دفتر حسابات اليومية

دفتر حسابات اليومية هو دفتر لتسجيل جميع المعاملات المالية الخاصة بالشركة، ويتم تسجيل هذه المعاملات بترتيب زمني حسب تاريخ حدوثها، كما يتم تسجيلها باتباع نظام القيد المزدوج. ويُعرف دفتر اليومية أيضًا بالدفتر الأساسي أو دفتر القيد الأولي؛ إذ يُعتبر المرحلة الأولى من المحاسبة، فهو المكان الأول الذي يتم فيه تسجيل بيانات المعاملات المالية.

تحتوي كل صفحة من دفتر حسابات اليومية على قيود يومية، وتحتوي هذه القيود على البيانات المهمة لمعاملة مالية واحدة، بما في ذلك التاريخ، والحسابات المتأثرة بهذا القيد، والمبلغ الذي سيتم قيده وخصمه، ووصف موجز للمعاملة. ويجب على كل شركة ضمان دقة إدخال المعلومات المتعلقة بجميع المعاملات المالية لأهميتها الفائقة وتأثيرها الكبير على التقارير المالية.

قد يجد البعض من أصحاب المشاريع والشركات صعوبة في مفهوم دفتر اليومية والقيود المسجلة فيه وكيفية إنشائه، ولذلك سنسلط الضوء في هذا المقال على دفتر الحسابات اليومية، وأهميته وعناصره، وكيف يُساعدك نظام قيود المحاسبي في ضمان دقة وصحة دفتر حسابات اليومية الخاص بشركتك.

أهمية دفتر اليومية

يمتلك دفتر حسابات اليومية أهمية كبيرة لجميع الشركات والمؤسسات، ومن الضروري التأكد من إدخال البيانات في دفتر اليومية بشكل دقيق لضمان دقة التقارير المالية المترتبة على هذه المعلومات، وتكمن أهمية دفتر حسابات اليومية في النقاط الآتية:

• يعرض دفتر اليومية جميع المعلومات المتعلقة بالمعاملة فور حدوثها، ويُقدم أيضًا شرحًا موجزًا للمعاملة.
• يُساعد على تحديد أي أخطاء محتملة الحدوث في تسجيل المعاملات وغيرها.
• يُعتبر مرجعًا لجميع المعاملات المالية في الشركة، فهو يُوفر سجلاً زمنيًا لجميع المعاملات، حيث يتم فيه تسجيل المعاملات بترتيب زمني دقيق، وبذلك يُسهل الرجوع للمعاملات المالية بتاريخ معين عند الحاجة لذلك.
• يُساعد الإدارة في فهم الوضع المالي للشركة وتتبعه عن طريق مراقبة المعاملات المالية المسجلة في دفتر اليومية.
• يُسهل عملية ترحيل القيود إلى دفتر الأستاذ بتوفيره معلومات مفصلة وشاملة عن جميع المعاملات المالية التي تحدث.
• يُقلل دفتر اليومية فرصة ارتكاب الأخطاء عند ترحيل القيود إلى دفتر الأستاذ، لأنّه يتم تسجيل جانبين من المعاملة في دفتر اليومية.

عناصر دفتر حسابات اليومية

تُسمى المعاملات المالية التي تُسجل في دفتر اليومية بالقيود اليومية، ويتم تسجيلها باتباع نظام القيد المزدوج، حيث يتم تسجيل جانبين من كل معاملة؛ دائن ومدين، وتحتوي كل صفحة في هذا الدفتر على أعمدة مقسمة للعناصر الرئيسية، والتي تتضمن التاريخ، والبيان، والحساب المدين، والحساب الدائن، والمبلغ النقدي، كما يأتي:

• تاريخ المعاملة المالية

يتم تدوين سنة وشهر وتاريخ المعاملة المالية في عمود التاريخ. ويتم كتابة السنة مباشرة أسفل العنوان مرة واحدة في كل صفحة من دفتر اليومية، بحيث لا يلزم تكرارها لكل قيد في الصفحة.

• البيان

يتم استخدام عمود البيان لإدخال أسماء الحسابات المشاركة والمتأثرة في المعاملة المالية، وهي حسابات الدائن وحسابات المدين، بحيث يتم كتابة الحساب أو الحسابات المدينة أولًا، ثم كتابة الحساب أو الحسابات الدائنة بعدها. ومن المتعارف عليه ترك مسافة بادئة قبل كتابة الحساب الدائن من قيد اليومية. كما يتم كتابة وصف وبيان مختصر وموجز في هذا العمود أسفل الحساب الدائن من القيد.

• المبلغ المدين

يستخدم هذا العمود لتسجيل المبالغ المدينة للحسابات المدينة.

• المبلغ الدائن

يستخدم هذا العمود لتسجيل المبالغ الدائنة للحسابات الدائنة.

يُمكن تضمين عناصر أخرى في دفتر حسابات اليومية، مثل رقم مرجعي للعملية المالية، أو رقم مرجع الترحيل، حيث يتم ترحيل جميع قيود دفتر اليومية بشكل دوري إلى دفتر الأستاذ، وفي عمود مرجع الترحيل، يتم كتابة رقم صفحة حساب دفتر الأستاذ الذي ينتمي إليه القيد، فعلى سبيل المثال، إذا كان الحساب النقدي موجودًا في الصفحة رقم 101 في دفتر الأستاذ، فيجب كتابة الرقم 101 في عمود مرجع الترحيل حيث يظهر الحساب النقدي في دفتر اليومية العام.

أمثلة على حسابات اليومية

تختلف الحسابات اليومية باختلاف العملية المالية التي تحدث، وباختلاف الحسابات المتأثرة بهذه العملية، ويُمكن طرح بعض الأمثلة للتوضيح كما يأتي:

قيد بيع

إذا قامت الشركة بعملية بيع بضائع أو خدمات بقيمة 500 ريال، سيكون شكل قيد اليومية في دفتر حسابات اليومية كما يأتي:

قيد بيع بضائع أو خدمات خاضعة للضريبة

إذا قامت الشركة بعملية بيع بضائع أو خدمات خاضعة للضريبة لشركة أخرى بقيمة 1000 ريال، وكانت الضريبة بنسبة 10% (100 ريال)، سيكون شكل قيد اليومية في دفتر اليومية كما يأتي:

قيد شراء

إذا قامت الشركة بعملية شراء بضائع أو خدمات بقيمة 500 ريال من شركة أخرى، سيكون شكل قيد اليومية في دفتر اليومية كما يأتي:

قيد شراء بضائع أو خدمات خاضعة للضريبة

إذا قامت الشركة بعملية شراء بضائع أو خدمات خاضعة للضريبة من شركة أخرى بقيمة 1000 ريال، وكانت الضريبة بنسبة 10% (100 ريال)، سيكون شكل قيد اليومية في دفتر حسابات اليومية كما يأتي:

أنواع القيود التي يتم تسجيلها في دفتر اليومية

هناك عدة أنواع مختلفة من حسابات اليومية التي يتم تسجيلها في دفتر حسابات اليومية، حيث يكون لكل نوع وظيفة محددة وهدف معين، وتُعد جميع الأنواع ذات أهمية، إذ تُقدم معًا بيانًا متوازنًا ودقيقًا وموضوعيًا عن الوضع المالي للشركة، وفيما يأتي أنواع القيود اليومية المسجلة في دفتر اليومية:

قيد التحويل

يتم من خلاله تسجيل عملية تحويل مبلغ من حساب إلى حساب آخر، ويجب أن يكون صافي التحويلات في هذا القيد دائمًا يساوي صفر، ولا يشارك أي طرف ثالث في هذا النوع من قيود اليومية.

قيد التسوية

يتم من خلاله تسجيل التغييرات والتعديلات في قيود دفتر اليومية المسجلة مسبقًا، ولا يعني ذلك أن المعاملات المعدلة قد تم حذفها، بل هي عبارة عن معاملات جديدة تحافظ على تحديث الشؤون المالية للشركة.

القيد المركب

يتم فمن خلاله تسجيل أكثر من حساب دائن أو أكثر من حساب مدين، حيث قد يكون هناك مدين واحد ودائنين أو أكثر، أو دائن واحد ومدينان أو أكثر، ويجب أن يكون إجمالي الأرصدة المدينة والأرصدة الدائنة متساويًا دائمًا.

القيد الافتتاحي

يتم من خلاله تسجيل رصيد البداية للفترة المحاسبية الجارية، ويكون هو الرصيد النهائي من الفترة المحاسبية السابقة.

القيد الختامي

يتم من خلاله تسجيل الرصيد النهائي للفترة المحاسبية في هذا القيد، ويُمكن تحويل هذا الرصيد من حساب مؤقت إلى حساب دائم، أو من فترة محاسبية إلى أخرى.

دفتر اليومية مع قيود

من الضروري التأكد من إدخال بيانات المعاملات المالية بشكل دقيق وكامل في دفتر حسابات اليومية لضمان دقة التقارير المالية المستندة إليه. ويُعد برنامج قيود أفضل برنامج محاسبي يُمكنك استخدامه؛ فهو يُساعدك على إدخال القيود بشكل سهل وسريع، كما يضمن لك سلامة البيانات المدخلة ويقلل من احتمالية الخطأ.

يُمكنك من خلال نظام قيود إدخال قيود سهلة، أو قيود محاسبة يدوية، وتُوفر القيود السهلة الوقت في إدخال القيد مع ضمان دقة وصحة البيانات، ويُمكنك اختيار نوع القيد ثم إدخال البيانات المتعلقة بنوع القيد الذي قمت باختياره والمختصرة، حيث يهدف قيود إلى تسهيل العمليات المحاسبية بحيث يتمكن المستخدمين الذي لا يملكون خلفية محاسبية من إدخال القيود اليومية بشكل سهل تمامًا، والتي يترتب عليها قيد محاسبي أو أكثر يتم عمله تلقائيًا في نظام قيود.

في الختام

تتأثر صحة جميع التقارير المالية للشركة بدقة – أو عدم دقة – معلومات المعاملات المالية المدخلة في دفتر حسابات اليومية، ولذلك يُعد هذا الدفتر ذو أهمية كبيرة جدًا للشركات، وقد يؤدي أي خطأ في عملية الإدخال مثل إدخال اسم الحساب أو تاريخ المعاملة أو المبلغ النقدي بشكل خاطئ إلى عدم التوازن في البيانات المالية للشركة، إذ يتم ترحيل جميع هذه القيود إلى دفتر الأستاذ، وبالتالي تزيد نسبة اتخاذ قرارات خاطئة متعلقة بالوضع المالي للشركة لأنها ترتبت على بيانات مالية خاطئة.

ولذلك، يكون استخدام الأنظمة المحاسبية خيارًا مثاليًا لتجنب هذه الأخطاء وضمان دقة وصحة البيانات المالية المدخلة، ويُعد نظام قيود المحاسبي الأفضل في المملكة العربية السعودية؛ فهو يُقدم لك الكثير من الخدمات المحاسبية الاحترافية التي تتميز بالسهولة والسرعة مع ضمان الدقة والكفاءة العالية في إدارة جميع العمليات المالية في شركتك، ويُمكنك التمتع بذلك كله بالاشتراك مع نظام قيود المحاسبي بسهولة بفترة تجريبية مجانية مدتها 14 يومًا بدون الحاجة إلى إدخال بيانات بطاقتك الائتمانية.

انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!