شاع استخدام فواتير أون لاين في المعاملات المالية المختلفة مؤخرًا في الشركات على اختلاف أنواعها وبين التجار وبعضهم وبينهم وبين الممولين، بأن يتم تحويل الفواتير الورقية إلى فواتير إلكترونية يتم إنشائها ومشاركتها عبر الإنترنت، وهذا ما يساعد على الاستفادة من مميزاتها المختلفة، فهي تستخدم إلكترونيًا وتلائم المواصفات المطلوبة وتتبع القوانين الضريبية المتعارف عليها، لذا يُعد التحول إلى استخدامها تطورًا في مجالات الأعمال المختلفة، وفي هذا المقال نتعرف سويًا على مزايا الفواتير التي تجعلها أفضل من الفواتير الورقية بالإضافة إلى أنواعها وعناصرها مع شرح تفصيلي لطريقة إنشائها عبر نظام قيود المحاسبي.
خدمة فواتير أون لاين
خدمة الفواتير أون لاين أو الفواتير الإلكترونية هي نوع من الخدمات المالية التي تتم عبر الإنترنت بالكامل، باستخدامها تُستبدل الفواتير الورقية الاعتيادية بفواتير أخرى غير قابلة للتلف ويُحتفظ بها في أمان، كما أنها تثبت المعاملات المالية التي تتم في عملية واحدة أو أكثر ويمكن تبادلها إلكترونيًا دون الحاجة لأي إجراءات إضافية؛ مما يجعل التعامل بها أكثر سهولة من الفواتير الورقية.
يمكنك إصدار فواتير أون لاين لكل معاملة في مؤسستك عبر نظام قيود المحاسبي؛ الذي يمكنك من إنشاء أنواع مختلفة من فواتير المبيعات والمشتريات وسندات الخصم حسب معاملاتك، ثم تبادلها والاحتفاظ بها في نظام سحابي آمن، وتسترجعها حين الحاجة لذلك.
خصائص الفاتورة أون لاين
تتيح المملكة العربية السعودية نظام فوترة متكامل وموافق للمعايير التكنولوجية المتطورة، يهدف إلى حفظ الحقوق ومنع تلف الفواتير وضياعها، مما يساهم في تحسين بيئة العمل وتنشيط المعاملات التجارية دون قلق من عدم تنظيم الفواتير، لكنك تظل بحاجة إلى استخدام نظام محاسبي يساعدك على إنشاء الفواتير ثم مشاركتها مع النظام السعودي، ومن خصائص فواتير أون لاين ما يلي:
إنشاء ملف رقمي
حين تصدر فواتير أون لاين تتمكن من إنشاء ملف رقمي للممول يضم تفاصيل وبيانات مختلفة عنه، وهذا يفيد في تسهيل التعامل الضريبي لهذا الشخص.
إمكانية التعديل
في الفاتورة الإلكترونية المنشأة أون لاين لن تضطر للاستبدال أو الكشط إن حدث خطأ في رصد بيانات الفاتورة وقيمها، بل من السهل التراجع وكتابة البيانات الصحيحة دون أي مشكلة.
الأرقام التعريفية
طالما كانت الفاتورة تمتلك رقمًا تعريفيًا UUID خاص بها كلما كان البحث عنها أكثر سهولة وبساطة، ولن تستغرق الوقت لتجدها حتى إذا كانت قديمة وهناك فواتير أخرى كثيرة محفوظة.
التصميم الموحد
الفواتير التي يتم تصديرها من نظام قيود المحاسبي إلى منظومة الفواتير الإلكترونية تخرج بشكل موحد في النهاية، حتى إذا كانت أنواعها مختلفة؛ ولكن هذا لن يغير في شكلها وتصميمها على النظام.
التكامل مع برامج ERP
يمكن تنظيم وإنشاء الفواتير عبر الأجهزة الإلكترونية بحيث تكون متكاملة ومتوافقة مع برامج الإدارة المؤسسية، وهذا التكامل يعزز شفافية الفواتير وسلاسة إعدادها وتداولها.
أكواد موحدة
عند تسجيل الفواتير أون لاين يمكنك اتباع نظام التكويد السعودي أو العالمي في تسجيل السلع والخدمات التي يتم التعامل بالبيع والشراء عليها، وتتبع الأكواد الخاصة بالسلع هيئة الضريبة والدخل.
التوقيع
يمكن توقيع الفاتورة إلكترونيًا لإثبات إصدارها من مؤسستك ومنع تزييفها أو تزويرها، وهذا التوقيع يكون بمثابة إثبات برسمية الفاتورة ومصدرها.
أنواع الفواتير أون لاين
لا تخرج فواتير أون لاين الإلكترونية بصورة واحدة، بل تختلف الفواتير حسب اعتبارات عديدة، ومن أنواع الفواتير الإلكترونية ما يلي:
الفاتورة السريعة
لا تتطلب إدراج الكثير من البيانات ولا تحتاج لوقت طويل لإنشائها، حيث تستخدم للدفع السريع، ويكفي فقط إدخال القيمة المطلوبة ووصف المنتج الذي يتم الدفع لقاءه ثم سدادها.
فاتورة الكاشير
وهي التي تستخدم في الأماكن التي تقدم خدمات البيع بالتجزئة، سواء كانت مطاعم أو مولات للسلع الغذائية أو ملابس أو غيرها، وهي تصدر عبر شخص مختص بإصدارها وتحصيلها من العملاء، كما أنها تُحفظ ضمن قواعد البيانات في النظام تلقائيًا.
الفاتورة الدورية
فواتير يتم إصدارها في مواعيد معينة إما لسداد اشتراكات في خدمة محددة، أو للدفع بالقسط لقاء منتج تم بيعه بالقسط، ويتم إصدارها وتسجيلها لمتابعة انتظام العميل في السداد وإثبات مدى انتظامه على ذلك.
الفواتير التفصيلية
هذه الفواتير خاصة بالمؤسسات التجارية والاستثمارية الكبرى لأنها تُستخدم لرصد تفاصيل متعددة تتعلق بالمشروعات التي تعمل عليها الشركة، لذا يجب رصد بيانات السلع وبائعيها ومنتجيها وكمية المباع منها وغير ذلك من تفاصيل أساسية.
أهمية خدمة فواتير أون لاين
اللجوء إلى إصدار فواتير أون لاين ليس اعتباطيًا، ولكنه يرجع لأن الفواتير الإلكترونية تفيد فيما يلي:
- تقلل التكاليف التي تتحملها المؤسسة لإصدر الفواتير.
- تحفظ الوقت المهدر في ملء الفواتير الورقة، وتمكنك من استغلاله في أعمال أكثر أهمية.
- النظام المحاسبي الذي يتم إنشاء الفواتير من خلاله يتمتع بالأمان والشفافية ومستوى التشفير العالي.
- متابعة الأوضاع المالية للشركات مع إثبات المعاملات بالتاريخ والمبالغ مما يعزز الوضع الضريبي في الشركة.
- تعد الفوترة الإلكترونية طريقة كُفء لمشاركة الفواتير والتعامل معها.
كيف يتم إنشاء فاتورة أون لاين
في العادة يتم إنشائها بالاعتماد على نظام قيود المحاسبي لتسهيل إدراج القيم والمعاملات فيها وللأمان الذي يخضع له النظام، ولذلك إذا كنتَ تريد فاتورة أون لاين ذات كفاءة وأمان ولا يسهل تزويرها اتبع ما يلي:
املأ البيانات الأساسية
هناك بيانات تخص المعاملة التجارية التي تمت لديك، مع ذكر معلومات البائع والمشتري أو تفاصيل العملية التي تمت بين شركتك وبين العميل، على أن تتأكد من إضافة كل المعلومات الأساسية الخاصة بمعاملتك المالية.
تسجيل السلع
يتم إضافة أي سلع أو خدمات تم بيعها أو شرائها في الفاتورة على أن تتضمن تحديد صنفها خاصةً إذا كانت متشابهة مع منتجات أخرى، وكتابة عدد القطع التي تم التعامل عليها وسعر القطعة الواحدة ثم الإجمالي.
تنفيذ الهوية البصرية
عليك حماية فواتيرك الخاصة عبر إضافة شعار شركتك عليها، أو وضع توقيع يخصك ويجعل الفاتورة مميزة وغير قابلة للتزوير، كما يمكنك استخدام خطوط معينة وتصاميم خاصة تمنحك التميز الذي ترغب فيه.
المراجعة
بعد تنفيذ ما سبق يتعين عليك العودة للبداية والتأكد من أن هذا التصميم هو المطلوب وأن القيم صحيحة، ولا تنس تأريخ المعاملة وتسجيل الرقم التعريفي الخاص بالفاتورة لتمكين الرجوع إليها فيما بعد.
شارك فاتورتك
حين تنتهي من فعل ما سبق ارسل الفاتورة إلى عميلك عبر نظام قيود، أو من خلال أي طريقة أخرى تلائمك، ويمكنك إرسالها إلى منظومة الفواتير الإلكترونية مباشرة من النظام لتسجيلها وحفظها.
اختر طريقة للسداد
مثلما يمكنك إنشاء الفواتير إلكترونيًا يمكنك إكمال العمل للنهاية وسداد المستحقات إلكترونيًا كذلك، لذا تمم عملية السداد بالصورة التي ترغب فيها، مع العلم بأن العملاء يحتاجون إلى طرق متنوعة لتسهيل الدفع عليهم.
ما هي عناصر الفاتورة
هناك عناصر أساسية لا يجب أن تخلو منها أي فاتورة، وهي:
- عنوان، وهو يشير إلى نوعها.
- معلومات أطراف المعاملة المالية وهما البائع والمشتري.
- رقم التعريف الخاص بالبائع.
- تاريخ إنشاء الفاتورة أو إصدارها للعميل.
- كود الفاتورة الذي يمكن البحث عنها باستخدامه حين الحاجة.
طريقة إنشاء فواتير من خلال نظام قيود
يمكنك إنشاء فواتير أون لاين بكل سهولة من خلال نظام قيود والاستفادة من كونه معتمد من هيئة الضريبة والدخل بالسعودية، وذلك عبر تنفيذ التالي:
- انتقل إلى نظام قيود من “هنا” وسجل الدخول بحسابك.
- انتقل إلى الإعدادات، ثم اختر منها الإعدادات العامة.
- ابدأ بملء البيانات المطلوبة ولا تنسَ تفعيل خيار الفاتورة المطابقة للوائح السعودية.
ملء البيانات المطلوبة ولا تنسَ تفعيل خيار الفاتورة المطابقة للوائح السعودية
- حدد السمات المطلوبة عند طباعة الفاتورة من مسافات الهوامش والترويسات وغيرها.
السمات المطلوبة عند طباعة الفاتورة
- انتقل بعد ذلك إلى إعدادات الفواتير وتحقق من أن الترقيم الخاص بها لا يمكن تعديله؛ لحمايتها منع تزويرها.
- أضف الملاحظات للشروط التي ترغب فيها لتنظيم العمل بالفاتورة، وبعد الانتهاء من ضبط كافة التفاصيل انقر حفظ.
الملاحظات للشروط التي ترغب فيها لتنظيم العمل بالفاتورة
- في الزر المجاور لحفظ هناك خيار تصميم الفاتورة، اضغط عليه لتصميم فاتورتك بالشكل الذي تريده باستخدام المحرر.
تصميم الفاتورة من خلال المحرر
- يمكنك الاطلاع على الفيديو من هنا لتتبع تفاصيل إنشاء فواتير أون لاين عبر نظام قيود المحاسبي.
أون لاين
حين تقوم بإنشاء فاتورتك ستحتاج إلى نموذج للعمل عليه وتعديله حسب اسم شركتك ومعاملاتها والقيم التي تريد إضافتها فيها، لذلك نقدم لك النموذج التالي:
- يمكنك تحميل نموذج فاتورة أون لاين بصيغة dox من هنا.
- تستطيع تنزيل نموذج فواتير أون لاين بصيغة PDF من هنا.
مميزات فواتير أون لاين
هناك عدد من المميزات التي تتمتع بها الفواتير الأون لاين وتجعل بيئة الأعمال أكثر سلاسة وراحة، ومن هذه المميزات مايلي:
تسهيل رصد الموارد المالية وإدارتها
وذلك بفضل السهولة التي يجدها العميل في السداد، مما يعزز فرص السداد لكل الفواتير الإلكترونية المستحقة بنفس الوقت، كما أنها تساهم في مراقبة الحساب المصرفي ومتابعة العمليات الواردة إليه والصادرة منه.
الحرية والمرونة
تتمثل حرية العميل في اختيار الطريقة التي تلائمه للسداد وعدم فرض إحدى الطرق عليه، وكذلك تخييره فيما يخص وقت السداد وأساليبه سواء دفعًا فوريًا أو دوريًا.
تمكين التذكيرات
الفواتير الإلكترونية تُمكنك من إرسال تذكيرات لعملائك قبل موعد محدد وبصورة تلقائية، لتشجيعهم على الالتزام بمواعيد السداد ورفع كفاءة الشركة على تحصيل أموالها.
التنظيم في السجلات
السداد الأون لاين يعني إبقاء سجلاتك أكثر تنظيمًا، ويُمكنك من إيجاد فواتيرك القديمة بسهولة تامة، وهذا يساهم في تقليل الوقت الذي تستغرقه لمراجعة حساباتك ورصد تلك المعاملات في دفاترك المحاسبية.
عيوب فواتير أون لاين
تواجه الفاتورة أون لاين عدة مشكلات كجانب سلبي لها، ومن هذه المشكلات ما يلي:
القرصنة والاحتيال
المعلومات التي تحملها الفواتير حساسة جدًا ومتكاملة وتخص المؤسسة، وإذا تعرضت للقرصنة فسيكون الأمر خطرًا على الشركة بالكامل، لذا عليك الاعتماد على نظام قيود لإنشاء الفواتير وحفظها، فهو يمتلك نظام تشفير عالي الجودة لا يمكن اختراقه.
مشاكل الثقة
بعض الأفراد والمؤسسات لا زالت غير واثقة من أنها تستطيع الاعتماد على الفواتير الإلكترونية والأون لاين، وهذا لأسباب عديدة من بينها الاعتياد على الفواتير الورقية وتقبل عيوبها، لكنهم بالطبع بحاجة للتطور وتعلم كيفية استخدام فواتير أون لاين للاستمتاع بمميزاتها.
تكلفة التدريب
قد يفرض تحول الشركات لاستخدام الفواتير أون لاين إلى تحملها لتكاليف إضافية، حيث ستصبح بحاجة إلى شراء أجهزة زائدة ليتمكن كل قسم من تسجيل فواتيره أولًا بأول، كم ستكون هناك حاجة للاشتراك في البرامج المحاسبية، بالإضافة إلى الحاجة إلى تدريب العاملين بالشركة على استخدام البرامج التي يتم إنشاء الفواتير من خلالها.
التحديثات المستمرة
يجب أن يتم تحديث الفواتير دوريًا بما يُلائم القوانين والمعايير التي يتم تحديثها، وهذا يتطلب اطلاعًا مستمرًا على تلك القوانين لمعرفة التحديثات وفهمها ومن ثَم تطبيقها في الأنظمة الخاصة بالشركة.
هل الانضمام لمنظومة الفواتير أون لاين إلزامي؟
نعم، تعد الفوترة الإلكترونية الأون لاين إلزامية على من كان يصدر فواتير ضريبية تخص الموردين الذين تُفرض عليهم ضريبة القيمة المضافة، وعلى كل خاضع لضريبة القيمة المضافة إذا إذا كان غير مقيم بالمملكة.
في الختام
فواتير أون لاين تساعد المؤسسات على تطوير الأعمال وقياس الأداء بدون الحاجة إلى وقت طويل ولا خبرات كبيرة، فهي طريقة تواكب بها الشركات متطلبات العصر الحديث من السرعة والمهارة والكفاءة، لذلك عليك الانضمام إلى مستخدمي الفوترة أون لاين عبر نظام قيود المحاسبي وتجربته مجانًا لمدة 14 يوم لتسجيل فواتيرك والاحتفاظ بها مشفرة وآمنة.
انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!
