السلف
إذا افترضنا أن لموظف (كـ هـ) حصل على سلفة مؤقتة من راتبه بمبلغ 700 ريال سعودي فإن معالجتها المحاسبية ستكون حسب الجدول التالي:
| جهة الدفع | المطلوب دفعه | البيان |
| 700 ريال | من حـ/ سلف مؤقتة | |
| 700 ريال | إلى حـ/ الخزينة |
وعليه يتم سدادها في نهاية الشهر بخصمها من راتب الموظف أو من حساب السُلف المؤقتة إن كانت سلفة خاصة بسريان العمل.
أما في حال كانت السُلفة مستديمة فهي تتطلب سدادها على أكثر من شهر، وحينها تتم معالجتها كما يلي:
إن كان الموظف (كـ هـ) أخذ سلفة قدرها 5000 ريال من راتبه فإنه سيتم توزيعها على الشهور التالية حسب سياسة الشركة، وهنا لا يمكن السماح له بالسداد لفترة أطول من 6 أشهر -فرضيًا-، لذا تأتي القيود المحاسبية للرواتب والأجور الخاصة به كما يلي:
| جهة الحق | المطلوب سداده | البيان |
| 5000 ريال | من حـ/ ذمم (كـ هـ) | |
| 5000 ريال | إلى حـ/ الخزينة |
وهنا يكون شكل قيد الصرف الخاص به كما يلي:
| الاسم | استحقاقاته | الخصومات | صافي الراتب | ||||
| الراتب الأساسي | البدلات | الإجمالي | السُلفة المستديمة | السلف المؤقتة | الإجمالي | ||
| كـ هـ | 4000 ريال | 1000 ريال | 5000 ريال | 833.5 ريال | 700 ريال | 1533.5 ريال | 3467 ريال |
كيف يساعد برنامج قيود المحاسبي في حساب الرواتب
يساعدك نظام قيود المحاسبي في تسجيل القيود المحاسبية للرواتب والأجور وحساب الرواتب الخاصة بموظفي شركتك بسهولة كاملة ودقة موثوقة؛ فهو يساعدك في إدراج كل عملياتك المحاسبية بسهولة مع ذكر الإضافات والاستقطاعات بوضوح وشفافية، وذلك عبر اتباع الخطوات التالية:
- انتقل إلى برنامج قيود المحاسبي من هنا.
- اختر من القائمة الجانبية التي تظهر أمامك “الرواتب” وبعدها اضغط على تفعيل الميزات.
- تجد أمامك واجهة تتضمن تفاصيل الرواتب الخاصة بالموظفين والخصومات المفروضة عليهم، بالإضافة إلى المكافآت والحوافز وغيرها، املأها بما يتوافق مع ما يُتبع في شركتك من أنظمة.
- بعد ذلك اضغط على الإعدادات من القائمة الجانبية.
- اختر إعدادات الرواتب.
- تجد واجهة تحدد من خلالها كيفية حساب الوقت وقيمة الدفع والرواتب، اختر منها مكونات الرواتب واضغط علامة التعديل بجوارها.
- بعد النقر على تعديل إعدادات الرواتب ابدأ بتحديد الخيارات فيها حسب إدارة منظمتك.
- إذا كنتَ بحاجة إلى إضافة حساب جديد تابع لجهات الإنفاق أو الزيادة في رواتب موظفيك يمكنك فعل ذلك عبر العودة إلى قسم الرواتب من القائمة الجانبية والنقر على إضافة حساب.
- كما يمكنك فعلها عبر الانتقال إلى قسم الحسابات ومنه إلى شجرة الحسابات عبر اختيار إضافة حساب جديد.
- عُد إلى مكونات الرواتب، واختر الرواتب المستحقة كحساب دائن، أما بالنسبة للتكلفة المباشرة فعليك أن تختار منها تكلفة الرواتب والأجور.
- في بند التكلفة غير المباشرة سنضغط على “حساب الرواتب” من بين الخيارات المتاحة، أما إن كانت المنظمة توفر لعامليها مكافآت فسيتم إدراجها في بند المكافآت تحت المسمى “عمولات ومكافآت”.
يتم بعد ذلك توضيح بنود الخصم والاستقطاعات المفروضة على الموظفين سواء كانت تأمينات أو ضرائب أو غيرها؛ لإنشاء دفتر إلكتروني قادر على حساب كافة المعاملات الخاصة برواتبهم، ويمكنك مشاهدة الفيديو تعرف على مزايا برنامج قيود المحاسبي للشرح التفصيلي لخطوات تنفيذ دفتر القيود المحاسبية للرواتب والأجور بطريقة سهلة وواضحة.
في الختام
تعرفنا على المقصود بالقيود المحاسبية للرواتب والأجور بالإضافة إلى طرق إنجازها في الملفات، وكذلك عبر النظام المحاسبي الإلكتروني، وكل ما عليك الآن هو الانتقال إلى نظام قيود المحاسبي للاستفادة من التجربة المجانية لمدة 14 يوم وباقات متنوعة تناسبك وتقدم لك الكثير من الفوائد، فهو نظام احترافي موثوق لا يحتاج للتثبيت على أجهزتك، ويعمل بكفاءة غير مسبوقة، لذا بادر الآن بالتجربة واستفيد من كل الخدمات المتاحة لشركتك وتتبع استثماراتك.
انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!
