فى عالم الاعمال هل يمكن معرفة كل ما يتم بالمؤسسة من معاملات مالية؟ الإجابة نعم، حيث هناك دفتر اليومية الذي بمثابة سجل كبير يعطي كل المعلومات والبيانات المختلفة حول المنظمة من عمليات حسابية مختلفة.
ويمكّن الإدارة من مراقبة كل ما زاد ونقص في الحسابات المختلفة لديها، ومتابعة الأموال التي تخرج وتدخل بسهولة.
التسجيل في دفتر اليومية يعتبر من أهم مراحل الدورة المحاسبية ودونها لا تتم باقي المراحل الأخرى، وأي خطأ يحدث في دفتر اليومية يعتبر مثل الكارثة لسرعة تأثيره على باقي الدفاتر والقوائم المالية.
لذلك لا يمكن التغافل أو إهمال التسجيل في دفتر اليومية، والمحاسب الكفء هو من يهتم بكل تفاصيل دفتر اليومية.
ما هو تعريف دفتر اليومية ودفتر الأستاذ؟
قبل أن نعلم الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ؛ لا بد أولًا أن نعلم تعريف كل منهما، اللذان يمكن اختصارهما فيما يلي:
ما هو تعريف دفتر اليومية؟
هو أداة محاسبية مهمة تستخدم لتسجيل وتوثيق جميع المعاملات المالية التي تحدث في المنشأة، إذ يعمل كسجل تفصيلي لكل العمليات المالية التي تمت، ويعد خطوة أساسية في عملية التسوية وإعداد القوائم المالية.
تعريف دفتر الأستاذ في المحاسبة
هو أداة محاسبية أساسية يستخدمها المحاسب لتجميع، وتسجيل القيود المالية المتعلقة بحساب معين خلال السنة المالية، يعد هذا الدفتر جزءًا مهمًا من النظام المحاسبي لأي منشأة، إذ يساعد على تتبع التحركات المالية وتوثيقها.
كيف أعمل دفتر يومية؟
إليك خطوات بسيطة لتسجيل المعاملات المالية في دفتر اليومية:
- قم بتحديد رقم القيد، وتاريخ المعاملة.
- حدد الحسابات المالية المتأثرة بالمعاملة، مثل: حساب المدينين الدائنين، وحساب البنك… وغيرها.
- قم بتحديد مبلغ المدين والدائن لكل حساب.
- يُعد المبلغ المدين الذي يزيد رصيد الحساب، بينما يُعد المبلغ الدائن الذي ينقص رصيد الحساب، مثل الجدول التالي:
| القيد المبالغ | ||||||
| رقم القيد | تاريخ العملية | البيان | مدين | دائن | مدين | دائن |
- قم بتوثيق التفاصيل الخاصة بالمعاملة، مثل: وصف العملية، أو رقم الفاتورة إذا كان ذلك مناسبًا.
- وازن المعادلة بالتأكد من أن مجموع المبالغ المدينة يساوي مجموع المبالغ الدائنة مثلما يلي:
| القيد المبالغ | ||||||
| رقم القيد | تاريخ العملية | البيان | مدين | دائن | مدين | دائن |
| 1 | 1/2/2023 | شراء معدات نقدًا | المعدات | النقدية | 100000 | 100000 |
| 2 | 4/2/2023 | دفع إيجار مقدم | إيجار مقدم | النقدية | 24000 | 24000 |
| 3 | 8/2/2023 | استلام أموال مقابل خدمات | النقدية | الإيرادات | 60000 | 60000 |
أهمية دفتر اليومية
لكي نعلم الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ؛ ينبغي أن نعلم أهمية كل منهما، ويمكن اختصار ذلك فيما يلي:
تسجيل المعاملات المالية
أحد الجوانب الأساسية لدفتر اليومية هو تسجيل جميع المعاملات المالية، مثل: المبيعات، والشراء، والدفعات، بالإضافة إلى النفقات، ومن خلال تسجيل هذه المعاملات؛ يمكن للمنظمة تحديد كمية النقد المتاحة ومصادرها، والتحقق من صحة التدفقات المالية.
يعد هذا الجانب مهمًا؛ لأنه يمكن للمنظمة أن تحدد أوقات الذروة، والأوقات التي تحتاج فيها إلى تعزيز التدفقات النقدية، أو إدارة النقود بشكل أفضل.
تسجيل القيود المحاسبية اللازمة
علاوة على ذلك، يساهم دفتر اليومية في تسجيل القيود المحاسبية اللازمة لإعداد القوائم المالية، إذ يحتوي على معلومات، مثل: التاريخ، والحسابات المستخدمة، ووصف المعاملة، والمبلغ المالي.
تساعد هذه المعلومات في جمع البيانات اللازمة لإعداد القوائم المالية، مثل: قائمة الدخل، وقائمة الرصيد، ومن خلال هذه القوائم، يمكن للمنظمة تقديم صورة واضحة وشاملة عن الوضع المالي لنشاطها التجاري.
كيف يتم إعداد دفتر الأستاذ؟
إعداد دفتر الأستاذ يتطلب اتباع خطوات محددة؛ لضمان نقل المعلومات بدقة، وتسجيلها في الحسابات المناسبة، وفيما يلي الخطوات الأساسية لعملية إعداده:
تحديد الحسابات المراد ترحيلها
يجب أولًا تحديد الحسابات التي تحتاج إلى ترحيل المعلومات إليها في دفتر الأستاذ، وقد يتضمن ذلك: حسابات الأصول، والخصوم، والإيرادات، والمصروفات… وغيرها من الحسابات المالية المهمة.
التحقق من دقة المعلومات
قبل نقل المعلومات، يجب التأكد من دقة السجلات الفرعية المستخدمة لتسجيل المعاملات المالية، يتضمن ذلك: التحقق من صحة التواريخ، والأرقام، والأصول المرتبطة بكل معاملة.
جمع المعاملات المالية
من السجلات الفرعية، يجب جمع جميع المعاملات المالية التي حدثت خلال الفترة الزمنية المحددة، وتتعلق بالحسابات المراد ترحيلها، يشمل ذلك: المبالغ المدينة، والمبالغ الدائنة المرتبطة بكل معاملة.
كتابة المعاملات في دفتر الأستاذ
بعد جمع المعاملات، تكتب كل معاملة في دفتر الأستاذ؛ لذا يجب تسجيل تفاصيل المعاملة بدقة، مثل: التاريخ، والوصف الكامل للمعاملة، والحسابين المتأثرين، والمبلغ المدين، بالإضافة إلى المبلغ الدائن.
إجراء عمليات حسابية
بعد تسجيل المعاملات، قد يكون هناك حاجة لإجراء عمليات حسابية إضافية على المبالغ في كل حساب، هذا يشمل تجميع المبالغ المدينة والمبالغ الدائنة، وحساب الفروق؛ لتحديد الرصيد النهائي لكل حساب.
ما هي فوائد دفتر الأستاذ؟
يجب أن نعلم الآن أهمية دفتر الأستاذ؛ لمعرفة الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ، والتي يمكن اختصارها فيما يلي:
متابعة تدفق الأموال
أولًا، يُستخدم دفتر الأستاذ لمتابعة تدفق الأموال، إذ يسجل فيه كل إيرادات الشركة ومصروفات ها؛ وبالتالي يوفر صورة واضحة للتدفق النقدي للمؤسسة.
من خلال متابعة التدفق النقدي، يمكن للشركات تحديد مصادر الدخل والنفقات الرئيسة، واتخاذ الإجراءات اللازمة لتحسين إدارة الأموال.
إعداد التقارير المالية واتخاذ القرارات
يساعد دفتر الأستاذ في إعداد التقارير المالية، واتخاذ القرارات، فبناءً على المعلومات الموجودة في دفتر الأستاذ؛ يمكن للمحاسبين إعداد التقارير المالية الضرورية، مثل: قائمة الدخل، والميزانية العمومية، وكشف الأرباح، والخسائر.
تلك التقارير توفر للإدارة والمستثمرين رؤية شاملة عن الوضع المالي للشركة، وتساعدهم في اتخاذ القرارات المالية الحكيمة.
اكتشاف التلاعب والاحتيال
يساهم دفتر الأستاذ في اكتشاف التلاعب والاحتيال، فمن خلال مقارنة البيانات المسجلة في دفتر الأستاذ مع المستندات الأخرى والبيانات الخارجية؛ يمكن اكتشاف أي تباينات أو تلاعب في السجلات المحاسبية؛ وبالتالي هذا يساعد في منع الاحتيال، والحفاظ على النزاهة المالية للمؤسسة.
تعزيز العلاقات التجارية
يعزز دفتر الأستاذ العلاقات التجارية مع المستثمرين والدائنين، فعندما يكون لدى الشركات دفتر أستاذ دقيق ومحدثة؛ يكن بإمكانها توفير معلومات دقيقة وشفافة للمستثمرين والدائنين؛ وبالتالي هذا يعزز الثقة والشفافية في العلاقات التجارية، ويسهل الحصول على التمويل اللازم لتطوير الأعمال.
دقة السجلات المحاسبية
أخيرًا، يسهم دفتر الأستاذ في دقة السجلات المحاسبية، فمن خلال تسجيل العمليات المالية والمعاملات في الدفتر الأستاذ؛ يُنشأ سجل دقيق لكل حدث ماليش؛ وبالتالي هذا يساهم في ضمان دقة السجلات المحاسبية، والتأكد من عدم وجود أخطاء أو تحريفات.
تكون السجلات المحاسبية الدقيقة ضرورية للشركات من أجل الامتثال للمعايير المحاسبية والتشريعات المالية، وكذلك لضمان الشفافية والمصداقية في التقارير المالية.
أمثلة على دفتر اليومية ودفتر الأستاذ
مثال على دفتر اليومية
يمكن تسجيل المعاملات المالية في دفتر اليومية من خلال ما يلي:
في 1/2/2023 قامت الشركة بشراء بعض المعدات التي تحتاجها في العمليات التجارية لنشاطها بمبلغ 100 ألف ريال سعودي، ودُفعت الأموال نقدًا.
في 4/2/2023 دُفع قيمة إيجار بشكل نقدي بقيمة 24000 ريال سعودي لمدة 4 شهور.
في 8/2/2023 استقبلت 60 ألف ريال سعودي مقابل تقديم بعض الخدمات لأحد العملاء.
في 15/2/2023 اشتريت أدوات مكتب مقابل 10000 ريال سعودي على الحساب.
في 20/2/2023 بيعت بضائع بقيمة 40 ألف ريال سعودي على الحساب.
في 28/2/2023 دُفعت مرتبات الموظفين بقيمة 30 ألف ريال سعودي.
في 28/2/2024 دفعت فاتورة الكهرباء 8000 ريال سعودي.
هذه العمليات يمكن تسجيلها في دفتر اليومية بكل سهولة ويسر من خلال:
| تاريخ العملية | بيان | مدين | دائن |
| 1/2/2023 | من ح/ المعدات إلى ح/ النقدية | 100000 | 100000 |
| 4/2/2023 | من ح/ الإيجار مقدم إلى ح/ النقدية | 24000 | 24000 |
| 8/2/2023 | من ح/ النقدية إلى ح/ الإيرادات | 60000 | 60000 |
| 15/2/2023 | من ح/ أدوات المكتب إلى ح/ حسابات قابلة الدفع | 10000 | 10000 |
| 20/2/2023 | من ح/ حسابات قابلة الدفع إلى ح/ المبيعات | 40000 | 40000 |
| 28/2/2023 | من ح/ الأجور إلى ح/ النقدية | 30000 | 30000 |
| 28/2/2023 | من ح/ المصروفات إلى ح/ النقدية | 8000 | 8000 |
مثال على دفتر الأستاذ
إذا كان رصيد حساب المبيعات 2000 ريال سعودي، وتُرحل معاملة بيع منتج لعميل ما مقابل 200 ريال؛ فحينئذ يكون الرصيد النهائي 2200 ريال سعودي.
تنويه
ينبغي في النهاية معرفة مجموع الأرصدة المدينة والدائنة، فإذا كان مجموع الأرصدة المدينة يساوي الأرصدة الدائنة؛ فإنه لا وجود خطأ في الدفتر، وأنت تمشي على ما يرام، ولكن إذا لم يتساووا؛ فاعثر على الخطأ وصححه.
ما هو الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ؟
لكي تعلم الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ؛ لا بد أن تلاحظ الجدول التالي، والذي يتمثل فيما يلي:
| العنصر | دفتر اليومية | دفتر الأستاذ |
| المحتوى | يحتوي على تفاصيل المعاملات الفردية، بما في ذلك: الصادر، والوارد. | يتضمن إجماليات المعاملات لحساب محدد، أو حتى فئة من الحسابات. |
| الغرض | يستخدم دفتر اليومية لتسجيل الصفقات، والمعاملات اليومية. | يستخدم دفتر الأستاذ التلخيص المعلومات من دفتر اليومية، بالإضافة إلى تحليلها. |
| الهدف | يهدف إلى تعقب التغييرات اليومية، وتسجيل المعاملات بصورة تفصيلية. | يهدف إلى تحليل، وتلخيص البيانات؛ ليتمكن المستخدم من اتخاذ قرارات استراتيجية وإدارية. |
| التوقيت | يحدث دفتر اليومية يوميًا كما نلاحظ من الاسم، أو بصورة متكررة أثناء الفترة المحددة. | في العادة يحدث دفتر الأستاذ بصورة شهرية، أو دورية؛ لتحليل الأداء المالي. |
| طريقة التسجيل | هنا تسجل كل معاملة منفردة، على سبيل المثال: فاتورة شراء. | هنا ستجد ملخصًا لكل حساب، على سبيل المثال: حساب المبيعات. |
| التنظيم | من المحتمل أن يكون دفتر اليومية أكثر من واحد، وذلك وفقًا للعمليات المختلفة. | في العادة يكون دفتر الأستاذ واحدًا لكل فئة حسابات، أو حتى حساب. |
في الختام
يمكننا القول إن دفتر اليومية ودفتر الأستاذ يعكسان جوانب مختلفة من تنظيم وتخطيط حياتنا، إذ إن دفتر اليومية يركز على تسجيل، وتنظيم أحداثنا اليومية وأهدافنا الصغيرة، في حين أن دفتر الأستاذ يعمل كوثيقة استراتيجية لتحقيق أهدافنا الكبرى على المدى الطويل، فسواءً كنت من محبي الدفاتر اليومية التفصيلية، أو من المفضل لديك وضع الخطط الاستراتيجية في دفتر الأستاذ؛ فإن الهدف الأساسي هو تحقيق التوازن بين تنظيم حاضرنا، وتحقيق مستقبلنا، إذ إن دفتر اليومية يساعدنا على الاستمتاع بكل لحظة وتنظيمها، ويذكرنا بأن الحياة مليئة بالفرص والتحديات الصغيرة التي يمكن أن تساهم في تحقيق أهدافنا الكبيرة، أما دفتر الأستاذ، فهو التذكير المستمر برؤيتنا الكبرى، وأهدافنا الطموحة.
سواءً كنا نسجل أحداثنا اليومية بالتفصيل أو نرسم خطة استراتيجية لحياتنا، يجب أن نستخدم هذه الأدوات عبر برنامج قيود، والجدير بالذكر أن البرنامج يقدم لك أيضًا أنظمة الفاتورة الالكترونية، وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… إلخ.
عزيزي القارئ، بعد معرفة الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ؛ جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا.
انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!
