طريقة التسجيل في الفاتورة الالكترونية
يتعيّن على المنشآت جميعها استخدام الفواتير الالكترونية في جميع عمليات البيع الخاصة بها وفقًا لما حددته هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ولذلك تسعى المنشآت إلى معرفة طريقة التسجيل في الفاتورة الالكترونية بشكل سهل الفهم لمساعدتها في إنجاز معاملاتها بشكل سريع وسلس، نعرض لك في هذا المقال طريقة التسجيل مع نظام قيود؛ أفضل نظام محاسبي في السعودية.
طريقة التسجيل في الفاتورة الالكترونية مع قيود
يجعل برنامج قيود من الفوترة الالكترونية عملية بسيطة إذ يحتاج تفعيلها ضغطة زر واحدة، ويُمكنك التعرف على طريقة التسجيل في الفاتورة الالكترونية مع نظام قيود كما يأتي:
إنشاء حساب في قيود
يُمكنك إنشاء حساب جديد في نظام قيود المحاسبي بطريقة سهلة وسريعة للغاية، ويسمح لك قيود بتجربة النظام بشكل مجاني تمامًا، إذ لا تحتاج خلال التجربة المجانية إلى إدخال بيانات بطاقتك الائتمانية، وتستمر فترة التجربة المجانية لمدة 14 يومًا يُمكنك خلالها تجربة الكثير من مزايا وخدمات برنامج قيود المحاسبي، والتي من ضمنها خدمات الفواتير الالكترونية.
تفعيل الفاتورة الالكترونية
بعد إتمام عملية التسجيل، يُمكنك من خلال برنامج قيود إنشاء فواتير الكترونية عادية، وذلك ليتم تعلم طريقة إنشاء الفواتير وتجربتها، ولكن حتى تُحول من النظام العادي إلى نظام مُطبق للفاتورة الالكترونية وفق محددات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؛ يتعيّن عليك تفعيل الفاتورة الالكترونية في برنامج قيود عن طريق الذهاب إلى الإعدادات، ومن ثم الضغط على كلمة “تفعيل” بجانب بند (تفعيل الفاتورة الالكترونية طبقًا للوائح السعودية)، ثم الضغط على كلمة “حفظ” لحفظ التغييرات.
يجدر بالذكر أنّه في نظام قيود وبعد تاريخ 1 ديسمبر 2021م، لا يُمكن للمنشآت إيقاف تفعيل الفاتورة الالكترونية بعد أن تقوم بتفعيلها بنجاح، ولذلك يُنصح أن تأخذ المنشآت وقتًا كافيًا في تجربة برنامج قيود بشكل كامل بحيث تقوم بتجربة إنشاء الفواتير وفهم كل ما يتعلق بها في البرنامج لتتجنب أي أخطاء، ومن ثم تقوم بتفعيل النظام باتباع طريقة التسجيل في الفاتورة الالكترونية بدون قلق.
ولتوضيح أثر تفعيل نظام الفاتورة الالكترونية في برنامج قيود على الفواتير وإنشائها أو تعديلها أو حذفها، يُمكن تلخيص الاختلافات بين النظام العادي (قبل التفعيل) والنظام المُطبّق للفاتورة الالكترونية (بعد التفعيل) في النقاط الآتية:
حذف الفواتير أو تعديلها
من أهم ما تتميز به فواتير المبيعات في النظام العادي هو قابليتها للحذف أو التعديل طالما لم يتم سدادها بعد، وفي حال تم سداد الفاتورة بالفعل، بحيث كانت الفاتورة مرتبطة بسندات عملاء أو سندات قبض أخرى، يُمكن حذفها بسهولة بعد حذف هذه السندات.
بعد إتمام خطوة تفعيل نظام الفاتورة الالكترونية من طريقة التسجيل في الفاتورة الالكترونية، لا يُمكن حذف الفواتير الموافق عليها ولا يُمكن التعديل عليها، وفي حال تم إدخال أي بند من بنود الفاتورة بشكل خاطئ، مثل تحديد قيمة خصم خاطئة، يُمكن تدارك هذا الخطأ بطريقتين؛ إمّا إشعار الدائن، أو إرجاع الفاتورة.
بعد القيام بذلك، يُمكن إنشاء فاتورة جديدة برقم مرجع جديد تحتوي على المعلومات الصحيحة، أو نسخ الفاتورة السابقة بجميع تفاصيلها باستخدام خيار النسخ، ومن ثم تعديل الخطأ لإنشاء فاتورة برقم مرجع جديد بالشكل الصحيح. كما يُتيح لك برنامج قيود إمكانية كتابة ملاحظات في وصف الفاتورة عند إنشائها لتوضيح سبب إنشاء فاتورة جديدة بدلًا من الفاتورة الخاطئة التي تم إرجاعها.
ترقيم فواتير المبيعات
عند استخدام النظام العادي في الفوترة، يسمح لك برنامج قيود باختيار قابلية تعديل أرقام فواتير المبيعات أو عدمها، ما يُمكنك اختيار رقم لتبدأ رقم التسلسل منه باستخدام خيار (ابتداء رقم التسلسل)، بحيث إذا كان لديك بالفعل فواتير سابقة مع مستنداتها، يُمكنك بدء رقم التسلسل بناء على رقم آخر فاتورة قمت بإصدارها قبل استخدامك لبرنامج قيود.
أمّا بعد تفعيل نظام الفاتورة الالكترونية، وللحماية من التلاعب في إنشاء الفواتير؛ لا يُسمح للمنشآت بالتعديل على أرقام الفواتير بعد أن تقوم بتفعيل نظام الفاتورة الالكترونية، كما لا يُمكنها التعديل على خيار (ابتداء رقم التسلسل) كذلك، ولذلك يجب أن تتأكد من تحديدك للرقم الصحيح قبل تفعيل نظام الفاتورة الالكترونية.
يجدر بالذكر أنّ ما تم ذكره ينطبق على فواتير المبيعات فقط (بحسب متطلبات الهيئة)، حيث لا يتم إلغاء قابلية التعديل على فواتير المشتريات بحيث يُسمح للمنشآت تغيير رقم المعرف الخاص بالمورّد عند إنشاء فواتير المشتريات الخاصة به، ولذلك تبقى إعدادات فواتير المشتريات على ما هي عليه حتى بعد تفعيل نظام الفاتورة الالكترونية.
إنشاء الفواتير الالكترونية في قيود
بعد معرفتك طريقة التسجيل في الفاتورة الالكترونية مع قيود، يُمكنك التعرّف على كيفية إنشاء فاتورة الكترونية في قيود وجميع المزايا والخيارات المتعلقة بهذه الفواتير فيما يأتي:
إنشاء فاتورة مبيعات
يُتيح لك برنامج قيود إصدار فاتورة مبيعات جديدة بخطوات سريعة وسهلة لتسهيل عملية البيع وتقليل الوقت الضائع في إنشاء وإصدار الفواتير بخطوات غير لازمة، ويُمكن تلخيص خطوات إنشاء فاتورة مبيعات عبر نظام قيود في الخطوات الآتية:
- اختر القائمة المنسدلة “المبيعات” من لوحة المتابعة.
- اختر علامة الزائد (+) الظاهرة إلى جانب خيار “فواتير المبيعات”، أو اضغط على فواتير المبيعات ثم خيار “إنشاء فاتورة” من أعلى يسار الشاشة.
- يتم بعدها نقلك تلقائيًا إلى صفحة إنشاء فاتورة جديدة.
- املأ المعلومات اللازمة في الفاتورة مثل اسم العميل، وتاريخ الإصدار، وتاريخ الاستحقاق، والموقع.
- املأ أي معلومات إضافية مثل الوصف، وشروط الدفع إن وُجدت.
يجدر بالذكر أنّه بعد إتمام خطوات طريقة التسجيل في الفاتورة الالكترونية وتفعيل النظام، يتم إنشاء رقم المرجع بشكل تلقائي، ولذلك لا يتعيّن عليك كتابة رقم مرجعي عند إنشاء الفواتير، وسيكون بند “المرجع” غير متاحًا لتعبئة أي بيانات بحيث يكون مكتوب إلى جانبه عبارة (رقم مرجع فاتورة المبيعات ينشأ تلقائيًا). كما يقوم قيود بإنشاء رمز الاستجابة السريعة (QR Code) بشكل تلقائي عند إنشاء الفواتير.
إضافة شروط وأحكام وملاحظات
يُوفر نظام قيود ميزة إضافة الشروط والأحكام وأي ملاحظات مهمة خاصة بك إلى الفواتير الالكترونية، ولا يتأثر هذا الخيار بتفعيل نظام الفواتير الالكترونية بحيث يُسمح لك بتغيير الشروط والملاحظات في أي وقت ترغب به، ويُمكنك توحيد هذه الشروط والأحكام والملاحظات بحيث تظهر في جميع الفواتير التي تقوم بإنشائها فيما بعد باتباع الخطوات الآتية:
- اختر القائمة المنسدلة “الإعدادات” من لوحة المتابعة.
- اختر خيار “الإعدادات العامة”.
- اختر تبويب إعدادات المبيعات أعلى الشاشة.
- ستجد خانة الشروط والأحكام وخانة الملاحظات، يُمكنك كتابة الشروط والملاحظات التي ترغب بإضافتها.
- اضغط على “حفظ”.
الخيارات المتاحة لفواتير المبيعات
يُمكنك القيام بالكثير من العمليات على الفواتير الالكترونية التي تم إنشاؤها بسهولة وبضغطة زر واحدة بعد إتمام طريقة التسجيل في الفاتورة الالكترونية عن طريق الخطوات الآتية:
- اختر القائمة المنسدلة “المبيعات” من لوحة المتابعة.
- ثم اختر خيار “فواتير المبيعات”.
- تظهر لك جميع الفواتير التي تم إنشاؤها بالفعل، وتظهر لك جميع الخيارات المتاحة إلى جانب كل فاتورة، وهي كما يأتي:
- عرض: يُمكنّك من عرض تفاصيل الفاتورة.
- طباعة: يُمكنك من طباعة الفاتورة.
- تحميل: يُمكنك من تحميل الفاتورة بصيغة PDF.
- نسخ: يُمكنك من نسخ تفاصيل الفاتورة كما هي تمامًا إلى فاتورة جديدة.
- إرسال: يُمكنك من إرسال الفاتورة إلى العميل في حال تم تسجيل البريد الالكتروني الخاص به.
- تحصيل دفعة: يُمكنك من تحديد إذا تم استلام دفعة من العميل، فبعد الضغط على هذه الأيقونة يُمكنك إنشاء سند بالدفعة المحصّلة أو استخدام سند سابق في حال وجوده.
- نسخ: نسخ تفاصيل الفاتورة إلى فاتورة جديدة كما هي.
- اضغط على أيقونة الخيار الذي ترغب القيام به على الفاتورة الالكترونية لتُنجز العمل بسهولة تامة.
يُمكنك كذلك القيام بتخصيص سند للفاتورة، أو تحميلها أو طباعتها بعد عرضها للاطلاع على تفاصيلها عن طريق الضغط على أيقونة “عرض” وبعد ذلك تظهر في أسفل الشاشة الخيارات المذكورة.
في الختام
تسعى الشركات والمؤسسات إلى اختيار برنامج فوترة الكترونية فعّال ومبتكر، بحيث يقُلل التكاليف والوقت المستهلك في عملية الفوترة، ويزيد دقة إصدار الفواتير ويُحسّن من كفاءتها، ويُعد نظام قيود المحاسبي السحابي أفضل هذه البرامج.
حيث يجعل برنامج قيود من طريقة التسجيل في الفاتورة الالكترونية أمرًا في غاية السهولة والبساطة بفضل تصميمه المميز والبسيط، وبفضل امتثاله لجميع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك فيما يتعلق بالفواتير الالكترونية، يُمكنك إصدار فواتيرك الالكترونية بثقة تامة وبدون قلق من أي أخطاء أو مشاكل. فعّل نظام قيود المحاسبي الآن واستمتع بجميع مزاياه.
