نحن نتفق في أن العشوائية والربحية ضدان لا يجتمعان أبدًا. إذا كنت تفكر وتخطط جيدًا لمضاعفة أرباحك فإن من الركائز الأساسية التي يجب أن تحرص على تطبيقها تطبيقًا سليمًا هي إدارة المخزون إدارةً ناجحة في منشأتك.
لكن أمر إدارة المخزون من خلال الهاتف ليس بالشيء الهين إذا لم يجرِ أتمتة أبرز العمليات الأساسية لتشغيل وإدارة المخزون. لهذا من الأهمية بمكان أن تستثمر جيدًا في برنامج محاسبة سحابي لمساعدتك في العملية. في هذه المقالة سنقدم لك كل ما تحتاج إلى معرفته لإدارة مخزونك في حرفية عالية من خلال هاتفك المحمول.
ما هي إدارة المخزون؟
إدارة المخزون هي عملية تقوم في أساسها على طلب وتخزين وإدارة المنتجات إدارة جيدة من خلال سلسلة التوريد خاصتك، حرصًا على توفير الكمية المناسبة من المنتجات، في المكان المناسب والوقت المناسب. كما أن الإدارة الصحيحة للمخزون تزودك بتفاصيل دقيقة عن نوع وحجم المنتجات المخزنة، وكمياتها ومكان التخزين. إذن، فالغرض الرئيس من إدارة المخزون هو تقليل تكاليف التخزين، لئلا تظل تدفع مبالغ طائلة في تخزين منتجات أهلكها التلف أو انتفت الحاجة إليها، وكي تكون أيضًا من الناحية العملية على بينة من أمرك بخصوص متى تحتاج إلى شراء منتجات جديدة.
هذا هو تعريف إدارة المخزون، أما طريقة إدارته فتختلف من منشأة لأخرى، لكن السؤال الذي يفرض نفسه الآن: ما الدور الجوهري لبرامج المحاسبة السحابية في إدارة المخزون؟
أنواع المخزون
هناك فئات متعددة تصنف من خلالها نوع مخزونك، لتتمكن من إدارته بأفضل صورة ممكنة، وتحقق الأهداف المطلوبة، وعلى الرغم من أن المخزون هو تعبير يصف كل ما تمتلكه المؤسسة من موارد إلا أنه يمكن تصنيفه إلى فئات مختلفة حسب مرحلة التصنيع أو حسب مكان الاحتفاظ به أو غير ذلك، ومن أنواع المخزون ما يلي:
المواد الخام
وهي واحدة من الفئات التي يتم تصنيف المخزون إليها حسب مرحلة تصنيعه وإنتاجه، ويمكن تصنيفه إلى أنواع مختلفة وفقًا لذلك، مثل المواد الأولية والمواد تحت التصنيع، ويوضع تحت هذا التصنيف كافة الموارد المستخدمة في إنتاج السلع وتجهيزها.
المنتجات الجاهزة
هي كل السلع التي تم إنتاجها وتخزينها أو عرضها للبيع، ويتم عرض مواصفاتها وأسعارها وتسويقها في الأسواق الملائمة لها لتحقيق الأرباح من خلالها.
المخزون الاحتياطي
يشمل الخامات والمنتجات التي يتم إنتاجها والاحتفاظ بها للإبقاء على التوازن في عملية الإنتاج وتوفير ما يطلبه العملاء بصورة مستمرة دون زيادة ولا نقصان.
مخزون المعدات
وهو المخزون الذي يستخدم للحفاظ على الآليات المستخدمة للتصنيع وضمان عملها بشكل صحيح خاصةً مع تغير الظروف المفاجئ أو المتوقَع.
المخزون الدوري
فئة تتضمن كل الموارد التي تتجدد باستمرار، وهو مخزون متغير يحتاج إلى مراجعة وحصر أولًا بأول لضمان كفايته وعدم زيادته عن الحاجة.
المخزون الفائض
موارد ومنتجات من الضروري حصرها للتصرف فيها خلال وقت محدد منعًا للخسارة، وأيضًا تحديد نسبته المطلوبة لمنع زيادته وإهداره.
أهمية إدارة المخزون
من الضروري القيام بعملية إدارة المخزون في كافة المؤسسات؛ لأنها عملية تساهم في تنظيم الأعمال ومنع إهدار رأس مال الشركة ومواردها دون تحقيق استفادة حقيقية، لذا تساعد إدارة المخزون بكفاءة في تعزيز كفاءة الشركة وتسهيل نجاحها في تحقيق أهدافها، وتتمثل الأسباب التفصيلية التي تجعل إدارة المخزون ضرورة فيما يلي:
- منع إهدار الموارد عن طريق مراقبة الموارد التي يتم استهلاكها بصورة سريعة وتجديدها، بالإضافة إلى تحديد السلع التي تحتاج إلى زيادة معدلات إنتاجها، والسلع التي تحتاج إلى خفض معدلات الإنتاج كذلك.
- الحفاظ على المستوى المثالي المطلوب توفره من المخزون، والذي يحافظ على حركة مناسبة للمخزون دون إهدار أو خلق كميات كبيرة تتعرض لفقد الصلاحية دون تسويقها وبيعها.
- خدمة عملاء أكثر كفاءة تتمكن من توفير السلع والمنتجات المطلوبة بالمواصفات التي يحتاجها العملاء، مع تقديمها لهم بسرعة واحترافية، وهذا ما يحسن من ولائهم للشركة.
- اتخاذ قرارات أكثر وعيًا وفاعلية بشأن مستوى المخزون من السلع، مع وضع أي ملاحظات واعتبارات إنتاجية وتسويقية في الاعتبار، مما يجعل المنتج مُرضي للمستهلك، وبنفس الوقت قادر على غزو السوق والربح فيه.
- تقليل المخاطر الإنتاجية والبيعية مثل نقص المنتج في السوق أو وجود فائض كبير منه، بالإضافة إلى منع تلف المنتجات.
تقنيات إدارة المخزون
حينما تتنامى الأعمال يستخدم العاملين في الشركات تقنيات متعددة لمتابعة المخزون والتحكم فيه، لأنه يتزايد ويتم بيعه بصورة أكبر، مما يتطلب متابعة أدق وأكثر كفاءة وتأثيرًا، ومن أبرز التقنيات المستخدمة في تلك الحالة ما يلي:
تحليل ABC
يتم استخدامه لتحديد قيمة المنتجات وأدائها في السوق، فالمنتج A له قيمة كبيرة ومطلوب بقوة ويحتاج لمتابعة مستمرة لضمان توفره وتوافقه مع طلبات العملاء، بينما المنتج C منخفض القيمة ولا يُباع بنفس السرعة.
نظام كانبان Kanban
يفيد في إدارة المنتجات بحيث تتجنب الشركة تراكم الفائض منها وإهداره، كما يًتابع حركتها لتحديد قيمتها ومدى سرعة بيعها.
تتبع الدفعات
تقنية تمكنك من جمع السلع وتصنيفها حسب تواريخ انتهاء صلاحيتها، لوضع خطط ملائمة لتسويقها وتقليل التلف فيها.
الوارد قديمًا يتم صرفه أخيرًا
يُعرف أيضًا باسم FIFO وتعني First In, First Out وهي تقنية تتابع مواعيد إنتاج البضائع وتكلفتها للتخلص أولًا من السلع التي كلفت الشركة الكثير لإنتاجها، قبل انخفاض السعر مرة أخرى.
التصنيع المرن
يُقصد بها التحكم في عملية الإنتاج بحيث تمنع وجود أي عناصر أو خطوات وجهود إنتاجية لا تضيف للمنتج النهائي أي قيمة أو فائدة، لأنها بذلك تكون مهدرة.
مخزون الأمان Safety Stock
هي الكميات الاحتياطية المخزنة بداعي تغطية احتياجات السوق أولًا بأول، وهي نسب آمنة لأنها تساعد الشركة على تخطي تقلبات السوق بأقل قدر ممكن من الخسائر.
نظام إدارة المخزون في قيود
نظام قيود يوفر لك عددًا من الأدوات التي تساعدك على إدارة مخزونك باحترافية، حتى مع تعدد قنوات البيع، والمنافسة في أسواق مختلفة، ويتم مراقبة المخزون من خلال عمليات متعددة، منها:
- تنظيم التعامل مع موردي السلع والخامات والمعدات وغير ذلك.
- تسجيل أي خامات أو منتجات يتم إدخالها إلى مستودعات التخزين عبر النظام.
- توثيق أي سلعة أو منتج يتم بيعه، مع مقارنة الكم المُباع بالكم المسجل كمخزون في المستودعات وربطها بالإحصائيات لتوقع الفترة التي ينتهي فيها المخزون.
- استلام طلبات المنتجات مع جمع تفاصيل حول العدد المطلوب ومواعيد الطلبات.
- تسجيل المرتجع من السلع وتدوين أسباب إرجاعها لتفاديها فيما بعد.
- تتبع أوامر الشراء مع الموردين.
- تسجيل الفواتير ومشاركتها.
مصطلحات إدارة المخزون
هناك مصطلحات كثيرة ترتبط بإدارة المخزون في الشركات المختلفة، وفهمها يساعد في فهم عملية إدارة المخزون بصورة أفضل ومن هذه المصطلحات ما يلي:
نقاط الطلب
هو المستوى الذي يجب أن يتم تجديد إنتاج السلعة عند الوصول إليه لمنع انخفاض المنتج عن النسبة المطلوبة في السوق.
جرد المخزون
هي عملية تتم بصورة دورية وفي مواعيد محددة لمعرفة عدد القطع المتوفرة من السلع وتصنيفها إلى أنواع المخزون المختلفة مع تحديد نسب بيعها في السوق وكل ما يتعلق بها للتأكد من أن الإنفاق عليها لا يعد إهدارًا للمال.
تكلفة المنتجات المباعة
المبلغ المالي الذي تم تحمله من قبل الشركة لإنتاج سلعة معينة خلال وقت محدد، وتساعد في ضبط ميزانية الشركة المخصصة للإنتاج كما تساهم في تحسين جوانب أخرى مختلفة.
مخزون موسمي
هي البضائع التي تحتاج السوق إلى كم أكبر منها خلال فترات معينة.
مخزون عتيق
سلع لم تعد رائجة في السوق أو أصبحت قديمة وغير مطلوبة، ويجب حصرها للتصرف فيها بأي صورة من شأنها تقليل الخسائر فيها.
معدل دوران المخزون
مصطلح يصف حركة المنتجات في الشركة لمعرفة هل حركة الإنتاج متوافقة مع حركة البيع أم لا.
التحديات التي تواجهها إدارة المخزون
على الرغم من أن عملية مراقبة وإدارة المخزون مهمة جدًا للحفاظ على الأعمال إلا أنها تواجه تحديات عديدة قد تؤثر سلبًا على كفاءة الإنتاج أو تؤدي إلى زيادة التكاليف والخسارة، ومنها:
التنبؤ غير الدقيق بالطلب
وقد تحدث تلك المشكلة بسبب تغير المواسم أو التقلب في الظروف الاقتصادية أو ظهور منتجات جديدة في الأسواق، ويشتمل ذلك أيضًا عدم جمع معلومات كافية عن المخزون مما يسبب نفاد المنتج في المخازن أو إنتاجه بكميا أكبر من المطلوب.
تلف المنتجات
إن لم تتمكن الشركة من بيع المنتجات سريعة العطب خلال فترة صلاحيتها ستكون الخسائر فادحة، وذلك إذا لم تكن إدارة المخزون قادرة على فهم الإحصائيات المتعلقة بالمنتج ومعرفة الكميات المطلوبة منه في الأسواق ومتابعة مستوى البيع بشكل مستمر.
متابعة المرتجع
إذا ازدادت نسبة إرجاع المنتجات بعد شرائها ولم تتم إدارتها بسلاسة ستكون إدارة المخزون فاشلة ومتسببة في ضياع أموال الشركة وجهود عامليها ووقتهم.
انعدام التكامل
والمقصود هنا عدم العمل كفريق واحد ذي أهداف محددة، أو عدم استخدام التقنيات والأنظمة الحديثة التي تساهم في رصد المخزون وجعل أي مشكلة تظهر بوضوح لعلاجها فورًا.
التخزين غير السليم
العمل على الإدارة الفعالة للمخزون دون الاهتمام بحالة المستودعات ودون التأكد من مدى ملائمتها للبضائع التي يتم الاحتفاظ بها فيها يجعل إدارة المخزون عملية فاشلة لا قيمة لها.
تغيرات اللوائح والقوانين
هي تغيرات غير محسوبة تسبب فشلًا ذريعًا في عمليات الإنتاج والبيع.
الأزمات والكوارث
قد تسبب تلك الأحداث مشكلات كبيرة في الإنتاج والبيع كما تسبب خسائر مبالغ مهولة قد تجعل الشركة تفقد رأس مالها.
عواقب سوء إدارة المخزون
إن لم تتمكن المؤسسة من متابعة وإدارة المخزون فيها بكفاءة وحدثت أي أخطاء في عملية إدارة المخزون ستكون العواقب وخيمة، وقد تحدث واحدة أو أكثر من المشكلات التالية:
ارتفاع تكاليف الإنتاج
قد تتكلف المزيد من الأموال بسبب عدم إدارة المخزون باحترافية، وعدم معرفة أي المنتجات تم بيعها وانتهت من المخازن وأيها تنتجه بكميات تزيد عن حجم مبيعاته، وبسبب ذلك تتحمل الشركة تكلفة أكثر لتخزين المنتجات وربما تحتاج كذلك لنقلها من مكان لآخر لمحاولة تسويقها وقد تتلف المنتجات في النهاية أو تنتهي صلاحيتها، وهذه خسائر جمة.
عدم تحقيق متطلبات السوق
عدم متابعة السلع الخاصة بك والحصول على إحصائيات بيعها ومستوى رضا العملاء عنها وإمداد السوق بالكم الملائم منها يجعلك تخسر عملائك ولا تتمكن من الوصول إلى رضاهم، لأنهم بالطبع يمتنعون عن شراء أي منتج لا يرتقي إلى مستوى توقعاتهم.
تضييع الوقت والجهد
أي عمل غير مخطط ومنظم يسبب ضياع الوقت والمجهود، خاصةً إذا تعددت نقاط البيع وأفرع الشركة، وإذا لم تكن إدارة المخزون احترافية ستعاني من سلسلة خسائر قد تؤدي بالشركة للإفلاس.
دور برامج المحاسبة السحابية في إدارة المخزون
تظهر الحاجة الماسة إلى برامج المحاسبة السحابية لإدارة المخزون بفعل العراقيل التي تأتي فجأةً دون سابق إنذار لتعطل سير العمل أحيانًا، وتكلف المنشأة خسائر فادحة في أحايين أخرى. ومن أبرز هذه العراقيل ما يلي:
- سوء البيانات التي يزودك بها نظام نقاط البيع خاصتك: مشكلة نُظم نقاط البيع التقليدية أنها ليست فعالة بما يكفي، دع عنك الضرر الكبير الذي تلحقه بالمنشآت، كأن تُزوّدك بأرقام غير دقيقة عن حالة المخزون، فتفاجَأ لاحقًا بخسائر قاتلة بفعل قراراتك التي بنيتها على حالة المخزون التي أخذتها من نظام نقاط البيع.
- تغير حالة الطلب: الحقيقة التي لا مفر منها أن الكوارث تأتي بغتة. لقد أطاحت جائحة Covid-19 بمئات المنشآت لأن الطلب تغير فجأة على المنتجات التي تقدمها ولم تعرف كيف تتصرف، فنفد المخزون دون علم سابق من قبل الإدارة المعنية به.
- الاعتماد على ملفات الـ Excel: وهو يعد واحدة من أكثر العراقيل تأثيرًا في إدارة المخزون، وبخاصة إذا كنت تمتلك أكثر من فرع لمخزونك، دع عنك تراكم البيانات الذي يجعل من عملية استخراج تقارير مفيدة منها أمرًا في غاية الصعوبة. ولك أن تتخيل حجم الضرر.
وهناك الكثير غير هذا من العراقيل، ونكاد نجزم أنك صادفت أحدها أو بعضها سابقًا في منشأتك، لذا عليك الاستعانة ببرنامج المحاسبة السحابية الذي يعينك في أتمتة عملية إدارة المخزون برمتها، لتصبح في غاية السهولة، بل ويمكّنك من الوصول إلى التقارير التي تحتاج إليها لمعرفة حالة المخزون من هاتفك الذكي ما دام متصلًا بالإنترنت.
مميزات برامج المحاسبة السحابية
إليك ما تقدمه هذه البرامج في هذا الخصوص:
- سهولة إدارة مختلف المخازن من مكان واحد: توفر لك برامج المحاسبة السحابية ميزة إضافة جميع فروع مخازنك، مع القدرة على تخصيص كل فرع على حدة وفق موقعه، ونوع المنتجات المخزنة فيه.
- قل وداعًا لمشاكل نفاد المخزون: بفضل تقاريرها المستمرة ستكون لديك صورة واضحة عن وضع المخزون من كل منتج، لتعرف متى تتحرك، فضلا عن التنبيه التلقائي الذي سيصلك عند وصول منتج معين إلى مرحلة النفاد.
- مرونة شديدة في إدارة المنتجات: لو احتجت – من باب المثال – إلى نقل منتج/منتجات من فرع معين من فروعك إلى فرع آخر، فسوف تستطيع فعل ذلك في ثوانٍ معدودات عبر ميزة النقل التي يوفرها برنامج المحاسبة السحابي.
- القرارات الفعالة: لعل أهم أمر في أي نشاط تجاري هو قدرتك بصفتك رائد أعمال ناجحًا أو مديرًا تنفيذيًّا، على أن تتخذ القرارات الفعالة التي تقود منشأتك نحو بر الربحية، وبفضل التقارير المتنوعة التي توفرها برامج المحاسبة السحابية، ستحصل على تقرير يعطيك لمحة دقيقة عن حالة كمية المنتجات المتوفرة بحسب موقعها في المخزون، كما أنها ستعينك على تنسيق عملية التوزيع. وثمة تقارير أخرى معنية بتلخيص حالة المبيعات والمشتريات والمنتجات المخزنة لتعرف أين تقف مقارنة بأهدافك.
نراك قد بدأت بالتوبة، وتفكر جديًّا في الاستثمار في برنامج محاسبة سحابي ليعينك في إدارة مخزونك بحرفية عالية. من أفضل برامج المحاسبة السحابية المتخصصة في أتمتة عملية إدارة المخزون في المملكة العربية السعودية – وبشهادة مئات العملاء الراضين – هو برنامج قيود المحاسبي السحابي، لا تأخذ بكلامنا؛ جربه مجانًا لمدة 14 يومًا واحكم بنفسك.
لماذا يعد قيود برنامجك المحاسبي السحابي الأفضل لإدارة مخزونك؟
انطلقنا من بداية هذه المقالة من فكرة جوهرية واحدة وهي: كيفية إدارة المخزون بحرفية عالية من خلال الهاتف الذكي، وهذا تمامًا ما يوفره لك قيود في هذا الخصوص. يعتبر قيود من أفضل البرامج الرائدة في مجال المحاسبة السحابية في المملكة العربية السعودية؛ فهو سهل للغاية، ولا يحتاج إلى خبرة طويلة في المحاسبة أو سلاسل التوريد أو فنون إدارة المشاريع لتبدأ من فورك في إدارة مخزونك، فهو يسهل عليك العملية برمتها من خلال حلوله العملية الفريدة. يوفر لك قيود المزايا التالية:
- إضافة جميع مخازنك في مكان واحد.
- ضبط مخزنك بمعناه الحرفي لتصبح لديك صورة واضحة عن حالة مخزونك من الألف إلى الياء.
- سهولة نقل المنتجات بين فروعك ومخازنك.
- تقارير دقيقة عن حالة المنتجات وكميتها وفق موقعها في المخزون. ليس هذا فقط، بل يمدك بتفاصيل هامة حول حالة المبيعات والمشتريات.
وكما قلنا لك سابقًا، لا تأخذ بكلامنا؛ جربه مجانًا لمدة 14 يومًا
الخلاصة
تعتبر إدارة المخزون هي العنصر الأهم في عملية نجاح المنشآت، إذ كيف يستقيم لأي منشأة أن تمضي نحو تحقيق أهدافها ببيانات ناقصة وغير دقيقة عن حالة منتجاتها، وكمياتها، دع عنك حجم المبيعات والمشتريات، ثم -وهو الأهم-: كيف تتخذ أنجح القرارات المتعلقة بمخزونك في دقائق معدودات دون الحاجة إلى عشرات الساعات في تنظيم البيانات وفحصها. لهذا من الأهمية بمكان الاستثمار في برنامج محاسبة سحابي فعال مثل قيود. جرب قيود مجانًا لمدة 14 يومًا
انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!
