الفاتورة الإلكترونية هي مستند إلكتروني يُستخدم ككشف حساب للسلع والخِدمات التي يشتريها العملاء والزبائن.
عادةً ما يجري إرسال الفواتير الإلكترونية واستلامها بالبريد الإلكتروني أو من خلال بوابة إلكترونية، ويمكن تخزينها بسهولة والوصول إليها إلكترونيًّا.
تعد الفواتير الإلكترونية بديلاً أكثر كفاءة وفاعلية من حيث التكلفة للفواتير الورقية التقليدية.
إذ إنَّها تُلغي الحاجة إلى الطباعة وإرسال البريد وإدخال البيانات يدويًّا في أنظمة المحاسبة.
كما تُحسِّن الفوترة الإلكترونية دقة الفواتير والمدفوعات، وتجعل الامتثال للمتطلبات الضريبية والتنظيمية أكثر سهولة.
سنتحدث في مقالنا هذا عن الفاتورة الإلكترونية وطريقة عمل الفوترة الإلكترونية.
وأهميتها في مجال المحاسبة، ونُلقي نظرة سريعة على الفاتورة الإلكترونية التي أصدرتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك والتي كانت تسمى هيئة الزكاة والدخل في المملكة العربية السعودية.
فتابع معنا مقالنا هذا.
ما هي الفوترة الإلكترونية؟
الفوترة الإلكترونية هي عملية إنشاء الفواتير وإرسالها واستلامها ومعالجتها بتنسيق إلكتروني عبر عملية تبادل بيانات منظمة ومحددة مسبقًا.
يتضمن هذا عادةً استخدام الكمبيوتر والإنترنت والبرامج المتخصصة لإنشاء الفواتير وإرسالها وإدارتها.
يمكن تمكين هذا التبادل الإلكتروني بخِيارين رئيسيين: الأول هو الاتصال من نقطة إلى نقطة بين المشتري والبائع، وهو ما يحدث غالبًا عند استخدام فواتير التبادل الإلكتروني للبيانات. والخِيار الآخر هو من خلال شبكة تربط بين العديد من المشترين والبائعين.
تحلُّ الفوترة الإلكترونية محل طرائق الفوترة الورقية التقليدية، وتمكِّن الشركات من تبسيط عمليات إصدار الفواتير ودفعها.
تشتمل الفوترة الإلكترونية في العادة على ميزات مثل الإدخال التلقائي للبيانات والتتبع في الوقت الفعلي وخِيارات الدفع الإلكتروني، والتي يمكن أن تحسِّن سرعة ودقة وكفاءة الفواتير والمدفوعات.
ما هي المعلومات التي يجري تضمينها في الفواتير الإلكترونية؟
عادة ما تتضمن الفواتير الإلكترونية المعلومات الآتية:
- رقم الفاتورة: معرِّف فريد للفاتورة.
- التاريخ: تاريخ إصدار الفاتورة.
- معلومات العميل: أي الاسم والعنوان ومعلومات الاتصال الخاصة بالشخص أو الشركة التي ستُرسَل الفاتورة إليها.
- تفاصيل المنتج أو الخدمة: وهو وصف للسلع أو الخِدمات التي تجري فوترتها، ومنها الكمية والسعر.
- المعلومات الضريبية: هنا يجري ذكر الضرائب المُستحقَّة، مثل ضرائب المبيعات أو ضريبة القيمة المضافة، ومبلغ كل ضريبة.
- إجمالي المبلغ المستحق: وهو المبلغ الإجمالي المستحق للفاتورة، ومنه الضرائب.
- شروط الدفع: معلومات عن موعد وكيفية دفع الفاتورة، مثل تاريخ الاستحقاق وطرائق الدفع وأي حسومات أو غرامات على المدفوعات المتأخرة.
- معلومات مرجعية: هنا يجري ذكر أي أرقام مرجعية ذات صلة، مثل أرقام أوامر الشراء أو أرقام العقود.
- معلومات إضافية: عادة ما تكون معلومات أخرى ذات صلة مثل عنوان الشحن وعنوان التحويل والشخص المسؤول عن الفاتورة.
يمكن أن تختلف المعلومات المحددة المضمنة في الفواتير الإلكترونية باختلاف طبيعة المعاملة ونوع السلع أو الخِدمات التي يجري إصدار فواتير بها، والقوانين واللوائح المطبقة.
ما هي المميزات التي تقدمها الفواتير الإلكترونية؟
لاستخدام الفواتير الإلكترونية فوائد عديدة، نذكر منها:
- توفير التكاليف: تقلل الفواتير الإلكترونية من التكاليف المرتبطة بطباعة الفواتير الورقية وإرسالها بالبريد، إضافة إلى تقليل تكاليف إدخال البيانات يدويًّا في أنظمة المحاسبة.
ينتج عن ذلك توفير كبير في التكلفة للشركات، بخاصة تلك التي تعالج كمًّا كبيرًا من الفواتير.
- زيادة الكفاءة: تعمل الفاتورة الإلكترونية على أتمتة العديد من المهام المرتبطة بالفواتير والمدفوعات، مثل إدخال البيانات ومطابقة الفواتير، والتي يمكن أن تحسن سرعة ودقة هذه العمليات.
يساعد ذلك في ضمان الامتثال للمتطلبات الضريبية والتنظيمية.
إذ يمكن أن تتضمن الفواتير الإلكترونية ميزات مثل التوقيعات الرقْمية والتتبع في الوقت الفعلي.
- تحسين التدفق النقدي: تساعد الفواتير الإلكترونية في تسريع عملية الدفع، إذ يمكن إرسال الفواتير واستلامها إلكترونيًّا ويمكن سداد المدفوعات إلكترونيًّا؛ مما يساعد في تحسين التدفق النقدي للشركات.
- زيادة الأمان: غالبًا ما تكون الفواتير الإلكترونية أكثر أمانًا من الفواتير الورقية، إذ يمكن أن تتضمن ميزات مثل التوقيعات الرقْمية والتشفير لحماية المعلومات الحساسة.
يساهم ذلك في منع الاحتيال وحماية الشركات من الخسائر المالية.
- تحسين عملية حفظ السجلات وصيانتها: تتيح الفواتير الإلكترونية ميزة تخزين واسترجاع الفواتير بسهولة، مما يسهل على الشركات تتبع سجلاتها المالية؛ الأمر الذي يُحسِّن التقارير المالية وتحديد أنماط الإنفاق.
- تقليل البصمة البيئية: تقلل الفواتير الإلكترونية من استخدام الورق، وهو أمر مفيد للبيئة ويقلل أيضًا من تكاليف التخزين.
- تحسين التعاون: توفر الفواتير الإلكترونية تعاونًا أفضل بين المشتري والمورد، إذ يمكن الوصول بسهولة إلى جميع المعلومات ذات الصلة، ويمكن تتبعها في الوقت الفعلي.
- تحسين الامتثال للتشريعات واللوائح التنظيمية: تساعد الفواتير الإلكترونية على الامتثال للمتطلبات الضريبية والتنظيمية المختلفة.
ما هي مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية في السعودية؟
أعلنت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك والتي كانت تسمى هيئة الزكاة عن وجود مرحلتين اثنتين لتطبيق الفاتورة الإلكترونية في المملكة، وهما:
المرحلة الأولى
بدأ تطبيق هذه المرحلة بتاريخ 4 ديسمبر 2021.
تتطلب هذه المرحلة أن يُصدر المكلَّفون الفواتير ويحفظوها إلكترونيًّا في نظام فوترة إلكتروني يُلبي المتطلبات التي أقرّتها الهيئة.
المرحلة الثانية
أعلنت الهيئة أنَّ تطبيق المرحلة الثانية للفاتورة الإلكترونية سيكون في تاريخ 1 يناير 2023 بشكل مرحلي. تُعرف هذه المرحلة باسم “الربط المتكامل”، وتعدُّ امتدادًا للمرحلة الأولى.
يجب في هذه المرحلة ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية بنظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك من خلال منصة (فاتورة) والتي كانت تسمى هيئة الزكاة . الغرض من ذلك هو تسهيل تداول البيانات واعتماد الفواتير والضرائب والتأكد من صحة بياناتها.
في الختام
بعد أن تحدثنا في هذا المقال عن الفاتورة الإلكترونية، وشرحنا ميزاتها وذكرنا مراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية في المملكة، يجب أن نُذكِّر في نهاية مقالنا هذا بالمزايا التي سيقدمها لك قيود في هذا الصدد.
يقدم برنامج قيود لعملائه كثيرًا من الميزات التي تخص الفوترة الإلكترونية في السعودية، والتي تتضمن على سبيل المثال تفعيل ميزة الفاتورة الإلكترونية من إعدادات النظام، وإصدار الفواتير الإلكترونية وفق البنود التي حددتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، والتي كانت تسمى هيئة الزكاة والدخل.
كل ما يلزمك هو ضغطة زر من أجل الربط والتفعيل مع قيود ومن دون رسوم إضافية.
