عبر أروقة عالم الأعمال المتلألئة بالتحديات والفرص، يكمن سر النجاح في قدرة الشركة على تقديم عرض سعر مبتكر وجذاب؛ فهو لغة الأرقام التي تنطق بصوت عالٍ، وتأخذ القرارات بقبضة قوية، فما هو هذا العرض إلا خيط رفيع يربط بين الرغبات والواقع، بين الطموح والمنافسة، وكذلك بين الجودة والقيمة، تختلف لغته عن أي لغة أخرى؛ فهي تحكي قصة العمل والتكلفة، الإثارة والمخاطرة، النجاح والفشل، كما أنه كالقوة الساحرة التي تجذب الأعين وتحرك العقول، ففي لحظة قد يكون الرقم الصغير هو القرار الكبير، وفي لحظة أخرى يكون الرقم الضخم هو المفتاح للفوز؛ لذا ترقبوا مقالتنا هذه التي ستأخذكم في رحلة فريدة إلى عالم عرض السعر، إذ ستكتشفون أسراره وأساليبه، وكيفية استخدامه كأداة فعالة للتأثير والنجاح في عالم الأعمال الحديث.
ما هو عرض سعر؟
هو أداة أساسية في عالم الأعمال، إذ يسهم في التواصل بين البائع والمشتري، تحتوي صيغة عرض سعر على تفاصيل السلع أو الخدمات التي تقدمها الشركة، بالإضافة إلى الأسعار المعلنة لهذه السلع أو الخدمات، والجدير بالذكر أن العرض يهدف بشكل عام إلى جذب الزبائن، وزيادة حجم المبيعات، وذلك من خلال توضيح القيمة المضافة للمنتجات أو الخدمات المقدمة.
يعد تحديد الأسعار، وإيضاحاتها، والتفاصيل المرتبطة بالمعاملة جزءًا لا يتجزأ من استراتيجية الشركات؛ لكسب رضا العملاء وتحقيق الأرباح، فعندما يتلقى العملاء خطاب عرض سعر واضح وشفاف؛ يكونون حينئذ قادرين على فهم المبلغ الذي سيدفعونها، والمنافع التي سيحصلون عليها؛ وبالتالي تساعد هذه الشفافية في بناء الثقة بين العملاء والشركة، وتخلق علاقات مستدامة على المدى الطويل.
ما الذي يجب أن يتضمنه عرض السعر؟
من النقاط الرئيسة التي يجب أن يحتوي عليها أي نموذج عرض سعر ما يلي:
توضيح المنتجات أو الخدمات
يجب أن يكون العرض واضحًا ومفصلًا بشأن المنتجات أو الخدمات التي تقدم، مع توضيح المزايا والفوائد التي يحصل عليها العملاء عند الشراء.
تحديد الأسعار
يجب تحديد الأسعار بشكل واضح ومفهوم، سواء كانت ثابتة أو قابلة للتفاوض، وأن يشمل العرض أيضًا أية رسوم إضافية قد تنطبق، مثل: ضرائب المبيعات، أو تكاليف الشحن.
التفاصيل الإضافية
يمكن أن يتضمن عرض الأسعار تفاصيل إضافية تساعد العملاء على اتخاذ قرار الشراء، قد تشمل هذه التفاصيل: مثال على العمل السابق، شهادات العملاء المرضية، أو أي ضمانات أو خدمات ما بعد البيع.
الوقت والمدة
يمكن أن تتطلب بعض العروض تحديد فترة صلاحيتها، أو تحديد موعد نهائي للشراء بسعر معين؛ لذا يجب توضيح هذه الأمور بشكل صريح لدى العرض.
خيارات الدفع
يجب أن يتضمن العرض خيارات الدفع المتاحة للعملاء، سواء كانت تقبل النقدية، البطاقات الائتمانية، الحوالات المصرفية، أو طرق دفع أخرى، والجدير بالذكر أنه يمكن أيضًا توضيح أي سياسات دفع إضافية، مثل: الدفعات المقسطة، أو الخصومات للدفع النقدي.
بنود عرض السعر
إن عرض السعر للشركات هو أداة مهمة في عمليات الشراء والبيع، وتضمن بنوده: المعلومات الضرورية لتحقيق وضوح وشفافية في التفاهم بين البائع والمشتري، والتي من أهمها ما يلي:
تاريخ تقديم عرض سعر
يجب تحديد يوم وتاريخ تقديم عرض سعر نموذج، إذ يساعد ذلك في تحديد الفترة الزمنية التي يعد فيها العرض ساريًا وملزمًا.
تاريخ انتهاء صلاحية عرض السعر
نظرًا لاحتمالية تحديث الأسعار، ينبغي تحديد تاريخ انتهاء صلاحية العرض، وذلك لتجنب أي لبس أو ارتباك في حالة استمرار العروض لفترة طويلة.
معلومات البائع والمشتري
يجب تضمين معلومات كل من البائع (مقدم عرض السعر) والمشتري (مستلم عرض السعر)، وتشمل ذلك: اسم المؤسسة، والعنوان، والبريد الإلكتروني، بالإضافة إلى الرقم الضريبي، إذ تعزز هذه المعلومات الشفافية، وتسهم في سهولة التواصل بين الطرفين.
توصيف المنتج أو الخدمة
يفضل ذكر وصف مفصل للمنتجات أو الخدمات المقدمة عند تصميم عرض سعر، إذ يساهم ذلك في إزالة أي إبهام أو شكوك بشأن طبيعة المنتج أو الخدمة؛ وبالتالي يسهم في تجنب حدوث أي خلافات فيما بعد بين البائع والمشتري.
كمية المنتج/الخدمة
يجب تحديد الكمية المتفق عليها من المنتج أو الخدمة المطلوبة، إذ يسهم ذلك في تحديد التكلفة الإجمالية، وتجنب أي ارتباك في الكميات المطلوبة.
سعر الوحدة
يحدد سعر الوحدة من المنتج أو الخدمة المقدمة، والجدير بالذكر أن هذا البند يعد أحد العوامل الرئيسة في حساب التكلفة الإجمالية.
الضريبة إذا توافرت
في حالة وجود ضريبة مفروضة على المنتج أو الخدمة، يجب إيضاح ذلك في بنود عرض السعر، إذ يساهم ذلك في تجنب أي ارتباك أو لبس بشأن تكلفة الضريبة المضافة.
التكلفة الإجمالية
في هذا البند، توضح التكلفة الإجمالية للمنتج أو الخدمة بعد حساب سعر الوحدة، والكمية، والضريبة (إن وجدت)، والجدير بالذكر أن هذا البند يعد أحد العوامل الرئيسة التي ينظر إليها عند اتخاذ قرار الشراء.
ملاحظات إضافية
إذا كانت هناك أي ملاحظات إضافية تتعلق بعملية تزويد العميل بالخدمة أو المنتج، مثل: ملاحظات حول عمليات الشحن والتخزين؛ لا بد من إضافتها في هذا البند؛ لأن هذه الملاحظات تساهم في توضيح أي تفاصيل إضافية يجب مراعاتها في العملية النهائية.
تنسيق وتصميم نموذج عرض أسعار
عند تنسيق وتصميم نموذج عرض سعر pdf أو word، هناك عدة نقاط رئيسة يجب مراعاتها لجعل النموذج جذابًا وسهل القراءة، والتي يمكن اختصار هذه النقاط فيما يلي:
استخدام الألوان والخطوط المناسبة
- يجب اختيار الألوان التي تتناسب مع هوية الشركة، وتعكس جاذبيتها واحترافيتها.
- يفضل استخدام ألوان تتناسب مع بعضها البعض، وتسهل قراءة المحتوى.
- يجب اختيار خطوط سهلة القراءة وواضحة، وتجنب استخدام الخطوط المزخرفة التي قد تسبب صعوبة في القراءة.
إضافة الشعار والمعلومات الشخصية للشركة
- ينبغي أن يحتوي النموذج على شعار الشركة، وذلك لتعزيز الهوية المؤسسية، وتمييز الشركة عن الباقي.
- يجب أيضًا تضمين معلومات شخصية للشركة، مثل: العنوان، ورقم الهاتف، والبريد الإلكتروني، وأي تفاصيل أخرى تعد ضرورية للتواصل مع الشركة.
تنظيم الأقسام والمحتوى بشكل جذاب
- يجب تنظيم الأقسام والمحتوى بشكل جيد؛ لتسهيل قراءتهما وفهمهما.
- لا بد من استخدم عناوين وفواصل؛ لتجزئة المحتوى، وتنظيمه.
- يجب أن يكون المحتوى واضحًا وشاملًا لجميع التفاصيل المهمة، مثل: وصف المنتجات أو الخدمات، وأسعارها.
توضيح الأسعار والخصومات
- يجب أن تكون نماذج عرض سعر واضحة بشأن الأسعار، والخصومات المقدمة.
- قد تحتاج إلى توضيح تفاصيل الأسعار، وطريقة حسابها، فضلًا عن الخصومات المتاحة بشكل واضح ومفصل.
- يساعد هذا الإجراء العملاء على فهم القيمة التي سيحصلون عليها، ويزيد من ثقتهم في الشركة.
تفاصيل الخصومات والعروض الخاصة
- يجب توضيح أي خصومات أو عروض خاصة يقدمها النموذج.
- ينبغي توضيح شروط، ومدة الخصومات، والعروض بشكل واضح ومحدد.
- يساعد ذلك العملاء على استفادة من الخصومات والعروض، ويتجنب أي ارتباك أو سوء فهم.
تحميل نموذج عرض سعر مقاولات
يتجاوز عرض السعر حدود الأرقام والتفاصيل؛ فهو صورة مصغرة لرؤية الشركة واستراتيجيتها، والجدير بالذكر أنه ليس مجرد قائمة بالأسعار، بل هو محتوى عاطفي يلمس العميل ويقنعه بأنه يستحق أفضل الخدمات والمنتجات، وهناك العشرات من نماذج عروض الأسعار، وهنا إليك مثال عن نموذج خطاب عرض سعر مقاولات، والذي يمكنك تحميله، واستخدامه بكل سهولة ويسر بالضغط هنا.
عرض الأسعار فى قيود (Quotation)
هي وثيقة تقدمها لعميلك يكون فيها أسعار تقريبية وشروط وأحكام معينة بينك وبين العميل، بعد قبول العميل للعرض بإمكانك تحويله إلى فاتورة بضغطة زر والاستمرار بخطوات إرسال الفاتورة ومتابعة دفعات العميل.
لإنشاء عرض أسعار جديد اتبع الخطوات التالية:
- الذهاب إلى عرض الأسعار من القائمة المنسدلة للمبيعات، والضغط على علامة (+).
2. تحديد العميل الذي تريد إرسال العرض له وإدخال تاريخ الإصدار والانتهاء.
3. اختيار الخدمة أو المنتج وتحديد أسعارك.
4. يمكنك إضافة شروط وأحكام على عرض السعر بالإضافة إلى أي ملاحظات ترغب في ظهورها عند إضافة عرض سعر جديد. كما تستطيع توحيد شروط وأحكام عروض الأسعار، من خلال إعدادات عرض الأسعار في الإعدادات العامة
5. كذلك يمكنك إضافة المرفقات التي تريد.
6.المعلومات الإضافية: بإمكانك تحديد المشروع التابع له عرض السعر أو تحديد الحقول الإضافية المرتبطة بخدمة الفواتير وعروض الأسعار، شرح للحقول الإضافية .
وبالضغط على “حفظ وموافقة”، ستتم عملية إنشاء عرض سعر.
- بعد الحفظ ستظهر لك صفحة عروض الأسعار، حيث تتكون من ثلاثة أجزاء:
- الرسم البياني يصنف عروض الأسعار حسب حالتها (أرسلت، تمت فوترتها، موافق عليها، مسودة).
-
- خانات البحث تحت الرسم البياني فتستطيع استخدامها للبحث عن أرقام عروض الأسعار وتصنيف عروض الأسعار حسب المعايير الموضحة.
- أسفل خانات البحث تبدأ قائمة عروض الأسعار.
عرض: للاطلاع على تفاصيل عرض الأسعار.
طباعة: لطباعة عرض السعر.
تحميل PDF: لتحميل الملف بصيغة PDF
نسخ: لنسخ عرض الأسعار
إرسال: لإرسال العرض إلى بريد العميل الإلكتروني.
تحويل لفاتورة: لتحويل العرض إلى فاتورة بعد موافقة العميل على العرض.
تعديل: للتعديل على عرض الأسعار.
إلغاء: لإلغاء عرض الأسعار. حيث لا تتأثر الحسابات بإلغاء عرض السعر مادام لم يتحول لفاتورة ويبقى محفوظ بصيغة “ملغي”
حذف: حذف عرض السعر من قائمة عروض الأسعار.
بعد تحويل عرض الأسعار إلى فاتورة يمكنك متابعة تنفيذ العمليات بنفس خطوات (الفواتير واستلام الدفعات من العملاء)
في الختام
في عالم الأعمال، يعد تقديم عرض سعر مفتاحًا لجذب اهتمام العملاء، وتحقيق نجاح التجارة؛ فهو اللحظة الحاسمة التي يتخذ فيها العميل قراره بالشراء أو الاستثمار، فعندما يكون العرض مغريًا، ويعكس قيمة حقيقية للمنتج أو الخدمة؛ فإنه يستطيع أن يجذب انتباه العميل، ويشعل شرارة الرغبة فيه للقيام بالعملية التجارية، والجدير بالذكر أن وضوحية العرض وشفافيته تعد من العوامل الرئيسة في جذب الانتباه، فعندما تقدم معلومات واضحة ومفصلة حول سعر المنتج أو الخدمة، بما في ذلك: المزايا المضافة والخصومات المحتملة؛ فإن ذلك يمنح العميل الثقة، ويعطيه شعورًا بالأمان والشفافية، بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون عرض السعر ملائمًا ومتناسبًا مع قيمة المنتج أو الخدمة المقدمة، فعندما يرى العميل أن السعر يتناسب مع الجودة والفوائد التي سيحصل عليها؛ فإنه يصبح أكثر استعدادًا للدفع والاستثمار.
يجب أن تقدم عروض أسعار الشركات والمؤسسات بأسلوب يجذب الانتباه، ويثير الفضول، وذلك من خلال برنامج محاسبة فعال، مثل برنامج قيود، والذي يشجع العملاء على اتخاذ قرار سريع، والاستفادة من الفرصة، والجدير بالذكر أن البرنامج يقدم أيضًا لجميع عملائه: أنظمة الفاتورة الإلكترونية، وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… وهكذا دواليك.
بعد معرفتك ما هو عرض سعر، وكيفية تقديمه؛ جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا، ولن تندم؛ فهو برنامج محاسبي ذات أسعار معقولة في المملكة العربية السعودية.
انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!
