من المفاهيم التي تختلط على فئة كبيرة من الأشخاص مثل الممولين، التجار، المستهلكين، وكذلك العملاء هي منظومتا الفاتورة والإيصال.
إذ يجهل الكثيرون الفرق بين الفاتورة والإيصال، ظنًّا منهم أن هاتين المنظومتين هما بديلان لبعضها البعض.
أي: يمكن استخدام واحدة عوضًا عن الأخرى، وبشكل خاص عقب القرار رقم 230 لسنة 2022م الذي أصدره وزير المالية.
والذي ينص على إلزام المكلفين والممولين على الاعتماد على الإيصال الإلكتروني، حال أردت التعرف على الفرق بينهما تابع القراءة.
الفرق بين الفاتورة والإيصال
في حال كان لديك نشاط تجاري خاص بك؛ من المهم أن تتعرف على الفرق بين الفاتورة والإيصال؛ لأنك على الأرجح سوف تعتمد على كل منهما في إدارة نشاطك التجاري.
كما أنك سوف تستخدمهما للتأكد من إتمام المعاملات المحاسبية بشكل صحيح.
لذا يتعين عليك استيعاب الفرق بين هذه الوثائق المالية؛ كي تعرف الوقت الصحيح لاستخدام أي منهما.
فيما يلي سوف نستفيض في توضيح الفرق بين الفاتورة والإيصال، والفرق بينهما كالتالي:
الفاتورة
هي عبارة عن وثيقة قانونية تُرسل من قبل الشركة إلى العملاء؛ لحثهم على الدفع بشكل رسمي مقابل خدمة.
وخلال الفاتورة تُفصّل الخدمة المباعة أو المنتج، ويحسب خلالها التكلفة الإجمالية المستحقة بما فيها: الخصومات، الضرائب، وأي مصاريف إضافية أخرى.
ومن الجدير بالذكر أن الفاتورة هي أحد أصول الشركة، التي يتعين على العميل إدراجها في دفاتره المحاسبية، كي يقوم بسدادها.
الفاتورة قد تُصدر في أكثر من صورة، إما في شكل إلكتروني، وإما في شكل ورقي.
ولكن تميل معظم الشركات إلى الاعتماد على برنامج عبر الإنترنت مهمته إنشاء فواتير إلكترونية.
مما يساهم في تقليل الاحتياج للوثائق الورقية، كما يحافظ على التنظيم، ويجعل العمليات أكثر سهولة بشكل خاص في شركات التجارة الإلكترونية التي تعتمد على الإنترنت بشكل كلي في إدارة أعمالها.
أما بالنسبة لما يتعين تضمينه في الفاتورة عند كتابتها، فهو كالتالي:
- تاريخ الفاتورة.
- معلومات الاتصال بالشركة.
- وصف العنصر، أو الخدمة.
- تفاصيل الاتصال بالعميل.
- عملة دفع الفاتورة.
- الضرائب، أو الرسوم المطبقة.
- شروط الدفع.
- معرّف الفاتورة، أو رقمها.
- تاريخ الاستحقاق.
- القائمة المفصلة للخدمات.
- إجمالي المبلغ المستحق.
أنواع الفواتير
بعد أن تعرفنا على ماهية الفاتورة، وما يجب تضمينه بداخلها، سوف نقوم تاليًا بسرد أنواع الفواتير.
لكي تعلم الفرق بين الفاتورة والإيصال، مع العلم أن نوع الفاتورة يتوقف على نوع عملك ومجاله، وكيفية فوترة منتجاتك أو خدماتك، وتأتي أنواع الفواتير كما هو موضح أدناه:
الفاتورة القياسية
يعد هذا النوع من الفواتير هو النوع الأكثر شيوعًا، ومن المهم أن تتضمن الفاتورة القياسية جميع المعلومات الأساسية.
فاتورة جدول الوقت
يُستخدم هذا النوع من الفواتير بواسطة الشركات التي تطلق فواتيرها بالاعتماد على الساعة، مثل: الكتاب المستقلين، الاختصاصيين النفسيين، والمحامين، ومن المهم أن تشمل هذه الفاتورة عدد ساعات العمل، وسعر الساعة.
الفاتورة النهائية
هي الفاتورة التي ترسلها الشركات بهدف تحصيل مدفوعات خاصة بمشروع طويل الأجل قد مر بعدد من المراحل، والمهم أن تتضمن الفاتورة جميع مراحل المشروع المختلفة، بالإضافة إلى الخدمات المنجزة.
الفاتورة المؤقتة
تستخدم هذه الفاتورة من أجل تحصيل المدفوعات الخاصة بالمشاريع الكبيرة تمامًا، مثل: الفواتير النهائية، ولكن الاختلاف هنا هو التحصيل الدوري للمدفوعات طوال المشروع.
فاتورة متأخرة السداد (الآجلة)
تُعرّف فاتورة متأخرة السداد على أنها الفاتورة التي تقوم الشركات بإرسالها للعملاء في حالة التأخر عن سداد المدفوعات في الوقت المحدد لها، ومن الممكن أن تتضمن الوثيقة رسوم تأخير، أو رسوم فائدة.
متى تستخدم الفاتورة؟
تعد الفاتورة وثيقة من بين وثائق كثيرة مستخدمة في محاسبة الأعمال، وتقوم الشركات باستخدام الفواتير من أجل طلب الدفع.
وحينما تقوم الشركة بإكمال وظيفة ما يجدر عليها أن ترسل فاتورة لصاحب العمل.
كي يقوم بالدفع، ويتعين التوضيح أن البائعين على الإنترنت يستخدمون هم أيضا الفواتير لطلب الدفع من العملاء في الوقت المناسب.
ومن المهم للغاية أن تبدو الفاتورة احترافية، وأن تكون مكتوبة بخط مقروء وواضح، مع أهمية توضيح تفاصيلها والخدمات المقدمة و المنتج المباع.
الإيصال
يعرف الإيصال بأنه الوثيقة التي تقدم عقب إتمام المعاملة، ويستخدمه كل من البائعين على شبكة الإنترنت والمتاجر التقليدية بمثابة دليل على تلقي الدفعة، شراء المنتج، وإتمام الخدمة. والجدير بالذكر أن الإيصال وثيقة غاية في الأهمية بالنسبة للعملاء والشركات.
لأنها تساهم في التحقق من المدفوعات، وتتبع الطلبات بالنسبة للشركات، أما بالنسبة للعملاء فهي تثبت أنهم قد قاموا بالدفع نظير الخدمة، ففي حال واجه العميل أي مشكلة بشأن عملية الشراء فبإمكانه استخدام الإيصال في استبدال المنتج أو إرجاعه.
والجدير بالذكر أن الإيصالات مثلها مثل الفواتير تُصدر إما في شكل إلكتروني أو ورقي، ويكون الفرق بين الفاتورة والإيصال هنا أن الإيصالات أقل تفصيلًا مقارنةً بالفواتير.
وذلك لأنها تحتاج معلومات وبيانات أقل بكثير من الفواتير، ولكن هناك بعض المعلومات الأساسية التي يجب أن يتضمنها الإيصال مهما كان تنسيقه، وهي كالتالي:
- طريقة الدفع.
- تاريخ البيع.
- الخصومات.
- معلومات العمل التجاري الخاص بك.
- سعر كل منتج أو الخدمة.
- رقم الإيصال.
- شروط البيع.
- أنواع الإيصالات.
- إجمالي المبلغ المدفوع.
- قائمة مفصلة بالمنتجات المباعة، أو الخدمات المقدمة.
أنواع الإيصالات
يكمن الفرق بين الفاتورة والإيصال في أنواع كل واحد منهما، إذ تتوفر إيصالات للمبيعات بعدة أنواع مثل الفاتورة.
وعلى الرغم من اختلاف العرض من كل نوع في الإيصالات، فإنه من الضروري أن تحتوي جميع الإيصالات على المعلومات المطلوبة نفسها.
أما بالنسبة لأنواع الإيصالات فهي كما هو موضح بالنقاط المنسدلة بالأسفل:
الإيصال النقدي
يُصدر هذا النوع من الإيصالات حينما يشتري العميل منتجًا أو خدمة بشكل نقدي، وتقوم الشركة بالاحتفاظ بالنسخة الخاصة بها من أجل العمليات المحاسبية.
إيصال المصروفات
يستعمل هذا الإيصال كدليل على النفقات الخاصة بالموظفين، كما أنه يستخدم كدليل حينما يقوم الموظف بطلب تعويض من الشركة.
إيصال التسليم
يُصدر هذا الإيصال بهدف إنهاء معاملات شحن البضائع، وللعلم يتعين على المشتري أن يوقع على إيصال التسليم حينما يتسلم المنتج.
إيصال رسمي
لكي تتمكن من معرفة الفرق بين الفاتورة والإيصال؛ ينبغي أن تعلم أن الإيصال الرسمي أحد أنواع الإيصالات.
بينما في الفواتير عدة أنواع أخرى، والجدير بالذكر أن هذا النوع من الإيصال لا يُعتمد عليه إلا خلال معاملات الخدمات.
أفضل الممارسات للإيصالات
يجب عليك أن ترسل الإيصال عقب استلام الدفعة مباشرةً، من المهم أن تحافظ بقدر الإمكان على بساطة الإيصال.
وذلك من خلال عدم تضمينه أي معلومات غير مهمة، ومن المهم أن تقوم بمراجعة الإيصال بدقة؛ لكي تتأكد من أنه يخلو من أي خطأ قبل أن تقوم بإرساله للعميل.
تأكد من توضيح اسم الشركة الخاصة بك، وشعارها، اذكر كافة المعلومات الخاصة بالمعاملات.
يحب عليك أيضًا أن تستخدم وسيلة دفع إلكترونية؛ كي تساهم في تبسيط الوثائق المحاسبية.
في الختام
نكون قد قمنا بتوضيح الفرق بين الفاتورة والإيصال بشكل مبسط وسهل، ما يتعين عليك فعله الآن هو التنقل بين جنبات المقال.
كي تتمكن من التعرف على الفروق الجلية بين كل منهما، وبعد أن تعلم الفرق بينهما انطلق كما يحلو لك.
الجدير بالذكر أن منصة قيود تعد أفضل برنامج محاسبي متكامل على الإطلاق يسهل عليك الأمر كثيرًا.
إذ خصص لك برنامجًا سحابيًّا يهون عليك عناء الكثير والكثير بأقل التكاليف، إذ يقدم لك نظام نقاط البيع، إدارة المبيعات والمخازن، وكذلك أنظمة الفاتورة الإلكترونية… إلخ بضغطة زر واحدة
بعد أن علمت الفرق بين الفاتورة والإيصال، أما تعتقد أنه آن الأوان لكي تتحرك خطوة للأمام.
وأفضل سبيل لذلك هو التواصل مع أحد البرامج المحاسبية الجيدة، ولكن أيهما ستختار؟
إذًا جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا، فهو يعد أفضل برنامج محاسبة في المملكة العربية السعودية بأسعار ولا أروع، واستمتع بتجربة لن تجد لها مثيلًا في أي مكان آخر.
